Μάθετε τα πάντα για το Chat στο Microsoft Teams
Το Microsoft Teams είναι μια από τις πιο δημοφιλείς εφαρμογές Workstream Collaboration που είναι διαθέσιμες αυτήν τη στιγμή. Η εξελιγμένη και βελτιωμένη διεπαφή του είναι πολύ δημοφιλής στις μάζες. Και οι οργανισμοί χρησιμοποιούν το Microsoft Teams για να προχωρήσουν πέρα από τις απλώς βιντεοσυνεδριάσεις για αυτόν ακριβώς τον λόγο.
Η συνεργασία με μέλη της ομάδας είναι τόσο εύκολη όσο μια πίτα στο Microsoft Teams με διάφορους τρόπους συνομιλίας. Είτε θέλετε να συνομιλήσετε με ολόκληρη την ομάδα σας, μια μικρότερη ομάδα είτε να κάνετε μια ιδιωτική συνομιλία με κάποιον, μπορείτε να τα κάνετε όλα με το Microsoft Teams.
Πώς να συνομιλήσετε ιδιωτικά στο Microsoft Teams
Για να έχετε ιδιωτικές συνομιλίες 1:1 ή ομαδικές συνομιλίες με τα μέλη του οργανισμού σας, κάντε κλικ στο εικονίδιο «Νέα συνομιλία» στα αριστερά της γραμμής εντολών. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο εικονίδιο New Chat ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε στο Microsoft Teams, δηλαδή δεν χρειάζεται να μεταβείτε στην καρτέλα "Chat" για να ξεκινήσετε μια νέα συνομιλία.
Θα ανοίξει η οθόνη «Νέα συνομιλία». Πληκτρολογήστε το όνομα των ατόμων με τα οποία θέλετε να ξεκινήσετε τη συνομιλία στην ενότητα «Προς» στο επάνω μέρος. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το μήνυμά σας στο παρακάτω πλαίσιο μηνύματος και στείλτε το.
Θα ξεκινήσει μια νέα συνομιλία με τους παραλήπτες. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε ενεργές συνομιλίες ανά πάσα στιγμή από την καρτέλα «Συζήτηση» στην αριστερή γραμμή πλοήγησης. Μεταβείτε στο Chat από τα αριστερά και θα εμφανιστούν όλες οι προηγούμενες συνομιλίες σας. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε νήμα για να το ανοίξετε και να ξεκινήσετε τη συνομιλία.
Πώς να συνομιλήσετε σε ένα κανάλι στο Microsoft Teams
Οι ομάδες αποτελούνται από κανάλια που είναι αφιερωμένα μέρη για διαφορετικά έργα, τμήματα ή θέματα στα οποία εργάζεται η ομάδα. Τα κανάλια μπορούν να έχουν όλα ή ορισμένα μέλη της ομάδας με βάση τη δημιουργία τους. Εάν χρειάζεται να μιλήσετε με όλα τα μέλη της ομάδας σας, το Κανάλι είναι το καλύτερο μέρος για να το κάνετε. Όλα τα κανάλια έχουν την καρτέλα "Αναρτήσεις". Εδώ γίνονται οι συζητήσεις.
Κάντε κλικ στο «Ομάδες» στη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά. Όλες οι ομάδες σας θα εμφανίζονται με τα κανάλια που αναφέρονται από κάτω. Μεταβείτε στο κανάλι στο οποίο θέλετε να συνομιλήσετε.
Από προεπιλογή, θα ανοίξει η καρτέλα "Αναρτήσεις". Μεταβείτε στο κάτω μέρος της οθόνης. Πληκτρολογήστε το μήνυμά σας στο πλαίσιο μηνύματος για να ξεκινήσετε μια νέα συνομιλία.
9 Συμβουλές για μια βελτιωμένη εμπειρία συνομιλίας στο Microsoft Teams
Το Chat είναι κεντρικό στην εμπειρία των χρηστών του Microsoft Teams. Αλλά το Chat δεν είναι απλώς μια ανταλλαγή γραπτών μηνυμάτων στο Microsoft Teams. Προσφέρει πολλά περισσότερα. Γίνετε επαγγελματίας και κερδίστε περισσότερα πράγματα κάνοντας απλώς συνομιλία στο Microsoft Teams με τις παρακάτω συμβουλές και κόλπα.
Χρησιμοποιήστε τη γραμμή εντολών για να επιταχύνετε τα πράγματα
Η γραμμή εντολών στο Microsoft Teams δεν είναι ένα τσιτάτο. Είναι εκεί για να κάνει τη ζωή σας πιο εύκολη και πρέπει οπωσδήποτε να το χρησιμοποιήσετε στο μέγιστο των δυνατοτήτων του. Υπάρχουν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή εντολών για να επιταχύνετε τα πράγματα κατά τη συνομιλία.
- Βρείτε ή ξεκινήστε μια συνομιλία από τη γραμμή εντολών: Πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου στη γραμμή εντολών με το οποίο θέλετε να συνομιλήσετε. Το όνομά τους και τυχόν ομαδικές συνομιλίες στις οποίες συμμετέχετε και οι δύο θα εμφανιστούν. Κάντε κλικ στο όνομά τους για να μεταβείτε στη συνομιλία 1:1 μαζί τους. αν δεν είχατε ποτέ συνομιλία 1:1 μαζί τους, θα ξεκινήσει μια νέα συνομιλία. Ή, επιλέξτε την ομάδα για να συνεχίσετε τη συνομιλία εκεί.
- Απευθείας αποστολή μηνυμάτων από τη γραμμή εντολών χρησιμοποιώντας την εντολή «/chat»: Η γραμμή εντολών είναι, πρώτα και κύρια, μια γραμμή εντολών. Και θα ήταν απαίσια σπατάλη να μην χρησιμοποιήσετε αυτές τις εντολές, ειδικά επειδή μπορούν να σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο. Εάν θέλετε απλώς να στείλετε ένα γρήγορο μήνυμα σε άλλο άτομο, κάντε το απευθείας από τη γραμμή εντολών και αποθηκεύστε τον εαυτό σας μερικά κλικ. Τύπος
/κουβένταστη γραμμή εντολών, ακολουθήστε το με ένα κενό και, στη συνέχεια, εισαγάγετε το όνομα του ατόμου και, τέλος, το μήνυμα που θέλετε να του στείλετε.
- Αναζητήστε τυχόν παλιά μηνύματα χρησιμοποιώντας τη γραμμή εντολών: Εάν θέλετε να βρείτε τυχόν παλιά μηνύματα, η γραμμή εντολών είναι ξανά στη διάθεσή σας. Εισαγάγετε μια λέξη-κλειδί από το μήνυμα που προσπαθείτε να βρείτε και πατήστε το πλήκτρο enter. Θα εμφανίσει όλα τα μηνύματά σας που περιέχουν αυτήν τη λέξη-κλειδί. Μπορείτε ακόμη να χρησιμοποιήσετε φίλτρα για να εκτελέσετε μια αποκλειστική αναζήτηση με βάση την ομάδα, την ημερομηνία, τα συνημμένα κ.λπ.
Πατήστε «Shift + Enter» για να ξεκινήσετε μια νέα γραμμή
Στο Microsoft Teams, είτε συνομιλείτε σε ιδιωτική συνομιλία είτε σε συνομιλία καναλιού, υπάρχει κάτι τόσο ενοχλητικό που σας κάνει να θέλετε να βάζετε το κεφάλι σας στο φούρνο μερικές φορές. Μιλάμε για τη βαρβαρότητα του κλειδιού «Enter». Κατά την πληκτρολόγηση του μηνύματός σας, πατώντας το πλήκτρο «Enter» στέλνεται το μήνυμά σας, ενώ το μόνο που προσπαθούσατε να κάνετε ήταν να εισαγάγετε μια αλλαγή γραμμής για να είναι ευανάγνωστο.
Και ας είμαστε αληθινοί. Αυτά είναι επαγγελματικά μηνύματα και δεν φαίνεται χαριτωμένο, όπως στις συνομιλίες σας στο WhatsApp, να βομβαρδίζετε το άλλο άτομο με σειρές κειμένων για να μεταφέρετε ένα μόνο μήνυμα. Αλλά επίσης δεν θέλετε να στείλετε μια πολύ μεγάλη παράγραφο με ένα διάστημα στο άλλο άτομο. Τι να κάνουμε λοιπόν;
Σε αυτήν την περίπτωση, θυμηθείτε ότι το πλήκτρο «Shift + Enter» αντί για το απλό παλιό πλήκτρο Enter ξεκινά μια νέα γραμμή στο ίδιο μήνυμα χωρίς να το στείλει.
Χρησιμοποιήστε τις αναφορές και τις απαντήσεις «@» για να διατηρήσετε τα πράγματα οργανωμένα στις συνομιλίες καναλιού
Τα κανάλια μπορεί να μοιάζουν με μεγάλες ομαδικές συνομιλίες, αλλά δεν χρειάζεται να είναι τόσο χαοτικά όσο μερικές φορές τείνουν οι ομαδικές συνομιλίες. Όταν δημοσιεύετε κάτι σε ένα κανάλι, το δημοσιεύετε για να το δουν όλοι. Αλλά αν υπάρχει ένα συγκεκριμένο άτομο του οποίου την προσοχή χρειάζεται το μήνυμα, μπορείτε να το αναφέρετε χρησιμοποιώντας το «@» και το άτομο θα λάβει μια ειδοποίηση. Έτσι, διασφαλίζοντας ότι το μήνυμά σας δεν θα χαθεί στη θάλασσα των μηνυμάτων στο κανάλι.
Όταν συνομιλείτε σε ένα κανάλι, είναι επίσης καλή πρακτική να απαντάτε στο προηγούμενο μήνυμα ενώ συνεχίζετε τη συνομιλία. Με αυτόν τον τρόπο δημιουργείται ουσιαστικά ένα νήμα της συνομιλίας και διευκολύνεται για όλους να την ακολουθήσουν. Κάντε κλικ στην επιλογή «Απάντηση» κάτω από την αρχική ανάρτηση για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα.
Δώστε προτεραιότητα σε σημαντικά μηνύματα
Στις Ιδιωτικές συνομιλίες, μπορείτε να ορίσετε επιλογές παράδοσης για σημαντικά μηνύματα. Κάντε κλικ στο κουμπί «Ορισμός επιλογών παράδοσης» (σύμβολο «!») κάτω από το πλαίσιο μηνύματος και επιλέξτε από τις διαθέσιμες επιλογές. Από προεπιλογή, η επιλογή παράδοσης για όλα τα μηνύματα είναι «Τυπική». Αλλά μπορούν να αλλάξουν σε «Σημαντικά» και «Επείγοντα» ανάλογα με τις ανάγκες σας.
Σημείωση: Οι επιλογές παράδοσης μπορούν να αλλάξουν μόνο για μηνύματα στις ιδιωτικές συνομιλίες και όχι στις συνομιλίες καναλιού.
Μορφοποιήστε τα μηνύματά σας για μεγαλύτερο αντίκτυπο
Είτε συνομιλείτε ιδιωτικά είτε σε κανάλι, το Microsoft Teams προσφέρει τη δυνατότητα μορφοποίησης των μηνυμάτων σας. Έτσι, σώστε τους πάντες από τη δεινή θέση των μακροχρόνιων, βαρετών μηνυμάτων και χρησιμοποιήστε τις επιλογές μορφοποίησης για να τους προσθέσετε λίγη όρεξη. Κάντε κλικ στο εικονίδιο «Μορφοποίηση» (Α με πινέλο) κάτω από το πλαίσιο μηνύματος για να ανοίξετε τις επιλογές μορφοποίησης και να κάνετε πλάγια, έντονη γραφή, υπογράμμιση και να κάνετε πολλά περισσότερα με τα μηνύματά σας.
Διαγραφή ήδη απεσταλμένων μηνυμάτων
Μπορείτε επίσης να διαγράψετε μηνύματα που έχουν ήδη αποσταλεί σε ιδιωτικές συνομιλίες καθώς και ένα κανάλι στο Teams. Για να διαγράψετε ένα μήνυμα, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω του. Θα εμφανιστεί μια σειρά από emojis. Κάντε κλικ στην επιλογή «Περισσότερα» (τρεις τελείες) στο τέλος και επιλέξτε «Διαγραφή» από το αναδυόμενο μενού. Αυτό θα διαγράψει το μήνυμα και από το τέλος του παραλήπτη.
Μοιραστείτε την οθόνη σας σε μια συνομιλία
Η κοινή χρήση οθόνης κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης είναι συνηθισμένη, αλλά στο Microsoft Teams μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση της οθόνης σας και από μια συνομιλία. Επομένως, εάν θέλετε ποτέ να μοιραστείτε γρήγορα την οθόνη σας με κάποιον με τον οποίο συνομιλείτε, μπορείτε να το κάνετε χωρίς να χρειάζεται να ξεκινήσετε μια συνάντηση. Απλώς κάντε κλικ στο εικονίδιο «Κοινή χρήση οθόνης» στη συνομιλία και περιμένετε να αποδεχτεί ο παραλήπτης το αίτημά σας για κοινή χρήση οθόνης.
👉 Μεταβείτε εδώ για έναν λεπτομερή οδηγό σχετικά με τον τρόπο κοινής χρήσης οθόνης σε μια συνομιλία
Χρησιμοποιήστε τις καρτέλες στις συνομιλίες
Οι καρτέλες είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για γρήγορη πρόσβαση στα κανάλια και εξοικονόμηση χρόνου. Στην πραγματικότητα, είναι τόσο εξαιρετικοί που δεν έχει νόημα να τους κρατάμε περιορισμένους μόνο στα κανάλια. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε καρτέλες σε ιδιωτικές συνομιλίες. Επομένως, προσθέστε τυχόν αρχεία ή εφαρμογές στις οποίες συνεργάζεστε με τους παραλήπτες ως καρτέλες στις συνομιλίες και αποκτήστε γρήγορη πρόσβαση σε αυτές.
Απόκρυψη ή σίγαση συνομιλιών που δεν θέλετε να δείτε
Δεν υπάρχει τρόπος να διαγράψετε ένα νήμα συνομιλίας μόλις ξεκινήσει, αλλά μπορείτε να αποκρύψετε τις συνομιλίες που δεν θέλετε ή να τις βάλετε σε σίγαση για να απαλλαγείτε από ειδοποιήσεις από αυτές. Μεταβείτε στη «Συζήτηση» από την αριστερή γραμμή πλοήγησης. Στη συνέχεια, μεταβείτε στη συνομιλία που θέλετε να αποκρύψετε ή να κάνετε σίγαση. Θα εμφανιστεί ένα εικονίδιο «Περισσότερες επιλογές» (τρεις κουκκίδες). Κάντε κλικ σε αυτό και, στη συνέχεια, επιλέξτε «Σίγαση» ή «Απόκρυψη» από το μενού περιβάλλοντος.
Η συνομιλία είναι ένα ουσιαστικό μέρος οποιασδήποτε εφαρμογής WSC. Η ολοκλήρωση των πραγμάτων σε μια συνομιλία μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο και να δημιουργήσει χώρο μόνο για σημαντικά πράγματα κατά τη διάρκεια των συναντήσεων. Κατακτήστε το βασίλειο της συνομιλίας στο Microsoft Teams με τη βοήθεια ορισμένων χρήσιμων συμβουλών παραπάνω και δείχνετε σαν επαγγελματίας μεταξύ των συναδέλφων σας.