Δημιουργήστε ένα ιδιωτικό κανάλι για τις σούπερ μυστικές αποστολές της ομάδας σας
Τα κανάλια ομάδας γενικά υπάρχουν βάσει διαφορετικών έργων που χειρίζεται μια ομάδα και όλα τα μέλη της ομάδας έχουν πρόσβαση σε αυτά. Τι γίνεται όμως αν ένα υποσύνολο της ομάδας χρειάζεται να συζητήσει ευαίσθητα θέματα ιδιωτικά ή χρειάζεται έναν ειδικό χώρο συνεργασίας όπου μπορούν να επικεντρωθούν στην εργασία που τους έχει ανατεθεί χωρίς να ενοχλούν την υπόλοιπη ομάδα;
Πρέπει να φτιάξουν μια διαφορετική ομάδα για αυτό; Λοιπόν, αν τα μέλη που χρειάζονται αυτό το ιδιαίτερο μέρος είναι ήδη μέρος της ομάδας, δεν χρειάζεστε μια νέα ομάδα – χρειάζεστε ένα ιδιωτικό κανάλι.
Τι είναι τα ιδιωτικά κανάλια σε ομάδες;
Τα ιδιωτικά κανάλια στο Microsoft Teams είναι κανάλια ομάδας που δεν είναι προσβάσιμα σε όλα τα μέλη της ομάδας και μόνο ορισμένα μέλη έχουν πρόσβαση σε αυτά. Είναι ιδανικά για όταν ένα υποσύνολο της ομάδας χρειάζεται να συνεργαστεί ή να συζητήσει πράγματα χωριστά από την υπόλοιπη ομάδα. Καθώς ένα κανάλι δημιουργείται πιο γρήγορα από μια νέα ομάδα, είναι η ιδανική λύση για τέτοια σενάρια.
Αλλά προτού αποφασίσετε να δημιουργήσετε ιδιωτικά κανάλια, είναι σημαντικό να γνωρίζετε όλα τα στοιχεία για αυτά, ώστε να γνωρίζετε ακριβώς τι να περιμένετε.
Μπορεί κάποιος να δημιουργήσει ιδιωτικά κανάλια στο Microsoft Teams; Γενικά ναι. Η δημιουργία ιδιωτικού καναλιού είναι διαθέσιμη σε όλα τα μέλη της ομάδας από προεπιλογή. Αλλά οι οργανισμοί μπορούν να περιορίσουν αυτή την ικανότητα σε ορισμένα μέλη ή να την απενεργοποιήσουν εντελώς. Εάν δεν μπορείτε να δημιουργήσετε Ιδιωτικά κανάλια στο Microsoft Teams, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή IT του οργανισμού σας.
Μια άλλη ερώτηση που σίγουρα θα σας έρθει στο μυαλό είναι ότι οι Ιδιοκτήτες ομάδων έχουν πρόσβαση σε ιδιωτικά κανάλια; Εάν ο Κάτοχος της ομάδας δεν είναι μέρος του ιδιωτικού καναλιού, θα έχει περιορισμένη πρόσβαση σε αυτό. Μπορούν να δουν το όνομα του ιδιωτικού καναλιού, τον ιδιοκτήτη και τη χρονική σήμανση της τελευταίας δραστηριότητας. Μπορούν ακόμη και να διαγράψουν ένα ιδιωτικό κανάλι. Τα ιδιωτικά κανάλια εμφανίζονται στη λίστα καναλιών με ένα εικονίδιο "κλειδώματος" δίπλα.
Αλλά δεν μπορούν να δουν κανένα περιεχόμενο, είτε είναι μηνύματα, αρχεία ή καρτέλες, κοινόχρηστα στο κανάλι. Τώρα, άλλα μέλη της ομάδας που δεν ανήκουν στο ιδιωτικό κανάλι δεν γνωρίζουν καμία από τις πληροφορίες που έχει ο ιδιοκτήτης. Δεν θα έχουν ούτε την παραμικρή ιδέα για την ύπαρξή του εκτός κι αν τους το πει κάποιος.
Ποιος μπορεί να είναι μέλος ενός ιδιωτικού καναλιού; Οποιοδήποτε μέλος της ομάδας μπορεί να είναι μέρος του ιδιωτικού καναλιού, ακόμη και οι επισκέπτες που είναι μέλη της ομάδας. Αλλά κανείς εκτός της ομάδας δεν μπορεί να προστεθεί σε ιδιωτικό κανάλι.
Είναι τα ιδιωτικά κανάλια τα ίδια με τα τυπικά κανάλια;
Οχι δεν είναι. Υπάρχουν ορισμένοι περιορισμοί στα ιδιωτικά κανάλια και δεν είναι διαθέσιμες όλες οι λειτουργίες που είναι διαθέσιμες στα τυπικά κανάλια σε ιδιωτικά κανάλια. Τα ιδιωτικά κανάλια υποστηρίζουν καρτέλες και εφαρμογές σύνδεσης (εκτός από το Stream, το Planner και τις Forms), αλλά προς το παρόν δεν υποστηρίζουν Bots και επεκτάσεις ανταλλαγής μηνυμάτων.
Επίσης, μπορεί να υπάρχουν μόνο 30 ιδιωτικά κανάλια σε μια ομάδα και κάθε ιδιωτικό κανάλι μπορεί να έχει έως και 250 μέλη μόνο. Και όταν δημιουργείτε μια ομάδα από μια υπάρχουσα ομάδα, τα ιδιωτικά κανάλια δεν αντιγράφονται. Το Microsoft Teams εργάζεται για να μετριάσει αυτούς τους περιορισμούς, αλλά δεν υπάρχει χρονοδιάγραμμα για το πότε θα συμβεί.
Πώς να δημιουργήσετε ένα ιδιωτικό κανάλι στο Microsoft Teams
Τώρα που αποφασίσατε ότι ένα ιδιωτικό κανάλι είναι αυτό που χρειάζεστε, η δημιουργία του είναι κάτι το τέλειο. Ανοίξτε το Microsoft Teams και μεταβείτε στο "Ομάδες" από τη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά.
Η λίστα των ομάδων θα εμφανιστεί στα αριστερά. Μεταβείτε στην ομάδα για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε το κανάλι και κάντε κλικ στο εικονίδιο «Περισσότερες επιλογές» (τρεις κουκκίδες) και επιλέξτε «Προσθήκη καναλιού» από το μενού.
Θα ανοίξει το παράθυρο για τη δημιουργία καναλιού. Ονομάστε το κανάλι και δώστε μια περιγραφή για αυτό αν θέλετε. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην επιλογή «Απόρρητο». Από προεπιλογή, θα εμφανίζει τις ρυθμίσεις απορρήτου ως "Τυπική". Κάντε κλικ σε αυτό για να αναπτύξετε το αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε «Ιδιωτικό». Κάντε κλικ στο «Επόμενο» για να ολοκληρώσετε τη δημιουργία.
Στη συνέχεια, ξεκινήστε να πληκτρολογείτε τα ονόματα των μελών που θέλετε να προσθέσετε στο κανάλι και κάντε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη».
Μπορείτε επίσης να παραλείψετε αυτό το βήμα τώρα, εάν δεν είστε σίγουροι ποιον θέλετε να προσθέσετε.
Ή αν καταλήξετε να προσθέσετε άτομα, μπορείτε πάντα να προσθέσετε περισσότερα άτομα αργότερα όποτε θέλετε.
Πώς να βγείτε από ένα κανάλι ομάδας
Εάν εσείς (ο κάτοχος) θέλετε να αποχωρήσετε από το κανάλι αργότερα κάποια στιγμή, μπορείτε να το αποχωρήσετε μόνο εάν υπάρχει άλλος κάτοχος σε αυτό, δηλαδή, δεν μπορείτε να αποχωρήσετε από το κανάλι εάν είστε ο τελευταίος κάτοχος.
Επίσης, δεν μπορείτε να αποχωρήσετε από μια ομάδα εάν είστε ο τελευταίος κάτοχος οποιουδήποτε ιδιωτικού καναλιού στην ομάδα, ούτε μπορεί να σας αφαιρέσει από την ομάδα ο κάτοχος της ομάδας. Θα πρέπει να κάνετε κάποιον άλλο ιδιοκτήτη στη θέση σας για να αποχωρήσει από το ιδιωτικό κανάλι ή την ομάδα.
Ωστόσο, μπορείτε να αποχωρήσετε από τον οργανισμό ή να αφαιρεθείτε από την ομάδα του Office 365 που σχετίζεται με την ομάδα σας. Σε αυτήν την περίπτωση, ακόμα κι αν ήσασταν ο μόνος κάτοχος του ιδιωτικού καναλιού, δεν έχει σημασία. Κάποιος άλλος από το κανάλι θα γίνει αυτόματα ο ιδιοκτήτης της ομάδας.
Τα ιδιωτικά κανάλια είναι βολικά για περιπτώσεις όπου όλα τα μέλη που χρειάζονται άλλο μέρος για να επικοινωνήσουν και να συνεργαστούν είναι ήδη μέλη μιας ομάδας. Είναι εύκολο να δημιουργηθούν και να χειριστούν, καθιστώντας τα την ιδανική επιλογή.