Μπορείτε να εισαγάγετε τα Φύλλα Google και τα αρχεία Excel (.xslx) σε πίνακες Notion εξάγοντάς τα ως αρχεία CSV.
Το Notion είναι μια ολοκληρωμένη λύση παραγωγικότητας για γράψιμο, προγραμματισμό, διαχείριση γνώσης, διαχείριση δεδομένων, ομαδική συνεργασία, μεταξύ άλλων.
Το Notion είναι ένα από τα πιο προηγμένα και χρήσιμα εργαλεία βάσης δεδομένων που είναι διαθέσιμα σήμερα. Το Notion σάς επιτρέπει να δημιουργείτε δύο τύπους βάσεων δεδομένων: Πλήρης σελίδα βάσης δεδομένων ή βάση δεδομένων In-line (που σημαίνει ένα στοιχείο βάσης δεδομένων όπως ένας πίνακας στη μέση ενός κειμένου ή άλλου εγγράφου). Επίσης, υπάρχουν πέντε σημαντικοί τύποι βάσεων δεδομένων που μπορείτε να δημιουργήσετε στο Notion, είναι λίστα, συλλογή, πίνακας, πίνακες και ημερολόγιο.
Όλο και περισσότεροι χρήστες μεταβαίνουν από τα Φύλλα Google και το Microsoft Excel στο Notion λόγω της ευελιξίας και των δυνατοτήτων προσαρμογής του. Εάν έχετε αποφασίσει να μετακινήσετε τις βάσεις δεδομένων σας στο Notion, αλλά δεν γνωρίζετε. Εδώ σε αυτήν την ανάρτηση, θα δείξουμε πώς να εισάγετε τα φύλλα Google και τα αρχεία Excel (.xslx ή .xls) σε πίνακες Notion.
Εισαγωγή ενός φύλλου Google ή ενός αρχείου Excel στο Notion
Το Notion είναι μια εξαιρετική διαδικτυακή πλατφόρμα βάσης δεδομένων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο από ιδιώτες όσο και από επαγγελματίες.
Το Notion σάς επιτρέπει να εισάγετε δεδομένα από τους ακόλουθους τύπους αρχείων:
- Απλό κείμενο (.txt)
- Markdown (.md ή .markdown)
- Microsoft Word (.docx)
- CSV (.csv)
- HTML (.html)
Μπορείτε επίσης να εισάγετε δεδομένα από διάφορες εφαρμογές στο Notion.
Εκτός από αυτά, μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε φύλλα Google στο Notion. Ωστόσο, το πρόβλημα με την ενσωμάτωση των Φύλλων Google είναι όταν χάνετε την πρόσβαση στο αρχείο ή το αρχείο διαγράφεται στο Google Drive ή εάν η διεύθυνση URL σπάσει, η ενσωμάτωση θα διακοπεί επίσης.
Ο καλύτερος τρόπος για να εισαγάγετε ένα αρχείο Excel ή ένα φύλλο Google είναι πρώτα να τα μετατρέψετε σε αρχείο CSV (.csv) και να τα ανεβάσετε στο Notion.
Πώς να εισαγάγετε ένα αρχείο Excel στο Notion
Εφόσον το Notion δεν υποστηρίζει αρχεία .xslx (Excel), πρέπει να τα εξαγάγετε σε ένα αρχείο .csv και στη συνέχεια να τα ανεβάσετε/εισαγάγετε στο Notion.
Αρχικά, ανοίξτε το βιβλίο εργασίας του Excel που θέλετε να εισαγάγετε στο Notion. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχείο" για να ανοίξετε την προβολή παρασκηνίου του Excel και επιλέξτε "Αποθήκευση ως".
Στη σελίδα Αποθήκευση ως, επιλέξτε "CSV UTF-8 (Οριοθετημένο με κόμμα)(*.csv)" ως τύπο αρχείου αποθήκευσης. Αυτή η μορφή υποστηρίζει επίσης μη αγγλικούς χαρακτήρες και χαρακτήρες Unicode-8. Ή μπορείτε να επιλέξετε τον απλό τύπο αρχείου «CSV (Οριοθετημένο με κόμμα)(.*csv)» που δεν υποστηρίζει ειδικούς χαρακτήρες. Και τα δύο θα λειτουργήσουν καλά εάν ο πίνακας σας περιέχει μόνο κείμενα, αριθμούς και ημερομηνίες.
Το CSV είναι ένα οριοθετημένο αρχείο κειμένου που περιέχει μια λίστα δεδομένων. Συχνά χρησιμοποιούνται για εισαγωγή και εξαγωγή δεδομένων σε εφαρμογές.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση». Εάν έχετε μόνο ένα φύλλο στο βιβλίο εργασίας, θα αποθηκευτεί αμέσως. Ή εάν έχετε πολλά φύλλα στο βιβλίο εργασίας, το Excel θα σας εμφανίσει αυτό το προειδοποιητικό μήνυμα, λέγοντας ότι κάντε κλικ στο "OK" για να αποθηκεύσετε μόνο το ενεργό φύλλο ως αρχείο CSV και εάν έχετε πολλά φύλλα, αποθηκεύστε τα μεμονωμένα με διαφορετικά ονόματα.
Μόλις αποθηκεύσετε τα δεδομένα σας ως αρχείο CSV, ανοίξτε την εφαρμογή Notion ή ανοίξτε το Notion στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Στη συνέχεια, ανοίξτε τη σελίδα έννοιας όπου θέλετε να εισαγάγετε το αρχείο CSV και κάντε κλικ στην «Εισαγωγή» στο αριστερό πλαίσιο, όπως φαίνεται παρακάτω.
Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή. Επιλέξτε «CSV» στο πλαίσιο διαλόγου.
Τώρα, μεταβείτε στον φάκελο που περιέχει το αρχείο CSV στον επιλογέα αρχείων, επιλέξτε το και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Άνοιγμα».
Το αρχείο CSV θα εισαχθεί στο Notion και τα δεδομένα σας Excel θα εμφανιστούν ως πίνακας.
Αλλαγή τύπου ιδιότητας στην έννοια
Μετά την επιτυχή εισαγωγή των δεδομένων, υπάρχει ένα ακόμη πράγμα που πρέπει να κάνετε, είναι να ελέγξετε εάν οι τύποι ιδιοτήτων (τύποι δεδομένων) κάθε στήλης ταιριάζουν με τα δεδομένα. Τις περισσότερες φορές θα λαμβάνετε τους σωστούς τύπους δεδομένων, αλλά μερικές φορές τα δεδομένα θα μπαίνουν στο Notion ως κείμενα. Για παράδειγμα, εάν εισάγετε δεδομένα νομίσματος ή μη αναγνωρισμένη μορφή ημερομηνίας κ.λπ., θα είναι κείμενο.
Έτσι, όταν συμβεί αυτό, θα πρέπει να μετατρέψετε τις στήλες σας στον κατάλληλο τύπο ιδιότητας. Μπορείτε να μάθετε ότι είστε ο τύπος δεδομένων της στήλης κοιτάζοντας το εικονίδιο πριν από τον τίτλο της στήλης. Εάν έχετε κείμενα, θα είναι εικονίδιο παραγράφου, εικονίδιο ημερολογίου για ημερομηνίες και σύμβολο κατακερματισμού για αριθμούς κ.λπ.
Όπως μπορείτε να δείτε παρακάτω όταν εισαγάγαμε αυτόν τον πίνακα από ένα αρχείο Excel, η στήλη «Χρέωση» με τις τιμές νομισμάτων μορφοποιείται ως στήλη κειμένου. Τώρα πρέπει να αλλάξουμε τον τύπο ιδιότητας (τύπος δεδομένων) της στήλης «Fee» σε αριθμό.
Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στον τίτλο της στήλης και θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο μενού. Σε αυτό, κάντε κλικ στο «Κείμενο» στην περιοχή Τύπος ιδιότητας και επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο δεδομένων (Αριθμός).
Τώρα, μετατρέψαμε τις τιμές, αλλά χάσαμε τη μορφή νομίσματος. Μην ανησυχείτε είναι εύκολο να προσθέσετε. Για να μετατρέψετε τον αριθμό σε μια συγκεκριμένη μορφή, απλώς τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σας πάνω από μία από τις τιμές της στήλης και θα δείτε ένα 123 κουμπί.
Κάνε κλικ στο 123 και επιλέξτε τη μορφή αριθμού που προτιμάτε από τη λίστα.
Τώρα, οι αριθμητικές τιμές στη στήλη Προμήθεια μορφοποιούνται ως νόμισμα.
Πώς να εισαγάγετε ένα φύλλο Google στο Notion
Για να εισαγάγετε φύλλα Google στο Notion, πρέπει πρώτα να κάνετε λήψη του υπολογιστικού φύλλου ως αρχείο CSV.
Για λήψη φύλλων Google, ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο Google που θέλετε να εισαγάγετε και κάντε κλικ στο μενού "Αρχείο" στη γραμμή μενού. Στο αναπτυσσόμενο μενού, αναπτύξτε την επιλογή "Λήψη" και επιλέξτε "Τιμές διαχωρισμένες με κόμματα (.csv, τρέχον φύλλο)" για να κάνετε λήψη του αρχείου ως αρχείο CSV.
Στη συνέχεια, ανοίξτε τη σελίδα έννοιας όπου θέλετε να εισαγάγετε το αρχείο CSV και κάντε κλικ στην «Εισαγωγή» στο κάτω μέρος της αριστερής πλαϊνής γραμμής.
Επιλέξτε το αρχείο σας από τον επιλογέα Αρχείο και κάντε κλικ στο «Άνοιγμα» για να εισαγάγετε αυτό το αρχείο CSV στο Notion.
Τώρα, το φύλλο σας Google εισάγεται στο Notion και εμφανίζεται ως πίνακας.
Προσθήκη ενός αρχείου Excel ή ενός φύλλου Google σε μια βάση δεδομένων εννοιών
Αντί να εισάγετε δεδομένα σε έναν νέο πίνακα Notion, μπορείτε να συγχωνεύσετε περιεχόμενα από ένα αρχείο Excel ή ένα φύλλο Google σε έναν υπάρχοντα πίνακα Notion. Θυμηθείτε ότι μπορείτε να το κάνετε αυτό μόνο με ολοσέλιδες πίνακες και όχι με ενσωματωμένους πίνακες.
Αλλά πρώτα, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι τόσο ο πίνακας Excel/Google Sheet όσο και ο πίνακας Notion έχουν κοινά ονόματα στηλών (για παράδειγμα, και οι δύο θα πρέπει να έχουν στήλες "Όνομα", "Επώνυμο", "Ημερομηνία" κ.λπ.).
Αρχικά, εξάγετε το φύλλο εργασίας του Excel/Google σε ένα αρχείο CSV όπως κάναμε για την εισαγωγή φύλλων Excel/Google στο Notion.
Στη συνέχεια, ανοίξτε τη σελίδα Έννοια που περιέχει τον πίνακα με τον οποίο θέλετε να συγχωνευτείτε και κάντε κλικ στην οριζόντια έλλειψη (…) στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου Έννοια.
Στη συνέχεια, μεταβείτε στον φάκελο που περιέχει το εξαγόμενο αρχείο CSV στην Εξερεύνηση αρχείων και επιλέξτε το. Και κάντε κλικ στο «Άνοιγμα» για να συγχωνεύσετε το αρχείο.
Τώρα το αρχείο CSV συγχωνεύεται (προστίθεται) με τον πίνακα Notion και τα περιεχόμενά του θα προστεθούν στο τέλος του υπάρχοντος πίνακα Notion (δείτε παρακάτω).
Με αυτόν τον τρόπο εισάγετε τις βάσεις δεδομένων των φύλλων Excel και Google στο Notion.