Ακυρώστε τις συναντήσεις νωρίτερα για να αποφύγετε να φαίνεστε σαν τράνταγμα.
Είναι βασικό εθιμοτυπικό εικονικό χώρο εργασίας να προγραμματίζετε συσκέψεις εκ των προτέρων. Δίνει στους συμμετέχοντες στη σύσκεψη μια υπόδειξη και μπορούν να κρατήσουν ανοιχτά τα προγράμματά τους για τη συνάντηση. Αλλά όσο σημαντικό είναι ο προγραμματισμός μιας συνάντησης, είναι εξίσου σημαντικό να τους ενημερώσετε εάν μια συνάντηση ακυρωθεί.
Το Microsoft Teams διευκολύνει ασυνήθιστα την ακύρωση συσκέψεων που έχετε προγραμματίσει στην εφαρμογή. Μπορείτε να ακυρώσετε μια σύσκεψη μόνο εάν είστε ο διοργανωτής της σύσκεψης. Εάν προσκληθήκατε να παρακολουθήσετε μια σύσκεψη, μπορείτε μόνο να τη διαγράψετε από το ημερολόγιό σας και όχι να την ακυρώσετε.
Τώρα, υπάρχουν δύο τύποι προγραμματισμένων συναντήσεων: αυτόνομες συναντήσεις και επαναλαμβανόμενες συναντήσεις. Ας δούμε πώς να ακυρώσετε κάθε τύπο σύσκεψης στο Microsoft Teams.
Σημείωση: Εάν μια προγραμματισμένη συνάντηση δεν έχει συμμετέχοντες, δεν θα υπάρχει καμία επιλογή για ακύρωση της συνάντησης. Αλλά καθώς δεν υπάρχουν συμμετέχοντες, δεν χρειάζεται πραγματικά να ειδοποιήσετε κανέναν για την ακύρωση. Επομένως, δεν θα είχε νόημα να ακυρωθεί η συνάντηση.
Ακύρωση Αυτόνομης Συνάντησης
Ανοίξτε το Microsoft Teams και μεταβείτε στην καρτέλα «Ημερολόγιο» από το μενού πλοήγησης στα αριστερά.
Στη συνέχεια, μεταβείτε στη σύσκεψη που θέλετε να ακυρώσετε και κάντε κλικ σε αυτήν.
Θα εμφανιστεί ένα σύντομο μενού επιλογών. Κάντε κλικ στο κουμπί «Επεξεργασία».
Θα ανοίξει η οθόνη λεπτομερειών της συνάντησης. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ακύρωση συνάντησης" στην επάνω αριστερή γωνία.
Θα εμφανιστεί ένα μήνυμα επιβεβαίωσης. Μπορείτε να προσθέσετε μια σημείωση ακύρωσης για τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη, αλλά είναι εντελώς προαιρετική. Κάντε κλικ στο κουμπί «Ακύρωση συνάντησης».
Αυτό θα διαγράψει τη σύσκεψη από το ημερολόγιό σας και το Microsoft Teams θα ειδοποιήσει επίσης τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη για αυτήν την εξέλιξη.
Σημείωση: Η ακύρωση μιας σύσκεψης από το Microsoft Teams λειτουργεί μόνο για χρήστες του Microsoft 365. Για τους δωρεάν χρήστες του Microsoft Teams, θα πρέπει να ενημερώσετε μη αυτόματα τα άτομα στα οποία στείλατε τον σύνδεσμο της σύσκεψης για την ακύρωση. Επίσης, διαγράψτε το συμβάν, ώστε να μην μπορεί κανείς να συμμετάσχει στη σύσκεψη σε περίπτωση που δεν λάβει το σημείωμα. Μεταβείτε στην καρτέλα Συσκέψεις. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Περισσότερες επιλογές» (μενού με τρεις κουκκίδες) και επιλέξτε «Διαγραφή» από τις επιλογές.
Ακύρωση επαναλαμβανόμενης συνάντησης
Θα μπορούσατε επίσης να έχετε προγραμματισμένες συναντήσεις που επαναλαμβάνονται έγκαιρα. Όσον αφορά την ακύρωση αυτών των συναντήσεων, υπάρχουν δύο πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη: Είτε θέλετε να ακυρώσετε μια μεμονωμένη εκδήλωση συνάντησης είτε ολόκληρη τη σειρά.
Ακύρωση μιας μεμονωμένης συνάντησης
Εάν θέλετε να ακυρώσετε μια μεμονωμένη εμφάνιση, μεταβείτε στην καρτέλα Ημερολόγιο και κάντε κλικ σε αυτήν την εμφάνιση της σύσκεψης που θέλετε να ακυρώσετε.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Επεξεργασία». Θα επεκταθεί ένα αναπτυσσόμενο μενού. Επιλέξτε «Επεξεργασία εμφάνισης» από τις επιλογές.
Θα ανοίξουν οι λεπτομέρειες της σύσκεψης. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Ακύρωση συνάντησης» προς την επάνω αριστερή γωνία.
Και πάλι, μερικές επιλογές θα επεκταθούν. Κάντε κλικ στην επιλογή "Ακύρωση εμφάνισης" από τις επιλογές. Εάν αλλάξετε γνώμη σε αυτό το στάδιο, θα μπορούσατε επίσης να ακυρώσετε ολόκληρη τη σειρά κάνοντας κλικ στην επιλογή "Ακύρωση σειράς".
Θα εμφανιστεί ένα μήνυμα επιβεβαίωσης. Προσθέστε μια σημείωση ακύρωσης εάν θέλετε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Ακύρωση εμφάνισης» για να ακυρώσετε μόνο αυτήν την εμφάνιση σύσκεψης και οι Ομάδες της Microsoft θα ειδοποιήσουν τους συμμετέχοντες που συμμετέχουν.
Ακύρωση ολόκληρης της σειράς συνάντησης
Αν θέλετε να ακυρώσετε ολόκληρη τη σειρά συσκέψεων, μεταβείτε στην καρτέλα Ημερολόγιο και κάντε κλικ σε οποιαδήποτε συνάντηση από τη σειρά στο ημερολόγιο.
Κάντε κλικ στο κουμπί «Επεξεργασία» και επιλέξτε «Επεξεργασία σειράς» από τις αναπτυσσόμενες επιλογές.
Θα ανοίξουν οι λεπτομέρειες της συνάντησης. Κάντε κλικ στην επιλογή «Ακύρωση σύσκεψης». Κατά την επεξεργασία της σειράς, δεν θα υπάρχει επιλογή που σας ρωτά εάν θέλετε να ακυρώσετε την εμφάνιση ή τη σειρά. Θα ακυρώσει τη σειρά με ένα μόνο κλικ.
Θα εμφανιστεί ένα μήνυμα επιβεβαίωσης. Προσθέστε μια σημείωση ακύρωσης για τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη, εάν θέλετε να προσθέσετε ένα εξατομικευμένο μήνυμα σχετικά με την ακύρωση. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Ακύρωση σειράς».
Ολόκληρη η σειρά συσκέψεων θα ακυρωθεί και οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη θα ειδοποιηθούν για αυτήν την ενημέρωση.
Η ακύρωση μιας συνάντησης για να μην χάνετε τον χρόνο των άλλων συμμετεχόντων είναι εξίσου σημαντική με τον προγραμματισμό συναντήσεων. Ευτυχώς, το Microsoft Teams καθιστά πολύ εύκολη την ακύρωση οποιουδήποτε τύπου συνάντησης και επίσης ειδοποιεί τους συμμετέχοντες στη διαδικασία.