Αυτός ο οδηγός θα σας δείξει πώς να κάνετε αλφαβητισμό στο Excel χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα Ταξινόμησης και Φίλτρου και τύπους για να τακτοποιήσετε και να μορφοποιήσετε τα δεδομένα με τη σειρά.
Το Microsoft Excel είναι ένα αποτελεσματικό λογισμικό για την οργάνωση σημαντικών δεδομένων, όπως οικονομικά, δεδομένα πωλήσεων, πληροφορίες πελατών κ.λπ. Η αλφαβητοποίηση των δεδομένων στα φύλλα εργασίας είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για γρήγορη οργάνωση, πρόσβαση και αναφορά σε αυτά τα δεδομένα. Η αλφαβητοποίηση μιας περιοχής κελιών σημαίνει την αλφαβητική ταξινόμηση μιας περιοχής στο excel. Τα δεδομένα μπορούν να ταξινομηθούν με δύο τρόπους, είτε με αύξουσα είτε με φθίνουσα σειρά.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων με πληροφορίες παραγγελιών πελάτη και θέλετε να βρείτε το ιστορικό παραγγελιών ενός συγκεκριμένου πελάτη. Το να χτενίσεις ολόκληρη τη λίστα θα γίνει αρκετά αγγαρεία. Αντί να χάνετε χρόνο κάνοντας κύλιση, μπορείτε να αλφαβητίσετε τις στήλες σας για να βρείτε γρήγορα τα δεδομένα σας.
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αλφαβητίσετε δεδομένα στο Excel, ανάλογα με τον τύπο του συνόλου δεδομένων που εργάζεστε. Το Excel σάς επιτρέπει να ταξινομήσετε μια στήλη ή μια γραμμή ή επιλεγμένο εύρος ή ένα ολόκληρο φύλλο εργασίας, καθώς και επιλογές για ομαδοποίηση πολλών στηλών ή σειρών ενώ τις ταξινομείτε. Ας μάθουμε πώς να αλφαβητοποιούμε δεδομένα σε υπολογιστικά φύλλα του Excel κατά γραμμές ή στήλες.
Γιατί αλφαβητισμός δεδομένων στο Excel
Η αλφαβητοποίηση των δεδομένων θα έχει πολλά πλεονεκτήματα:
- Κάνει τα δεδομένα πιο λογικά και διευκολύνει την ανάγνωση.
- Διευκολύνει έναν χρήστη να αναζητήσει μια συγκεκριμένη τιμή ή όνομα πελάτη σε ένα φύλλο δεδομένων του Excel.
- Βοηθά τον χρήστη να αναγνωρίζει οπτικά διπλές εγγραφές, ώστε να μπορούμε να αποτρέψουμε σφάλματα εισαγωγής δεδομένων.
- Επιτρέπει στους χρήστες να ομαδοποιούν εύκολα τις στήλες ή τις λίστες μαζί, ώστε οι χρήστες να μπορούν να τις βλέπουν δίπλα-δίπλα.
Η αλφαβητική ταξινόμηση (ταξινόμηση αλφαβητικά) είναι ένας εύκολος, συνηθισμένος τρόπος για γρήγορη ταξινόμηση των πληροφοριών σας. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων. Συνολικά, υπάρχουν 4 τρόποι αλφαβητοποίησης δεδομένων στο Excel: κουμπί A-Z ή Z-A, δυνατότητα ταξινόμησης, λειτουργία φίλτρου και τύποι.
Αλφαβητοποίηση στήλης στο Excel
Ο πιο γρήγορος τρόπος για αλφαβητική ταξινόμηση στο Excel είναι χρησιμοποιώντας την ενσωματωμένη δυνατότητα Ταξινόμησης.
Αρχικά, ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο που περιέχει το σύνολο δεδομένων. Επιλέξτε τα κελιά ή τη στήλη που θέλετε να ταξινομήσετε και φροντίστε να μην επιλέξετε κανένα κενό κελί. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα «Δεδομένα» και κάντε κλικ στο «A-Z» για αύξουσα ταξινόμηση ή στο «Z-A» για φθίνουσα ταξινόμηση στην ομάδα Ταξινόμηση και φίλτρο.
Εάν υπάρχουν κενά κελιά στο μεταξύ, το Excel υποθέτει ότι όλα τα δεδομένα έχουν ταξινομηθεί και σταματά πάνω από το μαύρο κελί. Εάν θέλετε να ταξινομήσετε ολόκληρη τη στήλη, απλώς επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στη στήλη και χρησιμοποιήστε την παραπάνω επιλογή.
Μπορείτε επίσης να έχετε πρόσβαση στις ίδιες επιλογές στο εργαλείο «Ταξινόμηση και φίλτρο» στην ενότητα Επεξεργασία της καρτέλας «Αρχική».
Μόλις κάνετε κλικ στο κουμπί, το excel αλφαβητίστε αμέσως τη λίστα σας.
Πώς να ταξινομήσετε και να διατηρήσετε τις γραμμές μαζί στο Excel
Μπορείτε εύκολα να ταξινομήσετε μια στήλη εάν έχετε μόνο μία στήλη στο φύλλο εργασίας σας, αλλά γίνεται λίγο περίπλοκο όταν το φύλλο εργασίας σας περιέχει πολλές στήλες δίπλα στη στήλη που θέλετε να ταξινομήσετε. Επίσης, μερικές φορές, εργαζόμαστε σε υπολογιστικά φύλλα όπου πρέπει να διατηρήσουμε ανέπαφες τις αντίστοιχες σειρές μετά την ταξινόμηση της στήλης.
Για παράδειγμα, εάν έχουμε ένα υπολογιστικό φύλλο της λίστας βαθμολογιών των μαθητών. Όταν ταξινομούμε τη στήλη των ονομάτων των μαθητών με αλφαβητική σειρά, θέλουμε επίσης τα σημάδια που εισάγονται στις σειρές δίπλα τους να κινούνται ανάλογα.
Σε τέτοιες περιπτώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί "A-Z" ή "Z-A" για να ταξινομήσετε μία από τις στήλες με αλφαβητική σειρά και θα τακτοποιήσει αυτόματα τα δεδομένα σε άλλες στήλες, διατηρώντας τις σειρές μαζί. Ας δούμε πώς λειτουργεί με ένα άλλο παράδειγμα.
Αρχικά, επιλέξτε την πρώτη στήλη σύμφωνα με την οποία θέλετε να ταξινομήσετε άλλες στήλες. Στη συνέχεια, επιλέξτε "A-Z" ή "Z-A" στην καρτέλα Δεδομένα ή στην καρτέλα Αρχική σελίδα για να ταξινομήσετε τα δεδομένα σε μία στήλη και το Excel θα αναδιατάξει αυτόματα τις άλλες στήλες ανάλογα.
Μόλις κάνετε κλικ στο κουμπί ταξινόμησης, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου Προειδοποίηση ταξινόμησης. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής για «Ανάπτυξη της επιλογής» και κάντε κλικ στο κουμπί «Ταξινόμηση».
Αυτό θα διατηρήσει τις σειρές μαζί κατά την ταξινόμηση των στηλών, χωρίς να ταιριάζουν τυχόν δεδομένα (όπως φαίνεται παρακάτω).
Εάν επιλέξετε «Συνέχεια με την τρέχουσα επιλογή», το Excel θα ταξινομήσει μόνο την επιλεγμένη στήλη.
Πώς να ταξινομήσετε αλφαβητικά κατά πολλές στήλες
Εάν θέλετε να ταξινομήσετε αλφαβητικά ένα σύνολο δεδομένων κατά περισσότερες από μία στήλες, μπορείτε να το κάνετε με τη δυνατότητα Ταξινόμησης του Excel.
Για παράδειγμα, θέλουμε να τακτοποιήσουμε τον παρακάτω πίνακα αλφαβητικά πρώτα κατά Χώρα και μετά κατά Όνομα:
Πρώτα, επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα που θέλετε να ταξινομήσετε αλφαβητίζοντας, μετά μεταβείτε στην καρτέλα «Δεδομένα» και στην ομάδα Ταξινόμηση και φίλτρο, κάντε κλικ στο «Ταξινόμηση».
Ή κάντε κλικ στο εικονίδιο «Ταξινόμηση & Φίλτρο» στην ενότητα Επεξεργασία της καρτέλας «Αρχική σελίδα» και επιλέξτε «Προσαρμοσμένη ταξινόμηση» για να αποκτήσετε πρόσβαση στην ίδια δυνατότητα.
Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση και θα εμφανιστεί η πρώτη στήλη (παράμετρος) στην οποία θα γίνει η ταξινόμηση του πίνακα. Στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο «Ταξινόμηση κατά», επιλέξτε την κύρια στήλη με την οποία θέλετε να αλφαβητίσετε πρώτα τα δεδομένα, «Χώρα» στην περίπτωσή μας και στο αναπτυσσόμενο μενού «Σειρά» επιλέξτε «Α έως Ω» ή «Ω προς Α» .
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη επιπέδου» για να προσθέσετε το δεύτερο επίπεδο ταξινόμησης. Επιλέξτε τη δεύτερη στήλη (στην περίπτωσή μας Όνομα) με την οποία θέλετε να αλφαβητίσετε τα δεδομένα στο πλαίσιο «Ταξινόμηση κατά» και επιλέξτε «Α έως Ω» ή «Ζ έως Α». Εάν ο πίνακάς σας έχει κεφαλίδες στο επάνω μέρος, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου «Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες», ώστε να μπορεί να παραλείψει τις κεφαλίδες ενώ τις ταξινομεί. Προσθέστε περισσότερα επίπεδα ταξινόμησης εάν χρειάζεται και κάντε κλικ στο «OK».
Ο πίνακας είναι ταξινομημένος αλφαβητικά: πρώτα ανά χώρα και μετά κατά Όνομα όπως φαίνεται παρακάτω.
Πώς να ταξινομήσετε τις γραμμές αλφαβητικά στο Excel
Μερικές φορές μπορεί να θέλετε να αλφαβητίσετε σειρές στο Excel, αντί για στήλες. Αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα Ταξινόμησης του Excel. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα υπολογιστικό φύλλο όπου η στήλη B έως T της πρώτης σειράς περιέχει τα ονόματα πόλεων όπου ο αριθμός των διαθέσιμων καταστημάτων σε διαφορετικούς τύπους λιανικής και η στήλη Α περιέχει τον τύπο πωλητή λιανικής. Τα κελιά χρησιμοποιούνται για να παρακολουθούν πόσα καταστήματα σε κάθε πόλη σε διαφορετικές κατηγορίες λιανοπωλητών.
Πρώτα, επιλέξτε όλες τις σειρές που θέλετε να αλφαβητίσετε. Εάν δεν θέλετε να μετακινήσετε ετικέτες σειρών, αφήστε τις εκτός επιλογής σας. Τώρα, μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" και κάντε κλικ στην επιλογή "Ταξινόμηση" στην ομάδα Ταξινόμηση και φίλτρο.
Στο πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση, κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογές".
Θα εμφανιστεί ένα άλλο μικρό παράθυρο διαλόγου, δίνοντάς σας την επιλογή να επιλέξετε «Ταξινόμηση από αριστερά προς τα δεξιά» ή «Ταξινόμηση από πάνω προς τα κάτω». Επιλέξτε την επιλογή «Ταξινόμηση από αριστερά προς τα δεξιά» για αλφαβητοποίηση κατά σειρά και κάντε κλικ στο «OK» για να επιστρέψετε στο πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση.
Τώρα, επιλέξτε τη σειρά που θέλετε να αλφαβητίσετε στην αναπτυσσόμενη λίστα «Ταξινόμηση κατά» (Σειρά 1 σε αυτό το παράδειγμα). Στο άλλο πεδίο, διατηρήστε τις τιμές κελιών στο πλαίσιο «Ταξινόμηση σε» και επιλέξτε «Α έως Ω» (αύξουσα σειρά) στο πλαίσιο Σειρά. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «OK» για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.
Τώρα, η πρώτη σειρά στον πίνακα μας ταξινομείται με αλφαβητική (αύξουσα) σειρά και οι υπόλοιπες σειρές αναδιατάσσονται ανάλογα όπως φαίνεται παρακάτω.
Πώς να ταξινομήσετε αλφαβητικά μια στήλη χρησιμοποιώντας ένα φίλτρο
Ένας άλλος γρήγορος τρόπος για αλφαβητική ταξινόμηση στο Excel είναι η χρήση της δυνατότητας Φίλτρο. Μόλις εφαρμόσετε φίλτρα σε στήλες, οι επιλογές ταξινόμησης για όλες τις στήλες είναι προσβάσιμες με ένα μόνο κλικ του ποντικιού.
Για να προσθέσετε ένα φίλτρο σε στήλες, επιλέξτε μία ή περισσότερες στήλες και κάντε κλικ στην επιλογή «Φίλτρο» στην ομάδα Ταξινόμηση και φίλτρο στην καρτέλα «Δεδομένα». Εάν θέλετε να εφαρμόσετε το φίλτρο σε ολόκληρο τον πίνακα, επιλέξτε οποιοδήποτε κελί του πίνακα και κάντε κλικ στην επιλογή «Φίλτρο».
Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση στην επιλογή Φίλτρο κάνοντας κλικ στο εργαλείο «Ταξινόμηση και φίλτρο» στην ομάδα Επεξεργασία της καρτέλας «Αρχική σελίδα» και επιλέγοντας «Φίλτρο».
Ένα μικρό αναπτυσσόμενο βέλος θα εμφανιστεί σε κάθε μια από τις κεφαλίδες της στήλης. Κάντε κλικ στο βέλος οποιασδήποτε στήλης που θέλετε να ταξινομήσετε αλφαβητικά και επιλέξτε είτε «Ταξινόμηση Α προς Ω» ή «Ταξινόμηση Ζ προς Α».
Αυτό θα τακτοποιήσει τη στήλη που θέλετε με την αλφαβητική σειρά που έχετε επιλέξει και εάν επιλέξετε «Ταξινόμηση από Α έως Ω», θα εμφανιστεί ένα μικρό βέλος προς τα πάνω στο κουμπί φίλτρου που υποδεικνύει τη σειρά ταξινόμησης (αύξουσα):
Προηγμένη ταξινόμηση σε προσαρμοσμένη παραγγελία
Η αλφαβητική ταξινόμηση δεν είναι ιδανική για όλα τα αλφαβητικά δεδομένα. Μερικές φορές, τα δεδομένα θα μπορούσαν να αλφαβητιστούν, αλλά δεν είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος ταξινόμησης.
Ας φανταστούμε μια κατάσταση όπου μπορεί να έχετε μια λίστα που περιέχει τα ονόματα των μηνών ή των καθημερινών, η αλφαβητική ταξινόμηση δεν είναι χρήσιμη σε αυτήν την περίπτωση. Είναι πιο λογικό να ταξινομήσετε αυτή τη λίστα χρονολογικά. Εάν ταξινομήσετε από το Α στο Ω, θα τακτοποιήσει τους μήνες με αλφαβητική σειρά, θα έρθει πρώτα ο Απρίλιος, μετά ο Αύγουστος, ο Φεβρουάριος, ο Ιούνιος και ούτω καθεξής. Αλλά αυτό δεν είναι αυτό που θέλετε. Ευτυχώς, είναι πολύ εύκολο να τακτοποιήσετε χρονολογικά στο Excel χρησιμοποιώντας την επιλογή Advanced Custom Sort.
Ξεκινήστε επιλέγοντας τον πίνακα που θέλετε να ταξινομήσετε. Στη συνέχεια, επιλέξτε «Προσαρμοσμένη ταξινόμηση» στην περιοχή «Ταξινόμηση και φίλτρο» στην ενότητα Επεξεργασία της καρτέλας Αρχική σελίδα.
Στο πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση, επιλέξτε τη στήλη που περιέχει μήνες του έτους στην ενότητα στήλης, ταξινομήστε με βάση τις «Τιμές», ως συνήθως και στην ενότητα Παραγγελία, επιλέξτε «Προσαρμοσμένη λίστα».
Στο παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες λίστες, μπορείτε να δημιουργήσετε μια δική σας λίστα. Υπάρχουν ορισμένες προεπιλεγμένες προσαρμοσμένες λίστες που περιλαμβάνουν ημέρες των εβδομάδων, συντομευμένους μήνες, μήνες του έτους και ούτω καθεξής. Επιλέξτε την κατάλληλη επιλογή ταξινόμησης σύμφωνα με τις ανάγκες σας (στην περίπτωσή μας Ιανουάριος, Φεβρουάριος, ..) και κάντε κλικ στο «OK». Στη συνέχεια, κάντε ξανά κλικ στο «OK» για να ταξινομήσετε τη λίστα σας χρονολογικά.
Θα παρατηρήσετε ότι έχετε ταξινομήσει με επιτυχία τη λίστα σύμφωνα με τη μηνιαία σειρά.
Πώς να ταξινομήσετε αλφαβητικά στο Excel χρησιμοποιώντας τύπους Excel
Εάν είστε λάτρης των τύπων, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τύπους Excel για να αλφαβητίσετε μια λίστα. Οι δύο τύποι που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αλφαβητοποίηση δεδομένων είναι οι COUNTIF και VLOOKUP.
Για παράδειγμα, έχουμε μια λίστα ονομάτων που θέλουμε να αλφαβητίσουμε χρησιμοποιώντας τύπο.
Για να το ταξινομήσουμε, θα προσθέσουμε μια προσωρινή στήλη με το όνομα "Σειρά ταξινόμησης" στον υπάρχοντα πίνακα.
Στο κελί (A2) δίπλα στα δεδομένα, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο COUNTIF:
=COUNTIF($B$2:$B$20,"<="&B2) Ο παραπάνω τύπος συγκρίνει μια τιμή κειμένου στο κελί B2 με όλες τις άλλες τιμές κειμένου (B3:B20) και επιστρέφει τη σχετική κατάταξή της. Για παράδειγμα, στο κελί B2, επιστρέφει 11, καθώς υπάρχουν 11 τιμές κειμένου που είναι χαμηλότερες ή ίσες με το κείμενο «Nancy» με αλφαβητική σειρά. Το αποτέλεσμα είναι η σειρά ταξινόμησης του ονόματος υπαλλήλου στο κελί B2.
Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τη λαβή πλήρωσης σύρετε αυτόν τον τύπο για να τον γεμίσετε σε ολόκληρο το εύρος. Αυτό δίνει τη σειρά ταξινόμησης καθενός από τα ονόματα στη λίστα.
Τώρα, πρέπει να τακτοποιήσουμε τα δεδομένα που εμφανίζονται στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης με βάση τον αριθμό σειράς ταξινόμησης και για να το κάνουμε αυτό θα χρησιμοποιήσουμε μια συνάρτηση VLOOKUP.
Η Σύνταξη:
=VLOOKUP(,A:B,2,0)Εδώ ο «αριθμός ταξινόμησης» αντιπροσωπεύει τους αριθμούς σε αύξουσα σειρά από 1 – 20. Για φθίνουσα σειρά οι αριθμοί πρέπει να είναι από 20 – 1.
Εδώ, έχουμε τη στήλη D για ταξινομημένα ονόματα. Για το κελί D2, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο VLOOKUP:
=VLOOKUP(1,A:B,2,0)Ομοίως, για το δεύτερο και το τρίτο κελί, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον τύπο ως:
=VLOOKUP(2,A:B,2,0) και =VLOOKUP(3,A:B,2,0) και ούτω καθεξής…
Αφού εισαγάγετε αυτόν τον τύπο VLOOKUP σε κάθε κελί δίπλα στα δεδομένα, η λίστα γίνεται αλφαβητική.
Αντί να εισάγετε με μη αυτόματο τρόπο τον παραπάνω τύπο (1-20) σε κάθε κελί, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση σειράς για να διευκολύνετε την εργασία σας. Η συνάρτηση Row () επιστρέφει τον αριθμό σειράς του τρέχοντος κελιού. Έτσι, με τη βοήθεια της συνάρτησης σειράς, ο τύπος θα είναι:
=VLOOKUP(ROW()-1,A:B,2,0)Αυτός ο τύπος θα σας δώσει το ίδιο αποτέλεσμα με τον παραπάνω τύπο.
Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τη λαβή πλήρωσης για να σύρετε αυτόν τον τύπο για να τον γεμίσετε σε ολόκληρο το εύρος.
Πώς να αλφαβητίσετε τις καταχωρήσεις με το επίθετο
Περιστασιακά, συχνά πρέπει να ταξινομήσουμε αλφαβητικά τα φύλλα δεδομένων με τα επώνυμα. Σε τέτοιες περιπτώσεις, παρόλο που τα ονόματα ξεκινούν από τα μικρά ονόματα, πρέπει να τα αλφαβητίσετε με το επίθετο. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με τύπους κειμένου Excel.
Για να γίνει αυτό, πρώτα, θα πρέπει να εξαγάγετε το όνομα και το επώνυμο από τα πλήρη ονόματα σε δύο διαφορετικές στήλες. Στη συνέχεια, αντιστρέψτε τα ονόματα, ταξινομήστε τα και, στη συνέχεια, αντιστρέψτε τα στην αρχική τους μορφή.
Με ένα πλήρες όνομα στο A2, εισαγάγετε τους ακόλουθους τύπους σε δύο διαφορετικά κελιά (B2 και C2) και, στη συνέχεια, αντιγράψτε τους τύπους στις στήλες (χρησιμοποιώντας τη λαβή πλήρωσης) μέχρι το τελευταίο κελί με δεδομένα:
Για να εξαγάγετε το πρώτο όνομα, εισαγάγετε αυτόν τον τύπο στο κελί C2:
=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)
Για να εξαγάγετε το επώνυμο, εισαγάγετε αυτόν τον τύπο στο κελί D2:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))
Και στη συνέχεια, στο κελί E2, συνέδεσε το όνομα και το επώνυμο με την αντίστροφη σειρά που χωρίζονται με κόμμα:
=D2&", "&C2
Διαχωρίσαμε ονόματα και επώνυμα και τα αντιστρέψαμε. Τώρα πρέπει να τα αλφαβητίσουμε και να τα αντιστρέψουμε. Όπως μπορείτε να δείτε παραπάνω, όταν εξάγουμε ονόματα χρησιμοποιώντας τον τύπο, οι στήλες C, D και E περιέχουν στην πραγματικότητα τύπους, αλλά μορφοποιούνται ώστε να μοιάζουν με τιμές. Πρέπει λοιπόν να μετατρέψουμε τον τύπο σε τιμές.
Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε πρώτα όλα τα κελιά τύπου (E1:E31) και πατήστε Ctrl + C για να τα αντιγράψετε. Κάντε δεξί κλικ στα επιλεγμένα κελιά, κάντε κλικ στο εικονίδιο "Τιμές" στην περιοχή "Επιλογές επικόλλησης" και πατήστε το πλήκτρο "Enter".
Στη συνέχεια, επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στη στήλη που προκύπτει και κάντε κλικ στην επιλογή «Α έως Ω» ή «Ω σε Α» στην καρτέλα «Δεδομένα» ή «Αρχική σελίδα» σύμφωνα με τις ανάγκες σας.
Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου Προειδοποίηση ταξινόμησης μόλις κάνετε κλικ στο κουμπί. Επιλέξτε την επιλογή «Ανάπτυξη επιλογής» και κάντε κλικ στο κουμπί «Ταξινόμηση».
Όπως μπορείτε να δείτε, ολόκληρη η στήλη αλφαβητίζεται με το επώνυμο.
Τώρα, εάν θέλετε να το αντιστρέψετε στην αρχική «Μορφή First Name Last Name», πρέπει απλώς να εισαγάγετε τους ίδιους τύπους αλλά με διαφορετικές αναφορές κελιών.
Πρέπει να διαχωρίσετε ξανά το όνομα (E2) σε δύο μέρη χρησιμοποιώντας τους παρακάτω τύπους:
Στο G2, εξαγάγετε το μικρό όνομα:
=ΔΙΚΑΙΩΜΑ(E2,LEN(E2)-SEARCH(" ",E2))
Στο G2, τραβήξτε το επώνυμο:
=LEFT(E2,SEARCH(" ",E2)-2)
Και ενώστε τα δύο μέρη μαζί για να πάρετε το αρχικό πλήρες όνομα:
=G2&" "&H2
Κάθε φορά που εισάγετε τον τύπο στο πρώτο κελί, φροντίστε να αντιγράψετε τον τύπο στη στήλη (χρησιμοποιώντας τη λαβή πλήρωσης) μέχρι το τελευταίο κελί με δεδομένα.
Τώρα το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να μετατρέψετε τους τύπους σε μετατροπή τιμών άλλη μια φορά όπως κάναμε παραπάνω, και τελειώσατε. αυτό έγινε και.