Έτσι, οι συνάδελφοί σας μπορούν να αφήνουν σημαντικά μηνύματα όταν δεν μπορείτε να δεχθείτε μια κλήση
Το Microsoft Teams είναι πραγματικά μια από τις καλύτερες εφαρμογές Workstream Collaboration εκεί έξω. Παρέχει τόσες πολλές δυνατότητες για να το κάνει μια ολόκληρη εμπειρία για τους χρήστες. Όχι μόνο μπορείτε να συνδεθείτε με συναδέλφους με κλήσεις στο Microsoft Teams, αλλά και να ρυθμίσετε ένα φωνητικό ταχυδρομείο για να επιτρέπετε στους χρήστες να αφήνουν μηνύματα όταν δεν μπορείτε να λάβετε την κλήση.
Για να ρυθμίσετε τον αυτόματο τηλεφωνητή σας, ανοίξτε τον υπολογιστή-πελάτη ή την εφαρμογή web του Microsoft Teams και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο «Προφίλ» στη δεξιά πλευρά της γραμμής τίτλου και επιλέξτε «Ρυθμίσεις» από το μενού επιλογών.
Από την οθόνη "Ρυθμίσεις" του Microsoft Teams, κάντε κλικ στην επιλογή "Κλήσεις" στην αριστερή πλευρά του παραθύρου.
Στη συνέχεια, κάτω από τις επιλογές «Κανόνες απάντησης κλήσεων» στα δεξιά, θα δείτε το «Κλήση κλήσης μου» όπως έχει επιλεγεί από προεπιλογή. Κάτω από αυτό, για το "Εάν δεν απαντηθεί", βεβαιωθείτε ότι η επιλογή έχει οριστεί σε "Τηλεφωνητής". Γενικά, ο αυτόματος τηλεφωνητής είναι ενεργοποιημένος όταν γίνετε μέλος του Microsoft Teams.
Εάν δεν είναι, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε «Τηλεφωνητής» από τις επιλογές. Επίσης, επιλέξτε την ώρα για την οποία ηχούν οι κλήσεις πριν ανακατευθύνετε τον καλούντα στον αυτόματο τηλεφωνητή.
Οι χρήστες μπορούν επίσης να αλλάξουν τη ρύθμιση έτσι ώστε όλες οι κλήσεις να πηγαίνουν απευθείας στον τηλεφωνητή χωρίς καν να κουδουνίζουν. Επιλέξτε την επιλογή «Προώθηση των κλήσεών μου» κάτω από τους κανόνες απάντησης κλήσεων.
Τώρα, κάντε κλικ στο «Διαμόρφωση αυτόματου τηλεφωνητή» για να ορίσετε άλλες ρυθμίσεις που σχετίζονται με το τηλεφωνητή, όπως το μήνυμα χαιρετισμού, τη γλώσσα και τους κανόνες σχετικά με την απάντηση κλήσεων.
Μπορείτε να ηχογραφήσετε ένα μήνυμα που θα αναπαράγεται κάθε φορά που κάποιος φθάνει στον αυτόματο τηλεφωνητή σας. Κάντε κλικ στο «Ηχογράφηση ενός χαιρετισμού» για να ηχογραφήσετε το μήνυμα.
Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να μην ηχογραφήσετε ένα μήνυμα. Το Microsoft Teams διαθέτει ήδη ένα αυτοματοποιημένο φωνητικό μήνυμα για τον αυτόματο τηλεφωνητή σας.
Εάν θέλετε να ορίσετε ένα προσαρμοσμένο μήνυμα αλλά δεν θέλετε να το ηχογραφήσετε, υπάρχει μια άλλη επιλογή στο Teams. Χρησιμοποιήστε τον "Προσαρμοσμένο χαιρετισμό από κείμενο σε ομιλία" για να εισαγάγετε το κείμενο που θα θέλατε να λέει το μήνυμα στην ενότητα "Ο προσαρμοσμένος χαιρετισμός σας" και μια αυτοματοποιημένη φωνή θα αναπαράγει αυτό το μήνυμα για εσάς.
Σημείωση: Αυτό το μήνυμα παρακάμπτεται εάν έχετε ηχογραφήσει έναν χαιρετισμό.
Οι χρήστες μπορούν επίσης να διαμορφώσουν τις ρυθμίσεις σχετικά με τις επιλογές που θα έχει ο καλών κατά την ανακατεύθυνσή του στον αυτόματο τηλεφωνητή σας. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στην ενότητα «Κανόνες απάντησης κλήσης» για να αναπτύξετε τις επιλογές και να επιλέξετε μία από τις διαθέσιμες επιλογές, όπως «Να επιτρέπεται στον καλούντα να ηχογραφήσει ένα μήνυμα».
Μπορείτε επίσης να επιλέξετε την προεπιλεγμένη γλώσσα στην οποία θα παίζεται ο χαιρετισμός σας. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στην περιοχή «Γλώσσα χαιρετισμού» για να επιλέξετε τη γλώσσα.
Όταν επιλέγετε τον προσαρμοσμένο χαιρετισμό μετατροπής κειμένου σε ομιλία, μπορείτε επίσης να ορίσετε έναν πρόσθετο χαιρετισμό "Εκτός γραφείου". Πληκτρολογήστε το μήνυμα στο πλαίσιο κειμένου κάτω από τον χαιρετισμό "εκτός γραφείου".
Στη συνέχεια, επιλέξτε πότε θέλετε να αναπαράγεται το μήνυμα. Αφού διαμορφώσετε όλες τις ρυθμίσεις, κάντε κλικ στο «OK» για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σας και ο τηλεφωνητής σας θα ρυθμιστεί όπως θέλετε.
Το Microsoft Teams σάς επιτρέπει να ρυθμίσετε ένα φωνητικό ταχυδρομείο όπου τα άτομα που σας καλούν μπορούν να αφήνουν μηνύματα όταν δεν είστε διαθέσιμοι. Μπορείτε να ρυθμίσετε και να διαμορφώσετε τον αυτόματο τηλεφωνητή σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας από μια ποικιλία διαθέσιμων επιλογών. Τα ληφθέντα φωνητικά μηνύματα και οι μεταγραφές τους είναι διαθέσιμα στην οθόνη κλήσεων.