Έχετε αίθουσες αναμονής στις συναντήσεις σας για να τις κρατάτε ασφαλείς και απαλλαγμένες από ενοχλήσεις
Οι αίθουσες αναμονής είναι ένα ιδιαίτερα πολυπόθητο χαρακτηριστικό στο οικοσύστημα των εικονικών συνεδριάσεων. Προστατεύουν τις συσκέψεις σας από τυχόν ατυχήματα ασφαλείας, όπως ανεπιθύμητα άτομα να πέσουν και να διαταράξουν ολόκληρη τη συνάντηση. Η έκταση του πόσο καταστροφικό θα μπορούσε να είναι ξεκάθαρο νωρίτερα φέτος με τη μορφή Zoombombings.
Από τότε, όλοι οι οικοδεσπότες συναντήσεων, είτε φιλοξενούν επαγγελματικές συναντήσεις είτε μαθήματα, έχουν συνειδητοποιήσει τη σημασία μιας αίθουσας αναμονής.
Τι είναι η αίθουσα αναμονής;
Μια αίθουσα αναμονής σε ένα εικονικό οικοσύστημα συναντήσεων είναι ένα είδος προσωρινής αποθήκευσης. Όλοι οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη το περνούν πριν γίνουν δεκτοί στην αίθουσα συσκέψεων. Ο οικοδεσπότης της σύσκεψης έχει τον απόλυτο έλεγχο σχετικά με το ποιος θα δεχτεί στη συνάντηση. Με αυτόν τον τρόπο, τυχόν απρόσκλητοι επισκέπτες δεν μπορούν απλώς να πάνε στη συνάντηση. Όπως μπορείτε να δείτε, είναι εξαιρετικά λειτουργικά και απαραίτητα για την προστασία των συναντήσεών σας.
Πώς να χρησιμοποιήσετε μια αίθουσα αναμονής στο Webex
Οι χρήστες του Webex ζητούν για πάντα μια αίθουσα αναμονής ή λόμπι στις συσκέψεις όπου οι συμμετέχοντες μπορούν να περιμένουν προτού συμμετάσχουν στη σύσκεψη. Παλαιότερα, θα μπορούσατε να έχετε μια αίθουσα αναμονής σε Αίθουσες Προσωπικών Συνεδριάσεων, αλλά όχι σε προγραμματισμένες συναντήσεις. Αλλά το Webex Meeting έκδοση 40.9 το άλλαξε.
Πώς να χρησιμοποιήσετε την αίθουσα αναμονής σε μια προσωπική αίθουσα συσκέψεων
Κάθε χρήστης Webex έχει μια προσωπική αίθουσα συσκέψεων στο Webex που έχει προσαρμόσιμο σύνδεσμο και δεν λήγει ποτέ. Είναι μοναδικό μόνο για εσάς και είναι πάντα διαθέσιμο. δεν χρειάζεται να το κάνετε προκράτηση για να το χρησιμοποιήσετε. Όλες οι αυτοσχέδιες συναντήσεις που έχετε στο Webex πραγματοποιούνται σε αυτήν την Προσωπική Αίθουσα Συνεδριάσεων.
Τώρα, από προεπιλογή, οι συσκέψεις σε μια προσωπική αίθουσα δεν έχουν ούτε αίθουσα αναμονής. Αλλά μπορείτε να διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις ώστε να έχουν μία. Η Webex έχει την επιλογή να κλειδώνει τις συναντήσεις. Όταν μια σύσκεψη είναι κλειδωμένη, όλοι οι συμμετέχοντες που προσπαθούν να συμμετάσχουν μπαίνουν στο λόμπι. Ο οικοδεσπότης μπορεί στη συνέχεια να τους αφήσει να μπουν, αν θέλει.
Για να κλειδώσετε μια προσωπική σύσκεψη στην αίθουσα, μεταβείτε στη γραμμή εργαλείων της σύσκεψης και κάντε κλικ στο εικονίδιο "Περισσότερες επιλογές" (μενού με τρεις κουκκίδες).
Στη συνέχεια, ενεργοποιήστε το διακόπτη για την επιλογή «Κλείδωμα σύσκεψης» από το μενού.
Όλοι οι συμμετέχοντες που συμμετέχουν αφού κλειδώσετε τη σύσκεψη θα πρέπει να περιμένουν στο λόμπι. Θα λάβετε μια ειδοποίηση στην οθόνη σας ότι υπάρχουν συμμετέχοντες που περιμένουν στο λόμπι. Κάντε κλικ για να δείτε τη λίστα.
Μπορείτε να τους αποδεχτείτε όλους με ένα μόνο κλικ επιλέγοντάς τους όλους ή να αποδεχτείτε μόνο τους συμμετέχοντες που θέλετε να επιτρέψετε. Επιλέξτε τους συμμετέχοντες και κάντε κλικ στο κουμπί "Αποδοχή".
Τώρα, θα πρέπει να το κάνετε αυτό για κάθε συνάντηση στο Personal Room που θέλετε να κλειδώσετε. Αλλά λαμβάνοντας υπόψη ότι θα είστε ο πρώτος στη συνάντηση καθώς είναι αυτοσχέδιο, δεν είναι τόσο μεγάλο πρόβλημα. Αυτή η λύση είναι ιδανική για άτομα που μπορεί να μην θέλουν μια αίθουσα αναμονής σε κάθε συνάντηση.
Αλλά για άτομα που θέλουν τη λειτουργικότητα της αίθουσας αναμονής από προεπιλογή σε όλες τις συναντήσεις, υπάρχει ένας άλλος τρόπος. Η διαμόρφωση αυτής της μικρής ρύθμισης κλειδώνει αυτόματα κάθε Συνάντηση Προσωπικής Αίθουσας μόλις ξεκινήσει.
Μεταβείτε στη διεύθυνση webex.com και συνδεθείτε στο χώρο συσκέψεων Webex. Από το μενού πλοήγησης στα αριστερά, κάντε κλικ στην επιλογή «Προτιμήσεις».
Στη συνέχεια, μεταβείτε στο "My Personal Room".
Θα ανοίξουν οι προσωπικές σας ρυθμίσεις δωματίου. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στη ρύθμιση «Αυτόματο κλείδωμα». Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου δίπλα του για να το επιλέξετε.
Όταν το επιλέξετε, το αναπτυσσόμενο μενού για το χρόνο θα γίνει κλικ. Κάντε κλικ σε αυτό και επιλέξτε «0» από τις επιλογές.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση».
Τώρα όλες οι προσωπικές σας αίθουσες συσκέψεων θα έχουν μια αίθουσα αναμονής από προεπιλογή.
Σημείωση: Για να μπορέσετε να δεχθείτε άτομα από το λόμπι σε μια κλειδωμένη σύσκεψη, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε την εφαρμογή επιτραπέζιου υπολογιστή Webex Meetings, την εφαρμογή για υπολογιστές Webex Teams ή την εγγεγραμμένη αίθουσα ή συσκευή γραφείου στο cloud της Cisco Webex. Διαφορετικά, δεν θα μπορείτε να δεχτείτε άτομα χωρίς να ξεκλειδώσετε τη σύσκεψη.
Πώς να χρησιμοποιήσετε μια αίθουσα αναμονής με μια προγραμματισμένη συνάντηση
Για προγραμματισμένες συναντήσεις, η ύπαρξη αίθουσας αναμονής είναι ιδιαίτερα σημαντική. Εάν οι άλλοι συμμετέχοντες φτάσουν πριν από τον οικοδεσπότη, θα πρέπει να βρίσκονται στην αίθουσα αναμονής από όπου ο οικοδεσπότης μπορεί να τους αφήσει να μπουν.
Ωστόσο, προηγουμένως, δεν μπορούσατε να έχετε αυτήν τη λειτουργία αίθουσας αναμονής σε μια προγραμματισμένη συνάντηση στο Webex. Όλοι οι συμμετέχοντες που έφτασαν πριν από τον οικοδεσπότη δεν μπορούσαν να συμμετάσχουν καθόλου στη σύσκεψη εάν η σύσκεψη ήταν κλειδωμένη. Έπρεπε να ανανεωθούν και να προσπαθήσουν να συμμετάσχουν ξανά στη συνάντηση μετά την άφιξη του οικοδεσπότη. Όπως μπορείτε να φανταστείτε, αυτό δεν είναι καθόλου διαισθητικό. Πώς μπορεί ένας συμμετέχων να γνωρίζει την άφιξη του οικοδεσπότη στη συνάντηση;
Αλλά από το Webex 40.9 και μετά, μπορείτε να έχετε μια αίθουσα αναμονής για τους επισκέπτες σε προγραμματισμένες συναντήσεις. Οι επισκέπτες είναι χρήστες που είτε δεν είναι συνδεδεμένοι στους λογαριασμούς Webex τους είτε εξωτερικοί χρήστες που δεν έχουν λογαριασμό Webex στον ιστότοπό σας. Έτσι, όλοι οι καλεσμένοι που φτάνουν πριν από τον οικοδεσπότη θα πρέπει να περιμένουν στην αίθουσα συσκέψεων. Αλλά όλα τα μέλη του οργανισμού που φτάσουν πριν από τον οικοδεσπότη θα μπορούν να εγγραφούν απευθείας.
Μεταβείτε στο webex.com και συνδεθείτε στο χώρο συσκέψεών σας. Στη συνέχεια, μεταβείτε στις «Συναντήσεις» από το μενού πλοήγησης στα αριστερά.
Κάντε κλικ στο κουμπί «Προγραμματισμός» για να προγραμματίσετε μια νέα συνάντηση.
Ή μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε μια προηγουμένως προγραμματισμένη σύσκεψη με τις νέες ρυθμίσεις. Ανοίξτε τη σύσκεψη και κάντε κλικ στο κουμπί «Επεξεργασία».
Στη συνέχεια, αφού προγραμματίσετε τη συνάντηση όπως θα κάνατε, κάντε κύλιση προς τα κάτω και κάντε κλικ στην «Εμφάνιση προηγμένων επιλογών».
Κάτω από αυτό θα επεκταθούν μερικές επιλογές. Κάντε κλικ στις «Επιλογές προγραμματισμού».
Στις Επιλογές Προγραμματισμού, μεταβείτε στις "Ξεκλείδωτες συσκέψεις". Η προεπιλεγμένη ρύθμιση για αυτήν την επιλογή έχει οριστεί σε «Οι επισκέπτες μπορούν να συμμετάσχουν στη σύσκεψη». Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής για «Οι επισκέπτες περιμένουν στο λόμπι μέχρι να τους παραδεχτεί ο οικοδεσπότης» για να το επιλέξετε.
Τώρα, όπως και με τις ρυθμίσεις για την προσωπική σας αίθουσα συσκέψεων, θα δείτε την επιλογή για «Αυτόματο κλείδωμα». Μπορεί να σας κάνει να αναρωτιέστε γιατί απλά δεν μπορείτε να κλειδώσετε τη σύσκεψη για να ενεργοποιήσετε την αίθουσα αναμονής όπως με τις Αίθουσες Προσωπικών Συσκέψεων.
Απλώς το κλείδωμα της συνάντησης χωρίς να ενεργοποιήσετε την προηγούμενη ρύθμιση δεν θα δημιουργήσει αίθουσα αναμονής για τους επισκέπτες που φτάνουν πριν από τον οικοδεσπότη. Αντίθετα, θα έμπαιναν απευθείας στη συνάντηση. Επομένως, η ενεργοποίηση της προηγούμενης επιλογής είναι σημαντική. Αλλά είναι επίσης σημαντικό να θυμάστε ότι δημιουργεί μόνο μια αίθουσα αναμονής μέχρι να συμμετάσχετε στη συνάντηση. Για να δημιουργήσετε μια αίθουσα αναμονής για μετά, πρέπει να κλειδώσετε τη συνάντηση.
Τώρα, μπορείτε να ενεργοποιήσετε το "Αυτόματο κλείδωμα" κατά τον προγραμματισμό της σύσκεψης ή μπορείτε να κλειδώσετε τη σύσκεψη από τη γραμμή εργαλείων της σύσκεψης αφού εγγραφείτε στη σύσκεψη. εξαρτάται αποκλειστικά από εσάς. Μόλις κλειδωθεί η σύσκεψη, όλοι οι συμμετέχοντες, οι επισκέπτες και τα μέλη του οργανισμού θα πρέπει να περάσουν από την αίθουσα αναμονής.
Τέλος, κάντε κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση» ή «Προγραμματισμός».
Για προγραμματισμένες συναντήσεις, δεν υπάρχει γενική επιλογή που θα δημιουργήσει μια αίθουσα αναμονής για κάθε συνάντηση. Θα πρέπει να εκτελείτε αυτά τα βήματα για κάθε συνάντηση που προγραμματίζετε.
Οι αίθουσες αναμονής σε μια εικονική συνάντηση είναι εξαιρετικά σημαντικές για την αποφυγή τυχόν ατυχιών. Και παρόλο που μπορείτε να έχετε μια αίθουσα αναμονής στις συναντήσεις Webex, οι μηχανισμοί δεν είναι τόσο απλοί και απλοί. Αλλά μόλις μάθετε πώς να το κάνετε, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι συναντήσεις σας είναι τόσο ασφαλείς όσο θα έπρεπε.