Το φύλλο εξαπάτησης που χρειάζεστε για να ξεκινήσετε στο Google Workspace
Το Google είναι μέρος της ζωής σχεδόν όλων σε αυτό το σημείο, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο. Και παρόλο που η Google απολαμβάνει τη μεγαλύτερη δημοτικότητα στην καθημερινή ζωή, η παρουσία της στο επιχειρηματικό οικοσύστημα ήταν εξίσου αναμφισβήτητη.
Όμως τα πρόσφατα γεγονότα έχουν αλλάξει τον τρόπο λειτουργίας των επιχειρήσεων. Και αυτός ο μετασχηματισμός έχει επίσης βρει το δρόμο του προς το σύνολο των υπηρεσιών παραγωγικότητας της Google. Το Google Workspace είναι το τελικό αποτέλεσμα αυτής της μεταμόρφωσης που ξεκίνησε πέρυσι, όταν ολόκληρος ο κόσμος είδε μια άνευ προηγουμένου αλλαγή στον τρόπο εργασίας μας. Ας ρίξουμε μια ματιά στο τι ακριβώς είναι αυτή η υπηρεσία και τι έχει να προσφέρει.
Τι είναι το Google Workspace;
Εάν δεν γνωρίζετε το Google Workspace, ίσως να είστε εξοικειωμένοι με το G Suite – το προηγούμενο όνομα του Google Workspace. Μια βαθύτερη βουτιά στο παρελθόν θα σας υπενθυμίσει επίσης τις Εφαρμογές Google για Τομέα, το σημείο εκκίνησης για αυτό το ταξίδι. Αλλά όλη αυτή η αλλαγή ονομάτων έχει δημιουργήσει επίσης σύγχυση.
Με απλά λόγια, το Google Workspace είναι μια πιο εξελιγμένη μορφή του G Suite, η οποία ήταν μια εξέλιξη των Εφαρμογών Google για Τομέα. Σκεφτείτε το ως τη διαδικασία εξέλιξης για τα Pokemon!
Στο ίδιο πνεύμα, το Google Workspace προσφέρει μια πιο πλούσια εμπειρία με περισσότερες δυνατότητες από τις προηγούμενες επαναλήψεις του. Οι εφαρμογές έχουν πλέον μια βαθύτερη ενοποίηση μεταξύ τους αντί να είναι μια αυτόνομη εμπειρία.
Προηγουμένως, όλες οι υπηρεσίες της Google έπρεπε να έχουν πρόσβαση ξεχωριστά, επειδή έτσι είχαν σχεδιαστεί. Με το Google Workspace, λαμβάνετε όλα όσα χρειάζεστε σε ένα μέρος – Gmail, Chat, Ημερολόγιο, Drive, Meet, Έγγραφα, Φύλλα, Εργασίες κ.λπ. – καταλαβαίνετε το νόημα. Αυτή η βαθύτερη ενοποίηση επιτρέπει στις επιχειρήσεις να συνεργάζονται πιο αποτελεσματικά, αντί να πηδούν μεταξύ εφαρμογών συνέχεια.
Είναι το Google Workspace δωρεάν;
Αν και οι μεμονωμένες υπηρεσίες που προσφέρει η Google, όπως το Gmail, το Meet, το Chat, το Drive κ.λπ., είναι διαθέσιμες δωρεάν σε χρήστες με προσωπικό λογαριασμό Google, το Google Workspace στο σύνολό του είναι μια υπηρεσία επί πληρωμή. Αυτό περιλαμβάνει την πλήρη επιχειρηματική λύση που είναι το Google Workspace.
Το Google Workspace για όλους είναι δωρεάν για χρήση, αλλά θα το φτάσουμε σε λίγο. Το Google Workspace, στην πραγματική του ουσία, διατίθεται δωρεάν μόνο σε συνδρομητές επί πληρωμή ή σε εκπαιδευτικά ιδρύματα και ΜΚΟ.
Υπάρχουν λειτουργίες στις οποίες οι χρήστες έχουν πρόσβαση μόνο ως μέρος του Google Workspace, όπως η βαθύτερη ενοποίηση του Meet που επιτρέπει τη λειτουργία Picture-in-Picture της σύσκεψης σε Chat, Έγγραφα, Παρουσιάσεις και Φύλλα. Το χαρακτηριστικό επιτρέπει σε κάποιον να συνεργάζεται και να παρουσιάζει πιο αποτελεσματικά.
Τι είναι το Google Workspace για όλους;
Η Google ανακοίνωσε πρόσφατα ότι έκανε το Google Workspace διαθέσιμο για όλους. Και αυτό σημαίνει και άτομα με δωρεάν λογαριασμό Google. Αλλά τι πραγματικά σημαίνει αυτό; Η δωρεάν έκδοση του Google Workspace δεν περιλαμβάνει τόσες πολλές αλλαγές αυτήν τη στιγμή.
Βασικά περιλαμβάνει μια πλήρη αλλαγή επωνυμίας και μια βαθύτερη ενοποίηση των εφαρμογών Google όπως ακριβώς το Google Workspace για επιχειρήσεις. Η Google παρουσιάζει σιγά σιγά αυτές τις αλλαγές από τον περασμένο Οκτώβριο και το πιθανότερο είναι ότι μπορεί να το χρησιμοποιείτε ήδη. Η μόνη διαφορά είναι ότι είναι πλέον επίσημα διαθέσιμο σε όλους, και όχι σε πρώιμη πρόσβαση.
Για να ενεργοποιήσετε αυτήν την εμπειρία Google Workspace για τον Λογαριασμό σας Google, πρέπει να ενεργοποιήσετε το Google Chat. Μόλις ενεργοποιήσετε το Google Chat, θα αντικαταστήσει το Google Hangouts και το Chat και τα δωμάτια θα ενσωματωθούν στο Gmail.
Τα δωμάτια σάς επιτρέπουν να έχετε έναν χώρο συνεργασίας όπου μπορείτε να επικοινωνείτε, να μοιράζεστε ιδέες και να παρακολουθείτε σημαντικές πληροφορίες.
Αργότερα αυτό το έτος, η Google θα μετατρέψει τα δωμάτια σε Spaces με μια πιο βελτιωμένη διεπαφή χρήστη. Το Spaces θα είναι διαθέσιμο για όλους, πληρωμένοι και δωρεάν λογαριασμοί Google Workspace. Το Spaces θα προσφέρει επίσης λειτουργίες όπως in-lin θέμα νήμα, δείκτες παρουσίας, προσαρμοσμένη κατάσταση, εκφραστικές αντιδράσεις, μαζί με μια νέα διεπαφή.
Μόλις φτάσει το Spaces, η διεπαφή για το Gmail θα αλλάξει επίσης. Το αριστερό μενού πλοήγησης θα μοιάζει περισσότερο με τις κάτω γραμμές εργαλείων από εφαρμογές Android και iOS. Η πλαϊνή μπάρα θα είναι πιο συμπαγής και θα είναι πτυσσόμενη.
Χρησιμοποιώντας το Google Workspace, οι χρήστες θα μπορούν να κρατούν σημαντικές πληροφορίες σε ένα μέρος, να σχεδιάζουν το επόμενο οικογενειακό ταξίδι, να κρατούν τις φωτογραφίες και τα βίντεό τους σε ένα μέρος, να παρακολουθούν τον οικογενειακό προϋπολογισμό με τα Φύλλα Google.
Αλλά αυτό είναι το μόνο που φέρνει στο τραπέζι το Google Workspace για δωρεάν λογαριασμούς Google Workspace προς το παρόν. Λοιπόν, αυτό και ο νέος συνδυασμός χρωμάτων που αποτελεί μέρος του rebranding. Όμως, φαινομενικά, η Google σχεδιάζει επίσης να φέρει περισσότερες αλλαγές και βελτιώσεις στο Workspace κατά τη διάρκεια του έτους με τη μορφή Smart Canvas.
Έξυπνος καμβάς: Ο χώρος εργασίας Future Direction ξεκινά
Η Google θέλει να κάνει το Workspace ένα μέρος όπου η συνεργασία ευδοκιμεί. Αργότερα φέτος, η Google θα εισαγάγει πολλές αλλαγές στο Google Workspace με τη μορφή Smart Canvas που θα εξελίξει τη συνεργασία μεταξύ των εφαρμογών Google.
Το Smart Canvas θα βελτιώσει τις εφαρμογές όπως τα Έγγραφα Google, τα Υπολογιστικά φύλλα και οι Παρουσιάσεις. Είναι ήδη διαθέσιμο, όταν χρησιμοποιείτε τις αναφορές @ στα Έγγραφα Google, εμφανίζεται ένα έξυπνο τσιπ που εμφανίζει πρόσθετες πληροφορίες, όπως προτεινόμενα άτομα, αρχεία και συσκέψεις που μπορείτε να εισαγάγετε στο έγγραφο.
Άλλοι συνεργάτες του εγγράφου μπορούν στη συνέχεια να μεταφέρουν γρήγορα συσκέψεις και άτομα ή να κάνουν προεπισκόπηση εγγράφων χωρίς να χρειάζεται να αλλάξουν καρτέλες. Τα έξυπνα τσιπ έρχονται επίσης στα Sheets τους επόμενους μήνες.
Τους επόμενους μήνες, αυτά τα έξυπνα τσιπ θα αποτελούν μέρος διαδραστικών δομικών στοιχείων. Τα νέα διαδραστικά δομικά στοιχεία θα περιέχουν έξυπνα τσιπ, πρότυπα και λίστες ελέγχου.
Θα μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε στοιχεία ενεργειών λίστας ελέγχου σε άλλα άτομα από τα Έγγραφα Google. Αυτά τα στοιχεία ενεργειών θα εμφανίζονται επίσης αυτόματα στο Google Tasks, διευκολύνοντας τη διαχείριση των λιστών υποχρεώσεων.
Μια άλλη αλλαγή που έρχεται ως μέρος του Έξυπνου Καμβά είναι τα πρότυπα πινάκων στα Έγγραφα. Μερικοί τύποι προτύπων θα περιλαμβάνουν πίνακες «ψηφοφορίας θέματος» για τη συλλογή σχολίων από την ομάδα και πίνακες «παρακολούθησης έργου» για την καταγραφή ορόσημων και καταστάσεων.
Τα φύλλα θα λάβουν επίσης ορισμένες σημαντικές αναβαθμίσεις. Μαζί με τα Έξυπνα τσιπ, η Google εισάγει επίσης νέες προβολές στα Φύλλα. Η προβολή χρονολογίου, μία από τις προβολές που αποτελούν μέρος αυτής της αναβάθμισης, θα αναδιατάξει τα φύλλα σε μια προβολή που θα διευκολύνει την παρακολούθηση εργασιών.
Για να διευκολυνθεί η συνεργασία, προστίθεται επίσης ένα κουμπί "Google Meet" στα Έγγραφα, τα Υπολογιστικά φύλλα και τις Παρουσιάσεις. Διαθέσιμο ήδη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το κουμπί για να παρουσιάσετε το έγγραφο στο οποίο ήδη εργάζεστε απευθείας στο Google Meet χωρίς να χρειάζεται να μεταβείτε στο Google Meet για να ξεκινήσετε μια σύσκεψη. Τυχόν συναντήσεις στο ημερολόγιό σας θα εμφανίζονται αυτόματα.
Είναι ασφαλές να πούμε ότι κατά τη διάρκεια του έτους, το Google Workspace θα γίνει πολύ καλύτερη εμπειρία με τη συνεργασία στο κέντρο του. Και θα είναι διαθέσιμο σε όλους τους χρήστες του Google Workspace, δωρεάν και επί πληρωμή.
Τύποι σχεδίων (Εκδόσεις) για το Google Workspace
Το Google Workspace είναι μια υπηρεσία για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και έχει διαφορετικές εκδόσεις (μηνιαία προγράμματα) για διαφορετικούς τύπους επιχειρήσεων. Αλλά όταν πρωτοεμφανίστηκε το Google Workspace, είχε νόημα μόνο για μεγάλες επιχειρήσεις και μικρές επιχειρήσεις που έχουν τουλάχιστον λίγους υπαλλήλους, όπως ακριβώς το G Suite, καθώς αυτά ήταν τα σχέδια που προσέφερε.
Αλλά τώρα, το Google Workspace είναι επίσης το τέλειο κατάλληλο για ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων που είναι ουσιαστικά μια ομάδα ενός ατόμου. Σε μια κίνηση να κάνει το Google Workspace ένα μέρος για όλους, η Google έχει τώρα κυκλοφορήσει και το «Google Workspace Individuals».
Google Workspace Individual είναι για μεμονωμένους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που μετατρέπουν τα πάθη τους σε επιχειρηματικές ιδέες. Αλλά όταν είστε μια μικρή επιχείρηση, οι ανάγκες σας από ένα εργαλείο Παραγωγικότητας και Συνεργασίας είναι διαφορετικές από αυτές των ιδιοκτητών μεγάλων επιχειρήσεων. Το Google Workspace Individual το έχει υπόψη του και έχει σχεδιαστεί ειδικά για αυτές τις ανάγκες.
Το Google Workspace Individual προσφέρει τα premium χαρακτηριστικά που χρειάζεται μια επιχείρηση, ενώ παράλληλα κρατά μακριά τις πολυπλοκότητες που δεν απαιτεί μια λειτουργία μεμονωμένου ατόμου. Προσφέρει απεριόριστες συσκέψεις, ηχογραφήσεις κλήσεων, ακύρωση θορύβου, ψηφοφορία και Q&A στο Google Meet, ένα επαγγελματικό ημερολόγιο που διευκολύνει τα ραντεβού, μια προσαρμοσμένη εμπειρία Gmail με λίστες email, λογότυπα επωνυμιών και πολλά άλλα.
Σημείωση: Το Google Workspace Individual είναι προς το παρόν διαθέσιμο μόνο στις Ηνωμένες Πολιτείες, τον Καναδά, το Μεξικό, τη Βραζιλία, την Ιαπωνία και σύντομα στην Αυστραλία.
Ακολουθεί μια σύνοψη όλων των σχεδίων ή των εκδόσεων που προσφέρει το Google Workspace.
- Έναρξη επιχείρησης – 6 $ USD/χρήστης/μήνα
- Business Standard – 12 $ USD/χρήστης/μήνα
- Business Plus – 18 $ USD/χρήστης/μήνα
- Επιχείρηση – Προσαρμοσμένη τιμολόγηση που μπορείτε να λάβετε επικοινωνώντας με την ομάδα πωλήσεων για την Google. Είναι η πιο ακριβή έκδοση αλλά και αυτή που προσφέρει τις περισσότερες δυνατότητες.
- Google Workspace Individual – 9,99 $ το μήνα (7,99 $ το μήνα έως τον Ιανουάριο 2022 ως μέρος μιας προσφοράς)
- Google Workspace for Education – Δωρεάν για βασικές λειτουργίες. Οι λειτουργίες Premium μπορούν να αγοραστούν με προγράμματα επί πληρωμή που περιλαμβάνουν συνδρομές Education Standard, Teaching and Learning Upgrade και Education Plus.
- Google Workspace για ΜΚΟ – Η Google προσφέρει δωρεάν τις δυνατότητες του προγράμματος Business Starter σε ΜΚΟ και του Buisness Standard 3 $/χρήστης/μήνα και του Business Plus για 5,04 $/χρήστη/μήνα. Το Enterprise Editin προσφέρεται επίσης με έκπτωση 70% από την τυπική τιμολόγηση.
Γιατί το Google Workspace;
Το πιο σημαντικό ερώτημα είναι τι έχει να προσφέρει το Google Workspace. Γιατί είναι το κατάλληλο για εσάς; Μία από τις πιο σημαντικές πτυχές του Google Workspace είναι ότι οι λογαριασμοί Workspace δημιουργούνται από έναν διαχειριστή οργανισμού, σε αντίθεση με τους βασικούς λογαριασμούς Google που δημιουργούν τα άτομα.
Αυτό ουσιαστικά σημαίνει περισσότερο έλεγχο. Ο διαχειριστής έχει περισσότερο έλεγχο στις προεπιλογές για έναν λογαριασμό Workspace, καθώς και στις ρυθμίσεις πρόσβασης και ασφάλειας σε εφαρμογές. Και όλα αυτά συμβαίνουν στο σύννεφο. Η ομάδα IT δεν χρειάζεται να διαμορφώσει τις συσκευές μεμονωμένα ή φυσικά για τους υπαλλήλους ή τους μαθητές σας. Μπορείτε επίσης να έχετε ξεχωριστές πολιτικές για άτομα ή ομάδες ατόμων.
Έτσι, αυτό σας επιτρέπει να ελέγχετε ποιες εφαρμογές και ρυθμίσεις θέλετε να επιτρέψετε στους υπαλλήλους ή τους μαθητές σας, τις οποίες απλά δεν μπορείτε να έχετε με προσωπικούς λογαριασμούς.
Το Google Workspace έχει επίσης πολλές πρόσθετες λειτουργίες στις οποίες δεν έχετε πρόσβαση με έναν δωρεάν, βασικό λογαριασμό. Λάβετε υπόψη ότι, ωστόσο, η έκταση των δυνατοτήτων που προσφέρει το Workspace διαφέρει ανάλογα με την έκδοση ή τον τύπο σχεδίου.
Βασικές εφαρμογές στο Google Workspace
Οι περισσότερες εκδόσεις του Google Workspace προσφέρουν αυτές τις εφαρμογές ως μέρος της βασικής εμπειρίας τους με βελτιωμένες λειτουργίες.
- Gmail: Προσαρμοσμένο επαγγελματικό email για την επιχείρησή σας με προστασία ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και phishing και εμπειρία αλληλογραφίας χωρίς διαφημίσεις
- Συναντώ: Έως 250 συμμετέχοντες σε σύσκεψη ανάλογα με την έκδοσή σας. Επίσης, λαμβάνετε πρόσθετες λειτουργίες όπως ψηφιακός πίνακας, εγγραφές συσκέψεων, ακύρωση θορύβου, ψηφοφορία και Q&A, αίθουσες επιλογών, παρακολούθηση παρουσίας, έλεγχοι εποπτείας, ανάταση χεριών, ζωντανή ροή εντός τομέα (υπόκειται στην έκδοση Workspace).
- Chat and Rooms (Σύντομα θα γίνουν Spaces): Εκτός από τις βασικές λειτουργίες του Google Chat και των Δωματίων όπου μπορείτε να συνεργάζεστε απρόσκοπτα, το Google Workspace επιτρέπει πιο βελτιωμένες λειτουργίες. Αυτά περιλαμβάνουν προηγμένες αίθουσες συνομιλίας με δωμάτια με νήματα και πρόσβαση επισκεπτών. Η πρόσβαση επισκέπτη σάς επιτρέπει να συνδεθείτε με πελάτες και συνεργάτες που δεν αποτελούν μέρος του οργανισμού σας. Μπορείτε να συνεργαστείτε μαζί τους σε αρχεία και έγγραφα από τη συνομιλία. Και με το ίδιο επίπεδο πρόσβασης και ορατότητας, η εργασία σας δεν υποφέρει.
- Ημερολόγιο: Προγραμματίστε ραντεβού, μοιραστείτε ημερολόγια και περιηγηθείτε και κρατήστε αίθουσες συνεδριάσεων με το Workspace.
- Οδηγώ: Εκτεταμένος αποθηκευτικός χώρος στο cloud (από 30 GB έως απεριόριστος), Drive για επιτραπέζιους υπολογιστές, κοινόχρηστες μονάδες δίσκου για την ομάδα σας, κοινή χρήση κοινού στοχοθέτησης και υποστήριξη για περισσότερους από 100 τύπους αρχείων.
- Έγγραφα, Φύλλα: Δημιουργήστε συλλογικά έγγραφα, Βοήθεια γραφής με έξυπνη σύνθεση, αυτόματη διόρθωση ορθογραφίας και προτάσεις γραμματικής, Διαλειτουργικότητα με το Microsoft Office και Προσαρμοσμένη επωνυμία για έγγραφα.
- Διαφάνειες: Συνεργαστείτε σε παρουσιάσεις
- Έντυπα: Κτίριο έρευνας που περιλαμβάνει ευκολότερη ανάλυση με έξυπνο γέμισμα, έξυπνο καθαρισμό και απαντήσεις, φόρμες προσαρμοσμένων προτύπων επωνυμίας
- Διατήρηση: Αποτυπώστε ιδέες με συλλογικές σημειώσεις
- Ιστότοποι: Συνεργαστείτε κατά την κατασκευή εργοταξίων
- Ρεύματα: Κοινωνική δικτύωση για τον οργανισμό σας, όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να επικοινωνούν και να αλληλεπιδρούν μεταξύ τους
Πρόσθετες εφαρμογές στο Google Workspace
Ανάλογα με την Έκδοση Google Workspace ή τις πρόσθετες αγορές σας, το Google Workspace προσφέρει επίσης αυτές τις εφαρμογές σε συνδρομητές.
- Τομείς: Εγγραφή τομέα με ενσωματωμένη εγγραφή και διαμόρφωση στο Google Workspace
- Cloud Search: Έξυπνη αναζήτηση στο Google Workspace σας (δεδομένα 1ου και τρίτου μέρους)
- Ομάδες και Ομάδες για επιχειρήσεις: Λίστες email και διαχείριση πρόσβασης
- Θόλος: Διατήρηση δεδομένων, αρχειοθέτηση και eDiscovery
- Jamboard: Συνεργατικός ψηφιακός πίνακας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ακόμη και σε συναντήσεις
- Φωνή: Έξυπνες φωνητικές κλήσεις με εικονικό τηλεφωνικό σύστημα που λειτουργεί σε όλες τις συσκευές και τον Ιστό
- Σενάριο εφαρμογών: Αυξήστε την ισχύ των Εφαρμογών Google όπως το Ημερολόγιο, τα Έγγραφα, το Drive, το Gmail, τα Φύλλα και οι Παρουσιάσεις με Σενάριο Εφαρμογών. Μπορείτε να δημοσιεύσετε τα σενάρια σε ολόκληρο τον κόσμο ή να τα διατηρήσετε ιδιωτικά για τον τομέα σας.
- AppSheet: Δημιουργία εφαρμογών χωρίς κώδικα
- ΣΧΟΛΙΚΗ ΑΙΘΟΥΣΑ: Δομημένοι χώροι μάθησης για εκπαιδευτικούς και μαθητές
- Πρόσθετα: Ενσωματώστε εφαρμογές τρίτων και πρόσθετα Apps Script
Το Google Workspace προσφέρει επίσης υλικό για το Google Meet, τις φωνητικές κλήσεις και το Jamboard. Το υλικό επιτρέπει σε οργανισμούς που επιλέγουν ένα υβριδικό μοντέλο αυτή τη στιγμή –στο γραφείο και την εργασία από την προσέγγιση στο σπίτι– να λειτουργούν αποτελεσματικά.
Η Google πρόκειται επίσης να κυκλοφορήσει σύντομα τη λειτουργία Companion στο Google Meet για την προώθηση της ισότητας της συνεργασίας σε έναν υβριδικό χώρο εργασίας. Είναι για οργανισμούς όπου λίγα άτομα βρίσκονται σε μια αίθουσα συνεδριάσεων ενώ συνδέονται με άλλους εξ αποστάσεως.
Η συνοδευτική λειτουργία παρέχει σε όσους βρίσκονται στην αίθουσα συνεδριάσεων το δικό τους πλακίδιο βίντεο και πρόσβαση σε άλλες λειτουργίες του Google Meet, όπως σήκωμα χεριού, ψηφοφορία κ.λπ. στην οθόνη τους, ενώ αξιοποιούν τις καλύτερες δυνατότητες ήχου στην αίθουσα και άλλες δυνατότητες βιντεοδιάσκεψης που διαθέτει το Meet Hardware προσφορές.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το Google Workspace
Η εμπειρία του Google Workspace είναι διαφορετική για τους πληρωμένους (ιδιαίτερα τους διαχειριστές) και τους δωρεάν χρήστες και ως εκ τούτου, η εκμάθηση της χρήσης του είναι δύο εντελώς διαφορετικές καμπύλες. Ωστόσο, για τους τελικούς χρήστες του Workspace, η χρήση των εφαρμογών στο Google Workspace είναι παρόμοια, εκτός από τις αποκλειστικές λειτουργίες.
Για να αποκτήσετε πρόσβαση στις διαθέσιμες εφαρμογές για τον λογαριασμό σας στο Google Worskapce, μεταβείτε στο εικονίδιο μενού "Εφαρμογές Google" από οποιαδήποτε υπηρεσία Google. Το μενού θα εμφανίσει όλες τις διαθέσιμες εφαρμογές για χρήση.
Εδώ είναι μια συμβουλή. Είτε είστε δωρεάν είτε επί πληρωμή χρήστης του Google Workspace, η Google προσφέρει γρήγορες συντομεύσεις ".new" τις οποίες μπορείτε να εισάγετε απευθείας στη γραμμή διευθύνσεων του προγράμματος περιήγησής σας και θα δημιουργήσει ένα νέο στοιχείο αυτής της εφαρμογής.
- cal.new – Δημιουργία νέου συμβάντος Ημερολογίου
- doc.new – Δημιουργήστε ένα έγγραφο Google
- meet.new – Ξεκινήστε μια νέα σύσκεψη στο Google Meet
- sheet.new – Δημιουργήστε ένα νέο φύλλο Google
- slide.new – Δημιουργήστε μια νέα διαφάνεια
- form.new – Δημιουργήστε μια νέα φόρμα
- keep.new ή note.new – Ξεκινήστε μια νέα σημείωση
- site.new – Δημιουργήστε έναν νέο ιστότοπο
- jam.new – Ξεκινήστε έναν νέο πίνακα
Χρήση του Google Workspace ως χρήστης επί πληρωμή
Για να ξεκινήσετε με το Google Workspace, μεταβείτε στη διεύθυνση workspace.google.com. Κάντε κλικ στο κουμπί «Έναρξη» ή «Έναρξη δωρεάν δοκιμής», ανάλογα με το τι βλέπετε στην οθόνη σας. Για μια μικρή επιχείρηση, το Business Starter ή το Business Standard μπορεί να είναι ο καλύτερος τρόπος. Η Google προσφέρει μια δωρεάν δοκιμή για 14 ημέρες, ώστε να έχετε άφθονο χρόνο για να δείτε αν το Google Workspace είναι το κατάλληλο για εσάς. Ακυρώστε τη δοκιμή σας πριν συμπληρωθούν οι 14 ημέρες και δεν θα χρεωθείτε για τη συνδρομή.
Εάν είστε ομάδα ενός ατόμου και ζείτε σε μία από τις υποστηριζόμενες χώρες, μπορείτε να δοκιμάσετε το Google Workspace Individual μεταβαίνοντας εδώ.
Σημείωση: Το Google Workspace Individual δεν υποστηρίζει προσαρμοσμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Καθώς το Google Workspace είναι για επιχειρήσεις, γίνεστε αυτόματα ο διαχειριστής του οργανισμού σας όταν τον ρυθμίζετε. Αλλά όταν προσθέτετε νέους χρήστες στον οργανισμό σας, μπορείτε να ορίσετε κάποιον άλλο διαχειριστή.
Εισαγάγετε το όνομα της επιχείρησής σας, τον αριθμό των εργαζομένων και τη χώρα σας και κάντε κλικ στο «Επόμενο».
Στη συνέχεια, δώστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας και κάντε κλικ στο «Επόμενο».
Τώρα, πρέπει να επιλέξετε αν έχετε ή όχι τομέα. Εάν έχετε ένα, κάντε κλικ στην επιλογή «Όχι, έχω ένα» και μπορείτε να εισαγάγετε τον τομέα που ήδη κατέχετε και να τον χρησιμοποιήσετε. Θα πρέπει να επαληθεύσετε ότι είστε κάτοχος αυτού του τομέα για να μπορέσετε να αρχίσετε να τον χρησιμοποιείτε. Διαφορετικά, μπορείτε να αγοράσετε ένα χρησιμοποιώντας το Google Domains. Κάντε κλικ στην επιλογή «Ναι, έχω ένα που μπορώ να χρησιμοποιήσω». Εάν δεν διαθέτετε τομέα, μπορείτε επίσης να τον αγοράσετε από κάπου αλλού αντί για Τομείς Google, αλλά όταν τον αγοράζετε μέσω της Google, δεν θα χρειαστεί να περάσετε από τη διαδικασία επαλήθευσης.
Στη συνέχεια, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα όνομα χρήστη για τον λογαριασμό σας στο Google Workspace. Αυτή θα ήταν η πρώτη επαγγελματική διεύθυνση email για τον τομέα σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε περισσότερες επαγγελματικές διευθύνσεις για την ομάδα σας αργότερα, μόλις ρυθμίσετε το Google Workspace. Δημιουργήστε έναν κωδικό πρόσβασης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Συμφωνώ και συνεχίστε».
Το Google Workspace σας έχει ρυθμιστεί με έναν επαγγελματικό λογαριασμό Google. Κάντε κλικ στην επιλογή "Μετάβαση στη ρύθμιση" και μπορείτε να διαχειριστείτε το Google Workspace για τον οργανισμό σας από την κονσόλα διαχειριστή.
Αφού επαληθεύσετε τον τομέα σας, μπορείτε να προσθέσετε νέους χρήστες στον οργανισμό σας και να ρυθμίσετε εφαρμογές όπως το Gmail από την κονσόλα διαχειριστή. Αλλά αν δεν θέλετε να κάνετε κάτι από αυτά αμέσως, μπορείτε να το παραλείψετε προς το παρόν και να το κάνετε από το Google Admin οποιαδήποτε στιγμή αργότερα.
Διαχείριση του Google Workspace
Ως διαχειριστής, μπορείτε να διαχειριστείτε και να ελέγξετε το Google Workspace από την κονσόλα διαχειριστή. Είτε θέλετε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε χρήστες, να διαχειριστείτε οργανικές μονάδες (το γλωσσικό της Google για τη δημιουργία πολιτικών για τον οργανισμό σας), να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε ομάδες για λίστες αλληλογραφίας και να εφαρμόσετε πολιτικές, να διαχειριστείτε ποιες εφαρμογές μπορούν να έχουν πρόσβαση οι χρήστες στον τομέα σας και από ποια συσκευή, και τα πάντα Διαφορετικά, η κονσόλα διαχειριστή είναι εκεί που θα τη βρείτε.
Για πρόσβαση στην κονσόλα διαχειριστή, μεταβείτε στη διεύθυνση admin.google.com και συνδεθείτε με τον λογαριασμό σας στο Google Workspace. Ή μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση από το μενού "Εφαρμογές" από οποιαδήποτε υπηρεσία της Google. Κάντε κλικ στο εικονίδιο «Εφαρμογές Google» από σχεδόν οποιαδήποτε υπηρεσία Google στην οποία είστε συνδεδεμένοι (google.com, gmail.com, κ.λπ.)
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Διαχειριστής» από τις εφαρμογές. Η επιλογή "Διαχειριστής" είναι διαθέσιμη μόνο σε εκείνους τους χρήστες του Workspace που είναι διαχειριστής του οργανισμού.
Θα ανοίξει η αρχική σελίδα της κονσόλας διαχειριστή. Το πτυσσόμενο μενού πλοήγησης στα αριστερά σάς επιτρέπει να περιηγηθείτε σε όλες τις επιλογές για τη γρήγορη διαχείριση του Google Workspace για τον οργανισμό σας.
Προσθήκη χρηστών στον οργανισμό σας
Αφού ρυθμίσετε το Google Workspace για τον οργανισμό σας, το πιο κρίσιμο βήμα είναι να προσθέσετε χρήστες στον οργανισμό σας. Όπως ακριβώς δημιουργείτε μια διεύθυνση επιχείρησης για τον εαυτό σας, πρέπει να δημιουργήσετε ονόματα χρήστη και κωδικούς πρόσβασης για άλλους χρήστες που θέλετε να προσθέσετε και να μοιραστείτε τα διαπιστευτήρια μαζί τους. Πρέπει επίσης να τους εκχωρήσετε άδειες για να μπορούν να χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες.
Μεταβείτε στην κονσόλα διαχειριστή και κάντε κλικ στην επιλογή «Κατάλογος» από το μενού πλοήγησης στα αριστερά.
Λίγες επιλογές θα επεκταθούν κάτω από αυτό. Κάντε κλικ στο «Χρήστες» από τις διαθέσιμες επιλογές.
Στη συνέχεια, επιλέξτε την οργανική μονάδα από το «Όλοι οι οργανισμοί» στην οποία θέλετε να προσθέσετε τον χρήστη. Κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη νέου χρήστη" για να προσθέσετε χρήστες έναν κάθε φορά, εάν δεν έχετε μεγάλη ομάδα.
Εισαγάγετε τα στοιχεία του χρήστη: το όνομα και το επώνυμό του και μετά το κύριο email του. Ο χώρος εργασίας θα πρότεινε ένα όνομα χρήστη για το κύριο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα ήταν διαφορετικό από όλα τα υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον τομέα σας. μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ή να εισαγάγετε ένα μόνοι σας.
Εάν ο οργανισμός σας έχει περισσότερους από έναν τομείς, μπορείτε να επιλέξετε έναν άλλο τομέα. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο σύμβολο @ και επιλέξτε τον τομέα από το αναπτυσσόμενο μενού.
Στη συνέχεια, εισαγάγετε το δευτερεύον email του χρήστη. Το δευτερεύον email μπορεί να είναι το προσωπικό τους email όπου θα λάβουν τα στοιχεία του λογαριασμού. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε τη δική σας διεύθυνση email για να καταγράψετε τις πληροφορίες σύνδεσης και να τις προωθήσετε αργότερα.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή "Διαχείριση κωδικού πρόσβασης χρήστη, οργανωτική μονάδα και φωτογραφία προφίλ". Η ρύθμιση μιας φωτογραφίας προφίλ ή η επεξεργασία της οργανωτικής μονάδας είναι προαιρετική.
Αλλά πρέπει να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης για τον νέο χρήστη. Μπορείτε να δημιουργήσετε αυτόματα έναν κωδικό πρόσβασης ή να εισαγάγετε τον δικό σας. Για να ζητήσετε από τον χρήστη να ορίσει νέο κωδικό πρόσβασης κατά τη σύνδεσή του, πρέπει να ενεργοποιήσετε την επιλογή.
Αφού προσθέσετε όλες τις πληροφορίες, κάντε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη νέου χρήστη».
Με την προϋπόθεση ότι το όνομα χρήστη δεν έρχεται σε σύγκρουση με ένα υπάρχον όνομα χρήστη, ο νέος χρήστης θα προστεθεί με επιτυχία. Εάν όχι, θα λάβετε ένα μήνυμα που θα σας ζητά να διορθώσετε τη διένεξη.
Τώρα, το μόνο που απομένει είναι να μοιραστείτε τα διαπιστευτήρια σύνδεσης με το άτομο που θέλετε και θα μπορούν να αρχίσουν να χρησιμοποιούν το Google Workspace. Εάν ζητήσετε από τον χρήστη να αλλάξει τον κωδικό πρόσβασής του μετά τη σύνδεση, θα έχει 48 ώρες για να αλλάξει τον κωδικό πρόσβασης. Όταν παρέλθει ο χρόνος, ο σύνδεσμος επαναφοράς θα λήξει και εσείς (ο διαχειριστής) θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν νέο κωδικό πρόσβασης για αυτόν.
Για έναν νέο χρήστη, μπορεί να χρειαστούν έως και 24 ώρες για να ενεργοποιηθούν όλες οι υπηρεσίες Google Workspace. Εάν προσπαθήσετε να αποκτήσετε πρόσβαση σε μια υπηρεσία κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, ενδέχεται να λάβετε το μήνυμα ότι δεν έχετε πρόσβαση.
Μαζική προσθήκη χρηστών
Για έναν μεγάλο οργανισμό, μπορείτε επίσης να προσθέσετε χρήστες μαζικά και υπάρχουν πολλές επιλογές για να το κάνετε. Ανάλογα με τον τύπο του οργανισμού σας, μπορείτε να επιλέξετε αυτό που είναι κατάλληλο για εσάς.
- Προσθήκη χρηστών από ένα αρχείο CSV
- Χρησιμοποιήστε το Admin SDK Directory API εάν γνωρίζετε προγραμματισμό
- Συγχρονίστε δεδομένα από τον διακομιστή LADP, όπως το Microsoft Active Directory
- Μετεγκατάσταση από τις Σημειώσεις HCL στο Google Workspace
- Προσθέστε χρήστες με υπάρχοντες Λογαριασμούς Google
Προτού προσθέσετε χρήστες μαζικά στο Google Workspace, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετές άδειες. Διαφορετικά, αγοράστε περισσότερα εάν το σχέδιό σας το επιτρέπει.
Κάντε έναν χρήστη διαχειριστή
Μπορείτε να ορίσετε άλλους χρήστες στον οργανισμό ως σούπερ διαχειριστή. Από προεπιλογή, το άτομο που δημιουργεί και ρυθμίζει το Google Workspace για τον οργανισμό είναι ο σούπερ διαχειριστής. Ο σούπερ διαχειριστής έχει πλήρη πρόσβαση στις εργασίες διαχείρισης του οργανισμού σας, επομένως αναθέστε αυτόν τον ρόλο μόνο σε άτομα που εμπιστεύεστε. Για περιορισμένες ευθύνες, μπορείτε να τους εκχωρήσετε συγκεκριμένους ρόλους διαχειριστή, όπως Διαχειριστής ομάδων, Διαχειριστής διαχείρισης χρηστών, Διαχειριστής γραφείου βοήθειας, Διαχειριστής υπηρεσιών κ.λπ.
Από το μενού πλοήγησης στα αριστερά, κάντε κλικ στην επιλογή «Κατάλογος» και επιλέξτε «Χρήστες» από την αναπτυγμένη λίστα. Βρείτε τον χρήστη από τη λίστα χρηστών και κάντε κλικ στο όνομά του.
Θα ανοίξει η σελίδα του λογαριασμού τους. Κάντε κύλιση προς τα κάτω και κάντε κλικ στην επιλογή «Ρόλοι και δικαιώματα διαχειριστή».
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή για τον ρόλο «Super Admin».
Αυτό θα εμφανίσει εναλλαγές δίπλα σε όλους τους διαθέσιμους προκατασκευασμένους ρόλους. Για να τα κάνετε σούπερ διαχειριστή, ενεργοποιήστε την εναλλαγή δίπλα του. Για να τους εκχωρήσετε έναν συγκεκριμένο ρόλο διαχειριστή, ενεργοποιήστε την εναλλαγή δίπλα στον επιθυμητό ρόλο. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε προσαρμοσμένους ρόλους, εάν οι προκατασκευασμένοι ρόλοι δεν είναι στο δρόμο σας.
Και τα-ντα! Έχετε κάποιον άλλο να μοιραστεί μαζί σας τις ευθύνες διαχειριστή.
Χρήση του Google Workspace ως δωρεάν χρήστη
Για να ενεργοποιήσετε την ενσωματωμένη εμπειρία που προσφέρει το Google Workspace για δωρεάν λογαριασμούς, μεταβείτε στον λογαριασμό σας στο Gmail και κάντε κλικ στο εικονίδιο "Ρυθμίσεις" στην επάνω δεξιά γωνία.
Ένας πίνακας γρήγορων ρυθμίσεων θα εμφανιστεί στα δεξιά. Κάντε κλικ στην «Δείτε όλες τις ρυθμίσεις».
Στη συνέχεια, επιλέξτε την καρτέλα «Συζήτηση και συνάντηση» από τις επιλογές ρυθμίσεων.
Στη Συζήτηση, επιλέξτε «Συζήτηση Google» αντί για «Κλασικά Hangouts».
Μπορεί να εμφανιστεί ένα banner καλωσορίσματος. Κάντε κλικ στο «OK» για να προχωρήσετε.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Αποθήκευση αλλαγών».
Το Gmail θα φορτώσει ξανά και θα έχετε τώρα τη νέα ενσωματωμένη εμπειρία με το Chat and Rooms στο Gmail.
Μία από τις καλύτερες προσθήκες που συνοδεύουν το Google Workspace είναι το Room (σύντομα θα γίνει Spaces) στο Google Chat. Τα δωμάτια αποτελούν κόμβο επικοινωνίας και συνεργασίας. Μπορείτε να συνομιλήσετε με τα μέλη της αίθουσας, να μοιραστείτε αρχεία, να αναθέσετε εργασίες και να κάνετε πολλά περισσότερα, όλα σε ένα μέρος με το Rooms. Εάν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ το Microsoft Teams, τα δωμάτια είναι σαν τα κανάλια Teams.
Μπορείτε επίσης να ανοίξετε αρχεία στα Έγγραφα Google, τα Υπολογιστικά φύλλα και τις Παρουσιάσεις απευθείας στα Δωμάτια και να εργαστείτε πάνω σε αυτά ακριβώς εκεί. Όλα τα αρχεία που ανεβάζετε στο δωμάτιο είναι πάντα εύκολα προσβάσιμα από την καρτέλα "Αρχεία". Και μπορείτε να παρακολουθείτε τις εργασίες που πρέπει να κάνει η ομάδα και να τις αναθέσετε σε άτομα από την καρτέλα "Εργασίες".
Για να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τα Δωμάτια στο Google Chat, μεταβείτε εδώ.
Λαμβάνοντας υπόψη τον τρόπο με τον οποίο η εργασία άλλαξε εντελώς το προηγούμενο έτος, το Google Workspace φέρνει τις απαραίτητες αλλαγές για να κάνει τη συνεργασία απρόσκοπτη, είτε εργάζεστε εξ αποστάσεως είτε όχι. Και με το Google Workspace για όλους, μπορείτε ακόμη και να το χρησιμοποιήσετε για να οργανώσετε την προσωπική σας ζωή.