Χώρος εργασίας μακριά από το γραφείο
Το Microsoft Teams είναι μια πλατφόρμα συνεργασίας που παρέχει στις ομάδες τη δυνατότητα να συνεργάζονται και να μοιράζονται πληροφορίες σε έναν κοινό χώρο. Είναι το τέλειο εργαλείο για ομάδες διασκορπισμένες παγκοσμίως ή εξ αποστάσεως. Με λειτουργίες όπως συνομιλίες στο χώρο εργασίας, αποθήκευση αρχείων, βιντεοσυσκέψεις και ενσωμάτωση εφαρμογών, η ομάδα σας μπορεί να λειτουργεί αρμονικά σε έναν κοινόχρηστο χώρο εργασίας.
Ειδικά τώρα, με ανθρώπους που εργάζονται από το σπίτι, μια πλατφόρμα σαν αυτή είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεται ο κόσμος. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Teams δωρεάν με την έκδοση «Microsoft Teams Free». Προσφέρει επίσης μια εφαρμογή επιτραπέζιου υπολογιστή για Windows, Mac και Linux, εφαρμογή Ιστού και εφαρμογές Android και iOS, ώστε οι χρήστες να μπορούν να εργάζονται με ευκολία από οπουδήποτε.
Πώς να ρυθμίσετε το Microsoft Teams
Μεταβείτε στη διεύθυνση teams.microsoft.com και εισαγάγετε τη διεύθυνση email σας για να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό Microsoft Teams. Εάν έχετε ήδη λογαριασμό Microsoft, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτό το email.
Στη συνέχεια, στη σελίδα «Πώς θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις ομάδες», θα έχετε τρεις επιλογές: Για το σχολείο, για τους φίλους και την οικογένεια, για τη δουλειά. Μπορείτε να επιλέξετε την επιλογή που σας ταιριάζει καλύτερα. Για να δημιουργήσετε Ομάδες για τον οργανισμό σας, επιλέξτε «Για εργασία» και κάντε κλικ στο «Επόμενο».
Στη συνέχεια, πρέπει να συνδεθείτε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό σας Microsoft. Εάν δεν έχετε λογαριασμό Microsoft, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν χρησιμοποιώντας τη διεύθυνση email που καταχωρίσατε προηγουμένως. Τώρα, εισαγάγετε το όνομα και το επώνυμό σας και το όνομα του οργανισμού σας. Η χώρα/περιοχή σας θα είναι ήδη επιλεγμένη. Κάντε κλικ στο «Ρύθμιση ομάδων».
Οι ομάδες θα ξεκινήσουν να δημιουργούν τον οργανισμό σας στο Teams. Μπορεί να χρειαστούν μερικά δευτερόλεπτα.
Μόλις ρυθμιστεί το Teams για τον οργανισμό σας, θα σας ζητήσει είτε «Κατεβάστε την εφαρμογή των Windows» ή «Χρησιμοποιήστε την εφαρμογή Ιστού αντί αυτού». Μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε από τις δύο επιλογές, αλλά η λήψη της εφαρμογής για επιτραπέζιους υπολογιστές είναι ένα καλύτερο στοίχημα εάν πρέπει να τη χρησιμοποιείτε τακτικά. Επίσης, ορισμένες λειτουργίες όπως η "Κοινή χρήση οθόνης" λειτουργούν καλύτερα στην εφαρμογή Desktop σε σύγκριση με την εφαρμογή web του Teams.
Είτε ανοίγετε το Teams στην εφαρμογή επιτραπέζιου υπολογιστή είτε στην εφαρμογή ιστού, η διεπαφή και το μεγαλύτερο μέρος της λειτουργικότητας είναι το ίδιο.
Πώς να προσκαλέσετε άτομα στον οργανισμό σας σε ομάδες
Θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Microsoft Teams με έναν σύνδεσμο για κοινή χρήση με άλλους. Οι ομάδες θα σας εμφανίσουν επίσης τον σύνδεσμο όταν ανοίξετε τον λογαριασμό σας στο Teams για πρώτη φορά. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτόν τον σύνδεσμο οποιαδήποτε στιγμή αργότερα από την εφαρμογή Teams. Προωθήστε αυτόν τον σύνδεσμο στους συναδέλφους και τους συμπαίκτες σας και, όταν τον χρησιμοποιήσουν, θα λάβετε ένα αίτημα από αυτούς να εγγραφούν στον οργανισμό σας.
Για να εγκρίνετε αιτήματα για συμμετοχή συμπαίκτες στον οργανισμό σας, ανοίξτε την εφαρμογή Teams (είτε επιτραπέζιος υπολογιστής είτε ιστός) και μεταβείτε στην επιλογή "Πρόσκληση ατόμων".
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Αιτήματα σε εκκρεμότητα» για να ανοίξετε τη σελίδα εκκρεμών αιτημάτων και προσκλήσεων.
Κάντε κλικ στο κουμπί «Έγκριση» δίπλα στο αίτημα του συναδέλφου σας.
Μπορείτε επίσης να προσκαλέσετε άτομα χρησιμοποιώντας email ή από τη λίστα επαφών σας. Στην εφαρμογή Teams, κάντε κλικ στην επιλογή "Πρόσκληση ατόμων". Θα ανοίξει η επόμενη οθόνη όπου θα εμφανίζονται όλοι οι τρόποι για να προσκαλέσετε κάποιον. Κάντε κλικ στο «Πρόσκληση μέσω email» για να στείλετε μια πρόσκληση χρησιμοποιώντας τη διεύθυνση email, εάν γνωρίζετε τη διεύθυνση email των συμπαικτών σας.
Εισαγάγετε τις διευθύνσεις email των συναδέλφων σας και κάντε κλικ στο κουμπί «Αποστολή προσκλήσεων». Οι προσκλήσεις που στέλνετε μέσω του email θα παρατίθενται στην ενότητα «Προσκλήσεις σε εκκρεμότητα».
Οι συνάδελφοί σας θα λάβουν ένα email για να εγγραφούν στον οργανισμό. Όταν κάνουν κλικ στο κουμπί «Συμμετοχή σε ομάδες» στο email, θα ανακατευθυνθούν στο Microsoft Teams. Εάν δεν έχουν λογαριασμό στο Teams, μπορούν να δημιουργήσουν έναν από τον ίδιο σύνδεσμο. Και θα γίνουν μέρος του οργανισμού σας στο Microsoft Teams.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Teams
Ανοίξτε την εφαρμογή Microsoft Teams και κάντε κλικ στο «Ομάδες» στην αριστερή γραμμή εργαλείων. Εδώ εμφανίζονται όλες οι ομάδες στις οποίες συμμετέχετε.
Δημιουργία Ομάδων
Μπορείτε να δημιουργήσετε περισσότερες ομάδες ή να συμμετάσχετε σε άλλες ομάδες από την εφαρμογή Teams. Κάντε κλικ στην επιλογή «Ομάδες» στα αριστερά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Συμμετοχή ή Δημιουργία ομάδας» στο κάτω μέρος της οθόνης.
Κάντε κλικ στο κουμπί «Δημιουργία ομάδας» για να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα ή μεταβείτε στην επιλογή «Αναζήτηση ομάδων» για να εγγραφείτε σε μια ομάδα.
Διευθυντικές Ομάδες
Μπορείτε να διαχειριστείτε μια ομάδα κάνοντας κλικ στην επιλογή "Περισσότερα" δίπλα στο όνομα της ομάδας και επιλέγοντας την επιλογή "Διαχείριση ομάδας". Οι διαθέσιμες επιλογές για διαχείριση διαφέρουν για τους κατόχους και τα μέλη.
Η οθόνη «Διαχείριση ομάδας» σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε όλες τις πτυχές που σχετίζονται με μια ομάδα από ένα μόνο μέρος. Μπορείτε να διαχειριστείτε μέλη, να προσθέσετε μέλη, να δημιουργήσετε νέα κανάλια και εφαρμογές και να διαχειριστείτε τα δικαιώματα από εδώ.
Ο ιδιοκτήτης μπορεί επίσης να κάνει άλλα μέλη της ομάδας ιδιοκτήτες, δίνοντάς τους επομένως δικαιώματα διαχειριστή. Κάντε κλικ στο «Μέλος» δίπλα στο όνομα ενός μέλους και επιλέξτε «Ιδιοκτήτης» από το αναπτυσσόμενο μενού.
Χρήση καναλιών ομάδας
Οι ομάδες αποτελούνται από κανάλια. Ένα «Γενικό» κανάλι υπάρχει από προεπιλογή σε όλες τις ομάδες. Μπορείτε να δημιουργήσετε όποιον αριθμό καναλιών θέλετε κάνοντας κλικ στο κουμπί «Δημιουργία περισσότερων καναλιών» στο Γενικό κανάλι.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα νέο κανάλι κάνοντας κλικ στην επιλογή «Περισσότερα» (τρεις κουκκίδες) δίπλα στο όνομα της ομάδας και κάντε κλικ στο «Προσθήκη καναλιού».
Τα κανάλια μπορούν να δημιουργηθούν με βάση το θέμα, τα τμήματα ή οποιαδήποτε άλλη ταξινόμηση. Τα νέα κανάλια μπορούν να είναι προσβάσιμα σε όλους στην ομάδα (Τυπικό) ή σε μια συγκεκριμένη ομάδα ατόμων (Ιδιωτικό) από την επιλογή «Απόρρητο».
Τα κανάλια είναι εκεί όπου γίνεται η πραγματική δουλειά. Μπορείτε να επικοινωνείτε με την ομάδα, να μοιράζεστε αρχεία και να πραγματοποιείτε συσκέψεις.
Διαχείριση καρτελών σε κανάλια ομάδας
Ένα κανάλι έχει "Καρτέλες" στην κορυφή. Οι καρτέλες είναι γρήγοροι σύνδεσμοι προς τα αρχεία, τις εφαρμογές και τις υπηρεσίες σας. Κάθε κανάλι έχει τρεις καρτέλες από προεπιλογή: Αναρτήσεις, Αρχεία, Wiki. Μπορείτε να προσθέσετε οποιονδήποτε αριθμό καρτελών σε ένα κανάλι. Κάντε κλικ στο εικονίδιο «+» για να προσθέσετε μια καρτέλα.
Μπορείτε επίσης να μετονομάσετε ή να αφαιρέσετε την καρτέλα Wiki. Για να το μετονομάσετε ή να το αφαιρέσετε, μεταβείτε στην καρτέλα και κάντε κλικ στο βέλος δίπλα της. Ένα αναπτυσσόμενο μενού θα εμφανίσει τις επιλογές «Μετονομασία» και «Κατάργηση».
Όλοι οι συμπαίκτες μπορούν να επεξεργαστούν τα αρχεία που μοιράζονται σε μια ανάρτηση καναλιού ταυτόχρονα και επίσης να μοιραστούν τις σκέψεις τους με την ομάδα κατά την επεξεργασία του αρχείου. Κάντε κλικ στην επιλογή «Περισσότερα» (τρεις κουκκίδες) δίπλα στο κοινόχρηστο αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε «Επεξεργασία σε ομάδες».
Για να δείτε όλα τα αρχεία που μοιράζεστε σε ένα κανάλι, μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχεία". Για να δείτε όλα τα αρχεία που μοιράζονται μεταξύ των ομάδων, επιλέξτε "Αρχεία" στα αριστερά.
Συνομιλία σε ομάδες ή ιδιωτικά
Μπορείτε να μιλήσετε με άτομα ή ομάδες ιδιωτικά. Μεταβείτε στις «Συζητήσεις» στα αριστερά και κάντε κλικ στο κουμπί «Νέα συνομιλία» και πληκτρολογήστε το όνομα για να ξεκινήσετε μια συνομιλία.
Πραγματοποίηση κλήσεων ήχου και βίντεο
Μπορείτε επίσης να καλέσετε πραγματοποίηση κλήσεων ήχου και βίντεο σε άτομα και ομάδες από Ομάδες από την επιλογή "Κλήσεις" στα αριστερά. Μπορείτε να προσθέσετε μέλη στο Speed Dial για γρήγορη πρόσβαση. Η δωρεάν έκδοση υποστηρίζει ακόμη και επιλογές κοινής χρήσης οθόνης και θολώματος φόντου στις βιντεοκλήσεις.
Ενσωμάτωση εφαρμογών και υπηρεσιών στο Microsoft Teams
Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στις διάφορες ενσωματωμένες εφαρμογές και υπηρεσίες από την επιλογή «Εφαρμογές» στα αριστερά. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε αυτές τις εφαρμογές ως καρτέλες στα κανάλια ομάδας.
Οποιαδήποτε εφαρμογή προσθέτετε στις ομάδες σας θα είναι διαθέσιμη στην επιλογή "Περισσότερα" (τρεις κουκκίδες) στα αριστερά.
συμπέρασμα
Το Microsoft Teams είναι μια εξαιρετική πλατφόρμα συνεργασίας για τις ομάδες να εργάζονται απρόσκοπτα. Μπορείτε να επικοινωνείτε, να μοιράζεστε αρχεία, να χρησιμοποιείτε ενσωματωμένες εφαρμογές με τους συμπαίκτες σας για να εργάζεστε αποτελεσματικά από οπουδήποτε στον κόσμο. Η δωρεάν έκδοση παρέχει έναν εξαιρετικό αριθμό δυνατοτήτων, αλλά οι χρήστες μπορούν επίσης να κάνουν αναβάθμιση σε μια πληρωμένη έκδοση που προσφέρει πολλά περισσότερα.