Καταργήστε οριστικά ευαίσθητες πληροφορίες, ώστε να μην καταλήγουν σε λάθος χέρια.
Τα έγγραφα περιέχουν συχνά ευαίσθητες και ιδιωτικές πληροφορίες που δεν προορίζονται για τα μάτια όλων. Για να μπορέσετε να μοιραστείτε ένα τέτοιο έγγραφο, πρέπει να διαγράψετε αυτές τις πληροφορίες. Αν επρόκειτο για φυσικό έγγραφο, θα ήταν μάλλον εύκολο να διαγραφεί μόνιμα οποιαδήποτε ευαίσθητη πληροφορία – το μόνο που χρειάζεστε είναι ένας παχύς μόνιμος δείκτης.
Αλλά η σύνταξη σε ψηφιακά έγγραφα είναι λίγο περίπλοκη. Δεν μπορείτε απλώς να σχεδιάζετε μαύρα κουτιά μιμούμενοι έναν μόνιμο δείκτη πάνω από τις ευαίσθητες πληροφορίες στο Word ή άλλες παρόμοιες εφαρμογές. Αυτό δεν θα διορθώσει το πρόβλημα. Είτε το πιστεύετε είτε όχι, είναι εξαιρετικά εύκολο να αφαιρέσετε τα εν λόγω πλαίσια για να αποκαλύψετε το κείμενο από κάτω. Επίσης, δεν κάνει τίποτα για τα μεταδεδομένα.
Αυτό που χρειάζεστε είναι μια μόνιμη επιδιόρθωση και η δυνατότητα Redact στο Adobe Acrobat είναι η απάντηση στις ανάγκες σας.
Πώς να κάνετε Redact στο Adobe Acrobat
Πρώτα πράγματα πρώτα, για να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα redact στο Adobe Acrobat, χρειάζεστε μια συνδρομή Pro. Η δυνατότητα είναι διαθέσιμη στα Adobe Acrobat 2017, Adobe Acrobat 2020 και Adobe Acrobat DC, αλλά με συνδρομή Pro.
Ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να επεξεργαστείτε στο Adobe Acrobat. Εάν έχετε πολλές πληροφορίες που θέλετε να επεξεργαστείτε, μεταβείτε στο μενού «Εργαλεία».
Επιλέξτε «Redact» από τις επιλογές στο μενού Εργαλεία.
Μπορείτε επίσης να μεταβείτε στην «Επεξεργασία» από τη γραμμή μενού και να επιλέξετε «Επεξεργασία κειμένου και εικόνων» από το μενού.
Το σύνολο εργαλείων redact θα εμφανιστεί στο έγγραφό σας στη δευτερεύουσα γραμμή εργαλείων.
Τώρα, επιλέξτε το κείμενο ή τις εικόνες που θέλετε να επεξεργαστείτε. Θα εμφανίζονται με κόκκινα πλαίσια, που σημαίνει ότι έχουν επισημανθεί για επεξεργασία. Μπορείτε να επισημάνετε όλο το κείμενο που θέλετε να επεξεργαστείτε πριν εφαρμόσετε τις αλλαγές.
Εάν υπάρχουν διορθώσεις στο έγγραφο που εμφανίζονται στην ίδια θέση σε όλες ή πολλές σελίδες, όπως υδατογράφημα, κεφαλίδα/υποσέλιδο κ.λπ., δεν χρειάζεται να τις επισημάνετε ξεχωριστά. Αφού επισημάνετε ένα τέτοιο κείμενο, κάντε δεξί κλικ πάνω του και επιλέξτε «Επανάληψη επισήμανσης στις σελίδες» από το μενού.
Η οριστική αφαίρεση του κειμένου δεν θα ολοκληρωθεί μέχρι να εφαρμόσετε τη διόρθωση. Εάν έχετε επισημάνει κάποιο κείμενο κατά λάθος, μπορείτε να το διαγράψετε όσο είναι ακόμη επισημασμένο. Αλλά μόλις εφαρμόσετε τις αλλαγές και επεξεργαστείτε το κείμενο, δεν μπορείτε να το διαγράψετε.
Για να διαγράψετε μια σήμανση, κάντε δεξί κλικ πάνω της και επιλέξτε «Διαγραφή» από το μενού.
Αφού επισημάνετε όλο το κείμενο που θέλετε να επεξεργαστείτε, κάντε κλικ στο κουμπί «Εφαρμογή» στη δευτερεύουσα γραμμή εργαλείων.
Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου με την προειδοποίηση ότι πρόκειται να διαγράψετε οριστικά το κείμενο και μόλις αποθηκεύσετε το έγγραφο, δεν μπορείτε να το αναιρέσετε. Κάντε κλικ στο «OK» για να συνεχίσετε.
Θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου για την αποθήκευση του εγγράφου. Εάν θέλετε το έγγραφο να αντικαταστήσει το αρχικό έγγραφο, αποθηκεύστε το με το ίδιο όνομα στην ίδια θέση. Διαφορετικά, αλλάξτε το όνομα, την τοποθεσία ή και τα δύο.
Εάν θέλετε να επεξεργαστείτε μόνο μια μικρή ποσότητα κειμένου, ας πούμε μια γραμμή, μπορείτε επίσης να επιλέξετε το κείμενο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Διόρθωση» από το κυμαινόμενο μενού περιβάλλοντος.
Ή, επιλέξτε το κείμενο και κάντε δεξί κλικ πάνω του. Και, στη συνέχεια, επιλέξτε «Redact» από το δεξί κλικ στο μενού περιβάλλοντος που εμφανίζεται.
Τώρα, κάντε κλικ στο «Εφαρμογή» και αποθηκεύστε το έγγραφο.
Ρύθμιση της εμφάνισης των σημαδιών διόρθωσης
Από προεπιλογή, τα σημάδια διόρθωσης θα εμφανίζονται ως μαύρα πλαίσια χωρίς επικάλυψη κειμένου. Αλλά μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνιση των σημαδιών διόρθωσης. Μεταβείτε στο σύνολο εργαλείων redact στη δευτερεύουσα γραμμή εργαλείων και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο κουμπί «Διόρθωση κειμένου και εικόνων».
Το αναπτυσσόμενο μενού θα επεκταθεί. Κάντε κλικ στις «Ιδιότητες».
Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου «Ιδιότητες». Μείνετε στην καρτέλα Εμφάνιση. Για να αλλάξετε το χρώμα του σήματος διόρθωσης, κάντε κλικ στο τετράγωνο χρώματος δίπλα στην επιλογή «Χρώμα πλήρωσης της περιοχής αναδιατύπωσης» και επιλέξτε το χρώμα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
Για να έχετε επίσης κείμενο επικάλυψης στο σημάδι διόρθωσης, επιλέξτε το πλαίσιο για το ίδιο. Οι ρυθμίσεις για το κείμενο επικάλυψης που προηγουμένως ήταν γκρι θα γίνουν παραμετροποιήσιμες. Εισαγάγετε το κείμενο και επιλέξτε άλλα χαρακτηριστικά όπως χρώμα, γραμματοσειρά κ.λπ.
Τέλος, κάντε κλικ στο «OK» για να εφαρμόσετε τις αλλαγές.
Οποιεσδήποτε αλλαγές κάνετε στην εμφάνιση των σημαδιών διόρθωσης θα ισχύουν μόνο για νέες διορθώσεις. Δηλαδή, εάν το έγγραφο αποτελείται από διορθώσεις που έχετε ήδη επισημάνει ή εφαρμόσει, δεν θα επηρεαστούν. Έτσι, θα ισχύουν αλλαγές στο κείμενο που θα επισημάνετε ή θα διορθώσετε στο μέλλον.
Αναζήτηση και κατάργηση κειμένου
Μπορείτε επίσης να βρείτε το κείμενο από ένα ή πολλά αρχεία PDF με μία κίνηση και να το επεξεργαστείτε χρησιμοποιώντας το εργαλείο «Εύρεση κειμένου». Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο Redact Text and Images από το σύνολο εργαλείων Redact και επιλέξτε «Find Text & Redact» από το μενού.
Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Αναζήτηση. Εδώ, μπορείτε να καθορίσετε εάν θέλετε να κάνετε αναζήτηση μόνο στο τρέχον έγγραφο ή σε όλα τα PDF σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία.
Αφού καθορίσετε το PDF, επιλέξτε εάν θέλετε να αναζητήσετε μία λέξη ή φράση ή πολλές φράσεις. Για να αναζητήσετε μια μεμονωμένη λέξη/φράση, επιλέξτε την επιλογή και εισαγάγετε τη φράση στο πλαίσιο κειμένου.
Για να αναζητήσετε πολλές λέξεις, επιλέξτε την αντίστοιχη επιλογή και μετά κάντε κλικ στην επιλογή «Επιλογή λέξεων».
Εισαγάγετε μια λέξη ή φράση στο πλαίσιο κειμένου και κάντε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη». Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ένα αρχείο κειμένου με λίστα λέξεων για αναζήτηση.
Τέλος, επιλέξτε την επιλογή "Μοτίβα" για να βρείτε πληροφορίες όπως αριθμούς πιστωτικών καρτών, αριθμούς τηλεφώνου, διευθύνσεις email, ημερομηνίες, αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης κ.λπ. Επιλέξτε ένα από τα διαθέσιμα μοτίβα από το αναπτυσσόμενο μενού. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τις τοπικές ρυθμίσεις για τα μοτίβα σε μία από τις διαθέσιμες χώρες.
Απολύμανση εγγράφου
Κάθε φορά που πηγαίνετε να εφαρμόσετε τυχόν διορθώσεις, θα βρείτε αυτόματα επιλεγμένη μια επιλογή εναλλαγής "Απολύανση και αφαίρεση κρυφών πληροφοριών". Τι ακριβώς σημαίνει;
Ένα έγγραφο περιέχει πολλές κρυφές πληροφορίες, όπως μεταδεδομένα, κρυφό κείμενο ή επίπεδα, επικαλυπτόμενο κείμενο, συνημμένα, σελιδοδείκτες, σχόλια κ.λπ., που δεν θέλετε να βλέπουν οι άλλοι όταν δημοσιεύετε ή κοινοποιείτε το έγγραφο.
Η παραπάνω επιλογή για την απολύμανση του εγγράφου διαγράφει οριστικά όλες τις κρυφές πληροφορίες που σχετίζονται με το έγγραφο.
Μπορείτε επίσης να καθορίσετε και να επιλέξετε ποιες κρυφές πληροφορίες θέλετε να αφαιρέσετε και τι να διατηρήσετε. Για να το κάνετε αυτό, πρώτα απ 'όλα, ενώ εφαρμόζετε διορθώσεις, απενεργοποιήστε την εναλλαγή για "Απολαύστε και αφαιρέστε τις κρυφές πληροφορίες".
Τώρα, μεταβείτε στην επιλογή "Sanitize Document" στη γραμμή εργαλείων redact.
Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου. Κάντε κλικ στην επιλογή «Κάντε κλικ εδώ» δίπλα στη δήλωση «Για επιλεκτική κατάργηση κρυφών πληροφοριών».
Ο πίνακας «Κατάργηση κρυφών πληροφοριών» θα ανοίξει και θα εμφανίσει όλες τις κρυφές πληροφορίες που βρίσκονται στο έγγραφο αφού το εξετάσει διεξοδικά. Από προεπιλογή, θα επιλεγούν όλες οι κρυφές πληροφορίες. Κάντε κλικ στα πλαίσια ελέγχου δίπλα τους για να τα αποεπιλέξετε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Κατάργηση» για να αφαιρέσετε τα στοιχεία που είναι ακόμα επιλεγμένα.
Η κοινή χρήση ευαίσθητων πληροφοριών με άτομα που δεν πρέπει να τις δουν μπορεί να σας φέρει σε τεράστιο πρόβλημα. Τώρα, προτού δημοσιεύσετε ή κοινοποιήσετε οποιοδήποτε έγγραφο, μπορείτε να διορθώσετε σωστά ευαίσθητες πληροφορίες και να απολυμάνετε το έγγραφο για να αποφύγετε τυχόν ατυχίες χρησιμοποιώντας το Adobe Acrobat.