Το απόλυτο cheat sheet για να γίνετε Pro User Teams της Microsoft
Το Microsoft Teams δεν χρειάζεται εισαγωγή σε αυτό το σημείο. Αν ήταν 2019, σίγουρα. Αλλά αυτή ήταν η χρονιά των εφαρμογών τηλεδιάσκεψης και Workstream Collaboration. Και το Microsoft Teams έχει καθιερωθεί με ασφάλεια ως ένα από τα MVP στο οικοσύστημα WSC.
Αυτό συμβαίνει επειδή δεν είναι απλώς μια εφαρμογή τηλεδιάσκεψης. Υπάρχουν πολλά περισσότερα στο Microsoft Teams. Και τα σχολεία και τα γραφεία το λατρεύουν για εξ αποστάσεως εργασία για αυτόν ακριβώς τον λόγο. Είναι η εφαρμογή για να συνεργάζεστε με τους συμπαίκτες σας με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο. Αλλά ο τεράστιος όγκος των δυνατοτήτων στο Microsoft Teams μπορεί επίσης να αισθάνεται υπερβολικός μερικές φορές. Αν υπήρχε κάτι που θα μπορούσε να σας βοηθήσει, θα μπορούσατε να το περιηγηθείτε γρήγορα.
Είτε είστε παλιός είτε σχετικά νέος χρήστης του Microsoft Teams, δεν έχει σημασία. Όλοι αγαπούν ένα μικρό φύλλο εξαπάτησης για να ενισχύσουν την παραγωγικότητά τους, να εμφανιστούν ως επαγγελματίες και ίσως ακόμη και να επιδείξουν τις δεξιότητές τους. Αυτό ακριβώς μπορείτε να κάνετε με αυτήν τη λίστα με συμβουλές και κόλπα για σχεδόν όλα όσα μπορείτε να κάνετε στο Microsoft Teams.
Συμβουλές για να αυξήσετε την παραγωγικότητα
Για να κάνετε περισσότερη δουλειά σε λιγότερο χρόνο, ποιος δεν το θέλει αυτό; Σίγουρα όχι εσείς ή οι εργοδότες σας! Αυτές οι συμβουλές και κόλπα είναι βέβαιο ότι θα βελτιώσουν την εστίασή σας και θα απογειώσουν τα επίπεδα παραγωγικότητάς σας.
Μείνετε μπροστά από τα καθήκοντά σας
Η εφαρμογή Tasks στο Microsoft Teams ήταν η πιο αναμενόμενη εφαρμογή για τους ζηλωτές, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι όλοι πήραν το σημείωμα. Εάν ήσασταν στην ομάδα που με κάποιο τρόπο το έχασε, πρέπει να επιβιβαστείτε σε αυτό το τρένο αμέσως, γιατί εμπιστευτείτε μας, χάνετε.
Το Tasks by Planner and To-Do συνδυάζει τη λειτουργικότητα και των δύο εφαρμογών της Microsoft – Planner και To-Do – απευθείας στο Microsoft Teams. Έτσι, μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδό σας και να διαχειρίζεστε τις εργασίες σας χωρίς να χρειάζεται να κάνετε εναλλαγή μεταξύ πολλών εφαρμογών. Έτσι, δεν χρειάζεται πλέον να επιλέγετε μεταξύ της λογικής ή του προγράμματός σας.
Η εφαρμογή Tasks συνδυάζει τις προσωπικές σας εργασίες από τις εκκρεμείς εργασίες και τις κοινόχρηστες εργασίες από την εφαρμογή Planner απευθείας στο Microsoft Teams. Μπορείτε να το προσθέσετε ως προσωπική εφαρμογή ή ακόμα και ως καρτέλα για τη συλλογική διαχείριση των εργασιών της ομάδας. Η εφαρμογή Tasks είναι διαθέσιμη σε όλους με συνδρομή στο Microsoft 365.
👉Κατακτήστε πώς να χρησιμοποιείτε τα Tasks by Planner και To-Do στο Microsoft Teams.
Χειριστείτε τις πληροφορίες σαν μάγος με λίστες
Εάν γνωρίζετε τις σωστές εφαρμογές στο Microsoft Teams, κανείς δεν μπορεί να σας σταματήσει. Οι Λίστες της Microsoft είναι μια τέτοια εφαρμογή που πρέπει να αξιοποιήσετε. Με τις Λίστες, μπορείτε να παρακολουθείτε οποιεσδήποτε πληροφορίες, προσωπικές ή συνεργατικές. Η εφαρμογή Λίστες μπορεί να είναι χρήσιμη εάν η ομάδα σας έχει πληροφορίες για παρακολούθηση, εργασία για οργάνωση ή ροές εργασιών για διαχείριση.
Και για να επιταχυνθούν τα πράγματα, υπάρχουν πρότυπα κλάδου και συγκεκριμένων περιπτώσεων που διευκολύνουν τη δημιουργία αυτών των λιστών. Αυτή η εξέλιξη των λιστών του SharePoint μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε σχεδόν τα πάντα – ζητήματα, στοιχεία, ρουτίνες, συμβάντα, απόθεμα ή επαφές. Για να αναβαθμίσετε τα πράγματα, μπορείτε ακόμη και να έχετε μορφοποίηση υπό όρους, έτσι ώστε τα αντικείμενα στις λίστες σας να εμφανίζονται ή να εξαφανίζονται αυτόματα όταν πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις. Η χρήση αυτής της εφαρμογής είναι βέβαιο ότι θα αυξήσει την παραγωγικότητά σας εκθετικά.
👉Μάθετε πώς να δημιουργείτε και να χρησιμοποιείτε λίστες στο Microsoft Teams σαν επαγγελματίας.
Προωθήστε τα email απευθείας στα κανάλια σας
Το email είναι μια από τις πιο χρησιμοποιούμενες μορφές επικοινωνίας στον εταιρικό κόσμο. Ο όγκος της αλληλογραφίας που λαμβάνει χώρα μέσω email είναι τεράστιος. Αλλά σημαίνει επίσης ότι όταν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί Microsoft Teams, μερικές φορές παγιδεύεστε ανάμεσα σε δύο διαφορετικά μέσα. Και η αντιγραφή όλου του περιεχομένου από τα email σας για να το δημοσιεύσετε σε ένα κανάλι στο Microsoft Teams μπορεί να είναι τόσο κουραστικό.
Αυτό συμβαίνει γιατί το κάνετε λάθος! Γνωρίζετε ότι κάθε κανάλι στο Microsoft Teams έχει μια μοναδική διεύθυνση email στην οποία μπορείτε να προωθήσετε τα email απευθείας; Ναι καλά ακούσατε. Τυχόν email που στέλνετε σε αυτήν τη διεύθυνση θα εμφανίζονται ως αναρτήσεις απευθείας στο κανάλι. Πόσο αποτελεσματικό είναι αυτό!
Για να λάβετε τη διεύθυνση email για ένα κανάλι, μεταβείτε στο εικονίδιο «Περισσότερες επιλογές» (μενού με τρεις κουκκίδες). Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Λήψη διεύθυνσης email» από το μενού.
Θα δημιουργηθεί η διεύθυνση email. Αντιγράψτε το για να το χρησιμοποιήσετε.
Χρησιμοποιήστε τη γραμμή εντολών
Η γραμμή εντολών στο Microsoft Teams πρέπει να είναι το χαρακτηριστικό που χρησιμοποιείται περισσότερο. Αλλά έχει τη δυνατότητα να γίνει το χαρακτηριστικό που χρησιμοποιείτε περισσότερο, εάν ξέρετε πώς να το χρησιμοποιήσετε σωστά. Η γραμμή εντολών μπορεί να επιταχύνει πάρα πολύ τα πράγματα.
Θέλετε να βρείτε ένα παλιό μήνυμα, να ξεκινήσετε μια συνομιλία ή μια κλήση, να πάτε σε ένα κανάλι, να δείτε τα αρχεία σας; Χρησιμοποιήστε τη γραμμή εντολών για να τα κάνετε όλα αυτά και πολλά άλλα. Δεν χρειάζεται καν να θυμάστε όλες τις εντολές για να τις χρησιμοποιήσετε. Το Microsoft Teams σας το παρέχει. Το μόνο που χρειάζεται να θυμάστε εάν η εργασία που πρέπει να κάνετε έχει μια εντολή για αυτήν, ώστε να μπορείτε να την κάνετε γρήγορα.
Δείτε τον λεπτομερή οδηγό σχετικά με τον τρόπο χρήσης των εντολών στο Microsoft Teams για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας και να εξοικονομήσετε χρόνο.👆
Ανάλυση γλωσσικών εμποδίων
Σήμερα, οι παγκόσμιες ομάδες δεν αποτελούν καινοτομία. Αντίθετα, όλο και περισσότερες ομάδες είναι διάσπαρτες σε όλο τον κόσμο σε αυτήν την εποχή. Και αυτό απαιτεί την ανάγκη να καταλάβουμε ο ένας τη γλώσσα του άλλου για να επικοινωνήσουμε αποτελεσματικά. Με το Microsoft Teams, δεν χρειάζεται να μεταβείτε στη Μετάφραση Google και να αντιγράψετε/επικολλήσετε κανένα μήνυμα. Το Microsoft Teams προσφέρει έναν εγγενή μεταφραστή για αυτόν ακριβώς τον σκοπό.
Κάντε κλικ στο εικονίδιο «Περισσότερες επιλογές» (μενού με τρεις κουκκίδες) στο μήνυμα που θέλετε να μεταφράσετε. Θα δείτε την επιλογή «Μετάφραση» στο μενού. κάντε κλικ για μια γρήγορη μετάφραση του μηνύματος στην προεπιλεγμένη γλώσσα σας.
Σελιδοδείκτης μηνυμάτων
Αυτό μπορεί να φαίνεται σαν μια μικρή λειτουργικότητα με την πρώτη ματιά, αλλά μπορεί να σας εξοικονομήσει τόσο πολύ χρόνο. Αντί να προσπαθείτε να βρείτε παλιά μηνύματα χρησιμοποιώντας τη γραμμή αναζήτησης, μπορείτε να αποθηκεύσετε τυχόν μηνύματα και να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτά από την ενότητα "Αποθηκευμένα".
Μεταβείτε στο μήνυμα και κάντε κλικ στο εικονίδιο «Περισσότερες επιλογές» (μενού με τρεις κουκκίδες). Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Αποθήκευση μηνύματος».
Για πρόσβαση στο αποθηκευμένο μήνυμά σας, μπορείτε είτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή /αποθηκευμένο από τη γραμμή εντολών ή κάντε κλικ στην εικόνα του προφίλ σας στη γραμμή εργασιών και επιλέξτε «Αποθηκευμένο» από το μενού που εμφανίζεται.
Χρησιμοποιήστε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου
Αν θέλετε να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας, μην διστάσετε να χρησιμοποιήσετε συντομεύσεις πληκτρολογίου. Οι συντομεύσεις πληκτρολογίου μπορούν να σας εξοικονομήσουν τόσο πολύ χρόνο και ωστόσο δεν είναι πολλοί οι άνθρωποι που τις εκμεταλλεύονται πλήρως. Μην είστε ένας από αυτούς τους ανθρώπους. Μάθετε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου για τις εργασίες που εκτελείτε περισσότερο και ολοκληρώστε τα πράγματα γρήγορα.
🤸♀️Μεταβείτε εδώ για να βρείτε τη λίστα με όλες τις συντομεύσεις πληκτρολογίου στο Microsoft Teams για Windows, Web και Mac.
Συμβουλές για καλύτερες συναντήσεις
Εκτός από τη χρήση του Microsoft Teams για τη συνεργασία με συμπαίκτες, ένα άλλο πράγμα που χρησιμοποιούν περισσότερο οι άνθρωποι την εφαρμογή είναι να πραγματοποιούν συσκέψεις. Και σίγουρα θέλετε να είστε επαγγελματίας σε αυτό.
Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Together για μια καθηλωτική εμπειρία συνάντησης
Όταν αισθάνεστε δύσκολο να συμμετάσχετε σε μια συνάντηση, όπως μπορεί να διαπιστώσετε συχνά ότι συμβαίνει: οι διαδικτυακές συναντήσεις, τελικά, δεν είναι ίδιες με τις πραγματικές συναντήσεις. Η λειτουργία Together της Microsoft καταρρίπτει εμπόδια και εικονικούς τοίχους, κάνοντάς σας να νιώθετε ότι βρίσκεστε σε έναν κοινό χώρο μαζί.
Όταν υπάρχουν 5 ή περισσότερα άτομα στη σύσκεψη, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη Λειτουργία Μαζί. Μεταβείτε στη γραμμή εργαλείων της σύσκεψης και κάντε κλικ στο εικονίδιο "Περισσότερες επιλογές" (μενού με τρεις κουκκίδες). Στη συνέχεια, επιλέξτε "Together Mode" από το μενού για να το ενεργοποιήσετε.
Επί του παρόντος, μπορείτε να έχετε τη λειτουργία Together στην προβολή του αμφιθέατρου που σας κάνει να νιώθετε σαν να κάθεστε όλοι μαζί σε έναν κοινόχρηστο χώρο αμφιθέατρο.
👉Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη λειτουργία Together Mode στο Microsoft Teams και πώς να την ενεργοποιήσετε και να τη χρησιμοποιήσετε.
Πραγματοποιήστε ομαδικές συζητήσεις με τις αίθουσες επιλογών
Είτε διδάσκετε μια τάξη είτε φιλοξενείτε συναντήσεις γραφείου, οι ομαδικές συζητήσεις αποτελούν τεράστιο μέρος της διαδικασίας. Και με τις αίθουσες επισκέψεων στο Microsoft Teams, μπορείτε εύκολα να διευκολύνετε τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη σε διαφορετικές ομάδες.
Και τώρα, δεν χρειάζεται πλέον να δημιουργείτε Δωμάτια Διασκορπισμού με μη αυτόματο τρόπο στο Microsoft Teams. Η Microsoft έχει προσθέσει εγγενή υποστήριξη για αυτήν την πολυπόθητη δυνατότητα στις συναντήσεις. Οι οικοδεσπότες συσκέψεων μπορούν να χωρίσουν τους συμμετέχοντες σε αίθουσες επιμέρους συσκέψεων (έως 50) είτε τυχαία είτε με μη αυτόματο τρόπο να αποφασίσουν ποιος θα πάει πού. Η λειτουργία Breakout Room είναι διαθέσιμη τόσο σε χρήστες επί πληρωμή όσο και σε δωρεάν.
Για να δημιουργήσετε δωμάτια επιμέρους συσκέψεων, μεταβείτε στη γραμμή εργαλείων συσκέψεων στο επάνω μέρος της οθόνης και κάντε κλικ στο εικονίδιο "Αίθουσα επιμέρους συσκέψεων". Στη συνέχεια, διαιρέστε τους συμμετέχοντες στον αριθμό των δωματίων που θέλετε.
Χρησιμοποιήστε Σημειώσεις συνάντησης
Αυτό είναι ένα πολύ υποτιμημένο χαρακτηριστικό που δεν λαμβάνει την προσοχή και την εκτίμηση που του αξίζει. Οι σημειώσεις συσκέψεων στο Microsoft Teams μπορούν να κάνουν τις συσκέψεις σας πιο απρόσκοπτες. Είτε θέλετε να καταγράψετε όλες τις σημαντικές λεπτομέρειες που συζητήθηκαν στη σύσκεψη είτε να δημιουργήσετε μια ατζέντα για τα πράγματα που πρέπει να συζητηθούν, οι Σημειώσεις συνάντησης θα πρέπει να είναι το χαρακτηριστικό σας.
Και το πιο σημαντικό, είναι διαθέσιμα όχι μόνο κατά τη διάρκεια της συνάντησης αλλά και μετά και πριν (για προγραμματισμένες συναντήσεις). Εμπιστευτείτε μας, πρέπει να αρχίσετε να τα χρησιμοποιείτε τώρα, αν δεν το έχετε κάνει πριν.
Μεταβείτε για να εξοικειωθείτε με όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με τη χρήση των Σημειώσεων συσκέψεων στο Microsoft Teams.🏃♀️
Διατηρήστε το ντεκόρ σε μια συνάντηση και αντ' αυτού σηκώστε τα χέρια
Η διατήρηση της ευπρέπειας στις Εικονικές Συναντήσεις μπορεί να γίνει πολύ δύσκολη. Και ως αποτέλεσμα, έχει γίνει εθιμοτυπία συναντήσεων σχεδόν παντού να διατηρείτε το μικρόφωνό σας σε σίγαση. Τι γίνεται όμως όταν χρειάζεται να μιλήσετε; Η κατάργηση της σίγασης του μικροφώνου σας χωρίς να σας ζητηθεί εξακολουθεί να διακόπτει τη σύσκεψη.
Στο Microsoft Teams, δεν χρειάζεται να είναι τόσο ασυνήθιστο. Χρησιμοποιήστε το κουμπί «Σήκωσε το χέρι» όποτε θέλετε να μιλήσετε. Υποδεικνύει στον ομιλητή ότι έχετε κάτι στο μυαλό σας και στη συνέχεια μπορεί να σας ζητήσει να καταργήσετε τη σίγαση και να μιλήσετε με τρόπο που να μην δημιουργεί διακοπή. Είναι καλύτερο από το να σηκώνετε πραγματικά το χέρι σας, καθώς δεν υπάρχει καμία εγγύηση ότι ο ομιλητής θα κοιτάξει τη ροή βίντεο, αλλά υπάρχει εγγύηση ότι θα κοιτάξει το "Σηκωμένο χέρι" στον πίνακα συμμετεχόντων.
Μεταβείτε στη γραμμή εργαλείων της σύσκεψης και κάντε κλικ στο εικονίδιο «Σηκώστε το χέρι» για να σηκώσετε το χέρι σας.
Μεταγράψτε τις Συναντήσεις σας
Σε περίπτωση που θελήσατε ποτέ μια μεταγραφή ολόκληρης της συνάντησής σας αλλά το θεωρούσατε αδύνατο, δεν θα μπορούσατε να κάνετε περισσότερο λάθος. Το Microsoft Teams έχει έναν μάλλον γρήγορο τρόπο για να λαμβάνετε μεταγραφές συσκέψεων, αλλά λειτουργεί μόνο εάν η προεπιλεγμένη γλώσσα σας είναι τα Αγγλικά και όταν μιλούνταν αγγλικά στη σύσκεψη.
Επίσης, η πολιτική του οργανισμού σας θα πρέπει να σας επιτρέπει να έχετε μεταγραφές συσκέψεων. Υπάρχει και ένα άλλο πρόβλημα - η μεταγραφή είναι διαθέσιμη μόνο για συναντήσεις που έχετε ηχογραφήσει. Μπορείτε ακόμη και να επεξεργαστείτε αυτές τις μεταγραφές πριν τις μοιραστείτε.
Για να λάβετε μια μεταγραφή, μεταβείτε στο Microsoft Stream για να δείτε την ηχογράφηση. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο του μενού με τις τρεις κουκκίδες και επιλέξτε «Ενημέρωση λεπτομερειών βίντεο» από τις επιλογές.
Επιλέξτε γλώσσα από το αναπτυσσόμενο μενού «Γλώσσα βίντεο».
Τώρα, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου για «Αυτόματη δημιουργία υπότιτλων» για να το επιλέξετε και κάντε κλικ στο κουμπί «Εφαρμογή» για να λάβετε μια μεταγραφή.
Πραγματοποιήστε ιδιωτικές μη προγραμματισμένες συναντήσεις
Οι μη προγραμματισμένες συναντήσεις δεν χρειάζεται πάντα να είναι σε ένα κανάλι. Ή δεν χρειάζεται πάντα να προγραμματίζετε μια συνάντηση, αν θέλετε να την κρατήσετε ιδιωτική. Μπορείτε να έχετε αυτοσχέδιες συναντήσεις που είναι εντελώς ιδιωτικές και δεν είναι ανοιχτές σε όλους στο κανάλι. Και όχι, δεν μιλάμε για κλήσεις 1:1 ή ομαδικές κλήσεις από ομαδικές συνομιλίες. Αυτές οι ιδιωτικές συσκέψεις είναι ακριβώς όπως άλλες συσκέψεις, όπου μπορείτε να έχετε επισκέπτες εκτός του οργανισμού σας, σε αντίθεση με τις 1:1 ή τις ομαδικές κλήσεις.
Από το μενού πλοήγησης, μεταβείτε στο «Ημερολόγιο» (για χρήστες του Microsoft 365) ή «Συναντήσεις» (για χρήστες του Microsoft Teams Free).
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Συνάντηση τώρα» στην επάνω δεξιά γωνία. Αυτές οι συναντήσεις δεν πραγματοποιούνται σε ένα κανάλι και τα μέλη της ομάδας σας δεν μπορούν να γνωρίζουν ότι υπάρχει μια συνάντηση σε εξέλιξη, πόσο μάλλον να συμμετάσχουν σε αυτήν χωρίς πρόσκληση σε σύσκεψη.
Συμβουλές για περισσότερη δέσμευση
Το Microsoft Teams είναι μια εφαρμογή Workstream Collaboration. Και για να συνεργαστείτε καλύτερα με τους συμπαίκτες σας, πρέπει να προσελκύσετε την προσοχή τους. Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές για να κάνετε τα μηνύματά σας και άλλες αλληλεπιδράσεις πιο ελκυστικές, με αποτέλεσμα τη συνολική αύξηση της παραγωγικότητας.
Διεξάγετε δημοσκοπήσεις για να αυξήσετε τη δέσμευση
Οι δημοσκοπήσεις είναι ένας αποδεδειγμένος τρόπος για τη δημιουργία καλύτερης αφοσίωσης, αλλά επειδή δεν υπάρχει άμεση δυνατότητα δημιουργίας δημοσκοπήσεων στο Microsoft Teams, πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι δεν είναι δυνατό. Λοιπόν, η μισή ομορφιά του Microsoft Teams βρίσκεται στις εκατοντάδες ενσωματωμένες εφαρμογές που προσφέρει!
Και δύο τέτοιες ενσωματωμένες εφαρμογές – το Forms και το Polly – μπορούν να σας βοηθήσουν να διεξάγετε δημοσκοπήσεις στα κανάλια σας. Το μόνο μειονέκτημα που μπορεί να βρείτε είναι ότι δεν μπορείτε να διεξάγετε δημοσκοπήσεις σε μια σύσκεψη, αλλά μόλις φτάσετε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις εφαρμογές, θα διαπιστώσετε ότι ούτως ή άλλως δεν έχει τόση σημασία. Μπορείτε να έχετε ακόμη και συλλογικές δημοσκοπήσεις όπου και άλλα μέλη της ομάδας μπορούν επίσης να συμβάλουν στις ερωτήσεις της δημοσκόπησης.
👉Ακολουθεί ένας πλήρης οδηγός για τη δημιουργία δημοσκοπήσεων στο Microsoft Teams.
Δημιουργήστε εμπλουτισμένα μηνύματα χρησιμοποιώντας τις Επιλογές Μορφοποίησης
Είτε πρόκειται για ιδιωτικές συνομιλίες είτε για επικοινωνία καναλιών, μορφοποιήστε τα μηνύματά σας για να σώσετε όλους από τη δύσκολη θέση της ανάγνωσης απλών, βαρετών μηνυμάτων. Υπάρχουν ήδη αρκετά από αυτά στον κόσμο. Κάντε κλικ στο εικονίδιο «Μορφοποίηση» (Α με πινέλο) κάτω από το πλαίσιο μηνύματος για να ανοίξετε τις επιλογές μορφοποίησης και να κάνετε πλάγια, έντονη γραφή, υπογράμμιση και να κάνετε πολλά περισσότερα με τα μηνύματά σας.
Χρησιμοποιήστε Θέματα στα Μηνύματα καναλιού
Τα μηνύματα είναι μια από τις πιο σημαντικές μορφές επικοινωνίας στο Microsoft Teams. Περισσότερες πληροφορίες μοιράζονται μέσω μηνυμάτων παρά σε κλήσεις και συσκέψεις αυτές τις μέρες. Επομένως, είναι σημαντικό να επενδύσετε χρόνο στα σωστά και να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χαθούν στη θάλασσα των ασήμαντων μηνυμάτων εκεί έξω.
Οι θεματικές γραμμές είναι ο πιο γρήγορος τρόπος για να τους προσθέσετε λίγο κέφι και να βεβαιωθείτε ότι τραβούν το βλέμμα του κατάλληλου ατόμου. Μπορείτε να προσθέσετε ένα θέμα από τις επιλογές μορφοποίησης για τα μηνύματα που θέλετε να δημοσιεύσετε σε ένα κανάλι. Προφανώς, τα προσωπικά μηνύματα συνομιλίας δεν χρειάζονται πραγματικά Θέματα, επομένως δεν μπορείτε να προσθέσετε ένα σε αυτά.
Συμβουλές για καλύτερη οργάνωση
Το να κρατάς τα πράγματα οργανωμένα χωρίς να χάνεις τη λογική σου μπορεί να φαίνεται λίγο τρομακτικό μερικές φορές. Και όλοι μας έχουμε ευχηθεί τα πράγματα να είναι πιο εύκολα. Η καλύτερη οργάνωση οδηγεί επίσης σε μεγαλύτερη παραγωγικότητα. Με αυτές τις συμβουλές, μπορείτε να βελτιώσετε τις οργανωτικές σας δεξιότητες για να χειριστείτε καλύτερα τα πράγματα και να εντυπωσιάσετε τους πάντες όσο είστε σε αυτό.
Σύρετε και αποθέστε τις ομάδες σας για αναδιάταξη
Αρχικά, όλες οι ομάδες σας ταξινομούνται με τυχαίο τρόπο με τη σειρά που δημιουργήθηκαν. Σε μια μακρά λίστα ομάδων, μπορεί να είναι συντριπτικό να φτάσετε στις σημαντικές ομάδες. Αλλά υπάρχει ένα ελάχιστα γνωστό γεγονός στο Microsoft Teams που χρησιμοποιούν οι επαγγελματίες για να φέρουν σε τάξη τις ομάδες τους και να εξοικονομήσουν χρόνο.
Μπορείτε να σύρετε και να αποθέσετε τις ομάδες σας για να τις τακτοποιήσετε με όποια σειρά θέλετε. Έτσι, μπορείτε να έχετε τις πιο σημαντικές ομάδες σας στην κορυφή, κάνοντας πιο γρήγορη την πρόσβαση σε αυτές.
Καρφιτσώστε κανάλια και Απόκρυψη ομάδων
Μερικές φορές η τακτοποίηση των ομάδων σας απλά δεν αρκεί. Μπορεί να έχετε τακτοποιήσει τις σημαντικές ομάδες σας στην κορυφή, αλλά συνεχίζετε να προστίθενται σε νέες ομάδες και εκεί πηγαίνει όλη η διευθέτησή σας στους λύκους. Λοιπόν, δεν χρειάζεται να είναι έτσι. Υπάρχουν άλλοι τρόποι για να οργανώσετε τις ομάδες σας που θα σας γλιτώσουν από τον πονοκέφαλο.
Μπορείτε να καρφιτσώσετε κανάλια έτσι ώστε να εμφανίζονται πάντα στην κορυφή σε ξεχωριστή ενότητα. Μεταβείτε στο εικονίδιο «Περισσότερες επιλογές» (μενού με τρεις κουκκίδες) στα δεξιά του καναλιού και κάντε κλικ σε αυτό. Στη συνέχεια, επιλέξτε «Καρφίτσωμα» από το μενού.
Μπορείτε επίσης να αποκρύψετε τυχόν περιττές ομάδες για να γεμίσετε το μενού των ομάδων σας. Κάντε κλικ στο εικονίδιο «Περισσότερες επιλογές» στα δεξιά του ονόματος της ομάδας και κάντε κλικ στην επιλογή «Απόκρυψη» από το μενού. Όλες οι κρυφές ομάδες σας είναι προσβάσιμες ανά πάσα στιγμή από το κάτω μέρος του μενού πλοήγησης για τις ομάδες.
Συμβουλές για Ομαλή Διαχείριση
Είτε είστε ο επικεφαλής της ομάδας είτε απλώς υπεύθυνος για τη διοργάνωση μιας συνάντησης, η διαχείριση δεν χρειάζεται να είναι πόνος στο λαιμό. Τις περισσότερες φορές όμως είναι. Λοιπόν, θεωρήστε αυτές τις συμβουλές ως θεραπεία.
Αναθέστε ρόλους σε μια συνάντηση
Όταν υπάρχουν πολλοί συμμετέχοντες στη σύσκεψη, είναι σημαντικό να μπορείτε να ελέγξετε τι μπορεί να κάνει ο κάθε συμμετέχων. Για παράδειγμα, δεν θέλετε πάντα να μπορούν όλοι να παρουσιάζουν και να μοιράζονται περιεχόμενο σε μια σύσκεψη. Υπάρχουν επίσης φορές που θέλετε να κάνετε κάποιον άλλο συν-οικοδεσπότη που μπορεί να κάνει ό,τι μπορείτε να κάνετε, όπως να αποδεχτείτε άτομα από το λόμπι και να σιγήσει άλλους συμμετέχοντες κ.λπ.
Τώρα μπορείτε να εκχωρήσετε ρόλους σε άτομα σε μια σύσκεψη του Microsoft Teams. Οι άνθρωποι μπορούν να είναι είτε παρουσιαστές είτε συμμετέχοντες. οι παρουσιαστές έχουν τον απόλυτο έλεγχο και οι συμμετέχοντες έχουν μόνο περιορισμένη πρόσβαση.
Μπορείτε να εκχωρήσετε ρόλους σύσκεψης είτε πριν από μια σύσκεψη (για προγραμματισμένες συσκέψεις) είτε κατά τη διάρκεια. Για να εκχωρήσετε ρόλους κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης, μεταβείτε στον πίνακα συμμετεχόντων και κάντε κλικ στο εικονίδιο "Περισσότερες επιλογές" στα δεξιά του ονόματος του συμμετέχοντος για πρόσβαση στο μενού με τις τρεις κουκκίδες. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Δημιουργία παρουσιαστή» ή «Δημιουργία παρουσιαστή» αντίστοιχα.
Εξοικονομήστε χρόνο και προσθέστε Μαζικά μέλη
Πόσες φορές έχετε ευχηθεί κατά τη δημιουργία των ομάδων σας να υπήρχε η επιλογή να προσθέσετε άτομα μαζικά; Όσοι από εσάς έπρεπε να δημιουργήσετε ομάδες με περισσότερα από 10 άτομα χωρίς ομάδες του Office ή προηγούμενες ομάδες για να τις χρησιμοποιήσετε ως σημείο εκκίνησης, ξέρετε τι πονοκέφαλο μπορεί να είναι.
Λοιπόν, εάν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή web Microsoft Teams, μπορείτε να παραλείψετε αυτό το πρόβλημα και να προσθέσετε μέλη μαζικά. Το μόνο αλίευμα, απαιτεί τη χρήση επέκτασης Chrome. Λαμβάνετε επίσης το πρόσθετο μπόνους της προβολής των ομάδων σας σε οθόνη 2 στηλών με αυτήν την επέκταση. Έτσι, μπορείτε να δείτε περισσότερες ομάδες ενώ κάνετε λιγότερη κύλιση.
👉Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε την επέκταση Chrome "Ευγενέστερη Microsoft Teams" για να προσθέτετε μέλη μαζικά.
Συμβουλές για μια συνολική καλύτερη εμπειρία
Αυτές οι λίγες συμβουλές μπορεί να αψηφούν την κατηγοριοποίηση, ωστόσο, τις χρειάζεστε στη ζωή σας για να κάνετε την εμπειρία σας στο Microsoft Teams απείρως καλύτερη.
Μην αγνοείτε την κατάστασή σας
Το Status στο Microsoft Teams μπορεί να είναι ένα ισχυρό εργαλείο στη διάθεσή σας. Με την κατάστασή σας να αντικατοπτρίζει την πραγματική κατάσταση διαθεσιμότητάς σας, μπορούν να αποφευχθούν πολλές λανθασμένες επικοινωνίες που μπορεί να προκύψουν από τη μη εργασία στον ίδιο φυσικό χώρο. Επομένως, χρησιμοποιήστε το πάντα για να ενημερώνετε τα άλλα μέλη της ομάδας σας εάν είστε διαθέσιμοι, μακριά, απασχολημένοι ή σε μια κλήση, ώστε να γνωρίζουν τι να περιμένουν ενώ επικοινωνούν μαζί σας.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τις δύο καταστάσεις «Παρουσία χρήστη» και «Προσαρμοσμένο» για να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό το εργαλείο. Αν και τις περισσότερες φορές, το Microsoft Teams διαμορφώνει αυτόματα την κατάστασή σας με βάση την κατάστασή σας (η οποία είναι γνωστό ότι δημιουργεί προβλήματα σε πολλούς), μπορείτε επίσης να ορίσετε την κατάστασή σας.Μεταβείτε στη φωτογραφία του προφίλ σας στη γραμμή εργασιών και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια κατάσταση από το μενού για να τη ρυθμίσετε.
Hot Tip: Μπορείτε ακόμη και να ορίσετε την κατάστασή σας ως "Εκτός γραφείου" για προσαρμοσμένες χρονικές περιόδους, είτε απλά βγαίνετε έξω για μεσημεριανό γεύμα είτε πηγαίνετε διακοπές. Μάθετε πώς μπορείτε να ορίσετε αυτήν τη νέα επιλογή κατάστασης που δεν είναι διαφορετικά διαθέσιμη στο Microsoft Teams.👆
Αποφύγετε το πρόβλημα που μπορεί να δημιουργήσει η Κατάστασή σας
Το Microsoft Teams αλλάζει την κατάστασή σας αυτόματα και γενικά είναι καλό. Αλλά για πολλούς ανθρώπους που υποφέρουν από μικροδιαχείριση στην εργασία, καταλήγει να γίνει ενοχλητικός όταν οι ομάδες αλλάζουν αυτόματα την κατάστασή τους σε «Εκτός» από «Διαθέσιμο» εντός πέντε λεπτών από την αδράνεια.
Εάν θέλετε να αποφύγετε την κατάσταση όπου ο προϊστάμενός σας καταλήγει να πιστεύει ότι δεν εργάζεστε σχεδόν καθόλου αντί να εργάζεστε σκληρά, χρησιμοποιήστε την εφαρμογή Mouse Jiggler για να κρατήσετε μακριά τα προβλήματά σας διατηρώντας την κατάστασή σας το αντίθετο.
Αποστολή επειγόντων μηνυμάτων
Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι ο παραλήπτης βλέπει το μήνυμά σας; Σημειώστε το ως επείγον και θα ειδοποιούνται κάθε δύο λεπτά για είκοσι λεπτά συνεχόμενα. Αυτές είναι δέκα ειδοποιήσεις και δεν υπάρχει περίπτωση να το χάσουν αυτό. Τώρα, αν αυτό φαίνεται λίγο υπερβολικό, αλλά το μήνυμα εξακολουθεί να είναι σημαντικό από ένα τυπικό μήνυμα, μπορείτε να το επισημάνετε ως απλώς σημαντικό. Ο παραλήπτης δεν θα ειδοποιείται τόσο επίμονα, αλλά θα εξακολουθεί να γνωρίζει ότι το μήνυμα είναι σημαντικό.
Κάντε κλικ στο «θαυμαστικό» κάτω από το πλαίσιο μηνύματος στην προσωπική συνομιλία και επιλέξτε την προτεραιότητα από τις επιλογές πριν στείλετε το μήνυμα.
Προσαρμόστε τις ειδοποιήσεις σας για μια πιο εξατομικευμένη εμπειρία
Από προεπιλογή, το Microsoft Teams παρέχει ειδοποιήσεις για όλα τα νέα μηνύματα, αντιδράσεις και αναφορές. Ωστόσο, το Teams προσφέρει εκτεταμένες επιλογές προσαρμογής, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις μόνο για πράγματα για τα οποία θέλετε να ειδοποιηθείτε.
Ανοίξτε τις ρυθμίσεις και μεταβείτε στις «Ειδοποιήσεις» από το μενού πλοήγησης στα αριστερά.
Εδώ, μπορείτε να τροποποιήσετε τις ειδοποιήσεις σας για να ταιριάζουν στις ανάγκες σας για σχεδόν τα πάντα: Ομάδες και κανάλια, συνομιλίες, συσκέψεις, άτομα και πολλά άλλα.
Χρησιμοποιήστε τη Dark Mode όταν τραβάτε ένα All-Nighter
Ανεξάρτητα από το αν πρόκειται να τραβάς ένα ολονυχτίο αυτή τη φορά, είτε πρέπει να εργάζεσαι τακτικά αργά το βράδυ, μην το αφήσεις να επηρεάσει τα μάτια σου ή τον ύπνο σου. Χρησιμοποιήστε τη σκοτεινή λειτουργία στο Microsoft Teams για να γλιτώσετε τα μάτια σας από το εκτυφλωτικό φως του φορητού υπολογιστή σας τη νύχτα.
Μεταβείτε στις ρυθμίσεις από την εφαρμογή επιφάνειας εργασίας του Microsoft Teams και αλλάξτε το θέμα από "Προεπιλογή" σε "Σκούρο".
Το Microsoft Teams έχει πολλά πράγματα να ανακαλύψει ότι μπορεί να γίνει συντριπτική κατά καιρούς. Αυτές οι συμβουλές μπορούν να σας βοηθήσουν να παίρνετε τα πράγματα ένα-ένα, παρέχοντας καλύτερη διαχείριση των πραγμάτων. Σε ελάχιστο χρόνο, θα είστε ικανοί με τους τρόπους του Microsoft Teams, χωρίς να χαθείτε στον λαβύρινθο.