Από τον υπολογιστή σας και τις υπηρεσίες αποθήκευσης cloud, όπως το Google Drive και το Dropbox
Ένα από τα εκπληκτικά χαρακτηριστικά του Microsoft Teams είναι η ευκολία με την οποία μπορείτε να μοιράζεστε αρχεία στην εφαρμογή. Μπορείτε να επιλέξετε να κάνετε κοινή χρήση με όλα τα μέλη της ομάδας σας απότομα ή ιδιωτικά με οποιοδήποτε μέλος μιας ομάδας για να συνεχίσετε να εργάζεστε σε τέλεια αρμονία. Τα αρχεία μπορούν να κοινοποιηθούν από τον υπολογιστή σας ή από μια υποστηριζόμενη υπηρεσία cloud στο Microsoft Teams.
Ένα άλλο εκπληκτικό χαρακτηριστικό του Microsoft Teams είναι ότι σας επιτρέπει επίσης να καταργήσετε την κοινή χρήση τυχόν αρχείων που είχατε κοινοποιήσει στο παρελθόν με την ίδια ευκολία. Τα μη κοινοποιημένα αρχεία δεν μπορούν να προβληθούν από κανέναν αφού αφαιρεθούν.
Πώς να μοιραστείτε ένα αρχείο σε μια ομάδα
Ανοίξτε την εφαρμογή Microsoft Teams στον υπολογιστή σας ή στο πρόγραμμα περιήγησής σας στον ιστό μεταβαίνοντας στη διεύθυνση teams.microsoft.com. Από προεπιλογή, μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση των αρχείων στον υπολογιστή σας ή στον λογαριασμό σας στο Microsoft OneDrive.
Εάν θέλετε να κάνετε κοινή χρήση αρχείων από άλλες υπηρεσίες cloud, όπως το Google Drive, το Dropbox, το Box, το ShareFile, θα πρέπει να το προσθέσετε στον λογαριασμό σας στο Teams. Μεταβείτε στα «Αρχεία» στη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά.
Θα εμφανίσει όλα τα αρχεία που μοιράζεστε μεταξύ όλων των ομάδων σας. Στο Cloud Storage, το OneDrive έχει ήδη προστεθεί. Εάν χρησιμοποιείτε το OneDrive με τον λογαριασμό Microsoft που χρησιμοποιείται αυτήν τη στιγμή για το Teams, όλο το περιεχόμενό σας στο Drive θα είναι διαθέσιμο για κοινή χρήση στο Teams. Για να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε άλλη υπηρεσία cloud, κάντε κλικ στην «Προσθήκη αποθήκευσης cloud» στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης.
Θα εμφανιστεί μια οθόνη με επιλογές υπηρεσιών cloud για να διαλέξετε. Κάντε κλικ στην υπηρεσία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Θα ανοίξει ένα παράθυρο σύνδεσης. Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας. Εάν η σύνδεση είναι επιτυχής (η σύνδεση θα είναι επιτυχής μόνο εάν χρησιμοποιείται ο ίδιος λογαριασμός email τόσο στην υπηρεσία cloud όσο και στο Microsoft Teams), η υπηρεσία cloud θα προστεθεί και όλα τα αρχεία στο cloud θα είναι διαθέσιμα για κοινή χρήση.
Τώρα, μεταβείτε στις "Ομάδες" από τη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά, επιλέξτε την ομάδα με την οποία θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κανάλι στο οποίο θέλετε να στείλετε το αρχείο.
Στο κάτω μέρος της οθόνης, μεταβείτε στο πλαίσιο σύνθεσης και κάντε κλικ στο εικονίδιο «Επισύναψη» (το συνδετήρα).
Στην οθόνη θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο μενού. Θα έχετε την επιλογή να μοιραστείτε ένα αρχείο από ήδη κοινόχρηστα αρχεία σε όλες τις ομάδες και τα κανάλια, το OneDrive ή άλλες υπηρεσίες αποθήκευσης cloud ή να ανεβάσετε ένα από τον υπολογιστή σας. Επιλέξτε την επιλογή της επιλογής σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να μοιραστείτε.
Το αρχείο θα εμφανιστεί στο πλαίσιο μηνύματος. Περιμένετε να ανέβει. θα έχει μια πράσινη γραμμή προόδου στο κάτω μέρος ενώ συνεχίζεται η μεταφόρτωση. Μόλις μεταφορτωθεί το αρχείο, κάντε κλικ στο κουμπί «Αποστολή» για να μοιραστείτε το αρχείο.
Πώς να διαγράψετε ένα αρχείο που στάλθηκε σε μια ομάδα
Μπορείτε επίσης να καταργήσετε την κοινή χρήση ενός αρχείου που έχετε ήδη μοιραστεί με μια ομάδα. Ανοίξτε το κανάλι στο οποίο κοινοποιήσατε προηγουμένως το αρχείο. Για να ανοίξετε το κανάλι, μεταβείτε στο "Ομάδες" στη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κανάλι κάτω από το όνομα της ομάδας.
Τώρα, ανοίξτε την καρτέλα "Αρχεία" στο κανάλι. Οι καρτέλες είναι οι γρήγοροι σύνδεσμοι στην κορυφή των καναλιών. Η καρτέλα "Αρχεία" έχει όλα τα αρχεία που μοιράζονται σε αυτό το κανάλι.
Βρείτε το αρχείο που θέλετε να διαγράψετε από τη λίστα αρχείων και τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω σε αυτό. Μια επιλογή «Εμφάνιση ενέργειας» (εικονίδιο με τρεις κουκκίδες) θα εμφανιστεί δίπλα στο όνομα του αρχείου. Κάντε κλικ σε αυτό. Στη συνέχεια, από το μενού περιβάλλοντος που εμφανίζεται, επιλέξτε την επιλογή «Διαγραφή».
Στην οθόνη θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου μηνύματος επιβεβαίωσης. Κάντε κλικ στο «Ναι» για να διαγράψετε το αρχείο.
Το αρχείο θα διαγραφεί από το κανάλι και από τη λίστα όλων των αρχείων στην ενότητα «Αρχεία» στη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά. Κανείς στην ομάδα δεν θα έχει πλέον πρόσβαση σε αυτό.
Τρόπος κοινής χρήσης αρχείων ιδιωτικά στο Microsoft Teams
Τα αρχεία που μοιράζεστε σε ένα κανάλι κοινοποιούνται σε όλα τα μέλη αυτής της ομάδας. Εάν δεν θέλετε όλα τα μέλη της ομάδας να έχουν πρόσβαση στο αρχείο, μπορείτε να το μοιραστείτε ιδιωτικά με ένα άτομο ή μια ομάδα ατόμων.
Στη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά, κάντε κλικ στο «Συζήτηση». Ανοίξτε τη συνομιλία της επαφής στην οποία θέλετε να στείλετε το αρχείο ή κάντε κλικ στο κουμπί «Νέα συνομιλία» στο επάνω μέρος για να ξεκινήσετε μια συνομιλία με μια νέα επαφή ή να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα. Στη συνέχεια, στο πλαίσιο σύνταξης, κάντε κλικ στο εικονίδιο «Επισύναψη» και επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να μοιραστείτε. Μπορείτε να στείλετε αρχεία μόνο από το OneDrive ή τον υπολογιστή σας σε ιδιωτικές συνομιλίες.
Κατά τη μεταφόρτωση του αρχείου, θα έχει μια πράσινη γραμμή προόδου κάτω από αυτό. Μόλις το αρχείο μεταφορτωθεί στο πλαίσιο μηνύματος, δηλαδή η πράσινη γραμμή εξαφανιστεί, κάντε κλικ στο κουμπί «Αποστολή» για να μοιραστείτε το αρχείο.
Πώς να διαγράψετε ένα αρχείο που στάλθηκε ιδιωτικά
Τα αρχεία που αποστέλλονται ιδιωτικά μπορούν να καταργηθούν από την κοινή χρήση μέσα από την ίδια τη συνομιλία. Μεταβείτε στο μήνυμα με το αρχείο που θέλετε να καταργήσετε την κοινή χρήση και τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σε αυτό. Μια σειρά από emoji αντίδρασης θα εμφανιστεί πάνω από το μήνυμα με ένα εικονίδιο «Περισσότερες επιλογές» (μενού με τρεις κουκκίδες) στο τέλος. Κάντε κλικ σε αυτό.
Ένα μενού περιβάλλοντος θα εμφανιστεί στην οθόνη. Επιλέξτε την επιλογή «Διαγραφή». Το μήνυμα με το αρχείο θα διαγραφεί από τη συνομιλία και στις δύο πλευρές και ο παραλήπτης δεν θα έχει πλέον πρόσβαση σε αυτό.
Σημείωση: Μπορείτε επίσης να διαγράψετε το μήνυμα που περιέχει το αρχείο όπως κάναμε παραπάνω για αρχεία που μοιράζεστε σε ένα κανάλι, αλλά με αυτόν τον τρόπο θα διαγραφεί μόνο το μήνυμα και όχι το αρχείο. Το αρχείο θα εξακολουθεί να είναι διαθέσιμο στην καρτέλα "Αρχεία" και όλα τα Αρχεία στη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά.
συμπέρασμα
Η κοινή χρήση και η κατάργηση κοινής χρήσης αρχείων με ολόκληρη την ομάδα ή μόνο με ορισμένα μέλη μιας ομάδας είναι εύκολη στο Microsoft Teams. Και η υποστήριξη για όλες τις μεγάλες υπηρεσίες αποθήκευσης cloud, όπως το Dropbox και το Google Drive, καθιστά ακόμη πιο βολικό την κοινή χρήση αρχείων στο Microsoft Teams.