Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα «Σύγκριση» του Microsoft Word για να συγκρίνετε εκδόσεις ενός εγγράφου του Word για να δείτε τις ομοιότητες και τις διαφορές τους.
Μερικές φορές, μπορεί να χρειαστεί να συγκρίνετε δύο έγγραφα του Word για να δείτε τις διαφορές τους. Ίσως εσείς και ο συνεργάτης σας να εργάζεστε στο ίδιο έγγραφο αλλά χωριστά ή να έχετε επεξεργαστεί το έγγραφό σας χωρίς να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία Track Changes ή μπορεί να είστε δικηγόρος και θέλετε να σημειώσετε τις αναθεωρήσεις που έγιναν μεταξύ δύο αντιγράφων μιας σύμβασης.
Όποιος κι αν είναι ο λόγος, όταν έχετε δύο ή περισσότερες εκδόσεις του ίδιου εγγράφου, δεν χρειάζεται να τις συγκρίνετε χειροκίνητα συνδέοντας λέξη προς λέξη το αρχικό έγγραφο με το αναθεωρημένο έγγραφο. Μπορείτε απλώς να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα «Σύγκριση» του Microsoft Word για να συγκρίνετε δύο έγγραφα του Word για να δείτε πώς διαφέρουν.
Όταν συγκρίνετε δύο έγγραφα στο Word, θα εμφανιστεί ένα νέο τρίτο έγγραφο που δείχνει τις συγκρίσεις μεταξύ των δύο εγγράφων, το οποίο μπορείτε να αποθηκεύσετε ως ξεχωριστό έγγραφο. Αυτό είναι χρήσιμο όταν δεν θέλετε αλλαγές μεταξύ του αρχικού και του αναθεωρημένου εγγράφου και θέλετε να διατηρήσετε και τα δύο αντίγραφα του εγγράφου για μελλοντικές χρήσεις.
Δείχνει επίσης ποιες αλλαγές έγιναν και ποιος τις έκανε. Αυτή η δυνατότητα είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για νομικούς επαγγελματίες για τη δημιουργία νομικών εγγράφων μαύρης γραμμής. Δείτε πώς συγκρίνετε δύο έγγραφα στο Microsoft Word.
Συγκρίνοντας δύο εκδόσεις ενός εγγράφου του Microsoft Word
Αρχικά, ανοίξτε ένα από τα δύο έγγραφα που θέλετε να συγκρίνετε (Ή μπορεί να είναι οποιοδήποτε αρχείο εγγράφου, ακόμα και ένα κενό έγγραφο). Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα "Επισκόπηση" στην Κορδέλα.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί «Σύγκριση» στη γραμμή εργαλείων και επιλέξτε την επιλογή «Σύγκριση».
Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου «Σύγκριση εγγράφων» που είναι ανοιχτό στην οθόνη σας. Το παράθυρο Σύγκριση εγγράφων έχει δύο ενότητες: Πρωτότυπο έγγραφο και Αναθεωρημένο έγγραφο. Θα χρειαστεί να επιλέξετε τα πρωτότυπα και τα αναθεωρημένα έγγραφα που θέλετε να συγκρίνετε εδώ.
Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα στην περιοχή «Πρωτότυπο έγγραφο» και επιλέξτε το πρωτότυπο έγγραφο που θέλετε να συγκρίνετε με το αναθεωρημένο έγγραφο (NEET (2020).docx στο παράδειγμά μας).
Εάν δεν βλέπετε το έγγραφό σας στην αναπτυσσόμενη λίστα, κάντε κλικ στο εικονίδιο φακέλου στα δεξιά στο αναπτυσσόμενο μενού Αρχικό έγγραφο.
Στο παράθυρο διαλόγου «Άνοιγμα», μεταβείτε σε αυτό το έγγραφο, επιλέξτε το και κάντε κλικ στο κουμπί «ΟΚ».
Κάτω από το "Αναθεωρημένο έγγραφο", επιλέξτε την αναθεωρημένη έκδοση του εγγράφου από το αναπτυσσόμενο μενού (στην περίπτωσή μας, NEET (2021)-Αναθεωρημένο Document.docx).
Στο πεδίο «Αλλαγές ετικέτας» με το πεδίο, πληκτρολογήστε αυτό που θέλετε να εμφανίζεται δίπλα στις αλλαγές στο έγγραφο (Μπορεί να είναι ένα όνομα ή μια σημείωση). Θα ονομάσουμε αυτό το "Stark", καθώς αυτός είναι που έκανε τις αλλαγές στο αρχικό έγγραφο.
Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τα έγγραφα κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με το διπλό βέλος για να συγκρίνετε τα έγγραφα με τον άλλο τρόπο.
Κάντε κλικ στο κουμπί «Περισσότερα >>» στην κάτω αριστερή γωνία για να δείτε τις σύνθετες επιλογές. Αυτό είναι προαιρετικό, μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο «OK» για να δείτε τη σύγκριση.
Στην ενότητα "Ρυθμίσεις σύγκρισης", καθορίστε τις επιλογές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να συγκρίνετε τα έγγραφά σας (από προεπιλογή είναι επιλεγμένες όλες οι επιλογές).
Στην ενότητα "Εμφάνιση αλλαγών", μπορείτε να επιλέξετε εάν θέλετε να εμφανίζονται αλλαγές για έναν χαρακτήρα κάθε φορά ή μία λέξη τη φορά. Επίσης, μπορείτε να επιλέξετε πού θέλετε να εμφανίζονται οι αλλαγές, μπορεί να είναι το αρχικό έγγραφο, το αναθεωρημένο έγγραφο ή ένα νέο έγγραφο. Συνιστάται η χρήση «Νέο έγγραφο».
Μόλις ολοκληρώσετε τη ρύθμιση, κάντε κλικ στο «OK» για να συγκρίνετε το έγγραφο.
Αυτό θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο με τέσσερα παράθυρα. Το «Συγκριτικό έγγραφο» στη μέση δείχνει και επισημαίνει όλες τις αλλαγές που έγιναν με κόκκινα σημάδια στο αριστερό περιθώριο. Στη δεξιά πλευρά της οθόνης, ένα διπλό παράθυρο εμφανίζει τα πρωτότυπα και τα αναθεωρημένα έγγραφα στοιβαγμένα. Στα αριστερά, το παράθυρο "Αναθεωρήσεις" εμφανίζει τη λίστα οποιωνδήποτε και όλων των αναθεωρήσεων που έγιναν, συμπεριλαμβανομένων αυτών που καταργήθηκαν, προστέθηκαν και άλλαξαν.
Κάντε κλικ στην κόκκινη γραμμή στο αριστερό περιθώριο του συγκριτικού εγγράφου για να δείτε λεπτομέρειες σχετικά με κάθε αλλαγή.
Αφού ελέγξετε τις παρακολουθούμενες αλλαγές, όταν θέλετε να αποδεχτείτε μια συγκεκριμένη αναθεώρηση, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στο τροποποιημένο/προστιθέμενο κείμενο και να επιλέξετε «Αποδοχή εισαγωγής» ή «Απόρριψη εισαγωγής» για να διατηρήσετε ή να επαναφέρετε την αλλαγή, αντίστοιχα.
Για να αποδεχτείτε όλες τις αλλαγές ταυτόχρονα, κάντε κλικ στο κουμπί «Αποδοχή», στην ομάδα Αλλαγές στην καρτέλα «Αναθεώρηση» και επιλέξτε την επιλογή «Αποδοχή όλων των αλλαγών». Μπορείτε επίσης να επιλέξετε άλλες επιλογές στο αναπτυσσόμενο μενού ανάλογα με τις προτιμήσεις σας.
Για να απορρίψετε όλες τις αλλαγές ταυτόχρονα, κάντε κλικ στο κουμπί «Απόρριψη» ακριβώς δίπλα στο κουμπί Αποδοχή στην καρτέλα «Έλεγχος» και επιλέξτε «Απόρριψη όλων των αλλαγών».
Μόλις τελειώσετε, θυμηθείτε να αποθηκεύσετε αυτό το συγκριτικό έγγραφο ως ξεχωριστό αρχείο χρησιμοποιώντας την επιλογή «Αποθήκευση ως» στη γραμμή εργαλείων.