Στείλατε ένα email που δεν θα έπρεπε να έχετε; Δεν υπάρχει λόγος ανησυχίας. Το Microsoft Outlook θα αποθηκεύσει την απόκρυψή σας.
Έχετε στείλει ποτέ λάθος email σε κάποιον και νιώσατε ότι ο κόσμος θα τελείωνε; Ή ούτε καν ένα λάθος, απλά ένα ημιτελές και τώρα νομίζεις ότι θα φαίνεσαι εντελώς ανόητος μπροστά στους συναδέλφους σου; Οι χρήστες του Microsoft Outlook δεν χρειάζεται να ανησυχούν για αυτές τις αηδίες.
Το Microsoft Outlook διαθέτει μια δυνατότητα ανάκλησης ή αντικατάστασης του email σας και το άλλο άτομο δεν θα χρειαστεί ποτέ να μάθει για τυχόν ατυχία εκ μέρους σας. Φυσικά, υπάρχουν μερικές χορδές που συνδέονται.
Πότε μπορείτε να ανακαλέσετε ένα email
Η δυνατότητα ανάκλησης ή αντικατάστασης λειτουργεί μόνο όταν το άλλο άτομο δεν έχει ανοίξει και διαβάσει το email σας. Η προβολή του email στο παράθυρο ανάγνωσης δεν μετράει. Και μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε μόνο εάν τόσο εσείς όσο και ο παραλήπτης έχετε λογαριασμό email Microsoft 365 ή Microsoft Exchange στον ίδιο οργανισμό. Η Ανάκληση/Αντικατάσταση είναι μια δυνατότητα του Microsoft Exchange και δεν είναι διαθέσιμη για λογαριασμούς MAPI ή POP.
Σημείωση: Η δυνατότητα ανάκλησης δεν είναι διαθέσιμη εάν ο οργανισμός σας δεν την έχει ενεργοποιήσει.
Πώς να ανακαλέσετε ένα email
Ανοίξτε την εφαρμογή Outlook στην επιφάνεια εργασίας σας (δεν θα λειτουργεί με το Outlook online) και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Microsoft 365. Πριν ξεκινήσετε την αναζήτηση αυτού του κουμπιού Ανάκλησης, μπορείτε να μάθετε εάν ο λογαριασμός σας είναι κατάλληλος για χρήση αυτής της επιλογής, εάν δεν είστε σίγουροι.
Μεταβείτε στην επιλογή μενού "Αρχείο" και κάντε κλικ σε αυτήν.
Θα ανοίξουν τα στοιχεία λογαριασμού. Βεβαιωθείτε ότι ο τύπος λογαριασμού είναι "Microsoft Exchange" και όχι MAPI ή POP.
Εάν πρόκειται για λογαριασμό Microsoft Exchange και ο παραλήπτης είναι επίσης στο ίδιο σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είστε έτοιμοι. Κάντε κλικ στο κουμπί πίσω για να επιστρέψετε στο κύριο παράθυρο και να μεταβείτε στο φάκελο "Απεσταλμένα".
Ανοίξτε την αλληλογραφία που θέλετε να ανακαλέσετε. Κάντε διπλό κλικ για να το ανοίξετε. Ένα μόνο κλικ στο email, όπως κάνουμε συνήθως, θα το ανοίξει στο παράθυρο ανάγνωσης. Δεν μπορείτε να ανακαλέσετε το email από το παράθυρο ανάγνωσης. Η αλληλογραφία θα ανοίξει σε ξεχωριστό παράθυρο. Από την καρτέλα «Μήνυμα», επιλέξτε «Ενέργειες» και, στη συνέχεια, επιλέξτε «Ανάκληση αυτού του μηνύματος» από το αναπτυσσόμενο μενού.
Εάν δεν μπορείτε να βρείτε την επιλογή "Ενέργειες" στην καρτέλα "Μήνυμα", είτε μεγιστοποιήστε το παράθυρό σας σε πλήρη οθόνη καθώς ορισμένες επιλογές εξαφανίζονται σε ένα μερικό παράθυρο είτε μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχείο".
Από την καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε «Πληροφορίες» από το μενού πλοήγησης στα αριστερά.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Επανάληψη αποστολής ή ανάκληση» και επιλέξτε «Ανάκληση αυτού του μηνύματος» από το αναπτυσσόμενο μενού.
Μόλις κάνετε κλικ στην επιλογή Ανάκληση (από οποιαδήποτε καρτέλα), θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου και μπορείτε να επιλέξετε εάν θέλετε να ανακαλέσετε πλήρως την αλληλογραφία ή να την αντικαταστήσετε. Η ανάκληση της αλληλογραφίας θα τη διαγράψει από τα εισερχόμενα του παραλήπτη, ενώ η επιλογή αντικατάστασης θα διαγράψει την προηγούμενη αλληλογραφία και θα την αντικαταστήσει με τη νέα.
Ας εξετάσουμε τη διαφορά μεταξύ των δύο επιλογών. Για να ανακαλέσετε απλώς το email, επιλέξτε την επιλογή «Διαγραφή μη αναγνωσμένων αντιγράφων αυτού του μηνύματος».
Επιλέξτε την επιλογή "Πείτε μου εάν η ανάκληση είναι επιτυχής ή αποτυγχάνει για κάθε παραλήπτη" πριν ανακαλέσετε την αλληλογραφία. Με αυτόν τον τρόπο θα λαμβάνετε ένα μήνυμα που θα σας ενημερώνει εάν η ανάκληση ήταν επιτυχής. Επιλέξτε αυτήν την επιλογή είτε σκοπεύετε να ανακαλέσετε ή να αντικαταστήσετε το email για να μάθετε την κατάσταση της ανάκλησης.
Τώρα, κάντε κλικ στο OK. Αυτό είναι το μόνο που χρειάζεται να κάνετε και το μήνυμα θα ανακληθεί εάν ο παραλήπτης δεν το έχει διαβάσει.
Για να αντικαταστήσετε το email, επιλέξτε «Διαγραφή μη αναγνωσμένων αντιγράφων και αντικατάσταση με νέο μήνυμα» και κάντε κλικ στο OK.
Το Outlook θα ανοίξει το αρχικό email σας στο πλαίσιο σύνταξης. Μπορείτε να το επεξεργαστείτε ώστε να αντικατοπτρίζει αυτό που θέλετε να στείλετε τώρα και κάντε κλικ στο κουμπί «Αποστολή». Το νέο email θα αντικαταστήσει το προηγούμενο μήνυμα στα εισερχόμενα του παραλήπτη.
Θα λάβετε μια ειδοποίηση εάν η ανάκληση του μηνύματος είναι επιτυχής.
Τι συμβαίνει από την πλευρά του παραλήπτη;
Όταν η ανάκληση είναι επιτυχής: Εάν ο παραλήπτης δεν έχει διαβάσει το αρχικό μήνυμα όταν ανακαλείτε/αντικαθιστάτε το μήνυμα, το αρχικό μήνυμα διαγράφεται και αντικαθίσταται από το μήνυμα αντικατάστασης (σε περίπτωση που υπάρχει). Επίσης, ο παραλήπτης ενημερώνεται ότι έχετε ανακαλέσει ένα μήνυμα.
Όταν η ανάκληση αποτυγχάνει: Τόσο το πρωτότυπο όσο και το μήνυμα ανάκλησης είναι διαθέσιμα στο φάκελο του παραλήπτη. Σε περίπτωση που ο παραλήπτης ανοίξει το αρχικό μήνυμα ακριβώς τη στιγμή που επεξεργάζεται το αίτημα ανάκλησης, ο παραλήπτης θα ενημερωθεί ότι προσπαθείτε να ανακαλέσετε το μήνυμα. Αλλά το αρχικό μήνυμα εξακολουθεί να είναι διαθέσιμο στον φάκελό τους.
Είτε έχετε στείλει ένα email με λανθασμένα στοιχεία είτε όχι αρκετά, το Microsoft Outlook θα είναι ο σωτήρας σας. Θυμηθείτε το μήνυμα με μερικά κλικ και κανείς δεν θα είναι σοφότερος σχετικά με την σύγχυση σας. Αλλά θυμηθείτε, πρέπει να ενεργήσετε γρήγορα, καθώς μόλις ο παραλήπτης διαβάσει την αλληλογραφία σας, δεν θα έχει νόημα.