Μετατρέψτε εύκολα ένα έγγραφο του Word σε παρουσίαση PowerPoint μορφοποιώντας το έγγραφο με τις κατάλληλες Επικεφαλίδες για αυτόματη δημιουργία ξεχωριστών διαφανειών στην παρουσίαση.
Εάν έχετε επενδύσει πολλά στο Microsoft Office και το χρησιμοποιείτε τόσο για προσωπικούς όσο και για επαγγελματικούς σκοπούς, το πιθανότερο είναι ότι μπορεί να χρειαστεί να μετατρέψετε το έγγραφό σας από μια μορφή σε άλλη. Μία από τις πιο συνηθισμένες μετατροπές που κάνουν οι χρήστες γενικά είναι η παρουσίαση από έγγραφο Word σε PowerPoint.
Η αντιγραφή/επικόλληση του περιεχομένου ενός εγγράφου σε μια παρουσίαση δεν είναι εφικτή εάν το έγγραφο είναι μεγάλο. Επίσης, με τη δυνατότητα μετατροπής ενσωματωμένη απευθείας στο Microsoft Word, η ανάγκη χρήσης τέτοιων απαρχαιωμένων εννοιών αναιρεί. Η δυνατότητα μετατροπής χρησιμοποιεί Τεχνητή Νοημοσύνη για την εργασία και είναι εξαιρετικά αποτελεσματική.
Προετοιμασία του Εγγράφου για Μετατροπή σε Παρουσίαση
Είναι αρκετά εύκολο να μετατραπεί, δεδομένου ότι γνωρίζετε τη βασική μορφοποίηση. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να μορφοποιήσετε το κείμενο χρησιμοποιώντας τις διάφορες επιλογές επικεφαλίδων που είναι διαθέσιμες στο Microsoft Word.
Η διαδικασία μετατροπής θα χρησιμοποιήσει τις Επικεφαλίδες στο έγγραφο του Word και θα δημιουργήσει ξεχωριστές διαφάνειες που βασίζονται σε αυτές σε μια παρουσίαση PowerPoint.
Δεδομένου ότι συζητάμε τα βασικά του θέματος, θα χρησιμοποιήσουμε μόνο «Επικεφαλίδα 1» για τον τίτλο της διαφάνειας στην παρουσίαση που έχει μετατραπεί και «Επικεφαλίδα 2» ως περιεχόμενο διαφάνειας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις άλλες διαθέσιμες επιλογές στην ενότητα «Στυλ» του Word για να βελτιώσετε τη σαφήνεια και την ποιότητα της παρουσίασης.
Για να μορφοποιήσετε τους τίτλους, επισημάνετε τους και, στη συνέχεια, επιλέξτε «Επικεφαλίδα 1» από την ενότητα «Στυλ» στο επάνω μέρος. Θυμηθείτε ότι θα χρησιμοποιηθεί ως τίτλος της διαφάνειας στην παρουσίαση του PowerPoint μετά τη μετατροπή.
Για το κείμενο κάτω από την επικεφαλίδα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλες επιλογές επικεφαλίδας. Και πάλι, επισημάνετε το περιεχόμενο κάτω από το θέμα και επιλέξτε «Επικεφαλίδα 2». Δεδομένου ότι αυτό θα είναι ένθετο κάτω από την Επικεφαλίδα 1 που χρησιμοποιούσαμε προηγουμένως, η διαδικασία μετατροπής θα την τοποθετήσει ως το περιεχόμενο της διαφάνειας για την επικεφαλίδα.
Μπορείτε παρομοίως να μορφοποιήσετε το υπόλοιπο έγγραφο και να το κάνετε αναγνώσιμο και έτοιμο για μετατροπή.
Αφού μορφοποιήσετε το κείμενο, το χρώμα του κειμένου θα αλλάξει σε μπλε, το οποίο μπορεί να αλλάξει αργότερα, χρησιμοποιώντας τις επιλογές θεμάτων στο Word.
Για να αλλάξετε το θέμα, μεταβείτε στην καρτέλα "Σχεδίαση" στο επάνω μέρος και, στη συνέχεια, επιλέξτε την κατάλληλη μορφοποίηση εγγράφου από τις επιλογές που αναφέρονται.
Σε αυτήν την περίπτωση, χρησιμοποιήσαμε το «Βασικό (Κομψό)» και το κείμενο φαίνεται πλέον πράσινο, κάτι που είναι πιασάρικο και ενισχύει την οπτική γοητεία μιας παρουσίασης.
Μετατροπή εγγράφου Word σε παρουσίαση
Υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους μπορείτε να μετατρέψετε το έγγραφό σας σε παρουσίαση, είτε μέσω του Microsoft Word είτε μέσω του Microsoft PowerPoint. Ωστόσο, και για τις δύο μεθόδους, θα πρέπει να μορφοποιήσετε το κείμενο σε επικεφαλίδες (για τίτλους διαφανειών) και υπότιτλους (για περιεχόμενο διαφάνειας) στο έγγραφο, ώστε να μπορεί να μετατραπεί.
Μετατροπή με το Microsoft Word
Αφού μορφοποιήσετε το έγγραφο, θα χρειαστεί να προσθέσετε την επιλογή μετατροπής ενός εγγράφου σε παρουσίαση στη γραμμή εργαλείων της εφαρμογής, εάν δεν είναι ενεργοποιημένη αυτήν τη στιγμή, η οποία στη συνέχεια θα προστεθεί στην κορυφή του Microsoft Word.
Κάντε κλικ στο μενού «Αρχείο» στην επάνω αριστερή γωνία για να δείτε τις διάφορες επιλογές.
Τώρα μπορείτε να προβάλετε τις πληροφορίες του τρέχοντος εγγράφου μαζί με μια δέσμη λειτουργιών στα αριστερά. Για να ενεργοποιήσετε το εικονίδιο μετατροπής, επιλέξτε «Επιλογές» από τη λίστα στα αριστερά.
Θα ανοίξει το παράθυρο «Επιλογές Word», επιλέξτε την καρτέλα «Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης» στα αριστερά.
Τώρα μπορείτε να προσαρμόσετε τη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης από αυτήν την ενότητα. Κάντε κλικ στο πλαίσιο κάτω από το «Επιλογή εντολών από» και επιλέξτε «Όλες οι εντολές» από το αναπτυσσόμενο μενού.
Στη συνέχεια, κάντε κύλιση προς τα κάτω και αναζητήστε το «Αποστολή στο Microsoft PowerPoint» από τη λίστα και κάντε κλικ στο «Προσθήκη» για να το ενεργοποιήσετε. Οι επιλογές παρατίθενται με αλφαβητική σειρά. επομένως, δεν θα ήταν δύσκολο να το εντοπίσετε. Αφού προσθέσετε τη δυνατότητα στο Microsoft Word, κάντε κλικ στο «OK» στο κάτω μέρος για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να κλείσετε το παράθυρο.
Τώρα, για να μετατρέψετε το έγγραφο σε παρουσίαση PowerPoint, κάντε κλικ στο εικονίδιο «Αποστολή στο Microsoft PowerPoint» που μόλις προσθέσαμε στις παραπάνω οδηγίες. Μπορείτε να το βρείτε πάνω από τη γραμμή κορδέλας στο Word.
Αφού κάνετε κλικ στο εικονίδιο «Αποστολή στο Microsoft PowerPoint», θα ξεκινήσει η διαδικασία μετατροπής. Μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος, ανάλογα με τον τύπο και τη διάρκεια του εγγράφου για τη μετατροπή του. Μόλις ολοκληρωθεί η μετατροπή, το έγγραφο θα είναι πλέον σε μορφή παρουσίασης, διαφοροποιημένη από τις επικεφαλίδες που χρησιμοποιήσαμε προηγουμένως.
Μετατροπή με το Microsoft PowerPoint
Η διαδικασία μετατροπής ενός εγγράφου του Word σε παρουσίαση PowerPoint είναι περίπλοκη στο Microsoft Word, ωστόσο, είναι αρκετά απλή και απλή στο Microsoft PowerPoint.
Ανοίξτε μια νέα παρουσίαση στο Microsoft PowerPoint και, στη συνέχεια, επιλέξτε την καρτέλα «Εισαγωγή» στο επάνω μέρος.
Στην καρτέλα «Εισαγωγή», θα δείτε την επιλογή προσθήκης διαφόρων στοιχείων στην παρουσίαση. Επειδή είμαστε εδώ για να προσθέσουμε ένα έγγραφο, κάντε κλικ στο εικονίδιο «Νέα διαφάνεια», την πρώτη επιλογή από τα αριστερά. Στη συνέχεια, επιλέξτε «Διαφάνειες από το περίγραμμα» από το αναπτυσσόμενο μενού.
Θα ανοίξει το παράθυρο «Εισαγωγή περιγράμματος» όπου μπορείτε να εντοπίσετε και να επιλέξετε το έγγραφο που θέλετε να μετατρέψετε. Αφού επιλέξετε το έγγραφο, κάντε κλικ στο «Εισαγωγή» στο κάτω μέρος για μετατροπή και προσθήκη στο Microsoft PowerPoint.
Το έγγραφο του Word μετατρέπεται τώρα σε παρουσίαση PowerPoint και το περιεχόμενο κατανέμεται μεταξύ διαφανειών με βάση τα επίπεδα επικεφαλίδων που μορφοποιήσαμε προηγουμένως.
Η μετατροπή ενός εγγράφου σε παρουσίαση μπορεί να φαινόταν νωρίτερα σαν μια ηρακλειακή εργασία, αλλά δεν θα ισχύει από εδώ και στο εξής. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από τις δύο μεθόδους που αναφέρθηκαν παραπάνω για τη μετατροπή και να γλιτώσετε από την ταλαιπωρία της αντιγραφής/επικόλλησης. Επίσης, θυμηθείτε να μορφοποιήσετε το κείμενο με ακρίβεια για να επιτύχετε αποτελεσματικά αποτελέσματα.