Πώς να προσκαλέσετε άτομα σε μια συνάντηση ομάδων της Microsoft

Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με την πρόσκληση κάποιου σε μια συνάντηση ομάδων της Microsoft

Το Microsoft Teams είναι μία από τις κορυφαίες εφαρμογές Workstream Collaboration που είναι διαθέσιμες σε μεγάλο πλήθος. Οι εφαρμογές WSC μετατράπηκαν από επιλογή σε αναγκαιότητα τους τελευταίους δύο μήνες. Οι οργανισμοί σε όλο τον κόσμο έχουν προσκολληθεί σε εφαρμογές όπως το Microsoft Teams για να διατηρήσουν τις επιχειρήσεις τους επιπλέουσες όπως έκανε η Rose σε εκείνη την πόρτα (RIP Jack).

Είτε θέλετε να πραγματοποιείτε βιντεοσύσκεψη είτε να μοιράζεστε και να συνεργάζεστε σε αρχεία με τα μέλη της ομάδας σας, η οργανωτική δομή του Microsoft Teams καθιστά ολοένα και πιο εύκολο να το κάνετε. Χρησιμοποιώντας το Microsoft Teams, μπορείτε όχι μόνο να πραγματοποιείτε βιντεοσκοπήσεις με μέλη του οργανισμού σας, αλλά και με ξένους, είτε έχουν λογαριασμό Microsoft Teams είτε όχι.

Προσκαλέστε άτομα κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης

Είτε πρόκειται για μια ad-hoc σύσκεψη που μπορεί να πραγματοποιηθεί μόνο σε ένα κανάλι ομάδων είτε για μια προγραμματισμένη σύσκεψη σε ένα κανάλι, όλα τα μέλη της ομάδας που έχουν πρόσβαση στο κανάλι μπορούν να συμμετάσχουν στη σύσκεψη από εκεί. Αλλά δεν είναι ο μόνος τρόπος για να συμμετάσχουν οι άνθρωποι στη συνάντησή σας. Μπορείτε να προσκαλέσετε οποιονδήποτε – μέλη του οργανισμού καθώς και επισκέπτες – σε μια σύσκεψη στο Microsoft Teams ανά πάσα στιγμή κατά τη διάρκεια της κλήσης.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Εμφάνιση συμμετεχόντων" στη γραμμή εργαλείων κλήσεων στη σύσκεψη. Η λίστα συμμετεχόντων θα ανοίξει στη δεξιά πλευρά της οθόνης.

Τώρα, εάν θέλετε να προσκαλέσετε κάποιον που ανήκει στον ίδιο οργανισμό με εσάς – μέλη της ομάδας και μη μέλη της ομάδας – κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου «Πρόσκληση κάποιου» και ξεκινήστε να πληκτρολογείτε το όνομά του.

Οι προτάσεις για τα μέλη του οργανισμού θα εμφανίζονται κάτω από το πλαίσιο κειμένου. Επιλέξτε το άτομο που θέλετε να προσκαλέσετε.

Μόλις κάνετε κλικ στο όνομά τους, οι ομάδες της Microsoft θα αρχίσουν να τους καλούν. Μπορούν να αποδεχτούν την κλήση για συμμετοχή στη σύσκεψη.

Για να προσκαλέσετε κάποιον εκτός του οργανισμού σας, κάντε κλικ στο κουμπί «Αντιγραφή πληροφοριών συμμετοχής» δίπλα στο πλαίσιο κειμένου πρόσκλησης.

Οι πληροφορίες της σύσκεψης θα αντιγραφούν στο πρόχειρό σας. Όταν επικολλάτε τις πληροφορίες συμμετοχής, θα έχουν τη μορφή συνδέσμου «Συμμετοχή στη σύσκεψη ομάδων της Microsoft». Στείλτε το μέσω email, μηνύματος ή οποιουδήποτε άλλου μέσου στα άτομα που θέλετε να προσκαλέσετε.

Στη συνέχεια, μπορούν να συμμετάσχουν στη σύσκεψη από τον σύνδεσμο στο μήνυμα ως Προσκεκλημένοι. Δεν έχει σημασία αν το άτομο έχει ή όχι λογαριασμό Microsoft Teams. Οποιοσδήποτε μπορεί να συμμετάσχει στη σύσκεψη από τον σύνδεσμο πρόσκλησης.

Σημείωση: Οι προσκεκλημένοι πρέπει να γίνουν δεκτοί στη σύσκεψη από κάποιον που ήδη συμμετέχει στη σύσκεψη μετά τη συμμετοχή τους.

Προσκαλέστε άτομα πριν από μια συνάντηση

Οι συνδρομητές του Microsoft Teams Office 365 Business έχουν επίσης μια πρόσθετη λειτουργικότητα από τους χρήστες του Microsoft Teams Free. Εκτός από τη φιλοξενία ad-hoc συναντήσεων, μπορούν επίσης να προγραμματίσουν συναντήσεις πολύ νωρίτερα. Και ο προγραμματισμός των συναντήσεων δεν είναι μόνο προς όφελός σας. Μπορείτε επίσης να προσκαλέσετε άτομα κατά τον προγραμματισμό της σύσκεψης, ώστε να μπορούν να έχουν ένα heads up και να διαχειρίζονται τα προγράμματά τους για να φιλοξενήσουν τη συνάντηση.

Στην οθόνη προγραμματιστή, κάντε κλικ στο «Προσθήκη απαιτούμενων συμμετεχόντων» για να προσκαλέσετε άτομα. Για τα μέλη του οργανισμού, αρχίστε να εισάγετε τα ονόματά τους και κάντε κλικ στο όνομα του ατόμου όταν εμφανίζεται κάτω από το πλαίσιο κειμένου.

Για άτομα εκτός του οργανισμού σας, εισαγάγετε τα αναγνωριστικά email τους στο πλαίσιο κειμένου.

Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρόσκλησης θα σταλεί αυτόματα σε όλους με τον σύνδεσμο της σύσκεψης και την ημερομηνία και την ώρα της συνάντησης αφού κάνετε κλικ στο κουμπί «Αποστολή» στον προγραμματιστή της συνάντησης.

Οι παραλήπτες θα μπορούν στη συνέχεια να συμμετάσχουν τη στιγμή της σύσκεψης από τον σύνδεσμο πρόσκλησής τους.

Είναι πολύ εύκολο να προσκαλέσετε οποιονδήποτε σε μια συνάντηση του Microsoft Teams, είτε ανήκει στον ίδιο οργανισμό με εσάς είτε όχι. Επιπλέον, μπορείτε να προσκαλέσετε άτομα όχι μόνο κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης, αλλά και εκ των προτέρων για προγραμματισμένες συναντήσεις.