Έτσι, ο καθένας μπορεί να προγραμματίσει το ημερολόγιό του εκ των προτέρων
Οι συσκέψεις με ζουμ ήταν σωτήριες όταν εργάζεστε από το σπίτι. Ενώ η επιτόπια έναρξη των συσκέψεων Zoom είναι αρκετά χρήσιμη, η υπηρεσία σάς δίνει επίσης την επιλογή να προγραμματίσετε συσκέψεις εκ των προτέρων, ώστε να μπορείτε να οργανώσετε αποτελεσματικά το ημερολόγιο εργασίας σας.
Οι προγραμματισμένες συσκέψεις Zoom είναι επίσης μια ιδανική επιλογή για επαναλαμβανόμενες συσκέψεις ή διαδικτυακά μαθήματα που πραγματοποιούνται σε ένα δεδομένο πρόγραμμα. Ο προγραμματισμός των συναντήσεων δίνει επίσης στους συμμετέχοντες προειδοποίηση για τη συνάντηση.
Πώς να προγραμματίσετε μια συνάντηση ζουμ
Ανοίξτε το Zoom desktop client στον υπολογιστή σας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Προγραμματισμός» στην Αρχική οθόνη της εφαρμογής Zoom.
Θα ανοίξει το παράθυρο του προγραμματιστή όπου πρέπει να επιλέξετε όλες τις ρυθμίσεις σύσκεψης.
Δώστε στη σύσκεψη ένα όνομα στην ενότητα "Θέμα".
Στη συνέχεια, ορίστε την ημερομηνία και την ώρα για τη συνάντηση. Η «Ζώνη ώρας» επιλέγεται από προεπιλογή χρησιμοποιώντας τη ζώνη ώρας του υπολογιστή σας. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε μια διαφορετική ζώνη. Εάν η σύσκεψη είναι επαναλαμβανόμενη, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Επαναλαμβανόμενη".
Όταν επιλέγετε το "Επαναλαμβανόμενο πλαίσιο ελέγχου", τα πλαίσια ημερομηνίας και ώρας θα εξαφανιστούν και στη θέση του θα εμφανιστεί ένα μήνυμα που σας ζητά να ελέγξετε την επανάληψη ή να επαναλάβετε το χρονοδιάγραμμα χρησιμοποιώντας το ημερολόγιό σας.
Στη συνέχεια, επιλέξτε ένα αναγνωριστικό σύσκεψης. Μπορείτε είτε να επιλέξετε την επιλογή «Αυτόματη δημιουργία» ή να χρησιμοποιήσετε το «Προσωπικό αναγνωριστικό σύσκεψης» για μη επαναλαμβανόμενες συσκέψεις.
Σημείωση: Για επαναλαμβανόμενες συσκέψεις, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "Personal Meeting ID" όπως είναι δεσμευμένο, ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε ή να προγραμματίσετε μια συνάντηση ανά πάσα στιγμή.
Ο οικοδεσπότης μπορεί επίσης να ορίσει άλλα πράγματα, όπως έναν κωδικό πρόσβασης σύσκεψης, ρυθμίσεις ήχου και βίντεο, καθώς και με ποιο ημερολόγιο θα προγραμματίσει τη συνάντηση. Οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν ως επιλογές τους «Outlook», «Ημερολόγιο Google» ή «Άλλα ημερολόγια».
Κάντε κλικ στις «Σύνθετες επιλογές» για να αναπτύξετε περισσότερες επιλογές όπου μπορείτε να επιλέξετε να ενεργοποιήσετε μια αίθουσα αναμονής ή να εγγραφείτε πριν από τον οικοδεσπότη, να θέσετε σε σίγαση τους συμμετέχοντες κατά την είσοδο ή να καταγράψετε αυτόματα τη σύσκεψη στον τοπικό υπολογιστή. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για τη ρύθμιση που θέλετε να εφαρμόσετε.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Προγραμματισμός» για να προγραμματίσετε τη συνάντηση.
Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί «Προγραμματισμός», ανοίγει το ημερολόγιο που έχει επιλέξει ο χρήστης όπου προστίθεται το συμβάν. Εάν έχει επιλεγεί "Άλλα ημερολόγια", μπορείτε να αντιγράψετε τις πληροφορίες της σύσκεψης στο ημερολόγιό σας.
Πώς να προσκαλέσετε άλλους για μια προγραμματισμένη συνάντηση
Όταν προγραμματίζετε μια συνάντηση με το Zoom, μπορείτε να στείλετε προσκλήσεις για τη σύσκεψη σε άλλα άτομα, ώστε να μπορούν να προετοιμαστούν εκ των προτέρων και να ταιριάζουν με το πρόγραμμά τους.
Στο πρόγραμμα-πελάτη επιφάνειας εργασίας Zoom, κάντε κλικ στην καρτέλα «Συναντήσεις» από το επάνω μέρος της οθόνης.
Εκεί θα αναγράφονται οι προγραμματισμένες συναντήσεις. Επιλέξτε τη συνάντηση στην οποία θέλετε να προσκαλέσετε άλλους.
Οι πληροφορίες σχετικά με τη συνάντηση θα εμφανιστούν στη δεξιά πλευρά της οθόνης. Κάντε κλικ στο «Αντιγραφή πρόσκλησης» και οι πληροφορίες της σύσκεψης θα αντιγραφούν. Επικολλήστε αυτές τις πληροφορίες σε ένα mail ή οποιοδήποτε άλλο μέσο από το οποίο θέλετε να στείλετε την πρόσκληση.
Με το Zoom, δεν μπορείτε απλώς να έχετε συναντήσεις με μεγάλο αριθμό ατόμων, μπορείτε επίσης να προγραμματίσετε τις συσκέψεις για να οργανώσετε καλύτερα το ημερολόγιό σας και να είστε πάντα ενήμεροι για όλα τα συμβάντα. Το Zoom έχει επίσης την επιλογή να στέλνει προσκλήσεις για μια προγραμματισμένη σύσκεψη σε άλλα άτομα, ώστε να μπορούν και αυτοί να ενημερώνονται για τη σύσκεψη και να οργανώνουν καλύτερα τις εργάσιμες ημέρες τους.