Προγραμματίστε σημαντικές συναντήσεις ώστε να μπορούν να παρευρεθούν όλα τα μέλη
Πλατφόρμες συνεργασίας όπως το Microsoft Teams έχουν αλλάξει εντελώς το παιχνίδι απομακρυσμένης εργασίας, και δικαίως. Πολλοί οργανισμοί κάνουν τη μετάβαση από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εφαρμογές όπως το Microsoft Teams για επικοινωνία μεταξύ συναδέλφων, λόγω των υπέροχων δυνατοτήτων που προσφέρουν αυτές οι πλατφόρμες.
Ένα τέτοιο χαρακτηριστικό που προσφέρει το Microsoft Teams και το οποίο λατρεύουν οι χρήστες σε όλο τον κόσμο είναι η δυνατότητα πραγματοποίησης προγραμματισμένων συσκέψεων στην πλατφόρμα. Εκτός από τις ad-hoc συσκέψεις, οι χρήστες μπορούν επίσης να προγραμματίσουν συσκέψεις. Προηγουμένως, μόνο οι συνδρομητές του Microsoft 365 Business μπορούσαν να πραγματοποιούν προγραμματισμένες ιδιωτικές συσκέψεις ή συσκέψεις καναλιών. Αλλά τώρα η Microsoft έχει προσθέσει επίσης την επιλογή για χρήστες του Microsoft Teams Free. Και ο προγραμματισμός συναντήσεων στο Teams με μέλη του οργανισμού καθώς και με ξένους (γενικά γνωστούς ως προσκεκλημένους στον κόσμο των συναντήσεων του Microsoft Teams) είναι όσο πιο εύκολος γίνεται.
Πώς να προγραμματίσετε μια σύσκεψη εάν είστε δωρεάν χρήστης του Microsoft Teams
Ανοίξτε την εφαρμογή Microsoft Teams για υπολογιστές ή μεταβείτε στη διεύθυνση teams.microsoft.com. Επιλέξτε την επιλογή «Συναντήσεις» από τη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά.
Σημείωση: Εάν δεν υπάρχει η επιλογή "Συναντήσεις", δοκιμάστε να ενημερώσετε την εφαρμογή Microsoft Teams για υπολογιστές, καθώς η νέα επιλογή μόλις άρχισε να κυκλοφορεί. Εάν η ενημέρωση στην πιο πρόσφατη έκδοση εξακολουθεί να μην εμφανίζει την επιλογή, το μόνο που απομένει είναι να περιμένετε να κυκλοφορήσει η δυνατότητα σε εσάς.
Θα ανοίξει η καρτέλα Συναντήσεις. Θα δείτε δύο επιλογές: «Συναντήστε τώρα» και «Προγραμματίστε μια συνάντηση». Κάντε κλικ στο «Προγραμματισμός συνάντησης» για να ανοίξετε το παράθυρο του προγραμματιστή.
Δώστε στη σύσκεψή σας έναν τίτλο και καθορίστε μια ημερομηνία και ώρα για τη διάρκεια της συνάντησης. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Προγραμματισμός».
Οι ομάδες θα προγραμματίσουν τη συνάντηση. Στην οθόνη σας θα εμφανιστούν μερικές επιλογές για την κοινή χρήση της πρόσκλησης. Μπορείτε να μοιραστείτε τις πληροφορίες της σύσκεψης αντιγράφοντας τις και στέλνοντας το σύνδεσμο μέσω email ή οποιασδήποτε εφαρμογής ανταλλαγής μηνυμάτων ή μπορείτε να στείλετε την πρόσκληση χρησιμοποιώντας το Ημερολόγιο Google ή το Ημερολόγιο του Outlook δημιουργώντας ένα συμβάν. Επιλέξτε την επιθυμητή επιλογή.
Σημαντική σημείωση: Μην παραλείψετε αυτό το βήμα χωρίς τουλάχιστον να αντιγράψετε τις πληροφορίες της σύσκεψης. Μόλις κλείσετε αυτό το παράθυρο, δεν θα μπορείτε να έχετε ξανά πρόσβαση στις πληροφορίες. Θα πρέπει επίσης να διατηρήσετε τον σύνδεσμο της σύσκεψης εύχρηστο για τον εαυτό σας, εάν επιλέξετε να μην δημιουργήσετε ένα συμβάν ημερολογίου, καθώς αυτή τη στιγμή, το Microsoft Teams δεν διαθέτει ενσωματωμένο ημερολόγιο για τους δωρεάν χρήστες να παρακολουθούν τις προγραμματισμένες συσκέψεις. Δηλαδή, δεν θα μπορείτε να συμμετάσχετε στη σύσκεψη ή να προσκαλέσετε άλλους στη συνάντηση που μόλις προγραμματίσατε, εάν παραλείψετε αυτό το βήμα.
Προς το παρόν, οι δωρεάν χρήστες μπορούν να πραγματοποιούν προγραμματισμένες συσκέψεις μόνο ιδιωτικά και όχι σε κανάλια. Επομένως, μόνο άτομα με τον σύνδεσμο πρόσκλησης σε σύσκεψη μπορούν να συμμετάσχουν στη σύσκεψη.
Πώς να προγραμματίσετε μια σύσκεψη εάν είστε Επιχειρηματικός χρήστης του Microsoft 365
Οι συνδρομητές του Microsoft 365 Business μπορούν είτε να προγραμματίσουν μια συνάντηση από την εφαρμογή Microsoft Teams είτε μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν το Outlook για να προγραμματίσουν μια συνάντηση στο Teams.
Προγραμματίστε μια συνάντηση από το Microsoft Teams
Ανοίξτε την εφαρμογή Microsoft Teams για υπολογιστές ή μεταβείτε στη διεύθυνση teams.microsoft.com και συνδεθείτε με τον λογαριασμό σας Microsoft. Στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή «Ημερολόγιο» από τη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά.
Στο ημερολόγιο, κάντε κλικ στο κουμπί «Νέα συνάντηση» για να προγραμματίσετε μια συνάντηση.
Θα ανοίξει η οθόνη για τη δημιουργία νέας σύσκεψης. Προσθέστε έναν τίτλο σύσκεψης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τα ονόματα των συμμετεχόντων στο πλαίσιο «Προσθήκη απαιτούμενων συμμετεχόντων» για να προσκαλέσετε άτομα.
Εάν θέλετε κάποιος εκτός του οργανισμού σας να συμμετάσχει στη σύσκεψη, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email του στο πλαίσιο για να του στείλετε έναν σύνδεσμο πρόσκλησης στη σύσκεψη.
Αφού προσθέσετε όλους τους συμμετέχοντες, ορίστε την ώρα για τη συνάντηση. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον «Βοηθό προγραμματισμού» για να βρείτε ελεύθερο χρόνο από το ημερολόγιο όλων για να ορίσετε μια ώρα για τη συνάντηση που είναι κατάλληλη για όλους.
Το Microsoft Teams επιτρέπει επίσης την επανάληψη της συνάντησης σε συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα. Επιλέξτε την κατάλληλη επιλογή από το αναπτυσσόμενο μενού. Εάν δεν θέλετε να επαναληφθεί η σύσκεψη, αφήστε τη ρύθμιση σε «Δεν επαναλαμβάνεται».
Στη συνέχεια είναι η ρύθμιση για την "Προσθήκη καναλιού" που καθορίζει τις ρυθμίσεις απορρήτου της σύσκεψης. Διατηρήστε το κενό για να κρατήσετε τη σύσκεψή σας ιδιωτική. Για να ανοίξετε τη σύσκεψη στα μέλη της ομάδας, επιλέξτε ένα κανάλι. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε πολλά κανάλια για τη σύσκεψη.
Η σύσκεψη θα δημοσιευτεί στο κανάλι που επιλέγετε στην καρτέλα "Αναρτήσεις", όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να ορίζουν ατζέντα, να μοιράζονται αρχεία ή να προσθέτουν τα σχόλιά τους.
Κάντε κλικ στο κουμπί «Αποστολή» ή «Αποθήκευση» (όποιο εμφανίζεται με βάση το αν υπάρχουν συμμετέχοντες στη λίστα σας) για να προγραμματίσετε τη συνάντηση.
Προγραμματίστε μια συνάντηση ομάδας από το Outlook
Οι χρήστες μπορούν επίσης να προγραμματίσουν μια συνάντηση Teams από το Microsoft Outlook. Ανοίξτε την εφαρμογή Outlook και μεταβείτε στην προβολή ημερολογίου. Κάντε κλικ στο εικονίδιο «Ημερολόγιο» στο κάτω μέρος του αριστερού παραθύρου πλοήγησης για εναλλαγή.
Από προεπιλογή, το Microsoft Teams διαθέτει το πρόσθετο του Outlook. Κάντε κλικ στη «Σύσκεψη νέων ομάδων» στην προβολή ημερολογίου του Outlook.
Θα ανοίξει η οθόνη για τον προγραμματισμό μιας συνάντησης. Ορίστε το όνομα της σύσκεψης, προσθέστε συμμετέχοντες για αποστολή προσκλήσεων σε σύσκεψη, ορίστε την ώρα συνάντησης και κάντε κλικ στο κουμπί «Αποστολή» για να στείλετε την πρόσκληση σε σύσκεψη.
Σημείωση: Επί του παρόντος, οι χρήστες μπορούν να προγραμματίζουν συσκέψεις από το Outlook, αλλά δεν μπορούν να τις έχουν σε κανένα κανάλι.
Η διεξαγωγή συσκέψεων στο Microsoft Teams είναι πολύ βολική. Οι χρήστες μπορούν να προγραμματίσουν συσκέψεις από το Microsoft Teams ή χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Outlook. Οι χρήστες του Teams με συνδρομή στο Microsoft 365 Business μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν έναν βοηθό προγραμματισμού που επιτρέπει στους χρήστες να βρίσκουν μια ώρα για τη σύσκεψη που είναι κατάλληλη για όλους.
Ο χρονοπρογραμματιστής για τους χρήστες του Microsoft Teams Free είναι αρκετά βασικός αυτή τη στιγμή, αλλά επειδή είναι μια νέα δυνατότητα που εφαρμόστηκε, ίσως θα λάβει σημαντικές ενημερώσεις τους επόμενους μήνες. Μπορείτε επίσης να στείλετε έναν σύνδεσμο πρόσκλησης σε άτομα που δεν αποτελούν μέρος του οργανισμού σας, ώστε να μπορούν να συμμετάσχουν στη σύσκεψη ως "Επισκέπτες".