Η διαχείριση των εργασιών σας έγινε πολύ πιο εύκολη.
Η Microsoft ανακοίνωσε την εφαρμογή Tasks για τις Ομάδες της Microsoft πέρυσι και μπορούμε να πούμε με ασφάλεια ότι είναι μία από τις εφαρμογές της οποίας οι άνθρωποι περίμεναν με ανυπομονησία την άφιξη. Η παρακολούθηση διαφορετικών εργασιών που πρέπει να αναλάβουμε κατά τη διάρκεια της ημέρας ή μέχρι το τέλος της εβδομάδας ή του μήνα μπορεί να είναι πραγματικά τρομακτικό. Φυσικά, υπάρχουν διαφορετικές εφαρμογές για αυτό στη Microsoft.
Αλλά αυτό ακριβώς είναι το πρόβλημα. Ή, τουλάχιστον ήταν. Οι εφαρμογές ήταν ξεχωριστές. Και θα πρέπει να κάνετε εναλλαγή μεταξύ πολλών εφαρμογών για να παρακολουθείτε τα πάντα. Ήταν πραγματικά δύσκολο να διατηρήσεις τη λογική σου ενώ το έκανες αυτό. Αλλά με το Tasks, η Microsoft το αλλάζει αυτό.
Η εφαρμογή Tasks συγκεντρώνει όλες τις δυνατότητες των ξεχωριστών εφαρμογών παρακολούθησης προόδου και διαχείρισης εργασιών της Microsoft σε ένα μέρος. Η νέα εφαρμογή Tasks συνδυάζει τις προσωπικές σας εργασίες από τις εκκρεμείς εργασίες και τις κοινόχρηστες εργασίες από την εφαρμογή Planner απευθείας στο Microsoft Teams. Έτσι, μπορείτε να παρακολουθείτε όλες τις εργασίες σας από ένα μόνο μέρος.
Προσθήκη εργασιών στο Microsoft Teams
Η εφαρμογή Tasks ξεκίνησε να κυκλοφορεί νωρίτερα φέτος σε φάσεις και τώρα είναι γενικά διαθέσιμη σε όλους με συνδρομή στο Microsoft 365. Οι χρήστες του Microsoft Teams Free δεν έχουν πρόσβαση στην εφαρμογή.
Μπορείτε να προσθέσετε την εφαρμογή Tasks ως εφαρμογή σε όλο το σύστημα στο Microsoft Teams ή ως καρτέλα σε ένα κανάλι. Όταν προσθέτετε Εργασίες ως καρτέλα στο κανάλι, δεν θα περιλαμβάνει τις προσωπικές σας εργασίες από τις εκκρεμότητες.
Πριν προσθέσετε την εφαρμογή Tasks στο Microsoft Teams, πρέπει να θυμάστε ένα πράγμα. Δεν θα βρείτε την εφαρμογή με το όνομα "Εργασίες". Προς το παρόν, θα το βρείτε με το όνομα «Planner».
Σταδιακά, το όνομα θα αλλάξει σε "Tasks by Planner and To-Do" πριν γίνει τελικά "Tasks". Η αλλαγή στο πρώτο έχει ήδη ξεκινήσει και ορισμένοι χρήστες ενδέχεται να βρουν την εφαρμογή με αυτό το όνομα αντί για "Σχεδιασμός". Αλλά ανεξάρτητα από το όνομα, η λειτουργικότητα είναι η ίδια.
Για να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Tasks, κάντε κλικ στην επιλογή «Περισσότερες εφαρμογές που προστέθηκαν» (τρεις κουκκίδες) στη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στη γραμμή αναζήτησης «Εύρεση εφαρμογής» και αναζητήστε «Σχεδιασμός». Κάντε κλικ στην εφαρμογή για να την προσθέσετε στο ρόστερ του Microsoft Teams.
Θα ανοίξει το παράθυρο περιγραφής της εφαρμογής. Κάντε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη» για να εγκαταστήσετε την εφαρμογή.
Το Planner (ή Tasks by Planner και To Do, σε ορισμένες περιπτώσεις) θα εμφανιστεί στη γραμμή πλοήγησης. Μπορείτε επίσης να καρφιτσώσετε την εφαρμογή στη γραμμή πλοήγησης για μελλοντική πρόσβαση. Κάντε δεξί κλικ στην εφαρμογή και επιλέξτε «Καρφίτσωμα» από το μενού επιλογών.
Χρήση Tasks στο Microsoft Teams
Η εφαρμογή Tasks στο Microsoft Teams εμφανίζει τις εργασίες σας σε δύο ενότητες: «Οι εργασίες μου» και «Κοινόχρηστα σχέδια».
Η ενότητα "Οι εργασίες μου" περιλαμβάνει τις λίστες σας από την εφαρμογή Microsoft To-Do, καθώς και τυχόν εργασίες που έχετε προσθέσει στο To Do και στο Outlook. Περιλαμβάνει επίσης μια ενότητα για το "Ανατέθηκε σε εμένα" που εμφανίζει οποιεσδήποτε εργασίες από το Planner έχουν ανατεθεί ειδικά σε εσάς, ώστε να μπορείτε πάντα να έχετε τη λίστα των εργασιών πρόχειρη.
Η ενότητα Κοινόχρηστα σχέδια περιλαμβάνει τις εργασίες ή τα σχέδια από την εφαρμογή Planner που έχουν προστεθεί στο Teams.
Η ενότητα «Οι εργασίες μου» περιλαμβάνει επίσης κατηγορίες Σημαντικές και Προγραμματισμένες. Η κατηγορία Σημαντικά εμφανίζει όλες τις εργασίες που έχετε επισημάνει με αστέρι, από τις εκκρεμείς εργασίες καθώς και τις εργασίες που σας έχουν ανατεθεί στο Planner.
Η κατηγορία "Προγραμματισμένο" εμφανίζει όλες τις εργασίες σας που έχουν ημερομηνία λήξης, από τις εκκρεμείς εργασίες καθώς και το πρόγραμμα σχεδιασμού που σας έχουν ανατεθεί, ταξινομημένες κατά ημερομηνία, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε τον πίνακα του χρόνου σας. Εμφανίζει επίσης εργασίες από σχέδια που δεν αποτελούν μέρος των Ομάδων σας αλλά υπάρχουν στην εγγενή εφαρμογή Planner.
Δημιουργία νέων εργασιών
Η εφαρμογή Tasks απλώς δεν εμφανίζει όλες τις εργασίες σας από αυτές τις άλλες εφαρμογές. μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε νέες εργασίες.
Κάντε κλικ στην επιλογή «Νέα λίστα ή σχέδιο» προς το κάτω μέρος της οθόνης για να δημιουργήσετε νέες λίστες ή σχέδια.
Θα εμφανιστεί το παράθυρο για τη δημιουργία μιας νέας εργασίας. Δώστε τη λίστα σας ή σχεδιάστε έναν τίτλο. Στη συνέχεια, μεταβείτε στο αναπτυσσόμενο μενού στην ενότητα «Δημιουργία» και επιλέξτε ποιος τύπος εργασίας πρόκειται να είναι. Επιλέξτε «Οι εργασίες μου» αν θέλετε να δημιουργήσετε μια ιδιωτική λίστα ή το όνομα της ομάδας και κανάλι εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα κοινό σχέδιο.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Δημιουργία».
Για να δημιουργήσετε μια νέα εργασία σε μια υπάρχουσα λίστα ή σχέδιο, μεταβείτε πρώτα σε αυτήν τη λίστα/σχέδιο. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δημιουργήσετε μια νέα προσωπική εργασία για τις εκκρεμότητες, μεταβείτε στις "Εργασίες" στην ενότητα "Οι εργασίες μου".
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Προσθήκη εργασίας».
Εισαγάγετε τον τίτλο για την εργασία και μια κατάσταση προτεραιότητας ή ημερομηνία λήξης, εάν υπάρχει. Και κάντε κλικ στο κουμπί «ΟΚ» (εικονίδιο ελέγχου) για να αποθηκεύσετε την εργασία.
Για να επεξεργαστείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εργασία, όπως την προσθήκη περιγραφής ή δευτερευουσών εργασιών, κάντε κλικ στην εργασία.
Θα ανοίξει το παράθυρο επεξεργασίας. Μεταβείτε στη «Λίστα ελέγχου» και προσθέστε δευτερεύουσες εργασίες για την εργασία όπου λέει «Προσθήκη στοιχείου».
Ομοίως, για μια νέα εργασία κοινόχρηστου προγράμματος, μεταβείτε στο όνομα του σχεδίου και κάντε κλικ στην επιλογή «Προσθήκη εργασίας». Η μόνη διαφορά για μια νέα εργασία σε ένα σχέδιο θα ήταν οι κατηγορίες στηλών. Μπορείτε να εισαγάγετε λεπτομέρειες για τις κατηγορίες "Ανάθεση σε" και "Κάδος" όταν δημιουργείτε μια νέα εργασία για το Planner.
Προβολή των εργασιών σας
Οι εργασίες To-Do μπορούν να προβληθούν μόνο ως λίστα, αλλά οι εργασίες Planner υποστηρίζουν 4 τύπους προβολής. Μπορείτε να εμφανίσετε τις εργασίες σας με τη μορφή λίστας, πίνακα, γραφήματος ή χρονοδιαγράμματος.
Από προεπιλογή, η προβολή "Λίστα" θα είναι ορατή.
Η προβολή πίνακα εμφανίζει όλες τις εργασίες με τη μορφή καρτών σε έναν πίνακα, η οποία είναι η προεπιλεγμένη προβολή στην εγγενή εφαρμογή Planner στο Microsoft 365.
Η προβολή γραφήματος εμφανίζει όλα τα στατιστικά στοιχεία που σχετίζονται με το Σχέδιο με τη μορφή γραφημάτων που το καθιστούν πιο οπτικό και, επομένως, πιο εύκολο να παρακολουθείτε όλες τις πληροφορίες.
Και η προβολή Χρονοδιάγραμμα θα εμφανίζει όλες τις εργασίες σας σε ένα Ημερολόγιο, διευκολύνοντας την παρακολούθηση των προθεσμιών σας.
Για να αλλάξετε την προβολή, κάντε κλικ στην αντίστοιχη επιλογή στη δεξιά γωνία της γραμμής εργαλείων πάνω από τις εργασίες.
Χρήση του Tasks ως καρτέλας
Μπορείτε επίσης να προσθέσετε Tasks ως καρτέλα σε ένα κανάλι Teams. Όταν προστίθεται σε ένα κανάλι, η εφαρμογή δεν θα περιλαμβάνει τις προσωπικές σας εργασίες από τις εκκρεμότητες. Με την εφαρμογή Tasks στο κανάλι, η ομάδα σας μπορεί να δημιουργήσει σχέδια από κοινού και να κρατά οργανωμένες όλες τις εργασίες.
Μεταβείτε στο κανάλι στο οποίο θέλετε να προσθέσετε το Planner και κάντε κλικ στο εικονίδιο «+» στο επάνω μέρος για να προσθέσετε μια νέα καρτέλα.
Αναζητήστε το "Planner" από τις εφαρμογές και κάντε κλικ σε αυτό. Μπορείτε είτε να δημιουργήσετε ένα νέο σχέδιο είτε να προσθέσετε ένα υπάρχον. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής που αντιστοιχεί στην επιλογή που θέλετε και, στη συνέχεια, εισαγάγετε το όνομα για ένα σχέδιο (για να δημιουργήσετε ένα νέο σχέδιο) ή επιλέξτε ένα υπάρχον σχέδιο από το αναπτυσσόμενο μενού. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Αποθήκευση».
Η νέα εφαρμογή Tasks στο Microsoft Teams θα κάνει τη διαχείριση εργασιών, ομαδικών αλλά και προσωπικών, παιχνιδάκι. Και τους επόμενους μήνες θα δούμε μόνο μια βελτίωση στην εφαρμογή, με περισσότερες προσθήκες όπως επαναλαμβανόμενες εργασίες, λίστα με τις Ημέρες μου κ.λπ.