Για να παρακολουθείτε σημαντικά πράγματα που συζητήθηκαν σε μια συνάντηση ομάδων
Με την πανδημική κρίση που αντιμετωπίζει ο κόσμος αυτή τη στιγμή, πολλοί οργανισμοί έχουν κάνει τη στροφή σε εφαρμογές συνεργασίας ροής εργασίας και μπορεί να είναι δύσκολο να γίνει μια ομαλή μετάβαση. Μερικοί άνθρωποι δεν αισθάνονται άνετα με τη ρύθμιση της εικονικής συνάντησης, καθώς πιστεύουν ότι είναι πολύ περιοριστική. Αλλά μόλις εξοικειωθείτε με όλες τις δυνατότητες της εφαρμογής, θα συνειδητοποιήσετε ότι οι εφαρμογές καλής συνεργασίας έχουν πολλά να προσφέρουν και θεωρούνται το μελλοντικό μέσο επικοινωνίας στο χώρο εργασίας για κάποιο λόγο.
Το Microsoft Teams είναι μία από τις κορυφαίες εφαρμογές WSC και είναι φορτωμένο με δυνατότητες που κάνουν τις εικονικές συναντήσεις και τη συνεργασία όσο το δυνατόν πιο απρόσκοπτη για τους χρήστες. Η φιλοξενία συσκέψεων στο Microsoft Teams είναι τόσο απλή. Οι περισσότεροι χρήστες κρατούν σημειώσεις ενώ βρίσκονται σε μια σύσκεψη και για πολλά άτομα, αυτό σημαίνει ότι ανοίγουν μια άλλη εφαρμογή όπως το Word ή κάτι τέτοιο. Αλλά οι συναντήσεις των ομάδων έχουν ένα στολίδι που δεν γνωρίζουν όλοι οι άνθρωποι. Μπορείτε να κρατάτε σημειώσεις σε μια συνάντηση του Microsoft Teams απευθείας από την εφαρμογή χρησιμοποιώντας την ενσωματωμένη λειτουργία «Σημειώσεις συνάντησης» της εφαρμογής.
Τι είναι το Meeting Notes στο Microsoft Teams;
Το Meeting Notes in Teams είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να καταγράψετε κάθε λεπτομέρεια σχετικά με τις συσκέψεις σας στην πλατφόρμα. Μπορείτε να κρατάτε και να έχετε πρόσβαση σε σημειώσεις πριν, κατά τη διάρκεια και μετά από μια σύσκεψη στο Teams. Αλλά υπάρχουν μερικά στοιχεία σχετικά με τις σημειώσεις που πρέπει να γνωρίζετε.
- Μόνο τα άτομα που ανήκουν στον οργανισμό μπορούν να ξεκινήσουν ή να αποκτήσουν πρόσβαση στις Σημειώσεις συσκέψεων. Αυτό σημαίνει ότι όποιος έγινε μέλος ως επισκέπτης δεν μπορεί να έχει πρόσβαση στις σημειώσεις.
- Οι Σημειώσεις συσκέψεων δεν είναι διαθέσιμες εάν μια σύσκεψη έχει περισσότερα από 20 άτομα.
- Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στις σημειώσεις μόνο εάν προσκληθήκατε στη σύσκεψη πριν από τη δημιουργία σημειώσεων.
Για επαναλαμβανόμενες συναντήσεις, οι σημειώσεις συνεχίζονται για όλες τις συναντήσεις. Κάθε συνάντηση γίνεται μια νέα ενότητα στις Σημειώσεις.
Λήψη σημειώσεων πριν από την έναρξη μιας σύσκεψης
Μπορείτε να κρατάτε σημειώσεις για μια σύσκεψη πριν καν ξεκινήσει. Μεταβείτε στο «Ημερολόγιο» από τη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στη συνάντηση για την οποία θέλετε να κρατήσετε σημειώσεις.
Θα ανοίξει η σελίδα λεπτομερειών της συνάντησης. Κάντε κλικ στην καρτέλα «Σημειώσεις συνάντησης» στο επάνω μέρος.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Λήψη σημειώσεων» για να δημιουργήσετε σημειώσεις για τη σύσκεψη.
Τώρα, μπορείτε να προσθέσετε ατζέντα συνάντησης ή άλλα σημαντικά σημεία για τη σύσκεψη. Χρησιμοποιήστε το «@» στις σημειώσεις για να αναφέρετε άλλα άτομα για να προσθέσετε κάτι ειδικά για αυτούς. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές μορφοποίησης στο επάνω μέρος για να μορφοποιήσετε το κείμενο σε σημειώσεις.
Μπορούν να υπάρχουν ξεχωριστές ενότητες σε σημειώσεις. Κάντε κλικ στο εικονίδιο «+» για να δημιουργήσετε μια νέα ενότητα.
Σημείωση: Προς το παρόν, οι σημειώσεις είναι προσβάσιμες εκ των προτέρων μόνο για εκείνες τις συναντήσεις που δεν πραγματοποιούνται σε κανάλι.
Λήψη σημειώσεων σε μια συνεχιζόμενη σύσκεψη
Μπορείτε να προσθέσετε σημειώσεις κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης, ώστε να μην χάσετε τίποτα σημαντικό. Κάντε κλικ στο εικονίδιο «Περισσότερες επιλογές» (τρεις κουκκίδες) και, στη συνέχεια, επιλέξτε «Εμφάνιση σημειώσεων συνάντησης».
Οι σημειώσεις θα εμφανίζονταν στα δεξιά της οθόνης. Εάν δεν έχετε κρατήσει σημειώσεις για αυτήν τη σύσκεψη στο παρελθόν, στην οθόνη θα εμφανιστεί η ένδειξη «Εμπρός και αρχίστε να κρατάτε σημειώσεις!» Κάντε κλικ στην επιλογή «Λήψη σημειώσεων» για να ξεκινήσετε να κρατάτε σημειώσεις.
Διαφορετικά, οι σημειώσεις θα άνοιγαν και μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε αμέσως.
Λήψη σημειώσεων μετά το τέλος μιας συνάντησης
Για μια σύσκεψη καναλιού, μεταβείτε στο κανάλι όπου πραγματοποιήθηκε η σύσκεψη. Κάντε κλικ στο Teams στη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κανάλι από τη λίστα των ομάδων.
Στη συνέχεια, μεταβείτε στην ανάρτηση σχετικά με τη σύσκεψη και κάντε κλικ στο «Εμφάνιση σημειώσεων σε πλήρη οθόνη» για να προβάλετε και να επεξεργαστείτε τις σημειώσεις.
Για μια ιδιωτική σύσκεψη, μεταβείτε στις Συζητήσεις από τη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά και βρείτε τη συνομιλία της σύσκεψης στη λίστα των συνομιλιών.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα «Σημειώσεις συνάντησης» στο επάνω μέρος της οθόνης συνομιλίας για να αποκτήσετε πρόσβαση στις σημειώσεις σύσκεψης για την ιδιωτική σύσκεψη.
Το Microsoft Teams επιτρέπει στους χρήστες να κρατούν σημειώσεις για συσκέψεις. Οι Σημειώσεις συσκέψεων είναι μια εξαιρετική δυνατότητα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να καταγράψετε στόχους συσκέψεων, ατζέντα, σημαντικά σημεία συζήτησης ή οποιεσδήποτε άλλες ενέργειες. Ένα υπέροχο πράγμα γι 'αυτούς είναι ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση πριν, κατά τη διάρκεια και ακόμη και μετά τη συνάντηση. Επομένως, κρατήστε όλες τις σημειώσεις σας σε ένα μέρος ενώ τις μοιράζεστε με τους συναδέλφους σας.