Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για την εγγραφή μιας σύσκεψης στο GoToMeeting
Το να κρατάς σημειώσεις ή να θυμάσαι όλα όσα λέγονται και συνέβησαν στις συναντήσεις είναι δύσκολο. Συχνά τα κρίσιμα γεγονότα των συναντήσεων συνοψίζονται σε πρακτικά, χειροκίνητα. Θα ήταν ένα παζλ για όσους δεν μπορούσαν να παρευρεθούν στις συναντήσεις να συνθέσουν τι είχε συμβεί στις συναντήσεις. Τώρα στην εποχή της ψηφιακής επανάστασης και της πανδημίας για να αυξηθεί η ανάγκη, σχεδόν όλες οι συναντήσεις γίνονται εικονικά μέσω διαφόρων πλατφορμών.
Το GoToMeeting είναι μια τέτοια πλατφόρμα για τη διεξαγωγή εικονικών συναντήσεων και διαδικτυακών σεμιναρίων. Η καταγραφή των συναντήσεων ή των διαδικτυακών σεμιναρίων είναι πολύ πιο εύκολη σε αυτήν την πλατφόρμα, η οποία μπορεί να αποθηκευτεί είτε τοπικά είτε στο cloud. Μπορείτε να τα δείτε για μελλοντικές αναφορές ή ακόμα και να τα μοιραστείτε με τα μέλη του οργανισμού σας εύκολα με μερικά κλικ. Ας δούμε πώς μπορούμε να ηχογραφήσουμε, να προβάλουμε και να μοιραστούμε μια σύσκεψη στο GoToMeeting.
Ποιος μπορεί να καταγράψει ένα GoToMeeting;
Μόνο οι διοργανωτές και οι συνδιοργανωτές μπορούν να καταγράψουν τις συναντήσεις στο GoToMeeting. Οι συμμετέχοντες μπορούν να χρησιμοποιήσουν μόνο τη λειτουργία «Στιγμιότυπο» για να τραβήξουν στιγμιότυπα στατικής εικόνας ενώ βρίσκονται στη σύσκεψη. Ο διοργανωτής μπορεί να μοιραστεί (εάν το επιλέξει) το ηχογραφημένο αρχείο με τους συμμετέχοντες εάν το χρειάζονται.
Ακόμη και ο διοργανωτής ελέγχεται από τον διαχειριστή του λογαριασμού (ένα άτομο μπορεί να είναι και διαχειριστής και διοργανωτής). Ο διαχειριστής ελέγχει τα πάντα, από την ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση της λειτουργίας εγγραφής στους διοργανωτές έως την επιλογή του σημείου αποθήκευσης των εγγεγραμμένων αρχείων (τοπικά ή στο cloud) και την προσθήκη ατόμων ως διοργανωτών ή συνδιοργανωτών κ.λπ.
Πώς να καταγράψετε ένα GoToMeeting
Η καταγραφή μιας σύσκεψης στο GoToMeeting δεν είναι καθόλου αυθόρμητη. Αφού εγγραφείτε στη σύσκεψη, απλώς τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το κουμπί "REC" στην επάνω γραμμή του παραθύρου της σύσκεψης. Στη συνέχεια, θα βρείτε το κουμπί «Έναρξη της εγγραφής σας» στο αναδυόμενο παράθυρο. Απλώς κάντε κλικ στο κουμπί.
Θα ακούσετε μια ηχητική ειδοποίηση που θα λέει "αυτή η διάσκεψη θα ηχογραφηθεί τώρα", επιβεβαιώνοντας ότι η σύσκεψη καταγράφεται. Το ασπρόμαυρο κουμπί εγγραφής θα γίνει κόκκινο και άσπρο κατά την εγγραφή.
Μετά την ολοκλήρωση της συνάντησής σας, μπορείτε να σταματήσετε την εγγραφή με τον ίδιο τρόπο που την ξεκινήσατε. Απλώς τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού στο ενεργό κουμπί «εγγραφή» και κάντε κλικ στο κουμπί «Διακοπή εγγραφής» στο αναδυόμενο μενού.
Θα ακούσετε μια άλλη ηχητική ειδοποίηση "αυτή η διάσκεψη δεν καταγράφεται πλέον" αφού κάνετε κλικ στο κουμπί "Διακοπή της εγγραφής σας".
Από προεπιλογή, το εγγεγραμμένο αρχείο αποθηκεύεται στο cloud. Εάν είστε διαχειριστής λογαριασμού, μπορείτε να τον αλλάξετε αν συνδεθείτε στον λογαριασμό διαχειριστή σας στο GoToMeeting.
Τρόπος προβολής ή κοινής χρήσης εγγραφών GoToMeeting
Για να προβάλετε το εγγεγραμμένο αρχείο GoToMeeting, μεταβείτε στη γραμμή εργασιών του υπολογιστή σας και κάντε δεξί κλικ στο εικονίδιο «GoToMeeting» στο δίσκο. Από τις διαθέσιμες επιλογές, επιλέξτε «Προτιμήσεις».
Από το παράθυρο Προτιμήσεις GoToMeeting, επιλέξτε την επιλογή «Εγγραφή» από την ενότητα κατηγορίας στο δεξιό πλαίσιο.
Στην καρτέλα ηχογράφηση, θα βρείτε δύο ενότητες αφιερωμένες στις «Εγγραφές στο Cloud» και στις «Τοπικές εγγραφές». Κάντε κλικ στο κουμπί "Συναντήσεις" στην ενότητα "Εγγραφές στο Cloud", εάν έχετε καταγράψει τις συσκέψεις στο cloud ή κάντε κλικ στο κουμπί "Αναζήτηση" στην ενότητα "Τοπικές εγγραφές", εάν τις αποθηκεύσατε τοπικά. Θα βρείτε τα αρχεία στον φάκελο προορισμού τα οποία μπορείτε να προβάλετε ή να μοιραστείτε με οποιονδήποτε.
Εάν έχετε κάνει κλικ στο κουμπί "Συναντήσεις" (για πρόσβαση στην εγγραφή στο cloud), θα σας μεταφέρει απευθείας στην ιστοσελίδα όπου μπορείτε να βρείτε όλο το ιστορικό των συναντήσεών σας. Για να ταξινομήσετε τις καταγεγραμμένες συσκέψεις από το ιστορικό, επιλέξτε το κουμπί «Ηχογραφήθηκε».
Από τη λίστα των ηχογραφημένων συσκέψεων, επιλέξτε τη σύσκεψη που θέλετε να προβάλετε ή να μοιραστείτε. Θα λάβετε πλήρεις λεπτομέρειες μαζί με το ηχογραφημένο αρχείο. Μπορείτε να το ανοίξετε ή να το κατεβάσετε ή να μοιραστείτε το σύνδεσμο με οποιονδήποτε ή ακόμα και να το διαγράψετε αν δεν το χρειάζεστε πια.
Θα ενημερωθείτε ακόμη και για την ηχογράφηση στο καταχωρημένο email σας αφού ολοκληρωθεί η επεξεργασία του αρχείου. Ακολουθώντας τον σύνδεσμο που παρέχεται στο mail (Προβολή διαδραστικής σύσκεψης), μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο ηχογραφημένο αρχείο.
