Στο Excel, είναι πολύ εύκολο να χωρίσετε τα πρώτα, τα μεσαία και τα επώνυμα που εμφανίζονται στην ίδια στήλη σε ξεχωριστές στήλες χρησιμοποιώντας διαφορετικούς τρόπους.
Ας υποθέσουμε ότι λάβατε μια λίστα επαφών με όλα τα ονόματα που αναφέρονται με πλήρη ονόματα σε μία στήλη και πιθανότατα θα χρειαστεί να διαχωρίσετε το πρώτο, το μεσαίο και το επίθετο και να τα χωρίσετε σε ξεχωριστές στήλες. Υπάρχουν λίγοι διαφορετικοί τρόποι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαχωρίσετε ονόματα – χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Κείμενο σε στήλες, τη συμπλήρωση Flash και τους τύπους.
Στο Excel, είναι πολύ εύκολο να χωρίσετε τα ονόματα από μια στήλη σε δύο ή περισσότερες στήλες. Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να χωρίσετε τα ονόματα σε διαφορετικές στήλες στο excel χρησιμοποιώντας διαφορετικούς τρόπους.
Πώς να χωρίσετε ονόματα στο Excel
Υπάρχουν τρεις εύκολοι τρόποι για να χωρίσετε τα ονόματα στο Excel. Ανάλογα με τη δομή δεδομένων και εάν θέλετε τα ονόματα διαχωρισμού να είναι στατικά ή δυναμικά, επιλέξτε μία από τις ακόλουθες μεθόδους:
- Διαχωρίστε τα ονόματα χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Κείμενο σε στήλες
- Διαχωρίστε τα ονόματα χρησιμοποιώντας Τύπους
- Διαχωρίστε τα ονόματα χρησιμοποιώντας Flash Fill
Διαχωρίστε τα ονόματα με χρήση του οδηγού κειμένου σε στήλη
Ο Οδηγός κειμένου σε στήλη είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους τρόπους διαχωρισμού ονομάτων και επωνύμων στο Excel καθώς και μεσαίων ονομάτων. Βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν κενές στήλες δίπλα στα ονόματα που πρόκειται να χωρίσετε, επειδή τα πλήρη ονόματα θα χωριστούν σε ξεχωριστές στήλες.
Για παράδειγμα, έχετε το παρακάτω σύνολο δεδομένων με πλήρη ονόματα και θέλετε να χωρίσετε/διαχωρίσετε το όνομα και το επώνυμο και να τα αποθηκεύσετε σε ξεχωριστά κελιά.
Αρχικά, επισημάνετε τη στήλη με τα πλήρη ονόματα που θέλετε να διαχωρίσετε. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα «Δεδομένα» και κάντε κλικ στην επιλογή «Κείμενο σε στήλες» στην ενότητα «Εργαλεία δεδομένων».
Θα ανοίξει ο Οδηγός μετατροπής κειμένου σε στήλες. Στο πρώτο βήμα του Wizard, επιλέξτε την επιλογή «Οριοθετημένο» και κάντε κλικ στο «Επόμενο».
Στο Βήμα 2 από 3 του Οδηγού μετατροπής κειμένου σε στήλες, επιλέξτε τον οριοθέτη που διαχωρίζει τα δεδομένα σας, αφαιρέστε τυχόν άλλα σημάδια επιλογής και κάντε κλικ στο «Επόμενο». Στην περίπτωσή μας, το «κενό» διαχωρίζει το Όνομα και το Επώνυμο, οπότε επιλέγουμε αυτόν τον οριοθέτη.
Η ενότητα Προεπισκόπηση δεδομένων παρακάτω στο παράθυρο δείχνει πώς αναλύονται τα ονόματά σας.
Στο βήμα 3 από 3, επιλέγετε τη μορφή δεδομένων και τον προορισμό και κάνετε κλικ στο «Τέλος».
Κανονικά, το προεπιλεγμένο «Γενικά» θα λειτουργεί μια χαρά για τους περισσότερους τύπους δεδομένων. Στο πεδίο «Προορισμός», καθορίστε τη θέση όπου θέλετε να εμφανίζεται η έξοδος. Πρέπει να καθορίσετε τη διεύθυνση του πρώτου κελιού στη στήλη όπου θέλετε τα αποτελέσματα (Β2, στην περίπτωσή μας).
Θυμηθείτε, εάν δεν καθορίσετε το κελί προορισμού, ο οδηγός θα αντικαταστήσει τα αρχικά δεδομένα, επομένως φροντίστε να επιλέξετε μια κενή στήλη.
Μόλις κάνετε κλικ στο κουμπί «Τέλος», θα διαχωρίσει αμέσως τα πλήρη ονόματα σε δύο ξεχωριστές στήλες (Όνομα και Επώνυμο).
Ακολουθήστε τα ίδια βήματα εάν έχετε όνομα, μεσαίο και επίθετο και τα ονόματά σας θα χωριστούν σε τρεις στήλες αντί για δύο.
Σημείωση: Το αποτέλεσμα αυτής της μεθόδου είναι στατικό. Αυτό σημαίνει ότι εάν αλλάξετε το αρχικό όνομα, πρέπει να το κάνετε ξανά για να χωρίσετε τα ονόματα.
Διαίρεση ονομάτων που χωρίζονται με κόμμα
Εάν το όνομα και το επώνυμο χωρίζονται με κόμματα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να αφαιρέσετε κόμμα και να διαχωρίσετε το όνομα και το επίθετο.
Στο παρακάτω παράδειγμα, τα ονόματα μορφοποιούνται σε αντίστροφη μορφή (Επώνυμο, Όνομα), όπου το επώνυμο έρχεται πρώτα ακολουθούμενο από κόμμα και μετά ακολουθεί το όνομα.
Επιλέξτε τα ονόματα και μεταβείτε στο Data –>Text to Column. Στο βήμα 1, επιλέξτε τον «Οριοθέτη» και κάντε κλικ στο «Επόμενο». Στο βήμα 2, στην περιοχή Οριοθέτες, επιλέξτε το «Κόμμα» (,) ως οριοθέτη επειδή τα ονόματά σας διαχωρίζονται με κόμμα.
Στο τελευταίο βήμα, επιλέγετε τη μορφή δεδομένων ως «Γενικά», καθορίζετε τον προορισμό και κάνετε κλικ στο «Τέλος».
Τώρα, θα έχετε ονόματα σε ξεχωριστές στήλες.
Διαχωρίστε τα ονόματα με χρήση τύπων
Ο οδηγός "Κείμενο σε στήλες" είναι γρήγορος και εύκολος στον διαχωρισμό ονομάτων. Ωστόσο, εάν θέλετε να επεξεργαστείτε τα αρχικά ονόματα και θέλετε μια δυναμική μέθοδο που θα ενημερώνεται αυτόματα κάθε φορά που αλλάζετε τα ονόματα, τότε ο διαχωρισμός των ονομάτων με τύπους είναι η σωστή επιλογή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες LEFT, RIGHT, MID, LEN και SEARCH ή FIND για να διαχωρίσετε ονόματα.
Διαχωρίστε το όνομα και το επώνυμο στο Excel χρησιμοποιώντας τύπους
Λάβετε το Όνομα
Ας υποθέσουμε ότι έχετε το παρακάτω σύνολο δεδομένων και θέλετε να διαχωρίσετε το πρώτο όνομα σε ένα ξεχωριστό κελί. Πρέπει να συνδυάσετε τη συνάρτηση FIND και LEFT σε έναν τύπο για να πάρετε το πρώτο όνομα.
Χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο για να πάρετε το όνομα:
=LEFT(A2,FIND(" ",A2)-1)Αυτός ο τύπος χρησιμοποιεί τη συνάρτηση FIND για να βρει τη θέση του χαρακτήρα διαστήματος (“ “) μεταξύ του ονόματος και του επωνύμου και αφαιρεί 1 για να εξαιρεθεί το ίδιο το διάστημα. Αυτός ο αριθμός παρέχεται στη συνέχεια στη συνάρτηση LEFT, η οποία χρησιμοποιεί αυτόν τον αριθμό θέσης για να εξαγάγει όλο το κείμενο πριν από αυτήν. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SEARCH αντί για τη λειτουργία FIND.
Αφού εισαγάγετε τον τύπο σε ένα κενό κελί (B2), σύρετε τη λαβή πλήρωσης προς τα κάτω σε άλλα κελιά για να εφαρμόσετε αυτόν τον τύπο και όλα τα πρώτα ονόματα χωρίστηκαν στη στήλη Β όπως φαίνεται παρακάτω:
Μπορείτε είτε να τοποθετήσετε τη συνάρτηση SEARCH και FIND μέσα στη συνάρτηση LEFT για να εξαγάγετε το όνομα. Η κύρια διαφορά μεταξύ των δύο συναρτήσεων είναι ότι η FIND έχει διάκριση πεζών-κεφαλαίων, ενώ η ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ δεν κάνει διάκριση πεζών-κεφαλαίων.
Εάν έχετε κόμμα (,) αντί για κενό μεταξύ του ονόματος και του επωνύμου, χρησιμοποιήστε κόμμα ως πρώτο όρισμα στη συνάρτηση FIND:
=LEFT(A2,FIND(",",A2)-1)Λάβετε το Επώνυμο
Τώρα, εάν θέλετε να εξαγάγετε το επώνυμο, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση RIGHT. Ο ακόλουθος τύπος θα εξαγάγει το επώνυμο από το ίδιο σύνολο δεδομένων:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(" ",A2))Ο τύπος βρίσκει πρώτα τη θέση του χαρακτήρα διαστήματος, αφαιρεί αυτόν τον αριθμό από το συνολικό μήκος της συμβολοσειράς (το οποίο επιστρέφεται από τη συνάρτηση LEN) και αυτός ο αριθμός παρέχεται στη συνάρτηση RIGHT για να εξαγάγετε τόσους πολλούς χαρακτήρες από το τέλος της συμβολοσειράς (όνομα).
Διαχωρίστε το όνομα, το μεσαίο και το επώνυμο στο Excel χρησιμοποιώντας τύπους
Ο διαχωρισμός ονομάτων που περιλαμβάνουν μεσαίο όνομα απαιτεί διαφορετικούς τύπους, ανάλογα με τη μορφή ονόματος που έχετε.
Για να πάρετε το όνομα όταν έχετε μεσαίο όνομα ή μεσαίο αρχικό, χρησιμοποιήστε τον ίδιο τύπο LEFT FIND που γνωρίζετε ήδη.
Λάβετε το Επώνυμο
Ο παραπάνω τύπος RIGHT FIND λειτουργεί καλά όταν υπάρχει μόνο το όνομα και το επίθετο, δεν θα είναι πολύ χρήσιμο σε περίπτωση που τα αρχικά σας ονόματα περιέχουν μεσαίο όνομα ή μεσαίο αρχικό. Αυτό συμβαίνει επειδή δεν λάβατε υπόψη δύο χαρακτήρες διαστήματος στο όνομα.
Για να λάβετε το επώνυμο όταν έχετε και μεσαίο όνομα, χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2,1)+1))Για να εξαγάγετε το επώνυμο, καθορίστε πρώτα τη θέση του δεύτερου χαρακτήρα διαστήματος χρησιμοποιώντας τις ένθετες συναρτήσεις SEARCH, προσθέστε 1 στο SEARCH(” “,A2,1) για να ξεκινήσετε την εξαγωγή με τον επόμενο χαρακτήρα. Στη συνέχεια, αφαιρέστε τη θέση του 2ου διαστήματος από το συνολικό μήκος συμβολοσειράς και λάβετε το μήκος του επωνύμου ως αριθμό αποτελέσματος. Στη συνέχεια, δώστε αυτόν τον αριθμό που προκύπτει στη συνάρτηση RIGHT για να εξαγάγετε τον αριθμό των χαρακτήρων από το τέλος της συμβολοσειράς.
Λάβετε το μεσαίο όνομα
Η συνάρτηση MID χρησιμοποιεί τρία ορίσματα, το πρώτο όρισμα καθορίζει τη διεύθυνση κειμένου ή κελιού, το δεύτερο προσδιορίζει τη θέση έναρξης και το τελευταίο όρισμα λέει αριθμούς χαρακτήρων για να εξαγάγουν το μεσαίο όνομα από αυτήν τη θέση.
Η Σύνταξη:
=MID(κείμενο, αριθμός_αρχής, αριθμός_χαρακτήρες)Για να λάβετε το μεσαίο όνομα, εισαγάγετε αυτόν τον τύπο σε ένα κενό κελί:
=MID(A2,SEARCH(" ",A2)+1,SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2)+1)-SEARCH(" ",A2)-1)Ας δούμε πώς λειτουργεί αυτός ο πολύπλοκος τύπος:
Για να εξαγάγετε το μεσαίο όνομα ή το μεσαίο αρχικό, πρέπει να προσδιορίσετε τη θέση και των δύο διαστημάτων στο πλήρες όνομα. Για να βρείτε τη θέση του πρώτου χαρακτήρα διαστήματος, πληκτρολογήστε αυτό SEARCH(" ",A2) λειτουργούν στο όρισμα «start_num» και προσθέτουμε 1 για να ξεκινήσει η εξαγωγή από τον επόμενο χαρακτήρα.
Στη συνέχεια, για να μάθετε το μήκος του μεσαίου ονόματος, βάλτε αυτό SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2)+1)-SEARCH(" ",A2)-1 ένθετη συνάρτηση στο όρισμα «num_chars», το οποίο αφαιρεί τη θέση του 1ου διαστήματος από τη θέση του 2ου διαστήματος και αφαιρεί 1 από το αποτέλεσμα για να αφαιρέσει ένα διάστημα μετάδοσης. Το τελικό αποτέλεσμα θα σας πει πόσους χαρακτήρες πρέπει να εξαγάγετε.
Τώρα, η συνάρτηση MID με την αρχική θέση του μεσαίου ονόματος και των χαρακτήρων αριθμού προς εξαγωγή διαχωρίζει το μεσαίο όνομα από το πλήρες όνομα (A2).
Διαχωρίστε τα ονόματα στο Excel χρησιμοποιώντας Flash Fill
Το Flash fill χρησιμοποιείται κυρίως για την αυτόματη συμπλήρωση δεδομένων ενός συγκεκριμένου μοτίβου. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για διαχωρισμό ονομάτων. Είναι διαθέσιμο μόνο σε Excel 2013, 2016, 2019 και 365.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε το παρακάτω σύνολο δεδομένων και θέλετε να λάβετε μόνο τα πρώτα ονόματα από τα πλήρη ονόματα.
Στο διπλανό κελί με το αρχικό όνομα, πληκτρολογήστε το μικρό όνομα. Σε αυτήν την περίπτωση, πληκτρολογήστε «Steve» στο κελί B2.
Στη συνέχεια, ξεκινήστε να πληκτρολογείτε το πρώτο όνομα στο δεύτερο κελί της στήλης. Ενώ πληκτρολογείτε, εάν το Excel ανιχνεύσει ένα μοτίβο, το Flash Fill θα εμφανίσει αυτόματα μια λίστα με το όνομα σε άλλα κελιά (με γκρι).
Όταν δείτε τη λίστα με τα ονόματα με γκρι χρώμα και εάν αυτά τα ονόματα είναι σωστά, πατήστε απλώς το πλήκτρο «Enter» και το Flash Fill θα γεμίσει αυτόματα την υπόλοιπη στήλη με τα μικρά ονόματα.
Ακολουθήστε την ίδια διαδικασία για να διαχωρίσετε τα επώνυμα σε ξεχωριστή στήλη.
Το αποτέλεσμα:
Το Flash Fill λειτουργεί ανιχνεύοντας ένα μοτίβο σε αυτά τα δεδομένα και ακολουθώντας αυτό το μοτίβο ενώ σας δίνει τα τροποποιημένα δεδομένα. Στην αρχή, όταν εισάγετε το όνομα στο πρώτο κελί, το Flash Fill δεν αναγνωρίζει το μοτίβο. Αλλά όταν αρχίσετε να πληκτρολογείτε ξανά το πρώτο όνομα στο δεύτερο κελί, το Flash Fill αναγνωρίζει το μοτίβο και σας δείχνει την πρόταση για διαχωρισμό των ονομάτων. Στη συνέχεια, απλώς πατήστε το πλήκτρο «Enter».
Γενικά, η λειτουργία Flash Fill είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή. Εάν δεν λειτουργεί στο Excel, αφού πληκτρολογήσετε το πρώτο όνομα στο πρώτο κελί, μπορείτε απλώς να επιλέξετε το δεύτερο κελί και να κάνετε κλικ στο κουμπί «Flash Fill» από την ομάδα Εργαλεία δεδομένων στην καρτέλα «Δεδομένα».
Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να πατήσετε «Ctrl» + «E» για να έχετε τα ίδια αποτελέσματα.
Τώρα, τα υπόλοιπα κελιά θα συμπληρωθούν με μικρά ονόματα.
Μερικές φορές, μπορεί να μην βλέπετε την πρόταση μοτίβου με γκρι χρώμα, σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λαβή πλήρωσης για να λάβετε το αποτέλεσμα Flash Fill.
Αρχικά, πληκτρολογήστε τα ονόματα με μη αυτόματο τρόπο σε δύο κελιά και επιλέξτε και τα δύο αυτά κελιά. Στη συνέχεια, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σας στην κάτω δεξιά γωνία της επιλογής. Θα παρατηρήσετε ότι ο κέρσορας αλλάζει από μικρό πράσινο τετράγωνο (εικονίδιο πλήρωσης) σε εικονίδιο συν.
Στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ σε αυτό το εικονίδιο συν. Αυτό θα γεμίσει τα υπόλοιπα κελιά. Σε αυτό το σημείο, τα αποτελέσματα είναι λανθασμένα, θα δείτε και τα δύο πρώτα ονόματα να επαναλαμβάνονται ξανά και ξανά. Στη συνέχεια, στην κάτω δεξιά γωνία των δεδομένων που προκύπτουν, θα δείτε ένα μικρό εικονίδιο Αυτόματης Συμπλήρωσης όπως φαίνεται παρακάτω. Κάντε κλικ σε αυτό το εικονίδιο «Auto-fill» και επιλέξτε «Flash Fill».
Αυτό θα γεμίσει τα πρώτα ονόματα σε όλα τα κελιά:
Αφαιρέστε το μεσαίο όνομα
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Flash Fill για να απαλλαγείτε από το μεσαίο όνομα από το πλήρες όνομα.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε το παρακάτω σύνολο δεδομένων και θέλετε να λάβετε μόνο το όνομα και το επίθετο χωρίς το μεσαίο όνομα ή το μεσαίο αρχικό.
Για να λάβετε ονόματα χωρίς μεσαίο όνομα ή μεσαίο αρχικό, πληκτρολογήστε χειροκίνητα "Λόρδος Σταρκ" στο διπλανό κελί. Στη συνέχεια, στο δεύτερο παρακείμενο κελί, πληκτρολογήστε «Daenerys Targaryen». Ενώ πληκτρολογείτε, το Flash Fill θα αναγνωρίσει ένα μοτίβο και θα σας εμφανίσει μια λίστα ονομάτων χωρίς μεσαία ονόματα (με γκρι).
Εάν η πρόταση είναι σωστή, πατήστε το πλήκτρο «Enter» και το Flash Fill θα γεμίσει αυτόματα τα υπόλοιπα κελιά με τα ονόματα χωρίς το μεσαίο όνομα.
Εάν θέλετε να λαμβάνετε μόνο τα μεσαία ονόματα χωρίς όνομα και επίθετο, εισαγάγετε το μεσαίο όνομα στα δύο πρώτα κελιά και χρησιμοποιήστε το εργαλείο Flash Fill για να λάβετε τα μεσαία ονόματα από όλα τα πλήρη ονόματα σε μια στήλη.
Αυτό το σεμινάριο δείχνει πώς να διαχωρίζετε ονόματα κατά τον χειρισμό των δεδομένων κειμένου. Αυτές οι μέθοδοι μπορούν επίσης να είναι χρήσιμες όταν εργάζεστε με άλλες μορφές δεδομένων, όπως διευθύνσεις, ονόματα προϊόντων, επωνυμίες κ.λπ.