Η λαβή συμπλήρωσης αντιγράφει τις ίδιες τιμές, τύπους ή συμπληρώνει μια σειρά από ημερομηνίες, κείμενα, αριθμούς και άλλα δεδομένα σε έναν επιθυμητό αριθμό κελιών.
Το Fill Handle είναι μια ισχυρή δυνατότητα αυτόματης συμπλήρωσης στο Excel, η οποία είναι ένα μικροσκοπικό πράσινο τετράγωνο που βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του ενεργού κελιού (ή της επιλεγμένης περιοχής κελιών). Χρησιμοποιείται για γρήγορη αντιγραφή των ίδιων τιμών σε μια στήλη (ή δεξιά σε μια σειρά) ή για τη συμπλήρωση μιας σειράς, όπως αριθμούς, ημερομηνίες, κείμενα, τύπους ή μια κοινή ακολουθία σε έναν επιθυμητό αριθμό κελιών.
Όταν τοποθετείτε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από τη λαβή πλήρωσης με το δείκτη του ποντικιού, ο δρομέας του ποντικιού αλλάζει από λευκό σταυρό σε μαύρο σύμβολο συν. Κάντε κλικ παρατεταμένα στη λαβή και, στη συνέχεια, μπορείτε να σύρετε προς τα πάνω, προς τα κάτω, πάνω από άλλα κελιά. Όταν αφήσετε το κουμπί του ποντικιού σας, γεμίζει αυτόματα το περιεχόμενο στα κελιά που σύρατε.
Η λαβή πλήρωσης μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο και να αποτρέψει τους ανθρώπους (όπως τυπογραφικά λάθη). Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξουμε πώς να αντιγράψετε δεδομένα και τύπους ή να συμπληρώσετε σειρές ημερομηνιών, κειμένων, αριθμών και άλλων δεδομένων χρησιμοποιώντας τη λαβή συμπλήρωσης.
Χρήση Αυτόματης Συμπλήρωσης στο Excel
Η λαβή πλήρωσης είναι ένας από τους λίγους τρόπους πρόσβασης στη δυνατότητα αυτόματης συμπλήρωσης στο Excel. Είναι σαν μια άλλη έκδοση αντιγραφής και επικόλλησης, αλλά είναι πολύ περισσότερο από αυτό. Υπάρχουν μερικοί άλλοι τρόποι για να χρησιμοποιήσετε την εντολή αυτόματης συμπλήρωσης εκτός από τη λαβή συμπλήρωσης:
- Χρήση συντομεύσεων πληκτρολογίου – Πρώτα επιλέξτε μια περιοχή κελιών, ξεκινώντας από το κελί που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να αντιγραφούν στα άλλα κελιά. Στη συνέχεια πατήστε
Ctrl + Dγια να αντιγράψετε ή να πατήσετεCtrl + Rνα γεμίσει σωστά. - Χρήση του κουμπιού γεμίσματος – Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στην εντολή συμπλήρωσης κάνοντας κλικ στο κουμπί «Γέμισμα» στην ομάδα Επεξεργασία της καρτέλας «Αρχική». Εκεί, θα βρείτε επιλογές για συμπλήρωση Down, Right, Up, Left, Across Worksheets, Series, Justify και Flash Fill.
- Κάνοντας διπλό κλικ στη λαβή Γέμισμα – Ένας ακόμη τρόπος αυτόματης συμπλήρωσης μιας στήλης κάνοντας διπλό κλικ στη λαβή πλήρωσης της επιλεγμένης περιοχής. Εάν το κελί δίπλα στο επιλεγμένο κελί/κελιά έχει δεδομένα, κάντε διπλό κλικ στη λαβή πλήρωσης για να γεμίσετε γρήγορα τη στήλη μέχρι να υπάρχουν δεδομένα στη διπλανή στήλη. Εάν το σύνολο δεδομένων σας έχει κενά κελιά, θα γεμίσει μόνο μέχρι να συναντήσει ένα κενό κελί στη διπλανή στήλη.
Διπλότυπα δεδομένα με χρήση της λαβής πλήρωσης
Μία από τις βασικές χρήσεις της λαβής πλήρωσης είναι η αντιγραφή/αντιγραφή περιεχομένου των κελιών σε πολλαπλά κελιά. Μπορείτε εύκολα να αντιγράψετε απλό κείμενο, αριθμούς, τύπους ή άλλα δεδομένα χρησιμοποιώντας τη λαβή πλήρωσης.
Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επιλέξετε τα κελιά που θέλετε να αντιγράψετε και να σύρετε την επιλογή με τη λαβή πλήρωσης (στην κάτω δεξιά γωνία του επιλεγμένου κελιού) προς όποια κατεύθυνση θέλετε. Θα γεμίσει γρήγορα δεδομένα από το επιλεγμένο κελί σε σύρσιμο πάνω από κελιά.
Ή μπορείτε απλώς να κάνετε διπλό κλικ στη λαβή πλήρωσης που βρίσκεται στο κελί C2, θα γεμίσει τη στήλη μέχρι το C9 επειδή υπάρχουν δεδομένα μέχρι το B9 στη διπλανή στήλη.
Επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης
Αυτό που κάνει μια λαβή γεμίσματος όταν σύρετε το ποντίκι είναι ότι αναγνωρίζει μοτίβα στα δεδομένα και γεμίζει τη λίστα, ενώ σας παρέχει ορισμένες πρόσθετες επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
Μόλις ολοκληρώσετε τη μεταφορά της λαβής πλήρωσης με το ποντίκι (ή διπλό κλικ) και συμπληρώσετε τη λίστα, εμφανίζεται το εικονίδιο «Επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης» στην κάτω δεξιά γωνία της λίστας.
Όταν κάνετε κλικ σε αυτό το εικονίδιο, θα σας δώσει τις ακόλουθες διαφορετικές επιλογές (ανάλογα με τα δεδομένα):
- Αντιγραφή κελιών – Αυτό θα αντιγράψει το πρώτο κελί στα επιλεγμένα κελιά
- Σειρά γεμίσματος - Αυτή η επιλογή θα γεμίσει τα επιλεγμένα κελιά με μια ακολουθία/σειρά τιμών (συνήθως αυξάνοντας την τιμή κατά 1), ξεκινώντας από την αρχική τιμή κελιού.
- Μόνο μορφοποίηση συμπλήρωσης – Αυτό γεμίζει την επιλεγμένη περιοχή με τη μορφοποίηση του αρχικού κελιού, αλλά όχι τις τιμές.
- Συμπλήρωση χωρίς μορφοποίηση – Αυτό γεμίζει την επιλεγμένη περιοχή με τιμές του αρχικού κελιού, αλλά όχι τη μορφοποίηση.
- Γέμισμα φλας – Αυτή η επιλογή βρίσκει τα μοτίβα από δεδομένα και συμπληρώνει τη λίστα σύμφωνα με αυτήν. Για παράδειγμα, αν χρησιμοποιήσουμε την επιλογή Flash fill στο παρακάτω παράδειγμα, αναγνωρίζει το 2000 ως 20% και υποθέτει το 3000 ως 30%, το 6500 ως 65% και ούτω καθεξής, και συμπληρώνει τη λίστα.
Αυτόματη συμπλήρωση τιμών κειμένου χρησιμοποιώντας τη λαβή συμπλήρωσης
Η λαβή πλήρωσης του Excel μπορεί να συμπληρώσει αυτόματα μια λίστα με τιμές κειμένου αντιγράφοντας τις τιμές από τα αρχικά κελιά. Αλλά μπορεί επίσης να αναγνωρίσει τις τιμές κειμένου ως μέρος σειρών όπως ονόματα μηνών, ονόματα ημερών και άλλα κείμενα. Θα μπορούσε να είναι συντομευμένα ή πλήρη ονόματα μηνών ή καθημερινών κ.λπ.
Αρχικά, πρέπει να πληκτρολογήσετε συντομευμένα ή πλήρη ονόματα των μηνών ή των εργάσιμων ημερών στο πρώτο και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τη λαβή πλήρωσης για να γεμίσετε άλλα κελιά όπως φαίνεται παρακάτω.
Εργάσιμες:
Ονόματα μηνών:
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λαβή συμπλήρωσης για αυτόματη συμπλήρωση άλλου κειμένου που περιέχει αριθμούς. Πληκτρολογήστε το πρώτο κείμενο στο πρώτο κελί και χρησιμοποιήστε την αυτόματη συμπλήρωση λαβής πλήρωσης όλων των άλλων κελιών.
Αυτόματη συμπλήρωση αριθμών χρησιμοποιώντας τη λαβή συμπλήρωσης
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το fill to handle για να δημιουργήσετε μια ακολουθία αριθμών. Θα μπορούσε να είναι οποιοδήποτε είδος αριθμού, όπως περιττοί, άρτιοι αριθμοί ή προσαύξηση αριθμών κατά 1 κ.λπ.
Επιλέξτε τουλάχιστον 2 αριθμούς για να δημιουργήσετε ένα μοτίβο για τα δύο πρώτα κελιά και σύρετε τη λαβή πλήρωσης σε όσα κελιά θέλετε. Εάν επιλέξετε μόνο ένα κελί με αριθμό και σύρετε προς τα κάτω, το Excel δημιουργεί απλώς ένα αντίγραφο του ίδιου αριθμού σε άλλα κελιά, επειδή δεν υπάρχει μοτίβο σε έναν αριθμό.
Για παράδειγμα, εισαγάγετε την τιμή «2» στο κελί B1 και την τιμή «4» στο κελί B2. Τώρα επιλέξτε B1 και B2 και χρησιμοποιήστε τη λαβή Αυτόματης Συμπλήρωσης για να σύρετε προς τα κάτω, το Excel θα δημιουργήσει μια ακολουθία ζυγών αριθμών.
Όταν κάνετε κλικ στο εικονίδιο "Επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης", ορισμένες επιλογές γίνονται διαθέσιμες όπως εξηγήσαμε προηγουμένως:
Αλλά αντί να χρησιμοποιείτε το αριστερό κουμπί του ποντικιού για μεταφορά, χρησιμοποιήστε το δεξί κουμπί του ποντικιού και όταν αφήσετε το κουμπί με το δεξί κλικ, θα εμφανιστούν αυτόματα περισσότερες επιλογές όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.
Έχουμε ήδη εξηγήσει σε τι χρησιμεύουν οι πρώτες τέσσερις και οι επιλογές πλήρωσης φλας, τώρα ας δούμε τι μας προσφέρουν οι υπόλοιπες από αυτές τις επιλογές:
- Επιλογή γραμμικής τάσης – Το Excel δημιουργεί μια γραμμική σειρά τιμών που μπορούν να γραφτούν σε ευθεία γραμμή.
- Επιλογή Growth Trend – Το Excel εφαρμόζει τις αρχικές τιμές στον αλγόριθμο της εκθετικής καμπύλης για να δημιουργήσει μια σειρά ανάπτυξης.
- Επιλογή σειράς – Αυτή η επιλογή ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Σειρά με πιο σύνθετες επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
Αντιγραφή τύπων με χρήση της λαβής πλήρωσης
Η αντιγραφή ενός τύπου μοιάζει πολύ με την αντιγραφή αριθμών σε μια στήλη ή την αυτόματη συμπλήρωση μιας σειράς τιμών.
Επιλέξτε ένα κελί που περιέχει έναν τύπο και σύρετε τη λαβή πλήρωσης πάνω από άλλα κελιά για να αντιγράψετε τον τύπο σε αυτά τα κελιά. Όταν αντιγράφετε τον τύπο σε άλλο κελί, οι αναφορές κελιών του τύπου θα προσαρμοστούν αυτόματα σύμφωνα με την αντίστοιχη διεύθυνση κελιού.
Για παράδειγμα, εισαγάγετε τον τύπο στο κελί B1 και χρησιμοποιήστε τη λαβή πλήρωσης για να αντιγράψετε τον τύπο μέχρι το κελί B10.
Ο τύπος προσαρμόζεται αυτόματα ανάλογα με τα διπλανά κελιά.
Και θα σας δώσει αποτέλεσμα για κάθε σειρά.
Ημερομηνίες αυτόματης συμπλήρωσης χρησιμοποιώντας τη λαβή συμπλήρωσης
Για αυτόματη συμπλήρωση ημερομηνιών σε μια περιοχή κελιών, εισαγάγετε τις ημερομηνίες στο πρώτο κελί σε οποιαδήποτε μορφή ημερομηνίας που είναι αναγνωρίσιμη από το Excel.
Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τη λαβή πλήρωσης για να τη σύρετε προς τα κάτω μέχρι το κελί όπου θέλετε να τελειώσει η ημερομηνία.
Ωστόσο, για ημερομηνίες, υπάρχουν πρόσθετες επιλογές Αυτόματης Συμπλήρωσης που γίνονται διαθέσιμες όταν κάνετε κλικ στο εικονίδιο "Επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης" στο τέλος του εύρους αυτόματης συμπλήρωσης.
Εδώ, έχουμε τέσσερις νέες σύνθετες επιλογές για ημερομηνίες εκτός από τις πέντε επιλογές που έχουμε δει στο παρελθόν:
- Συμπληρώστε μέρες – Αυτό γεμίζει τη λίστα με ημέρες αυξάνοντας κατά 1.
- Συμπληρώστε τις καθημερινές – Αυτό γεμίζει τις λίστες με καθημερινές μόνο, εξαιρώντας τα Σάββατα ή τις Κυριακές.
- Συμπληρώστε Μήνες – Αυτή η επιλογή γεμίζει τη λίστα με αυξανόμενους μήνες, ενώ η ημέρα παραμένει ίδια σε όλα τα κελιά.
- Γεμίστε Χρόνια – Αυτή η επιλογή γεμίζει τη λίστα με έτη που αυξάνονται κατά 1 ενώ η ημέρα και ο μήνας παραμένουν οι ίδιες.
Δημιουργία προσαρμοσμένης λίστας για αυτόματη συμπλήρωση δεδομένων
Μερικές φορές δεν θέλετε να οργανώσετε μια λίστα με τυπικό τρόπο. Σε τέτοιες περιπτώσεις, το Excel σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε τις δικές σας λίστες τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να οργανώσετε δεδομένα. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την προσαρμοσμένη λίστα για τη συμπλήρωση κελιών χρησιμοποιώντας λαβές πλήρωσης.
Για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες λίστες, μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχείο" και επιλέξτε "Επιλογές".
Επιλέξτε «Για προχωρημένους» στον αριστερό πίνακα και κάντε κύλιση προς τα κάτω μέχρι να δείτε το κουμπί «Επεξεργασία προσαρμοσμένων λιστών..» κάτω από την ενότητα «Γενικά» στο δεξιό παράθυρο. Στη συνέχεια, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Προσαρμοσμένη λίστα.
Εισαγάγετε τη νέα σας λίστα στο παράθυρο «Εισαγωγές λίστας» και κάντε κλικ στην «Προσθήκη» και η λίστα σας θα εμφανιστεί στην περιοχή «Προσαρμοσμένες λίστες», όπως φαίνεται παρακάτω. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «OK» ξανά και ξανά για να κλείσετε και τα δύο παράθυρα διαλόγου.
Τώρα επιλέξτε το κελί όπου θέλετε τη λίστα σας και πληκτρολογήστε το πρώτο στοιχείο της προσαρμοσμένης λίστας σας.
Στη συνέχεια, σύρετε τη λαβή πλήρωσης στα κελιά αυτόματης συμπλήρωσης με τις τιμές από την προσαρμοσμένη λίστα σας.
Ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε την επιλογή αυτόματης συμπλήρωσης στο Excel
Η δυνατότητα αυτόματης συμπλήρωσης στο Excel είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή, εάν η λαβή πλήρωσης δεν λειτουργεί, μπορείτε να την ενεργοποιήσετε στις επιλογές του Excel:
Αρχικά, μεταβείτε στην καρτέλα «Αρχείο» και επιλέξτε «Επιλογές».
Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel, επιλέξτε "Για προχωρημένους" και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Ενεργοποίηση λαβής πλήρωσης και μεταφοράς και απόθεσης κελιού" στην ενότητα "Επιλογές επεξεργασίας". Αυτό θα ενεργοποιήσει τη λαβή πλήρωσης στο Excel σας.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «OK» για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.
Αυτό είναι.