Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να μετατρέψετε ημερομηνίες που έχουν μορφοποιηθεί ως κείμενο σε πραγματικές ημερομηνίες στο Excel και αυτό το σεμινάριο στοχεύει να τις εξερευνήσει όλες.
Όταν εισάγετε δεδομένα στο Excel, μπορεί να υπάρχουν σε πολλές διαφορετικές μορφές που το Excel δεν αναγνωρίζει. Μερικές φορές, όταν οι ημερομηνίες εισάγονται από μια εξωτερική πηγή, θα είναι μορφοποιημένες ως κείμενο.
Είναι επίσης σημαντικό να γνωρίζετε ότι το Excel εφαρμόζει μορφές ημερομηνίας με βάση τις ρυθμίσεις της περιοχής του συστήματός σας. Έτσι, όταν εισάγετε δεδομένα στο Excel που προέρχονται από διαφορετική χώρα, το Excel ενδέχεται να μην τα αναγνωρίσει και να τα αποθηκεύσει ως καταχωρήσεις κειμένου.
Εάν αντιμετωπίζετε αυτό το πρόβλημα, υπάρχουν πολλοί τρόποι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μετατρέψετε κείμενο σε ημερομηνία στο Excel και θα τους καλύψουμε όλους σε αυτό το σεμινάριο.
Μέθοδοι για τη μετατροπή κειμένου σε ημερομηνία
Εάν το φύλλο εργασίας σας περιέχει ημερομηνίες μορφοποιημένες ως κείμενο, αντί για πραγματικές ημερομηνίες, δεν είναι δυνατό να τις χρησιμοποιήσετε σε οποιονδήποτε υπολογισμό. Επομένως, πρέπει να τα μετατρέψετε ξανά στις πραγματικές ημερομηνίες.
Εάν δείτε τις ημερομηνίες σας στοιχισμένες προς τα αριστερά, αυτό σημαίνει ότι έχουν μορφοποιηθεί ως κείμενο επειδή τα κείμενα είναι στοιχισμένα αριστερά από προεπιλογή. Και ο αριθμός και οι ημερομηνίες είναι πάντα ευθυγραμμισμένες προς τα δεξιά.
Υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να μετατρέψετε κείμενο σε ημερομηνία στο Excel, είναι:
- Επιλογή ελέγχου σφαλμάτων
- Λειτουργία Κείμενο σε Στήλες του Excel
- Εύρεση & Αντικατάσταση
- Ειδικό εργαλείο επικόλλησης
- Τύπος και λειτουργίες του Excel
Μετατροπή κειμένου σε ημερομηνία χρησιμοποιώντας την επιλογή ελέγχου σφαλμάτων
Το Excel διαθέτει μια ενσωματωμένη δυνατότητα ελέγχου σφαλμάτων που εντοπίζει ορισμένα προφανή σφάλματα στα δεδομένα σας. Εάν εντοπίσει κάποιο σφάλμα, θα σας εμφανίσει ένα μικρό πράσινο τρίγωνο (ένδειξη σφάλματος) στην επάνω αριστερή γωνία του κελιού, το οποίο έχει το σφάλμα. Εάν επιλέξετε αυτό το κελί, θα εμφανιστεί ένα προειδοποιητικό σήμα με ένα κίτρινο θαυμαστικό. Όταν μετακινείτε τον κέρσορα πάνω από αυτό το σύμβολο, και το Excel θα σας ενημερώσει για το πιθανό πρόβλημα με αυτό το κελί.
Για παράδειγμα, όταν εισάγετε το έτος σε διψήφια μορφή στην ημερομηνία σας, το Excel θεωρεί αυτήν την ημερομηνία ως κείμενο και την αποθηκεύει ως κείμενο. Και αν επιλέξετε αυτό το κελί, θα εμφανιστεί ένα θαυμαστικό με μια προειδοποίηση: "Αυτό το κελί περιέχει μια συμβολοσειρά ημερομηνίας που αντιπροσωπεύεται μόνο με 2 ψηφία του έτους".
Εάν τα κελιά σας εμφανίζουν αυτήν την ένδειξη σφάλματος, κάντε κλικ στο θαυμαστικό και θα εμφανιστούν μερικές επιλογές για τη μετατροπή ημερομηνιών που έχουν μορφοποιηθεί ως κείμενο σε πραγματικές ημερομηνίες. Το Excel θα σας δείξει επιλογές για να το μετατρέψετε σε 19XX ή 20XX (19XX για το 1915, 20XX για το 2015). Επιλέξτε την κατάλληλη επιλογή.
Στη συνέχεια, το κείμενο θα μετατραπεί στη σωστή μορφή ημερομηνίας.
Πώς να ενεργοποιήσετε την επιλογή ελέγχου σφαλμάτων στο Excel
Συνήθως, η επιλογή Έλεγχος σφαλμάτων είναι ενεργοποιημένη στο Excel από προεπιλογή. Εάν η δυνατότητα ελέγχου σφαλμάτων δεν λειτουργεί για εσάς, πρέπει να ενεργοποιήσετε τον Έλεγχο σφαλμάτων στο Excel.
Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα «Αρχείο» και επιλέξτε «Επιλογές» στον αριστερό πίνακα.
Στο παράθυρο Επιλογές του Excel, κάντε κλικ στην επιλογή «Τύποι» στο αριστερό πλαίσιο και στο δεξιό πλαίσιο, ενεργοποιήστε την «Ενεργοποίηση ελέγχου σφαλμάτων φόντου» στην ενότητα Έλεγχος σφαλμάτων. Και σημειώστε τα "Κελιά που περιέχουν έτη που αντιπροσωπεύονται ως 2 ψηφία" στην ενότητα Κανόνες ελέγχου σφαλμάτων.
Μετατροπή κειμένου σε ημερομηνία χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα κειμένου του Excel σε στήλη
Το Text to Column είναι μια εξαιρετική δυνατότητα στο Excel που σας επιτρέπει να χωρίζετε δεδομένα σε πολλές στήλες και επίσης είναι ένα ισχυρό εργαλείο για τη μετατροπή τιμών κειμένου σε τιμές ημερομηνίας. Αυτή η μέθοδος αναγνωρίζει πολλές διαφορετικές μορφές δεδομένων και τις μετατρέπει σε κατάλληλη μορφή ημερομηνίας.
Μετατροπή απλών συμβολοσειρών κειμένου σε ημερομηνίες
Ας υποθέσουμε ότι οι ημερομηνίες σας έχουν μορφοποιηθεί σε συμβολοσειρές κειμένου ως εξής:
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό Κείμενο σε στήλες για να τα διαμορφώσετε γρήγορα όλα πίσω στην ημερομηνία.
Αρχικά, επιλέξτε το εύρος των εγγραφών κειμένου που θέλετε να μετατρέψετε σε ημερομηνίες. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα «Δεδομένα» στην Κορδέλα και κάντε κλικ στην επιλογή «Κείμενο σε στήλες» στην ομάδα Εργαλεία δεδομένων.
Θα εμφανιστεί ο οδηγός Κείμενο σε στήλες. Στο βήμα 1 του οδηγού Κείμενο σε στήλη, επιλέξτε την επιλογή «Οριοθετημένο» στην περιοχή Αρχικός τύπος δεδομένων και κάντε κλικ στο «Επόμενο».
Στο βήμα 2, καταργήστε την επιλογή όλων των πλαισίων «Οριοθέτες» και κάντε κλικ στο Επόμενο.
Στο τελευταίο βήμα του οδηγού, επιλέξτε «Ημερομηνία» στην περιοχή Μορφή δεδομένων στήλης και επιλέξτε τη μορφή ημερομηνίας από την αναπτυσσόμενη λίστα δίπλα στην «Ημερομηνίες» και κάντε κλικ στο κουμπί «Τέλος». Στην περίπτωσή μας, μετατρέπουμε τις ημερομηνίες κειμένου που αντιπροσωπεύονται ως "01 02 1995" (ημέρα μήνα έτος), επομένως επιλέγουμε "DMY" από την αναπτυσσόμενη λίστα "Ημερομηνία:".
Τώρα, το Excel μετατρέπει τις ημερομηνίες του κειμένου σας σε πραγματικές ημερομηνίες και τις εμφανίζει με δεξιά στοίχιση στα κελιά.
Σημείωση: Προτού αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τη λειτουργία Κείμενο σε στήλη, βεβαιωθείτε ότι όλες οι συμβολοσειρές κειμένου σας έχουν την ίδια μορφή, διαφορετικά τα κείμενα δεν θα μετατραπούν. Για παράδειγμα, εάν ορισμένες από τις ημερομηνίες του κειμένου σας έχουν μορφή μήνα/ημέρα/έτος (MDY), ενώ άλλες είναι ημέρα/μήνας/έτος (DMY) και όταν επιλέγετε «DMY» στο βήμα 3, θα λαμβάνετε λανθασμένα αποτελέσματα. Όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.
Μετατροπή συμβολοσειράς σύνθετου κειμένου σε ημερομηνία
Η λειτουργία "Κείμενο σε στήλες" είναι χρήσιμη όταν θέλετε να μετατρέψετε σύνθετες συμβολοσειρές κειμένου σε ημερομηνίες. Σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε τους οριοθέτες για να προσδιορίσετε πού πρέπει να χωριστούν τα δεδομένα σας και να εμφανίζονται σε 2 ή περισσότερες στήλες. Και συνδυάστε τα διαχωρισμένα μέρη των ημερομηνιών σε ολόκληρη την ημερομηνία χρησιμοποιώντας τη λειτουργία DATE.
Για παράδειγμα, εάν οι ημερομηνίες σας εμφανίζονται σε συμβολοσειρές κειμένου πολλών τμημάτων, όπως αυτό:
Τετάρτη, 01 Φεβρουαρίου 2020
01 Φεβρουαρίου 2020, 4.10 μ.μ
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό Κείμενο σε στήλη για να διαχωρίσετε τις πληροφορίες ημέρας, ημερομηνίας και ώρας που οριοθετούνται με κόμμα και να τις εμφανίσετε σε πολλές στήλες.
Αρχικά, επιλέξτε όλες τις συμβολοσειρές κειμένου που θέλετε να μετατρέψετε σε ημερομηνίες. Κάντε κλικ στο κουμπί «Κείμενο σε στήλες» στην καρτέλα «Δεδομένα». Στο βήμα 1 του οδηγού Κείμενο σε στήλη, επιλέξτε την επιλογή «Οριοθετημένο» στην περιοχή Αρχικός τύπος δεδομένων και κάντε κλικ στο «Επόμενο».
Στο βήμα 2 του οδηγού, επιλέξτε τους οριοθέτες που περιέχουν οι συμβολοσειρές κειμένου σας και κάντε κλικ στο «Επόμενο». Παράδειγμα συμβολοσειρών κειμένου χωρισμένες με κόμμα και διάστημα – "Δευτέρα, 01 Φεβρουαρίου 2015, 1:00 μ.μ.". Θα πρέπει να επιλέξουμε «Κόμμα» και «κενά» ως οριοθέτες για να χωρίσουμε τις συμβολοσειρές κειμένου σε πολλές στήλες.
Στο τελικό βήμα, επιλέξτε τη μορφή «Γενικά» για όλες τις στήλες στην ενότητα Προεπισκόπηση δεδομένων. Καθορίστε πού πρέπει να εισαχθούν οι στήλες στο πεδίο "Προορισμός", εάν δεν το κάνετε, θα αντικατασταθούν τα αρχικά δεδομένα. Εάν θέλετε να αγνοήσετε κάποιο μέρος των αρχικών δεδομένων, κάντε κλικ σε αυτό στην ενότητα Προεπισκόπηση δεδομένων και επιλέξτε την επιλογή «Να μην εισαχθεί στήλη (παράβλεψη)». Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Τέλος».
Τώρα, τα μέρη των ημερομηνιών (ημέρες της εβδομάδας, μήνας, έτος, ώρα) χωρίζονται στις στήλες B, C, D, E, F και G.
Στη συνέχεια, συνδυάστε τα μέρη της ημερομηνίας μαζί με τη βοήθεια ενός τύπου DATE για να λάβετε ολόκληρη την ημερομηνία.
Η σύνταξη της συνάρτησης DATE του Excel:
=DATE (έτος, μήνας, ημέρα)Στο παράδειγμά μας, τα μέρη του μήνα, της ημέρας και του έτους βρίσκονται στις στήλες C, D και E αντίστοιχα.
Η συνάρτηση DATE αναγνωρίζει μόνο αριθμούς και όχι κείμενο. Δεδομένου ότι οι τιμές του μήνα στη στήλη Γ είναι όλες συμβολοσειρές κειμένου, πρέπει να τις μετατρέψουμε σε αριθμούς. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση MONTH για να αλλάξετε το όνομα του μήνα σε αριθμό του μήνα.
Για να μετατρέψετε το όνομα ενός μήνα σε αριθμό ενός μήνα, χρησιμοποιήστε αυτήν τη συνάρτηση MONTH στη συνάρτηση DATE:
=MONTH(1&C1)Η συνάρτηση MONTH προσθέτει 1 στο κελί C2 που περιέχει το όνομα του μήνα για να μετατρέψει το όνομα του μήνα στον αντίστοιχο αριθμό μήνα.
Αυτή είναι η συνάρτηση DATE που πρέπει να χρησιμοποιήσουμε για να συνδυάσουμε μέρη ημερομηνίας από διαφορετικές στήλες:
=DATE(E1,MONTH(1&C1),D1)
Τώρα χρησιμοποιήστε τη λαβή πλήρωσης στην κάτω γωνία του κελιού τύπου και εφαρμόστε τον τύπο στη στήλη.
Μετατροπή κειμένου σε ημερομηνία χρησιμοποιώντας τη μέθοδο εύρεσης και αντικατάστασης
Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιεί οριοθέτες για να αλλάξει τη μορφή του κειμένου σε ημερομηνίες. Εάν η ημέρα, ο μήνας και το έτος στις ημερομηνίες σας διαχωρίζονται με κάποιο οριοθέτη εκτός από μια παύλα (-) ή κάθετο (/), το Excel δεν θα τα αναγνωρίσει ως ημερομηνίες και θα προχωρήσει και θα τα αποθηκεύσει ως κείμενο.
Για να διορθώσετε αυτό το ζήτημα, χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Εύρεση και αντικατάσταση. Αλλάζοντας τους μη τυπικούς οριοθέτες περιόδου (.) με κάθετες (/) ή παύλα (-), το Excel θα αλλάξει αυτόματα τις τιμές σε ημερομηνίες.
Αρχικά, επιλέξτε όλες τις ημερομηνίες κειμένου που θέλετε να μετατρέψετε σε ημερομηνίες. Στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", κάντε κλικ στο κουμπί "Εύρεση & επιλογή" στη δεξιά γωνία της Κορδέλας και επιλέξτε "Αντικατάσταση". Εναλλακτικά, πατήστε Ctrl+H για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση.
Στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση, πληκτρολογήστε τον οριοθέτη που περιέχει το κείμενό σας (στην περίπτωσή μας τελεία (.) στο πεδίο «Βρείτε τι» και μια κάθετη (/) ή παύλα (-) στο πεδίο «Αντικατάσταση με» Κάντε κλικ στο κουμπί «Αντικατάσταση όλων» για να αντικαταστήσετε τους οριοθέτες και κάντε κλικ στο «Κλείσιμο» για να κλείσετε το παράθυρο.
Τώρα, το Excel αναγνωρίζει ότι οι συμβολοσειρές κειμένου σας είναι πλέον ημερομηνίες και τις μορφοποιεί αυτόματα ως ημερομηνίες. Οι ημερομηνίες σας θα ευθυγραμμιστούν σωστά όπως φαίνεται παρακάτω.
Μετατροπή κειμένου σε ημερομηνία χρησιμοποιώντας το ειδικό εργαλείο επικόλλησης
Ένας άλλος γρήγορος και εύκολος τρόπος μετατροπής συμβολοσειρών κειμένου σε ημερομηνίες είναι η προσθήκη 0 στη συμβολοσειρά κειμένου χρησιμοποιώντας την ειδική επιλογή επικόλλησης. Η προσθήκη μηδέν στην τιμή μετατρέπει το κείμενο στον σειριακό αριθμό της ημερομηνίας, τον οποίο μπορείτε να μορφοποιήσετε ως ημερομηνία.
Πρώτα, επιλέξτε ένα κενό κελί και αντιγράψτε το (επιλέξτε το και πατήστε Ctrl + C να αντιγράψω).
Στη συνέχεια, επιλέξτε τα κελιά που περιέχουν τις ημερομηνίες κειμένου που θέλετε να μετατρέψετε, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε την επιλογή «Ειδική επικόλληση».
Στο παράθυρο διαλόγου Ειδική επικόλληση, επιλέξτε «Όλα» στην ενότητα Επικόλληση, επιλέξτε «Προσθήκη» στην ενότητα Λειτουργία και κάντε κλικ στο «ΟΚ».
Μπορείτε επίσης να εκτελέσετε άλλες αριθμητικές πράξεις αφαίρεση/πολλαπλασιασμό/διαίρεση της τιμής στο κελί προορισμού με την επικολλημένη τιμή (όπως πολλαπλασιασμός κελιών με 1 ή διαίρεση με 1 ή αφαίρεση μηδέν).
Όταν επιλέγετε «Προσθήκη» στη λειτουργία, προσθέτει «μηδέν» σε όλες τις επιλεγμένες ημερομηνίες κειμένου, καθώς η προσθήκη «0» δεν αλλάζει τις τιμές, θα λαμβάνετε τον σειριακό αριθμό για κάθε ημερομηνία. Τώρα το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αλλάξετε τη μορφή των κελιών.
Επιλέξτε τους σειριακούς αριθμούς και στην καρτέλα «Αρχική σελίδα», κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα «Μορφή αριθμού» στην ομάδα Αριθμός. Επιλέξτε την επιλογή «Σύντομη ημερομηνία» από το αναπτυσσόμενο μενού.
Όπως μπορείτε να δείτε τώρα, οι αριθμοί είναι μορφοποιημένοι ως ημερομηνίες και ευθυγραμμισμένοι δεξιά.
Μετατροπή κειμένου σε ημερομηνία χρησιμοποιώντας τύπους
Υπάρχουν δύο λειτουργίες που χρησιμοποιούνται κυρίως για τη μετατροπή κειμένου σε ημερομηνία: DATEVALUE και VALUE.
Χρήση της συνάρτησης DATEVALUE του Excel
Η συνάρτηση Excel DATEVALUE είναι ένας από τους ευκολότερους τρόπους μετατροπής μιας ημερομηνίας που αναπαρίσταται ως κείμενο σε σειριακό αριθμό ημερομηνίας.
Η σύνταξη της συνάρτησης DATEVALUE:
=DATEVALUE(κείμενο_ημερομηνίας)Διαφωνία: ημερομηνία_κείμενο καθορίζει τη συμβολοσειρά κειμένου που θέλετε να κρύψετε ή να αναφέρεται στο κελί που περιέχει ημερομηνίες κειμένου.
Ο τύπος:
=DATEVALUE(A1)Η παρακάτω εικόνα δείχνει πώς η συνάρτηση DATEVALUE χειρίζεται μερικές διαφορετικές μορφές ημερομηνίας που αποθηκεύονται ως κείμενο.
Έχετε τους σειριακούς αριθμούς ημερομηνίας, τώρα πρέπει να εφαρμόσετε τη μορφή Ημερομηνίας σε αυτούς τους αριθμούς. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τα κελιά με σειριακούς αριθμούς και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα «Αρχική σελίδα» και επιλέξτε «Σύντομη ημερομηνία» από την αναπτυσσόμενη λίστα «Μορφή αριθμού».
Τώρα έχετε τις μορφοποιημένες ημερομηνίες στη στήλη Γ.
Ακόμα κι αν δεν υπάρχει μέρος έτους στην ημερομηνία κειμένου σας (A8), η DATEVALUE θα χρησιμοποιήσει το τρέχον έτος από το ρολόι του υπολογιστή σας.
Η συνάρτηση DATEVALUE θα μετατρέψει μόνο τις τιμές κειμένου που μοιάζουν με ημερομηνία. Δεν μπορεί να μετατρέψει ένα κείμενο που μοιάζει με αριθμό στην ημερομηνία, ούτε μπορεί να αλλάξει μια τιμή αριθμού μέχρι σήμερα, για αυτό θα χρειαστείτε τη συνάρτηση VALUE του Excel.
Χρήση της συνάρτησης Excel VALUE
Η συνάρτηση Excel VALUE μπορεί να μετατρέψει οποιαδήποτε συμβολοσειρά κειμένου που μοιάζει με ημερομηνία ή αριθμό σε αριθμητική τιμή, επομένως είναι πολύ χρήσιμη όταν πρόκειται για τη μετατροπή οποιουδήποτε αριθμού, όχι μόνο ημερομηνιών.
Η συνάρτηση VALUE:
=VALUE(κείμενο)κείμενο– τη συμβολοσειρά κειμένου που θέλουμε να μετατρέψουμε ή αναφορά στο κελί που περιέχει τη συμβολοσειρά κειμένου.
Ο τύπος του παραδείγματος για τη μετατροπή της ημερομηνίας κειμένου:
=VALUE(A1)Ο παρακάτω τύπος VALUE μπορεί να αλλάξει οποιεσδήποτε συμβολοσειρές κειμένου που μοιάζουν με ημερομηνία σε αριθμό όπως φαίνεται παρακάτω.
Ωστόσο, η συνάρτηση VALUE δεν υποστηρίζει όλους τους τύπους τιμών ημερομηνίας. Για παράδειγμα, εάν οι ημερομηνίες χρησιμοποιούν δεκαδικά ψηφία (A11), θα επιστρέψει το #VALUE! λάθος.
Αφού έχετε τον σειριακό αριθμό για την ημερομηνία σας, θα χρειαστεί να μορφοποιήσετε το κελί με τον σειριακό αριθμό ημερομηνίας, ώστε να μοιάζει με ημερομηνία, όπως κάναμε για τη συνάρτηση DATEVALUE. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τους σειριακούς αριθμούς και επιλέξτε την επιλογή «Ημερομηνία» από το αναπτυσσόμενο μενού «Μορφή αριθμού» στην καρτέλα «Αρχική σελίδα».
Αυτό ήταν, αυτοί είναι οι 5 διαφορετικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να μετατρέψετε ημερομηνίες που έχουν μορφοποιηθεί ως κείμενο σε ημερομηνίες στο Excel.