Πώς να ρυθμίσετε μια σύσκεψη ζουμ

Δουλεύοντας από το σπίτι? Χρησιμοποιήστε τις συναντήσεις Zoom για να συνδεθείτε με τους συναδέλφους σας

Το Zoom είναι ένα από τα πιο δημοφιλή λογισμικά για τη φιλοξενία διαδικτυακών συναντήσεων. Σας επιτρέπει να φιλοξενήσετε μια συνάντηση με έως 100 συμμετέχοντες δωρεάν, και υποστηρίζει έως και 1.000 συμμετέχοντες σε μια σύσκεψη για προγράμματα επί πληρωμή.

Εάν εργάζεστε από το σπίτι και χρειάζεται να συνδεθείτε με τους συναδέλφους σας για μια γρήγορη ομαδική συνάντηση, ή ακόμα και μια συνεδρία «1 προς 1», μπορείτε εύκολα να ρυθμίσετε μια σύσκεψη Zoom από την επιφάνεια εργασίας ή την κινητή συσκευή σας και οποιονδήποτε προσκαλείτε μπορούν να συμμετάσχουν στη συνάντηση.

Κατεβάστε και εγκαταστήστε το Zoom Meeting Client

Το ζουμ είναι διαθέσιμο σχεδόν σε πλατφόρμες. Το λογισμικό διαθέτει εφαρμογές για Windows, Mac, Linux, iOS, Android, καθώς και μια πλήρως λειτουργική διεπαφή Ιστού. Εάν συμμετέχετε σε μια σύσκεψη που φιλοξενείται από κάποιον άλλο, δεν χρειάζεστε καν το πρόγραμμα-πελάτη Zoom Meetings στον υπολογιστή σας. Η διεπαφή ιστού είναι αρκετά καλή για να συμμετάσχετε σε συσκέψεις Zoom.

Τούτου λεχθέντος, ας ξεκινήσουμε την εγκατάσταση του Zoom στον υπολογιστή σας, ώστε να μπορείτε να διοργανώσετε μια συνάντηση Zoom και να προσκαλέσετε τους συναδέλφους σας να συμμετάσχουν.

Πρώτα, μεταβείτε στη σελίδα Κέντρο λήψης Zoom στον υπολογιστή σας και κάντε κλικ στο κουμπί «Λήψη» στην ενότητα «Πελάτης Zoom για συσκέψεις» για να πραγματοποιήσετε λήψη του αρχείου εγκατάστασης.

Εκτέλεση/Κάντε διπλό κλικ στο ληφθέν αρχείο «ZoomInstaller.exe» από το φάκελο «Λήψεις» στον υπολογιστή σας.

Το πρόγραμμα εγκατάστασης Zoom είναι εγκατάσταση με ένα κλικ. Αμέσως μετά την εκτέλεση του, θα ξεκινήσει η εγκατάσταση χωρίς περαιτέρω εισαγωγή και θα ανοίξει αυτόματα το παράθυρο «Zoom Cloud Meetings» στον υπολογιστή σας μετά την ολοκλήρωση της εγκατάστασης.

Σε περίπτωση που το παράθυρο Συναντήσεις Ζουμ δεν ανοίγει αυτόματα, αναζητήστε το «Ζουμ» στο μενού Έναρξη και ανοίξτε την εφαρμογή «Έναρξη ζουμ» από εκεί.

Η εφαρμογή συσκέψεων Zoom έχει μια απλή διεπαφή. Η κύρια οθόνη της εφαρμογής θα δώσει δύο επιλογές: «Συμμετοχή σε σύσκεψη» και «Σύνδεση».

Ένα από τα καλύτερα πράγματα για το Zoom είναι ότι δεν χρειάζεστε λογαριασμό Zoom για να συμμετάσχετε σε μια σύσκεψη Zoom. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο το λογισμικό έχει έναν άμεσο σύνδεσμο για «Συμμετοχή σε σύσκεψη» χωρίς το βήμα «Είσοδος» αρχικά.

Δεδομένου ότι ο καλύτερος σκοπός αυτού του σεμιναρίου είναι να σας δείξει πώς να φιλοξενήσετε μια συνάντηση Zoom, θα «Συνδεθούμε» με οποιονδήποτε τρόπο. Κάντε κλικ στο κουμπί «Σύνδεση» στην οθόνη.

Εάν έχετε ήδη λογαριασμό Zoom, συνδεθείτε με τα υπάρχοντα διαπιστευτήρια του λογαριασμού σας (αναγνωριστικό email και κωδικό πρόσβασης). Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε τις επιλογές "Σύνδεση με Google" ή "Σύνδεση με Facebook" ή άλλες διαθέσιμες επιλογές σύνδεσης. Θα μπορούσατε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον σύνδεσμο «Εγγραφή Δωρεάν» κάτω δεξιά για να δημιουργήσετε έναν νέο λογαριασμό χρησιμοποιώντας την παλιά καλή διαδικασία αναγνωριστικού email και κωδικού πρόσβασης.

Θα περάσουμε γρήγορα τη διαδικασία χρησιμοποιώντας το κουμπί «Σύνδεση με Google» στα δεξιά. Αλλά μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε επιλογή σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.

Αφού συνδεθείτε, θα δείτε την οθόνη του πίνακα ελέγχου Zoom στην εφαρμογή με επιλογές για έναρξη μιας «Νέας σύσκεψης», «Συμμετοχή» ή «Προγραμματισμός» μιας συνάντησης, ακόμη και μια επιλογή «Κοινή χρήση οθόνης» για κοινή χρήση της οθόνης του υπολογιστή σας με κάποιον .

Ρυθμίστε μια σύσκεψη ζουμ

Για να ξεκινήσετε μια σύσκεψη στο Zoom, κάντε κλικ στην επιλογή «Νέα σύσκεψη» στην εφαρμογή Zoom.

Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο "Σύσκεψη μεγέθυνσης" με το αναγνωριστικό σύσκεψής σας να αναφέρεται στο όνομα του παραθύρου επάνω αριστερά.

Κάντε κλικ στο κουμπί «Πρόσκληση» στο κάτω μέρος της οθόνης του παραθύρου της σύσκεψης για να προσθέσετε συμμετέχοντες στη σύσκεψη.

Εάν έχετε προσθέσει επαφές στον λογαριασμό σας Zoom, μπορείτε να επιλέξετε το όνομα επαφής και θα τους σταλεί πρόσκληση. Αλλά επειδή πιθανότατα χρησιμοποιείτε το Zoom για πρώτη φορά, σας προτείνουμε να κάνετε κλικ στην καρτέλα "Email".

Κάντε κλικ στο πρόγραμμα-πελάτη email που προτιμάτε και θα ανακατευθυνθείτε στην οθόνη «Σύνταξη» Email της υπηρεσίας email που προτιμάτε με τα στοιχεία πρόσκλησης προσυμπληρωμένα στο σώμα του Email.

Στη γραμμή διευθύνσεων «Προς», πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις email των ατόμων που θέλετε να στείλετε την πρόσκληση για συμμετοχή στη σύσκεψη. Μπορείτε να στείλετε αυτό το μήνυμα πρόσκλησης σε ένα άτομο ή σε πολλά άτομα με μία μόνο κίνηση.

Κάντε κλικ στο κουμπί «Αποστολή» αφού προσθέσετε τις διευθύνσεις email των συμμετεχόντων στη σύσκεψη.

Οι συμμετέχοντες που λαμβάνουν μέρος θα μπορούν να συμμετάσχουν στη σύσκεψη με βάση τα στοιχεία που αναφέρονται στο mail της πρόσκλησης.

Εάν θέλετε να στείλετε την πρόσκληση για τη σύσκεψη Zoom με άλλα μέσα, πείτε ένα μήνυμα SMS ή μέσω προγραμμάτων-πελατών συνομιλίας όπως Slack, WhatsApp, Telegram, Google Hangouts και άλλα παρόμοια, μπορείτε επίσης να "Αντιγράψετε τη διεύθυνση URL" της πρόσκλησης ή το κείμενο "Αντιγραφή πρόσκλησης". (το ίδιο που στείλαμε μέσω email) και κοινοποιήστε χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε υπηρεσία επικοινωνίας της προτίμησής σας.

Τόσο η "Αντιγραφή URL" και η "Αντιγραφή πρόσκλησης" μπορούν να επιλεγούν από την κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου "Πρόσκληση" ατόμων.

Κλείστε το παράθυρο πρόσκλησης όταν ολοκληρώσετε την αποστολή προσκλήσεων για τη σύσκεψη Zoom.

Τώρα, το μόνο που μένει είναι να περιμένετε να συμμετάσχουν όλοι για να ξεκινήσετε τη συνάντηση. Σε περίπτωση που οι συνάδελφοί σας καθυστερούν να συμμετάσχουν, ενημερώστε τους με τα τακτικά μέσα επικοινωνίας ότι τους έχετε στείλει πρόσκληση μέσω Zoom (επαφές) ή Email ή Slack ή όποιο μέσο επιλέξατε να στείλετε την πρόσκληση .

Εάν έχετε προσκαλέσει περισσότερα από 3 άτομα στη σύσκεψη, γνωρίζετε ότι το δωρεάν πρόγραμμα του Zoom έχει όριο 40 λεπτών μόνο για ομαδικές συναντήσεις με περισσότερους από 3 συμμετέχοντες. Για να αυξήσετε αυτό το όριο σε 24 ώρες, εξετάστε το ενδεχόμενο αναβάθμισης στο σχέδιο Zoom Pro.

Για να τερματίσετε ή να αποχωρήσετε από τη σύσκεψη Zoom, κάντε κλικ στο κουμπί «Τερματισμός σύσκεψης» στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου της σύσκεψης Zoom.

Θα έχετε την επιλογή είτε "Τερματισμός σύσκεψης για όλους", είτε απλώς "Αποχώρηση από τη σύσκεψη" για να συνεχίσει να λειτουργεί καθώς άλλοι συνεχίζουν τη συζήτηση.

συμπέρασμα

Η οργάνωση μιας συνάντησης Zoom με τους συναδέλφους σας είναι το πιο εύκολο πράγμα όταν εργάζεστε από το σπίτι. Επίσης, είναι εντελώς δωρεάν για τα περισσότερα πράγματα. Αν δεν είστε μεγάλο γραφείο που εργάζεται εξ αποστάσεως, το δωρεάν πρόγραμμα του Zoom θα πρέπει να καλύψει τις ανάγκες σας.