Σε αυτό το σεμινάριο, μπορείτε να μάθετε πώς να βρίσκετε και να αντικαθιστάτε κείμενο, κείμενο με μορφοποίηση, ειδικούς χαρακτήρες ή χαρακτήρες χωρίς διακοπή στο Word.
Ας υποθέσουμε ότι είστε δικηγόρος και μόλις ολοκληρώσατε την πληκτρολόγηση ενός εκτενούς νομικού εγγράφου ή μιας σύμβασης για τον πελάτη σας, για να ανακαλύψετε ότι έχετε γράψει λάθος το όνομα του πελάτη σας ή το όνομα μιας λάθος εταιρείας πολλές φορές σε όλο το έγγραφό σας. Και δεν έχετε χρόνο να εντοπίσετε και να αντικαταστήσετε με μη αυτόματο τρόπο κάθε παρουσία του κειμένου. Τι θα έκανες? Μην πανικοβάλλεστε – μπορείτε να το διορθώσετε εύκολα με τη λειτουργία Εύρεση και αντικατάσταση του MS Word.
Η Εύρεση και αντικατάσταση είναι μια από τις πιο χρήσιμες δυνατότητες του Microsoft Word που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εύρεση ενός χαρακτήρα, μιας λέξης ή φράσης σε ένα έγγραφο και την αντικατάστασή τους. Μπορείτε επίσης να βρείτε και να αντικαταστήσετε κείμενο σε μια συγκεκριμένη ενότητα κειμένου ή σε ένα ολόκληρο έγγραφο.
Όχι μόνο μπορείτε να βρείτε μια συγκεκριμένη λέξη και να την αντικαταστήσετε με μια άλλη λέξη, αλλά μπορείτε επίσης να βρείτε κείμενο με βάση τη μορφοποίησή της, χρησιμοποιώντας χαρακτήρες μπαλαντέρ και με αντίστοιχο πρόθεμα ή επίθημα. Σας επιτρέπει επίσης να βρείτε και να αντικαταστήσετε κείμενο με συγκεκριμένη μορφοποίηση, χαρακτήρες που δεν εκτυπώνονται ή ειδικούς χαρακτήρες. Σε αυτήν την ανάρτηση, θα μάθετε πώς να βρίσκετε και να αντικαθιστάτε κείμενο στο MS Word.
Εύρεση κειμένου στο Microsoft Word
Αρχικά, ας δούμε πώς να βρείτε κείμενο στο Excel χρησιμοποιώντας το παράθυρο πλοήγησης ή το εργαλείο Εύρεση και αντικατάσταση. Στη συνέχεια, θα διερευνήσουμε πώς να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Εύρεση και αντικατάσταση για να αντικαταστήσετε κείμενο με βάση διαφορετικές επιλογές.
Εύρεση κειμένου
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο πλοήγησης για να αναζητήσετε έναν χαρακτήρα, μια λέξη ή μια ομάδα λέξεων. Και μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτό το παράθυρο πλοήγησης από την Κορδέλα ή πατώντας ένα πλήκτρο πρόσβασης Ctrl + F.
Για πρόσβαση, στον πίνακα πλοήγησης (Εύρεση εντολής), ανοίξτε πρώτα το Word στο οποίο θέλετε να αναζητήσετε κείμενο. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" και κάντε κλικ στο κουμπί "Εύρεση" από την ομάδα Επεξεργασία στην Κορδέλα. Ή μπορείτε να πατήσετε τα πλήκτρα συντόμευσης Ctrl + F στο πληκτρολόγιο.
Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο πλοήγησης στα αριστερά του παραθύρου. Πληκτρολογήστε το κείμενο ή τη φράση που θέλετε να βρείτε στο πλαίσιο κειμένου «Αναζήτηση εγγράφου» στο παράθυρο περιήγησης και πατήστε «Enter». Καθώς πληκτρολογείτε, το εργαλείο θα σας δείξει όλες τις σχετικές αντιστοιχίσεις. Στο παράδειγμά μας, θα πληκτρολογήσουμε «Tate».
Η εντολή Εύρεση αναζητά όλο το αντίστοιχο κείμενο στο έγγραφο και τα επισημαίνει με κίτρινο χρώμα. Το παράθυρο πλοήγησης εμφανίζει όλες τις εμφανίσεις της λέξης αναζήτησης (Tate) ως προεπισκόπηση των αποτελεσμάτων
Το εργαλείο όχι μόνο επισημαίνει τις ακριβείς λέξεις, αλλά επισημαίνει ακόμη και τις μερικώς αντιστοιχισμένες λέξεις.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα βέλη προς τα πάνω και προς τα κάτω δίπλα στο πλαίσιο κειμένου για να μεταβείτε στο Προηγούμενο ή Επόμενο αποτέλεσμα αναζήτησης. Ή μπορείτε να κάνετε κλικ σε ένα από τα αποτελέσματα κάτω από το πεδίο αναζήτησης για να μεταβείτε απευθείας σε αυτό.
Αντί να κάνετε αναζήτηση σε ένα ολόκληρο έγγραφο για ένα κείμενο ή μια φράση, μπορείτε επίσης να αναζητήσετε ένα μεγάλο έγγραφο ανά επικεφαλίδες. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα «Επικεφαλίδες» και επιλέξτε μια επικεφαλίδα στο παράθυρο πλοήγησης για να περιηγηθείτε ανά επικεφαλίδες στο έγγραφο.
Για αναζήτηση σε σελίδες στο Word, κάντε κλικ στην καρτέλα «Σελίδες» στο παράθυρο περιήγησης και επιλέξτε μία από τις μικρογραφίες όλων των σελίδων σας που θέλετε να δείτε. Στη συνέχεια, μπορείτε να αναζητήσετε ένα συγκεκριμένο κείμενο σε αυτήν τη σελίδα.
Μόλις ολοκληρώσετε την επεξεργασία του εγγράφου, κλείστε το παράθυρο πλοήγησης και οι επισημάνσεις θα εξαφανιστούν.
Προηγμένη εύρεση
Εάν αναζητάτε πιο συγκεκριμένες λέξεις ή φράσεις, για παράδειγμα, λέξεις με συγκεκριμένη γραμματοσειρά ή στυλ, ειδικούς χαρακτήρες ή μόνο ολόκληρες λέξεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Advanced Find για να τις εντοπίσετε. Αυτό το εργαλείο σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε την αναζήτησή σας με διάφορες επιλογές. Να πώς:
Μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", κάντε κλικ στο βέλος προς τα κάτω δίπλα στο εικονίδιο "Εύρεση" στην ομάδα Επεξεργασία και επιλέξτε "Εύρεση για προχωρημένους". Ή πατήστε Ctrl + H πλήκτρα συντόμευσης για να ανοίξετε το εργαλείο Εύρεση και αντικατάσταση.
Ή μπορείτε ακόμη και να εκκινήσετε το εργαλείο Εύρεση και αντικατάσταση από το παράθυρο πλοήγησης κάνοντας κλικ στο εικονίδιο του μεγεθυντικού φακού στο πλαίσιο κειμένου Αναζήτηση εγγράφου και επιλέγοντας την επιλογή «Σύνθετη εύρεση».
Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση. Εδώ, μπορείτε να κάνετε μια βασική αναζήτηση, αλλά εάν θέλετε να προσαρμόσετε την αναζήτησή σας με περισσότερες επιλογές, κάντε κλικ στο Περισσότερα >> κουμπί.
Όταν επεκτείνετε το κουμπί Περισσότερα, θα βρείτε περισσότερες επιλογές με τις οποίες μπορείτε να κάνετε πιο σύνθετες αναζητήσεις.
Επιλέξτε μία ή περισσότερες επιλογές στην ενότητα Επιλογές αναζήτησης και κάντε κλικ στο «Εύρεση επόμενου» για να δείτε το αποτέλεσμα.
- Περίπτωση αγώνα: Εάν το πλαίσιο Αντιστοίχιση πεζών-κεφαλαίων είναι επιλεγμένο, αναζητά το κείμενο που ταιριάζει ακριβώς με τα κεφαλαία και τα πεζά γράμματα που πληκτρολογείτε στο πεδίο «Βρείτε τι».
- Βρείτε μόνο ολόκληρες λέξεις: Αυτή η επιλογή βρίσκει κείμενο που δεν είναι μέρος ή μέρος άλλης λέξης, βρίσκει μόνο ολόκληρες λέξεις που ταιριάζουν ακριβώς.
- Χρησιμοποιήστε χαρακτήρες μπαλαντέρ: Αυτή η επιλογή είναι το αντίθετο της επιλογής «Εύρεση ολόκληρων λέξεων μόνο». Οι χαρακτήρες μπαλαντέρ που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είναι χαρακτήρες μπαλαντέρ ενός χαρακτήρα (?) και πολλαπλών χαρακτήρων (*). Για παράδειγμα, όταν κάνετε αναζήτηση για "Τοίχος*", θα λάβετε Walls, Wallmart ή Wallpaper κ.λπ.
- Ακούγεται σαν: Αυτή η επιλογή βρίσκει λέξεις ή φράσεις που ακούγονται φωνητικά παρόμοια, όπως «μάτια» κατά την αναζήτηση για «πάγος» ή «μυρμήγκι» για «θεία».
- Βρείτε όλες τις φόρμες λέξεων: Αυτή η επιλογή βρίσκει όλες τις παραλλαγές των λέξεων (όλες τις μορφές ρημάτων). Για παράδειγμα, όταν αναζητάτε κολύμπι, θα κολυμπήσετε, κολυμπήσετε και κολυμπήσετε.
- Πρόθεμα αντιστοίχισης: Αυτό αναζητά λέξεις με τα ίδια προθέματα. Για παράδειγμα, αναζητήστε διαφημιστική εκστρατεία και μπορεί να γίνετε υπερκινητικοί, υπερευαίσθητοι, υπερκριτικοί.
- Ταίριασμα επίθημα: Αυτό αναζητά λέξεις με τα ίδια επιθέματα. Για παράδειγμα, ψάξτε για λιγότερα, και μπορεί να έχετε ατελείωτο, αγέραστο, άνομο, αβίαστο.
- Αγνοήστε τους χαρακτήρες στίξης: Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να αγνοείτε τους χαρακτήρες στίξης σε ένα κείμενο κατά την αναζήτηση. Για παράδειγμα, βρίσκοντας τη λέξη «Mrs. Jones» όταν αναζητήσατε το «Mrs Jones».
- Αγνοήστε τους χαρακτήρες κενού διαστήματος: Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να αγνοήσετε τα ενδιάμεσα κενά. Για παράδειγμα, βρίσκοντας τη λέξη "Οι μέρες είναι καλές" όταν αναζητήσατε "Daysaregood".
Θα εφαρμόσουμε μερικές από αυτές τις επιλογές και θα δούμε πώς λειτουργεί με ένα παράδειγμα.
Υπόθεση αγώνα
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι αναζητούμε τη λέξη «ΠΕΡΙΟΔΙΚΟ» με όλα τα κεφαλαία, χωρίς να είναι ενεργοποιημένη η επιλογή θήκης αντιστοίχισης. Πληκτρολογήστε τη λέξη στο πεδίο «Βρείτε τι» και κάντε κλικ στο κουμπί «Εύρεση επόμενου».
Στο αναπτυσσόμενο μενού «Αναζήτηση» κάτω από τις Επιλογές αναζήτησης, επιλέγετε «Κάτω» για να αρχίσετε να κοιτάζετε από πάνω προς τα κάτω του εγγράφου, επιλέξτε «κάτω» για να αρχίσετε να κοιτάζετε από κάτω προς τα πάνω του εγγράφου ή «Όλα» για να αναζήτηση σε όλο το έγγραφο.
Όταν κάνετε κλικ στο «Εύρεση επόμενου», θα τονίσει την πρώτη εμφάνιση της λέξης με γκρι χρώμα. Όταν κάνετε ξανά κλικ στο «Εύρεση επόμενου», θα επιλέξει την επόμενη εμφάνιση της λέξης. Καθώς κάνετε κλικ στο Find Next κάθε φορά, θα επισημαίνεται η λέξη που ταιριάζει μία κάθε φορά.
Εάν θέλετε να επισημάνετε όλες τις εμφανίσεις της λέξης ταυτόχρονα, κάντε κλικ στο κουμπί «Ανάγνωση επισήμανσης» και επιλέξτε «Επισήμανση όλων».
Θα λαμβάνετε πολλά ταιριαστά με τη λέξη να επισημαίνεται όλα με κίτρινο χρώμα.
Αλλά αν αναζητούσαμε την ίδια λέξη (με κεφαλαία) με ενεργοποιημένη την κεφαλαία αντιστοίχιση, δεν θα είχαμε αποτελέσματα. Επειδή το εργαλείο αναζητά μόνο τη λέξη που ταιριάζει ακριβώς με τα κεφαλαία γράμματα που πληκτρολογήσαμε νωρίτερα.
Βρείτε όλες τις φόρμες λέξεων
Σε ένα άλλο παράδειγμα, αν αναζητούσαμε τη λέξη «γράψτε» με ενεργοποιημένη τη ρύθμιση «Εύρεση όλων των μορφών λέξεων (Αγγλικά)», θα λάβαμε όλες τις παραλλαγές της λέξης.
Το Word θα βρει όλες τις ρηματικές μορφές της λέξης όπως φαίνεται παρακάτω.
Σύνθετη εύρεση με μορφοποίηση
Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε συγκεκριμένη λέξη ή φράση με συγκεκριμένη μορφοποίηση.
Για να βρείτε λέξεις με μορφοποίηση, πρώτα, πληκτρολογήστε τη λέξη στο πλαίσιο «Εύρεση τι» και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί «Μορφοποίηση» στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση. Στη συνέχεια, επιλέξτε τη μορφή στην οποία θέλετε να αναζητήσετε τη λέξη.
Μπορείτε ακόμη να βρείτε λέξεις με συγκεκριμένη μορφή γραμματοσειράς, παραγράφους με συγκεκριμένη στοίχιση και μορφή, καρτέλες, λέξεις σε μια συγκεκριμένη γλώσσα, πλαίσιο κειμένου, στυλ και επισημάνσεις.
Θα αναζητήσουμε τη λέξη με μια συγκεκριμένη μορφή γραμματοσειράς, επομένως επιλέγουμε «Γραμματοσειρά». Στο παράθυρο Εύρεση γραμματοσειράς, καθορίστε τη μορφή όπως φαίνεται παρακάτω και κάντε κλικ στο «OK».
Η επιλεγμένη Μορφή «Γραμματοσειρά: (Προεπιλογή) STXingkai, Πλάγια» θα εμφανιστεί κάτω από το πλαίσιο κειμένου «Εύρεση τι» στο πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση. Τώρα κάντε κλικ στην επιλογή "Επισήμανση όλων" για να βρείτε τις λέξεις που ταιριάζουν με αυτήν τη μορφή.
Όπως μπορείτε να δείτε, το εργαλείο επισημαίνει μόνο τις λέξεις με τη συγκεκριμένη μορφή γραμματοσειράς, ενώ δεν επισημαίνει την ίδια λέξη που ταιριάζει σε διαφορετική μορφή γραμματοσειράς.
Για να διαγράψετε τη μορφοποίηση για την αναζήτηση, κάντε κλικ στο κουμπί «Χωρίς μορφοποίηση» στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση.
Εύρεση κειμένου μόνο με μορφοποίηση
Μπορείτε ακόμη και να βρείτε κείμενα μόνο με μορφοποίηση. Δεν χρειάζεται καν να πληκτρολογήσετε μια λέξη ή φράση, μπορείτε απλώς να καθορίσετε τη μοναδική μορφή του κειμένου.
Και το εργαλείο θα σας βρει όλες τις λέξεις ή φράσεις με την αντίστοιχη μορφή.
Το εργαλείο Εύρεση και αντικατάσταση σάς επιτρέπει επίσης να βρείτε χαρακτήρες/ειδικούς χαρακτήρες ή λέξεις με ειδικούς χαρακτήρες επιλέγοντας τους χαρακτήρες από το αναπτυσσόμενο κουμπί «Ειδικό» στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση.
Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου στο MS Word
Μέχρι στιγμής, έχετε μάθει πώς να βρίσκετε κείμενο και πώς να βρίσκετε κείμενο με προηγμένες επιλογές, τώρα ας δούμε πώς να αντικαταστήσουμε το κείμενο που βρέθηκε.
Η λειτουργία Αντικατάσταση σάς επιτρέπει να βρείτε μια λέξη ή μια ομάδα λέξεων και να την αντικαταστήσετε με κάτι άλλο ή να βρείτε μια λέξη με βάση τη μορφοποίηση κειμένου και να την αντικαταστήσετε με άλλο κείμενο ή να βρείτε μια συγκεκριμένη λέξη και να αντικαταστήσετε τη μορφοποίησή της ή να βρείτε και να αντικαταστήσετε χαρακτήρες με άλλους ειδικούς χαρακτήρες ή λέξεις.
Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου
Για να βρείτε και να αντικαταστήσετε μια συγκεκριμένη λέξη ή φράση για μια άλλη, μεταβείτε στην ομάδα Επεξεργασία στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" και κάντε κλικ στην εντολή "Αντικατάσταση". Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να πατήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + H.
Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση. Στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση, συμπληρώστε τα δύο πεδία:
- Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να αναζητήσετε στο πεδίο «Βρείτε τι:».
- Πληκτρολογήστε το κείμενο με το οποίο θέλετε να το αντικαταστήσετε στο πεδίο «Αντικατάσταση με:».
Αφού εισαγάγετε τα απαραίτητα κείμενα, μπορείτε είτε να κάνετε κλικ στο κουμπί "Αντικατάσταση" για να αντικαταστήσετε το κείμενο ένα προς ένα ή "Αντικατάσταση όλων" για να αντικαταστήσετε όλες τις εμφανίσεις της λέξης ταυτόχρονα.
Η αντικατάσταση όλου του κειμένου μαζί μπορεί να προκαλέσει σφάλματα στο έγγραφό σας, εάν δεν είστε προσεκτικοί. Για παράδειγμα, εάν αντικαθιστάτε όλες τις λέξεις «Αυτός» με «Αυτή», μπορεί επίσης να αντικαταστήσει τις λέξεις Head με Shead, help με Shelp, heat με Sheat και ούτω καθεξής. Έτσι, μερικές φορές, είναι καλύτερο να τα αντικαθιστάτε ένα-ένα.
Κάντε κλικ στο «Εύρεση επόμενου» για να βρείτε την πρώτη εμφάνιση του κειμένου που τονίζεται με γκρι και κάντε ξανά κλικ στο «Εύρεση επόμενου» για να μεταβείτε στην επόμενη εμφάνιση.Ελέγξτε κάθε εμφάνιση και κάντε κλικ στην επιλογή "Αντικατάσταση" για να ανταλλάξετε το κείμενο που έχετε επισημάνει αυτήν τη στιγμή.
Μπορείτε να κάνετε κλικ στη γραμμή τίτλου του παραθύρου διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση και να τη σύρετε προς τα έξω για να δείτε τα αποτελέσματα πίσω από αυτήν.
Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί «Κλείσιμο» για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.
Σημείωση: Εάν αφήσετε κενό το πεδίο «Αντικατάσταση με», το κείμενο αναζήτησης στο πεδίο «Εύρεση τι» θα διαγραφεί από το έγγραφο.
Σύνθετη Εύρεση και Αντικατάσταση κειμένου
Εάν θέλετε να αντικαταστήσετε πιο συγκεκριμένες λέξεις, όπως λέξεις με σημεία στίξης, κεφαλαία, συγκεκριμένη γραμματοσειρά ή στυλ, ή ακόμα και ειδικούς χαρακτήρες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές σύνθετης αναζήτησης του εργαλείου Εύρεση και αντικατάσταση.
Για πρόσβαση στις σύνθετες επιλογές του Find and Replace, κάντε κλικ στο κουμπί «Περισσότερα >>» στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου.
Εδώ, έχετε διάφορες επιλογές αναζήτησης και αντικατάστασης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να περιορίσετε την αναζήτησή σας.
Όπως συζητήσαμε νωρίτερα στην ενότητα Σύνθετη εύρεση, γνωρίζετε ήδη για ποιον σκοπό χρησιμοποιείται κάθε επιλογή κάτω από τις Επιλογές αναζήτησης.
Επιλέξτε μία ή περισσότερες επιλογές κάτω από τις Επιλογές αναζήτησης και κάντε κλικ στην επιλογή "Εύρεση επόμενου" για να βρείτε τις λέξεις που ταιριάζουν ή κάντε κλικ στην επιλογή "Αντικατάσταση" για να αντικαταστήσετε μία παρουσία τη φορά ή κάντε κλικ στην επιλογή "Αντικατάσταση όλων" για να ανταλλάξετε κάθε παρουσία ταυτόχρονα.
Παράδειγμα:
Όπως αναφέραμε προηγουμένως, αυτό το εργαλείο βρίσκει τους συνδυασμούς χαρακτήρων της δεδομένης λέξης, ακόμη και ως μέρος άλλων λέξεων.
Για παράδειγμα, όταν αναζητούμε τη λέξη "Tate" στο έγγραφο, βρίσκει αυτόν τον συνδυασμό χαρακτήρων ακόμη και ως μέρος άλλων λέξεων όπως "Ηνωμένες Πολιτείες".
Και αυτό δεν είναι ιδανικό όταν αντικαθιστούμε αυτές τις λέξεις. Επίσης, αν ταιριάζετε εκατοντάδες, θα χρειαζόταν πάντα για να αντικαταστήσετε τις λέξεις μία προς μία.
Για να το διορθώσετε, τσεκάρετε την επιλογή "Εύρεση μόνο ολόκληρων λέξεων", για να βρείτε τις λέξεις που δεν είναι μερικές ή μέρος άλλων λέξεων, βρίσκει μόνο ολόκληρες λέξεις που ταιριάζουν ακριβώς. Εδώ, τσεκάραμε επίσης την επιλογή "Ταίριασμα πεζών-κεφαλαίων" για να βεβαιωθούμε ότι ταιριάζει ακριβώς με τα κεφαλαία και τα πεζά γράμματα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Αντικατάσταση» ή «Αντικατάσταση όλων» για να αντικαταστήσετε τις λέξεις.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις υπόλοιπες παραπάνω επιλογές με παρόμοιο τρόπο για να προσαρμόσετε την αναζήτησή σας για να βρείτε συγκεκριμένες λέξεις.
Εύρεση κειμένου και αντικατάσταση μορφοποίησης
Μπορείτε επίσης να βρείτε μια συγκεκριμένη λέξη και να την αντικαταστήσετε με την ίδια λέξη αλλά με συγκεκριμένη μορφοποίηση ή να την αντικαταστήσετε με μια άλλη λέξη με μορφοποίηση.
Για παράδειγμα, θέλουμε να βρούμε και να αντικαταστήσουμε ολόκληρη τη λέξη «Lytle» με μια συγκεκριμένη μορφή γραμματοσειράς. Για να αντικαταστήσετε τη μορφοποίηση, πληκτρολογήστε τη λέξη που θέλετε να βρείτε στο πεδίο «Βρείτε τι» και επιλέξτε την επιλογή «Εύρεση ολόκληρων λέξεων μόνο» για να αναζητήσετε μόνο αυτήν ολόκληρη τη λέξη. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Μορφή» στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου και επιλέξτε «Γραμματοσειρά».
Μπορείτε να αντικαταστήσετε λέξεις με άλλες επιλογές μορφοποίησης όπως Στυλ, Παράγραφος, Πλαίσιο και ούτω καθεξής.
Στο παράθυρο διαλόγου Αντικατάσταση γραμματοσειράς, επιλέξτε το επιθυμητό στυλ μορφής, όπως γραμματοσειρά, στυλ γραμματοσειράς, χρώμα γραμματοσειράς κ.λπ. Στην περίπτωσή μας, επιλέγουμε γραμματοσειρά "Elephant" και στυλ "Italic". Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «OK» για εφαρμογή.
Πίσω στο παράθυρο διαλόγου «Εύρεση και αντικατάσταση», μπορείτε να δείτε ότι η επιλεγμένη μορφοποίηση έχει οριστεί για το «Αντικατάσταση με:». Επειδή αντικαθιστούμε μόνο τη μορφοποίηση της λέξης, αφήστε κενό το πεδίο «Αντικατάσταση με:». Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Αντικατάσταση» ή «Αντικατάσταση όλων» για να αντικαταστήσετε τη μορφοποίηση.
Μόλις κάνετε κλικ στο κουμπί «Αντικατάσταση όλων» θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο μηνύματος που θα σας ενημερώνει πόσες αντικαταστάσεις έγιναν (Στην περίπτωσή μας, 222).
Όπως μπορείτε να δείτε, όλες οι εμφανίσεις της λέξης "Lytle" αντικαθίστανται με καθορισμένη μορφοποίηση.
Βρείτε κείμενο με συγκεκριμένη μορφοποίηση και αντικαταστήστε το
Εάν θέλετε να βρείτε ένα κείμενο που έχει ένα συγκεκριμένο στυλ μορφοποίησης και να το αντικαταστήσετε με άλλο κείμενο, χωρίς να αλλάξετε τη μορφοποίηση ή με διαφορετική μορφοποίηση, μπορείτε να το κάνετε εφαρμόζοντας αυτήν τη μορφοποίηση στη λέξη Εύρεση. Δείτε πώς το κάνετε αυτό:
Για παράδειγμα, θέλουμε να βρούμε και να αντικαταστήσουμε το κείμενο «Leatherman», που έχει ιδιαίτερη μορφοποίηση (Γραμματοσειρά: Old English Text MT, Style: Italic, Color: Blue, Accent 5), με το κείμενο «Lincoln» (χωρίς αλλαγή της μορφοποίησης ).
Πρώτα, πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να αναζητήσετε (στην περίπτωσή μας, Leatherman) στο πεδίο «Βρείτε τι». Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Μορφή» και επιλέξτε τις επιλογές όπως απαιτείται (Γραμματοσειρά).
Στο πλαίσιο διαλόγου Εύρεση γραμματοσειράς, επιλέξτε την απαιτούμενη μορφοποίηση με την οποία θα βρούμε κείμενο. Στο παράδειγμά μας, το κείμενο «Leatherman» είναι σε μορφοποίηση «Γραμματοσειρά: Παλαιό Αγγλικό Κείμενο MT, Στυλ: Πλάγια και Χρώμα: Μπλε, Έμφαση 5». Μόλις επιλεγούν οι επιλογές, κάντε κλικ στο «OK».
Τώρα οι επιλεγμένες επιλογές μορφοποίησης θα πρέπει να εμφανίζονται κάτω από το πεδίο κειμένου «Εύρεση τι» στο πεδίο Εύρεση και αντικατάσταση.
Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το κείμενο με το οποίο θέλετε να αντικατασταθεί (Lincon) στο πεδίο «Αντικατάσταση με:» και κάντε κλικ στο «Αντικατάσταση όλων». Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μορφοποίηση στο κείμενο αντικατάστασης εάν θέλετε.
Μόλις κάνετε κλικ στην επιλογή "Αντικατάσταση όλων", όλες οι παρουσίες θα αντικατασταθούν και ένα μήνυμα θα σας δείξει πόσες αντικαταστάσεις έγιναν.
Όπως μπορείτε να δείτε, όλες οι περιπτώσεις του «Leatherman» με μορφοποίηση αντικαθίσταται από το «Lincoln» χωρίς να αλλάξει η μορφοποίηση.
Βρείτε και αντικαταστήστε ειδικούς χαρακτήρες/μη εκτυπωτικούς χαρακτήρες
Η δυνατότητα εύρεσης και αντικατάστασης μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να βρείτε ειδικούς χαρακτήρες και να τους αντικαταστήσετε με άλλους ειδικούς χαρακτήρες όπως ®, é, ä ή οποιονδήποτε άλλο χαρακτήρα που αναφέρεται στο παράθυρο διαλόγου Σύμβολο. Μπορείτε επίσης να βρείτε και να αντικαταστήσετε χαρακτήρες που δεν εκτυπώνονται, όπως χειροκίνητες αλλαγές γραμμής, χαρακτήρες καρτελών, σημάδια παραγράφου κ.λπ. Μπορείτε ακόμη να αντικαταστήσετε ειδικούς χαρακτήρες με κείμενο και αντίστροφα.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να βρείτε και να αντικαταστήσετε τη λέξη «προστατευόμενος» με «προστατευόμενος», πληκτρολογήστε «προστατευόμενος» στο πλαίσιο Find what και πληκτρολογήστε «προστατευόμενος» στο πλαίσιο «Αντικατάσταση με». Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Αντικατάσταση» ή «Αντικατάσταση όλων» για να τα αντικαταστήσετε.
Όπως μπορείτε να δείτε τα κείμενα που βρέθηκαν αντικαθίστανται με κείμενο αντικατάστασης με ειδικούς χαρακτήρες.
Μερικές φορές θέλετε να αντικαταστήσετε τις μη αυτόματες αλλαγές γραμμής (χαρακτήρες που δεν εκτυπώνονται) με σημάδια παραγράφου, σε τέτοιες περιπτώσεις, πρέπει να εισαγάγετε τον αντίστοιχο κωδικό χαρακτήρων στα πλαίσια «εύρεση τι» και «αντικατάσταση με».
Για παράδειγμα, θέλουμε να αντικαταστήσουμε όλες τις μη αυτόματες αλλαγές γραμμής στα έγγραφα με σημάδια παραγράφου. Ο κωδικός χαρακτήρων για χειροκίνητη αλλαγή γραμμής και σημάδι παραγράφου είναι «^l» και «^p» αντίστοιχα. Μπορείτε είτε να πληκτρολογήσετε τον κωδικό είτε εάν δεν γνωρίζετε τον κωδικό, χρησιμοποιήστε το κουμπί «Ειδικό» για να εισαγάγετε τον κωδικό.
Για να εισαγάγετε χαρακτήρες χωρίς διακοπή, πρώτα επιλέξτε το πλαίσιο κειμένου στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Ειδικό» στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση και επιλέξτε ένα στοιχείο από τη λίστα.Και το εργαλείο θα εισαγάγει αυτόματα τον αντίστοιχο κωδικό χαρακτήρα στο πλαίσιο κειμένου.
Στο παράδειγμα, επιλέγουμε «Μη αυτόματη αλλαγή γραμμής» για το πεδίο «Βρείτε τι».
Και «Σήμα παραγράφου» για το «Αντικατάσταση με».
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Εύρεση επόμενου» για να δείτε πού βρίσκονται οι αλλαγές γραμμής. Τώρα, κάντε κλικ στην επιλογή «Αντικατάσταση όλων» για να αντικαταστήσετε όλες τις μη αυτόματες αλλαγές γραμμής στα έγγραφα.
Όπως μπορείτε να δείτε παρακάτω, οι χειροκίνητες αλλαγές γραμμής αντικαθίστανται με σημάδια παραγράφου.
Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε επίσης να αντικαταστήσετε τους μη σπασμένους χαρακτήρες/ειδικούς χαρακτήρες με κείμενο και το αντίστροφο.
Αυτά είναι όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για την εύρεση και την αντικατάσταση κειμένου στο Microsoft Word.