Δημιουργήστε μια αναπτυσσόμενη λίστα στοιχείων στο Excel για να κάνετε την εισαγωγή δεδομένων ευκολότερη, ταχύτερη και χωρίς σφάλματα. Με τη δυνατότητα επικύρωσης δεδομένων του Excel, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε αναπτυσσόμενες λίστες για να εισαγάγετε δεδομένα σε ένα φύλλο εργασίας ή ένα βιβλίο εργασίας.
Μια αναπτυσσόμενη λίστα ή αναπτυσσόμενο μενού του Excel είναι ένα στοιχείο γραφικού ελέγχου που επιτρέπει στους χρήστες να επιλέξουν μια επιλογή από μια λίστα προκαθορισμένων επιλογών. Αυτό θα κάνει την εισαγωγή δεδομένων ευκολότερη, ταχύτερη και θα μειώσει την ανακρίβεια και τα τυπογραφικά λάθη.
Για παράδειγμα, οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν εύκολα την κατάσταση της εργασίας ως ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗ από ένα αναπτυσσόμενο μενού. Αλλά αν τους δώσετε την επιλογή να το εισαγάγουν με μη αυτόματο τρόπο, μπορεί να πληκτρολογήσουν ολόκληρη τη λέξη ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ ή ΣΕ ΕΚΚΡΕΜΟ ή ΣΥΝΕΧΕΙΑ ή ΑΠΟΤΥΧΕ. Θα χρειαστεί πολύς χρόνος για να πληκτρολογήσετε την κατάσταση για κάθε εργασία, αλλά αν ήταν μια αναπτυσσόμενη λίστα, θα επιταχύνει τη διαδικασία εισαγωγής δεδομένων.
Σε αυτήν την ανάρτηση, θα σας δείξουμε έναν γρήγορο και εύκολο τρόπο για να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα χρησιμοποιώντας δεδομένα από κελιά ή εισάγοντας δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο ή χρησιμοποιώντας τύπους στο Excel.
Δημιουργία αναπτυσσόμενης λίστας χρησιμοποιώντας δεδομένα από κελιά
Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού για να παρακολουθείτε την κατάσταση καθενός από τα ταξίδια που σκοπεύετε να κάνετε (όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα).
Αρχικά, πληκτρολογήστε τα στοιχεία που θέλετε να εμφανίζονται στο αναπτυσσόμενο μενού σε μια σειρά κελιών. Μπορείτε να το κάνετε αυτό στο φύλλο που θα περιέχει τις αναπτυσσόμενες λίστες ή σε διαφορετικό φύλλο.
Σε αυτό το παράδειγμα, πληκτρολογήσαμε τη λίστα των στοιχείων για την αναπτυσσόμενη λίστα στο Φύλλο 2.
Επιστρέψτε στο Φύλλο 1 και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κελί B2 (αυτό είναι το κελί όπου θα ρυθμίσετε το αναπτυσσόμενο μενού).
Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα «Δεδομένα» και κάντε κλικ στο εικονίδιο «Επικύρωση δεδομένων» και επιλέξτε «Επικύρωση δεδομένων» από το αναπτυσσόμενο μενού.
Στο πλαίσιο διαλόγου «Επικύρωση δεδομένων», επιλέξτε «Λίστα» από το αναπτυσσόμενο μενού «Να επιτρέπεται:» και κάντε κλικ στο «ΟΚ».
Κάντε κλικ στο πλαίσιο «Πηγή» και μπορείτε να επιλέξετε τη λίστα των στοιχείων που θέλετε να προσθέσετε ως επιλογές που θα εμφανίζονται στη λίστα.
Τώρα, επιλέξτε λίστα στοιχείων (A1:A5) από το Φύλλο 2.
Και η τοποθεσία όπου οι τιμές για το αναπτυσσόμενο μενού θα προστεθούν αυτόματα στο πλαίσιο Πηγή. Τώρα, κάντε κλικ στο «OK». Εάν καταργήσετε την επιλογή "Παράβλεψη μαύρου", το Excel θα αναγκάσει τους χρήστες να επιλέξουν μια τιμή από τη λίστα.
Τώρα έχετε δημιουργήσει μια αναπτυσσόμενη λίστα στο κελί B2 της στήλης Κατάσταση.
Για να αντιγράψετε την αναπτυσσόμενη λίστα και στις 5 σειρές, απλώς κάντε κλικ στο μικρό πράσινο τετράγωνο κάτω αριστερά από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο και σύρετέ το προς τα κάτω στο κελί B6.
Τώρα, η αναπτυσσόμενη λίστα αντιγράφεται από το κελί B2 στο B6.
Δημιουργία αναπτυσσόμενης λίστας με μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων
Εναλλακτικά, μπορείτε να προσθέσετε στοιχεία απευθείας στο αναπτυσσόμενο μενού εισάγοντάς τα με μη αυτόματο τρόπο στο πεδίο «Πηγή» του παραθύρου διαλόγου Επικύρωση δεδομένων.
Σε αυτό το παράδειγμα, προσθέτετε μια αναπτυσσόμενη λίστα για την εποχή που επισκέπτεστε τις πόλεις. Επομένως, επιλέξτε το κελί C2 για να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα.
Ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου «Επικύρωση δεδομένων» από την καρτέλα «Δεδομένα».
Επιλέξτε «Λίστα» από τα κριτήρια επικύρωσης και πληκτρολογήστε τη λίστα σας στο πλαίσιο «Πηγή». Όλα τα στοιχεία πρέπει να εισαχθούν χωρίς κενό, χωρισμένα με κόμμα μεταξύ κάθε στοιχείου.
Εδώ, πληκτρολογήστε «Άνοιξη, Καλοκαίρι, Φθινόπωρο, Χειμώνας» στο πεδίο πηγής και κάντε κλικ στο «ΟΚ».
Τώρα, όλα τα στοιχεία (επιλογές) που εισάγονται στο πεδίο Πηγή θα εμφανίζονται σε διαφορετικές γραμμές στην αναπτυσσόμενη λίστα. Στη συνέχεια, μπορείτε να σύρετε και να αντιγράψετε τη λίστα στις υπόλοιπες σειρές όπως κάνατε στην προηγούμενη μέθοδο.
Δημιουργία αναπτυσσόμενης λίστας με χρήση τύπων
Ένας άλλος τρόπος με τον οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα είναι χρησιμοποιώντας τον τύπο OFFSET στο πεδίο πηγής.
Σε αυτό το παράδειγμα, δημιουργούμε μια αναπτυσσόμενη λίστα στη στήλη Έτος. Επιλέξτε το κελί D1 και μεταβείτε στο Data –> Data Tools –> Data Validation.
Στα παράθυρα επικύρωσης δεδομένων, εισαγάγετε αυτό το πεδίο προέλευσης τύπου αντί για αναφορά κελιού ή στοιχεία που έχετε καταχωρίσει με μη αυτόματο τρόπο:
=OFFSET(αναφορά, σειρές, στήλες, [ύψος], [πλάτος])Τώρα εισαγάγετε τη λίστα των στοιχείων για την αναπτυσσόμενη λίστα (Έτος) στο Φύλλο 2.
Στον τύπο, καθορίστε την αναφορά κελιού ως B1 (το σημείο εκκίνησης της λίστας), καθορίστε σειρές και στήλες ως 0 για να αποφύγετε τη μετατόπιση της αναφοράς και καθορίστε ως Ύψος ως 5 για στοιχεία στη λίστα.
=OFFSET(Φύλλο2!$B$1,0,0,5)Τώρα, εάν εισαγάγετε αυτόν τον τύπο στο πεδίο προέλευσης, επιστρέφει έναν πίνακα που έχει τη λίστα των ετών (B1:B5).
Αυτό θα δημιουργήσει μια αναπτυσσόμενη λίστα που εμφανίζει όλα τα χρόνια στην περιοχή κελιών B1:B5 του Φύλλου 2.
Αφαίρεση μιας αναπτυσσόμενης λίστας
Μπορείτε επίσης να καταργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel. Για να καταργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε το κελί με την αναπτυσσόμενη λίστα. Στη συνέχεια, μεταβείτε στα Δεδομένα –> Εργαλεία δεδομένων –> Επικύρωση δεδομένων.
Κάντε κλικ στο κουμπί «Διαγραφή όλων» στην κάτω αριστερή γωνία του πλαισίου διαλόγου «Επικύρωση δεδομένων» και κάντε κλικ στο «ΟΚ». Αυτό θα καταργήσει την αναπτυσσόμενη λίστα στο επιλεγμένο κελί.
Εάν θέλετε να καταργήσετε όλες τις αναπτυσσόμενες λίστες στο φύλλο εργασίας, επιλέξτε "Εφαρμογή αυτών των αλλαγών σε όλα τα άλλα κελιά με τις ίδιες ρυθμίσεις" προτού κάνετε κλικ στο κουμπί "Διαγραφή όλων". Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «OK» για εφαρμογή.
Τώρα, μπορείτε να δημιουργήσετε και να αφαιρέσετε αναπτυσσόμενες λίστες ακολουθώντας αυτόν τον οδηγό βήμα προς βήμα.