Χρησιμοποιήστε τις ρυθμίσεις κατάστασης στο Microsoft Teams για να ενημερώσετε την ομάδα σας εάν είστε διαθέσιμοι
Το Microsoft Teams έχει γίνει μια από τις πιο δημοφιλείς εφαρμογές Workstream Collaboration. Και για τους οργανισμούς που το χρησιμοποιούν, είναι πλέον ο πρωταρχικός τρόπος επικοινωνίας μεταξύ των μελών της ομάδας που ξεπερνούν το email. Και δικαίως. Το Microsoft Teams διαθέτει πολλά εργαλεία για να κάνει την επικοινωνία και τη συνεργασία πιο αποτελεσματική και παραγωγική από τα παραδοσιακά μέσα.
Ακόμη και όταν εργάζεστε από το σπίτι και δεν βρίσκεστε στον ίδιο φυσικό χώρο, υπάρχουν πολλά εργαλεία για να αποφύγετε πιθανότητες κακής επικοινωνίας και να διατηρήσετε την παραγωγικότητα. Ένα τέτοιο εργαλείο που μπορεί να έχετε παραβλέπει αλλά θα πρέπει να αρχίσετε να προσέχετε είναι οι διάφορες ρυθμίσεις κατάστασης που είναι διαθέσιμες στο Microsoft Teams και όλοι οι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε.
Ποιες ρυθμίσεις κατάστασης είναι διαθέσιμες στο Microsoft Teams
Υπάρχουν δύο τύποι ρυθμίσεων κατάστασης στη διάθεσή σας στο Teams – Κατάσταση παρουσίας χρήστη και Προσαρμοσμένη κατάσταση.
Τι είναι η κατάσταση παρουσίας χρήστη
Η Κατάσταση παρουσίας χρήστη είναι το τμήμα του προφίλ σας στο Microsoft Teams (και επίσης σε ολόκληρο το Microsoft 365) που ενημερώνει άλλους χρήστες την κατάσταση διαθεσιμότητάς σας. Εμφανίζεται ως η μικρή κουκκίδα σε πράσινο/κόκκινο/κίτρινο/γκρι χρώμα δίπλα στην εικόνα του προφίλ σας.
Μια ματιά στην κατάσταση και τα άλλα μέλη της ομάδας σας θα καταλάβουν εάν είστε συνδεδεμένοι, σε μια συνάντηση, δεν πρέπει να σας ενοχλούν κ.λπ. Καταλαβαίνετε την ουσία. Αυστηρά μιλώντας, έχει σκοπό να ενημερώσετε τους άλλους για τη γενική κατάσταση της διαθεσιμότητάς σας.
Τι είναι μια προσαρμοσμένη κατάσταση
Εκτός από την κατάσταση παρουσίας χρήστη, υπάρχει επίσης μια προσαρμοσμένη κατάσταση στο Microsoft Teams που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ενημερώσετε τους άλλους για την ακριβή κατάσταση της διαθεσιμότητάς σας. Όπου η κατάσταση παρουσίας χρήστη μπορεί να πει μόνο σε κάποιον ότι λείπετε από το γραφείο, η προσαρμοσμένη κατάσταση μπορεί να δείξει τους ακριβείς λόγους πίσω από αυτήν την κατάσταση, όπως να πείτε σε κάποιον ότι λείπετε για μεσημεριανό γεύμα και θα επιστρέψετε σε μια ώρα.
Είναι ένα μικρό προσαρμοσμένο μήνυμα που μπορείτε να εμφανίσετε για ένα σύντομο χρονικό διάστημα. Οι άλλοι χρήστες μπορούν να το δουν όταν τοποθετούν το δείκτη του ποντικιού πάνω από την εικόνα του προφίλ σας. Και εμφανίζεται επίσης όταν κάποιος σας στέλνει ένα μήνυμα μέσω προσωπικής συνομιλίας ή σας αναφέρει @ αν το επιθυμείτε.
Χρήση των ρυθμίσεων κατάστασης στο Microsoft Teams
Η ρύθμιση της κατάστασής σας στο Microsoft Teams για την ένδειξη της διαθεσιμότητάς σας σε άλλους χρήστες είναι μάλλον εύκολη.
Ρύθμιση της κατάστασης παρουσίας σας
Ίσως έχετε παρατηρήσει ότι, παρόλο που δεν έχετε αλλάξει ποτέ ξανά τις ρυθμίσεις κατάστασής σας, υπάρχει αυτόματα μια αλλαγή στην κατάσταση Παρουσίας σας. Αυτό συμβαίνει επειδή το Microsoft Teams εμφανίζει αυτόματα την κατάστασή σας ανάλογα με διαφορετικές συνθήκες.
Θα διαπιστώσετε επίσης ότι ορισμένες επιλογές κατάστασης δεν είναι διαθέσιμες για να τις ορίσετε ως κατάστασή σας, ωστόσο μπορείτε να τις δείτε ως κατάσταση παρουσίας άλλων χρηστών. Όπως "Σε μια σύσκεψη", "Παρουσίαση", "Εστίαση" κ.λπ. Αυτές οι επιλογές δεν είναι απλώς "δεν είναι διαθέσιμες" για εσάς, δεν είναι διαθέσιμες για να τις ορίσει κανείς. Αυτές οι καταστάσεις έχουν διαμορφωθεί από εφαρμογές, δηλαδή, το Microsoft Teams αλλάζει αυτές τις καταστάσεις. Μπορεί να τα αλλάξει σε "Σε μια σύσκεψη" όταν βρίσκεστε, λοιπόν, σε μια σύσκεψη ή "Παρουσίαση" όταν μοιράζεστε την οθόνη στη σύσκεψη κ.λπ.
Αλλά οι επιλογές για εσάς είναι περιορισμένες. Για να ορίσετε μια κατάσταση παρουσίας που έχει διαμορφωθεί από τον χρήστη, κάντε κλικ στο κουμπί προφίλ στη γραμμή τίτλου της εφαρμογής Teams.
Θα εμφανιστεί ένα μενού περιβάλλοντος. Μεταβείτε στην επιλογή Κατάσταση (τρέχουσα κατάσταση) στο μενού.
Το υπομενού θα εμφανιστεί με τις ακόλουθες επιλογές κατάστασης: Διαθέσιμο, Απασχολημένο, Μην ενοχλείτε, Επιστροφή και Εμφάνιση μακριά. Κάντε κλικ στην κατάσταση που θέλετε να εμφανίσετε. Υπάρχει επίσης μια επιλογή "Επαναφορά κατάστασης" εάν θέλετε να επαναφέρετε την παρουσία στην κατάσταση που έχει διαμορφωθεί από την εφαρμογή.
Όταν ορίζετε μια κατάσταση μόνοι σας, αυτή παρακάμπτει την κατάσταση που έχει διαμορφωθεί από την εφαρμογή στις περισσότερες περιπτώσεις, καθώς η προτεραιότητά της είναι υψηλή. Για παράδειγμα, εάν ορίσετε την κατάσταση ως "Μην ενοχλείτε", οι ομάδες δεν θα την αλλάξουν σε "Σε σύσκεψη" ή "Σε κλήση", όπως θα έκανε κανονικά.
Ωστόσο, δεν είναι όλα τα αγάλματα που έχουν διαμορφωθεί από τον χρήστη. Ακόμα κι αν ορίσετε την κατάστασή σας σε "Διαθέσιμο", οι ομάδες θα την παρακάμψουν σε "Εκτός" αφού εντόπιζαν αδράνεια για περισσότερα από πέντε λεπτά τις περισσότερες φορές.
Επίσης, όταν ορίζετε μόνοι σας μια κατάσταση στο Microsoft Teams, όλες οι καταστάσεις έχουν μια προεπιλεγμένη περίοδο λήξης. Έτσι, ακόμα κι αν ξεχάσετε να αλλάξετε την κατάστασή σας, δεν θα παραμείνετε για πάντα στο Do Not Disturb ή στο Busy.
| Κατάσταση διαμόρφωσης χρήστη | Προεπιλεγμένη λήξη |
|---|---|
| Απασχολημένος | 1 μέρα |
| Μην ενοχλείτε | 1 μέρα |
| Οι υπολοιποι | 7 ημέρες |
Ρύθμιση προσαρμοσμένης κατάστασης
Για να ορίσετε ένα προσαρμοσμένο μήνυμα κατάστασης, κάντε κλικ στο κουμπί προφίλ και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο «Ορισμός μηνύματος κατάστασης» από το μενού.
Θα ανοίξει το πλαίσιο σύνταξης για το μήνυμα κατάστασης. Συνθέστε την κατάσταση που θέλετε να εμφανίσετε σε άλλους. το μέγιστο μήκος για την προσαρμοσμένη κατάσταση είναι 280 χαρακτήρες. Μπορείτε επίσης να @αναφέρετε κάποιον στην κατάστασή σας.
Αφού συντάξετε την κατάσταση, επιλέξτε την επιλογή «Εμφάνιση πότε μου στέλνουν μηνύματα» εάν θέλετε. Όταν αυτή η επιλογή είναι ενεργοποιημένη, κάθε φορά που κάποιος σας στέλνει ένα ιδιωτικό μήνυμα ή σας αναφέρει @ στο κανάλι, οι ομάδες θα εμφανίζουν την κατάστασή σας πάνω από το πλαίσιο σύνθεσής τους. Έτσι, δεν θα υπάρχει καμία πιθανότητα στην κόλαση να χάσουν την κατάστασή σας και να σας κατηγορήσουν αργότερα που δεν απαντήσατε.
Μπορείτε επίσης να ορίσετε την ημερομηνία λήξης για την κατάσταση με την ολοκλήρωση της οποίας, οι ομάδες θα διαγράψουν αυτόματα την κατάστασή σας. Από προεπιλογή, θα εμφανίσει το «Σήμερα» ως την επιλεγμένη επιλογή. Κάντε κλικ σε αυτό για να αναπτύξετε το αναπτυσσόμενο μενού. Στη συνέχεια, επιλέξτε μία από τις επιλογές από «Ποτέ», «1 ώρα», «4 ώρες», «Σήμερα», «Αυτή την εβδομάδα». Μπορείτε επίσης να επιλέξετε «Προσαρμοσμένο» για να καθορίσετε ημερομηνία και ώρα.
Τώρα, πατήστε «Τέλος» για να αποθηκεύσετε την κατάσταση.
Η προσαρμοσμένη κατάστασή σας θα οριστεί και θα είναι ορατή σε άλλους μαζί με την κατάσταση παρουσίας σας.
Υπόδειξη: Υπάρχει επίσης μια κατάσταση εκτός γραφείου που μπορείτε να ορίσετε στο Microsoft Teams, η οποία, αστεία ιστορία, δεν μπορεί στην πραγματικότητα να οριστεί από το Microsoft Teams. Διαβάστε πώς να ρυθμίσετε το Out of Office στο Microsoft Teams στη λεπτομερή ανάρτηση ιστολογίου μας εδώ.
Ακολουθήστε την κατάσταση άλλων χρηστών στο Microsoft Teams
Εκτός από το να ορίσετε τη δική σας κατάσταση για να ενημερώνετε τους άλλους, μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε την κατάσταση άλλων χρηστών στον οργανισμό σας. Όταν παρακολουθείτε την κατάσταση ενός ατόμου, θα λαμβάνετε μια ειδοποίηση κάθε φορά που εμφανίζονται Διαθέσιμο ή Εκτός σύνδεσης. Πρέπει να παραδεχτείτε ότι η λήψη ειδοποιήσεων είναι καλύτερη από το να πρέπει να παρακολουθείτε με εμμονή και να περιμένετε να εμφανιστούν στο διαδίκτυο όταν έχετε κάποια σημαντική επιχείρηση.
Κάντε κλικ στο κουμπί προφίλ στο Microsoft Teams και μεταβείτε στην επιλογή «Ρυθμίσεις» από το μενού.
Μεταβείτε στις «Ειδοποιήσεις» από το μενού πλοήγησης στα αριστερά.
Βρείτε την επιλογή «Άτομα» και κάντε κλικ στο κουμπί «Επεξεργασία» δίπλα της.
Τώρα, προσθέστε το άτομο ή τα άτομα του οποίου η κατάσταση θέλετε να ακολουθήσετε και λάβετε ειδοποίηση.
Μπορείτε να σταματήσετε αυτές τις ειδοποιήσεις ανά πάσα στιγμή κάνοντας κλικ στο κουμπί "Απενεργοποίηση" δίπλα στο όνομα του ατόμου.
Οι ρυθμίσεις κατάστασης στο Microsoft Teams είναι ένα ανεκτίμητο εργαλείο που έχετε στη διάθεσή σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει χώρος για κακή επικοινωνία. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε διάφορες ρυθμίσεις, όπως Μην ενοχλείτε, ή Εστιασμένη, κ.λπ. για να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να εστιάσετε στην εργασία που έχετε στη διάθεσή σας και ότι κανείς δεν μπορεί να σας ενοχλήσει. Εξακολουθείτε να λαμβάνετε μηνύματα από άτομα, απλώς όχι τις ειδοποιήσεις, ώστε να μπορείτε να παραμείνετε στη ζώνη σας.