Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Παρακολούθηση αλλαγών στο Excel για να μάθετε ποιος έκανε αλλαγές στο βιβλίο εργασίας, τις αλλαγές που έκαναν και εάν θα τις αποδεχτείτε ή όχι.
Ας υποθέσουμε ότι ζητήσατε από κάποιον να διορθώσει ή να συνεργαστεί σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel μαζί σας. Και μπορεί να θέλετε να παρακολουθείτε τις αλλαγές, τις εισαγωγές και τις διαγραφές που έχουν γίνει σε αυτό το κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με τη βοήθεια της δυνατότητας Παρακολούθηση αλλαγών του Excel, μπορείτε να προσδιορίσετε ποιος έκανε τις αλλαγές και ποιες αλλαγές έκαναν στο κοινό φύλλο εργασίας/βιβλίο εργασίας σας.
Τα φύλλα εργασίας του Excel δεν παρακολουθούνται από προεπιλογή, επομένως δεν θα γνωρίζετε ποιες αλλαγές έχουν γίνει, ποιος τις έκανε ή πότε. Ωστόσο, όταν είναι ενεργοποιημένη η δυνατότητα παρακολούθησης αλλαγών, το Excel θα περιγράψει τις αναθεωρήσεις που έγιναν από οποιονδήποτε χρήστη σε ένα βιβλίο εργασίας. Αυτός είναι ένας βήμα προς βήμα οδηγός για την παρακολούθηση των αλλαγών στο Microsoft Excel.
Πώς να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση αλλαγών στο Excel
Μόλις ολοκληρώσετε την εισαγωγή όλων των δεδομένων στο φύλλο εργασίας, ενεργοποιήστε τη «Δυνατότητα παρακολούθησης αλλαγών» πριν από την κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας του Excel για έλεγχο. Αφού ολοκληρώσουν τον έλεγχο, μπορείτε να συγκρίνετε τα αρχικά σας δεδομένα με τα αλλαγμένα δεδομένα και, στη συνέχεια, να επιλέξετε να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε τις αλλαγές τους. Στη συνέχεια, μπορείτε να απενεργοποιήσετε την παρακολούθηση αλλαγών.
Να θυμάστε ότι αυτή είναι τεχνικά μια λειτουργία παλαιού τύπου, επομένως δεν θα βλέπετε την επιλογή αλλαγών κομματιού στο Excel 2019 και 365. Μπορείτε να βρείτε αυτήν τη δυνατότητα μόνο στην καρτέλα Αναθεώρηση του Excel 2016 και σε παλαιότερες εκδόσεις.
Για να ενεργοποιήσετε τις αλλαγές κομματιού στο Excel, μεταβείτε στην καρτέλα «Επισκόπηση» και κάντε κλικ στην «Παρακολούθηση αλλαγών». Στη συνέχεια, επιλέξτε «Επισήμανση αλλαγών» από το αναπτυσσόμενο μενού.
Θα ανοίξει ένα πλαίσιο διαλόγου Επισήμανση αλλαγών. Σε αυτό, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Παρακολούθηση αλλαγών κατά την επεξεργασία".
Τώρα έχουμε τρεις επιλογές Πότε, Ποιος και Πού. Το πλαίσιο «Πότε» μας επιτρέπει να επιλέξουμε από πότε θέλουμε να παρακολουθούμε τις αλλαγές, να επιλέξουμε μεταξύ «Από την τελευταία φορά που αποθηκεύσα, Όλα, Δεν έχει ακόμη ελεγχθεί ή Από ημερομηνία (Συγκεκριμένη ημερομηνία)». Εδώ επιλέγουμε «Όλα» στο πλαίσιο Πότε.
Και επιλέγουμε «Όλοι» στο πεδίο Who. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να παρακολουθείτε μόνο τις αλλαγές που πραγματοποιούνται από συγκεκριμένους χρήστες ή όλους με αυτήν την επιλογή.
Εάν θέλετε οι αλλαγές να παρακολουθούνται σε ολόκληρο το φύλλο, απλώς αφήστε αυτό το πλαίσιο μη επιλεγμένο. επιλέξτε το πλαίσιο «Επισήμανση αλλαγών στην οθόνη» και κάντε κλικ στο κουμπί «ΟΚ».
Ή, εάν θέλετε να παρακολουθείτε τις αλλαγές μόνο σε κάποιο μέρος του φύλλου, τότε μπορείτε να καθορίσετε την περιοχή κελιών. Κάντε κλικ στο πλαίσιο «Πού» και επιλέξτε την περιοχή κελιών στο φύλλο εργασίας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «ΟΚ».
Κάντε κλικ στο «OK» για να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας.
Στη συνέχεια, στην καρτέλα «Επισκόπηση», επιλέξτε «Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας».
Στο πλαίσιο διαλόγου Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου "Χρήση της δυνατότητας των παλιών κοινόχρηστων βιβλίων εργασίας αντί της νέας εμπειρίας από κοινού συγγραφής". Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «ΟΚ».
Τέλος, επιλέξτε «Προστασία κοινόχρηστου βιβλίου εργασίας» στην καρτέλα Αναθεώρηση. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Προστασία κοινόχρηστου βιβλίου εργασίας. Στο παράθυρο διαλόγου Προστασία κοινόχρηστου βιβλίου εργασίας, επιλέξτε την επιλογή «Κοινή χρήση με αλλαγές κομματιού» για να αποτρέψετε την κατάργηση του ιστορικού παρακολούθησης. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «ΟΚ».
Στη συνέχεια, αποθηκεύστε το αρχείο και μοιραστείτε το υπολογιστικό φύλλο σας στους συνεργάτες σας για έλεγχο.
Τρόπος προβολής και αποδοχής ή απόρριψης αλλαγών
Αφού όλοι οι συνεργάτες σας ελέγξουν το βιβλίο εργασίας σας και κάνουν κάποιες αλλαγές, μπορείτε να επιλέξετε να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε αυτές τις αλλαγές.
Τώρα, εάν γίνει οποιαδήποτε αλλαγή στο υπολογιστικό φύλλο, αυτό θα φαίνεται από ένα χρωματιστό περίγραμμα κελιού και ένα μικρό τρίγωνο στην επάνω αριστερή γωνία του κελιού.
Για να ελέγξετε τις λεπτομέρειες, απλώς μετακινήστε τον κέρσορα πάνω από το κελί με το μικρό τρίγωνο στην επάνω αριστερή γωνία. Εμφανίζεται ένα πλαίσιο σχολίων με το ποιες είναι οι αλλαγές που έγιναν, ποιος τις έκανε και πότε έγιναν. Εάν πολλοί αναθεωρητές έκαναν αλλαγές στο φύλλο εργασίας σας, σε κάθε αναθεωρητή θα εκχωρηθεί ένα διαφορετικό χρώμα πλαισίου.
Μεταβείτε στην καρτέλα "Επισκόπηση" και επιλέξτε "Παρακολούθηση αλλαγών" από την ομάδα Αλλαγών. Αυτή τη φορά, επιλέξτε την επιλογή «Αποδοχή ή απόρριψη αλλαγών» από το αναπτυσσόμενο μενού.
Στο παράθυρο διαλόγου «Επιλογή αλλαγών για αποδοχή ή απόρριψη», κάντε κλικ στο «OK» για να συνεχίσετε.
Στη συνέχεια, θα ανοίξει ένα πλαίσιο διαλόγου «Αποδοχή ή απόρριψη αλλαγών», όπου μπορείτε να αποδεχτείτε τις αλλαγές μία προς μία ή να αποδεχτείτε/απορρίψετε όλες τις αλλαγές ταυτόχρονα. Εδώ, θα εμφανιστεί πρώτη η πρώτη αλλαγή που βρέθηκε στο φύλλο εργασίας. Στην περίπτωσή μας, η πρώτη αλλαγή που βρέθηκε ήταν ότι η τιμή του κελιού B11 άλλαξε από 16,99 σε 17,99. Μόλις την αποδεχτείτε ή την απορρίψετε, η επόμενη αλλαγή θα φορτωθεί στη συνέχεια.
Κάνοντας κλικ στο «Αποδοχή», η αλλαγή που έγινε θα εφαρμοστεί στο φύλλο εργασίας σας. Εάν το «Απορρίψετε», η αλλαγή θα αντιστραφεί.
Δημιουργία ξεχωριστού αρχείου για λίστα με το ιστορικό αλλαγών
Αντί να βλέπετε τις αλλαγές στο ίδιο φύλλο εργασίας, μπορείτε επίσης να προβάλετε τη λίστα αλλαγών σε ένα ξεχωριστό φύλλο εργασίας που ονομάζεται "Ιστορικό". Το φύλλο ιστορικού θα αναφέρει κάθε λεπτομέρεια σχετικά με τις αλλαγές που έχουν γίνει.
Για να δείτε το ιστορικό, επιλέξτε «Παρακολούθηση αλλαγών» από την καρτέλα Αναθεώρηση και κάντε κλικ στην «Επισήμανση αλλαγών» από το αναπτυσσόμενο μενού.
Στο πλαίσιο διαλόγου Επισήμανση αλλαγών, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το πλαίσιο ελέγχου "Λίστα αλλαγών σε νέο φύλλο" στο κάτω μέρος πριν κάνετε κλικ στο "OK".
Αυτό θα δημιουργήσει ένα νέο φύλλο που ονομάζεται "Ιστορικό", το οποίο θα περιλαμβάνει κάθε λεπτομέρεια σχετικά με τις αλλαγές που έχουν γίνει στο βιβλίο εργασίας.
Απλώς αποθηκεύστε ξανά το αρχείο για να αφαιρέσετε το φύλλο Ιστορικό από το βιβλίο εργασίας.
Πώς να απενεργοποιήσετε την παρακολούθηση αλλαγών στο Excel
Αφού ολοκληρώσετε την αναθεώρηση, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία αλλαγών κομματιού στο βιβλίο εργασίας. Αυτό θα καταργήσει όλες τις παρακολουθούμενες λεπτομέρειες (επισημάνσεις στα κελιά) και θα σταματήσει να παρακολουθεί τυχόν περαιτέρω αλλαγές στο βιβλίο εργασίας σας.
Πρέπει πρώτα να καταργήσετε την προστασία του βιβλίου εργασίας για να μπορέσετε να απενεργοποιήσετε τις αλλαγές κομματιού. Για να το κάνετε αυτό, απλώς κάντε κλικ στην επιλογή «Κατάργηση προστασίας κοινόχρηστου βιβλίου εργασίας» στην καρτέλα «Επισκόπηση».
Για να απενεργοποιήσετε τις αλλαγές κομματιού, μεταβείτε στην καρτέλα "Επισκόπηση" και επιλέξτε Παρακολούθηση αλλαγών > Επισήμανση αλλαγών.
Στο πλαίσιο διαλόγου Επισήμανση αλλαγών, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου δίπλα στην επιλογή "Παρακολούθηση αλλαγών κατά την επεξεργασία" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK".
Η δυνατότητα παρακολούθησης αλλαγών στο Excel είναι πλέον απενεργοποιημένη.