Το Excel δεν προσφέρει το Gantt ως τύπο γραφήματος, αλλά με τη βοήθεια αυτού του σεμιναρίου, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt από το γράφημα ράβδων.
Το Gantt Chart είναι ένα ισχυρό εργαλείο διαχείρισης έργου που παρέχει μια οπτική αναπαράσταση ενός χρονοδιαγράμματος έργου (εργασιών ή συμβάντων) με την πάροδο του χρόνου. Αντιπροσωπεύει τους χρόνους έναρξης και λήξης για κάθε εργασία σε ένα χρονοδιάγραμμα έργου, καθώς και τη σειρά και τις αλληλεξαρτήσεις μεταξύ των εργασιών του έργου.
Δυστυχώς, το Excel δεν παρέχει επιλογές για τη δημιουργία ενός γραφήματος Gantt, επομένως πρέπει να δημιουργήσετε ένα προσαρμόζοντας τον ενσωματωμένο τύπο γραφήματος ράβδων. Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξουμε πώς να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt στο Excel προσαρμόζοντας ένα γράφημα Stacked Bar.
Δημιουργήστε έναν πίνακα έργου
Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία οποιουδήποτε γραφήματος στο Excel είναι η εισαγωγή των δεδομένων σας σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Εισαγάγετε λοιπόν τα δεδομένα του έργου σας και χωρίστε τα σε μεμονωμένες εργασίες έργου σε ξεχωριστές σειρές και αποτελούν τη βάση του γραφήματος Gantt. Κάθε εργασία θα πρέπει να έχει μια ημερομηνία έναρξης, μια ημερομηνία λήξης και μια διάρκεια (δηλαδή τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση των εργασιών) σε ξεχωριστές στήλες.
Αυτό είναι ένα δείγμα υπολογιστικού φύλλου για ένα έργο λογισμικού.
Πρέπει να εισαγάγετε τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο και να επισημάνετε τις στήλες ως εργασία, ημερομηνία έναρξης, ημερομηνία λήξης και διάρκεια (αριθμός ημερών που απαιτούνται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας) όπως φαίνεται στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης. Επίσης, τα δεδομένα εργασιών πρέπει να ταξινομηθούν με τη σειρά της ημερομηνίας έναρξης.
Δημιουργία γραφήματος ράβδων
Τώρα που τα δεδομένα σας έχουν εισαχθεί και μορφοποιηθεί σωστά, μπορείτε να ξεκινήσετε τη δημιουργία του γραφήματος Gantt κάνοντας πρώτα ένα «Γράφημα Stacked Bar».
Δεν μπορείτε να επιλέξετε ολόκληρο τον πίνακα και να εισαγάγετε ένα γράφημα ράβδων, εάν το κάνετε, είναι πιο πιθανό να έχετε ένα ακατάστατο αποτέλεσμα όπως αυτό:
Επομένως, πρέπει να προσθέσουμε τις στήλες μία προς μία στο γράφημα. Για να το κάνετε αυτό ακολουθήστε τα εξής βήματα:
Εισαγάγετε μια στοιβαγμένη γραμμή με βάση την ημερομηνία έναρξης
Αρχικά, επιλέξτε το εύρος «Ημερομηνία έναρξης» στον πίνακα με την κεφαλίδα στήλης, στην περίπτωσή μας είναι B1:B11. Βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε επιλέξει κενά κελιά.
Μεταβείτε στην καρτέλα «Εισαγωγή» στην Κορδέλα, κάντε κλικ στο εικονίδιο «Γράφημα ράβδων» στην ομάδα γραφημάτων και επιλέξτε «Σωρευμένη γραμμή» κάτω από την ενότητα Γραμμή 2-Δ (όπως φαίνεται παρακάτω).
Τώρα εισάγεται ένα γράφημα ράβδων με βάση τα δεδομένα Ημερομηνίας Έναρξης. Οι ημερομηνίες στο κάτω μέρος του γραφήματος μπορεί να φαίνονται αλληλεπικαλυπτόμενες, αλλά αυτό θα αλλάξει μόλις προστεθούν τα υπόλοιπα δεδομένα.
Προσθήκη δεδομένων διάρκειας
Τώρα πρέπει να προσθέσουμε τα δεδομένα Διάρκειας στο γράφημα Gantt.
Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε εντός της περιοχής γραφήματος και επιλέξτε «Επιλογή δεδομένων» από το μενού περιβάλλοντος.
Θα εμφανιστεί το παράθυρο Επιλογή προέλευσης δεδομένων. Θα παρατηρήσετε ότι η «Ημερομηνία Έναρξης» έχει ήδη προστεθεί στο πλαίσιο Εγγραφές Υπόμνημα (Σειρά). Και τώρα πρέπει να εισαγάγετε δεδομένα Διάρκειας εκεί.
Κάντε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη» για να ανοίξετε το αναδυόμενο παράθυρο «Επεξεργασία σειράς» του Excel. Υπάρχουν δύο πεδία στο πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία σειράς, πληκτρολογήστε "Διάρκεια" στο πεδίο "Όνομα σειράς", κάντε κλικ στο πεδίο "Τιμές σειράς" και επιλέξτε το εύρος τιμών Διάρκειας (στην περίπτωσή μας, C1:C11 ) για τη σειρά αξίες. Αλλά μην επιλέξετε την κεφαλίδα της στήλης, μόνο τις τιμές. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «ΟΚ».
Θα σας μεταφέρει πίσω στο παράθυρο Επιλογή προέλευσης δεδομένων, όπου θα βρείτε ότι η «Ημερομηνία έναρξης» και η «Διάρκεια» προστίθενται στις Καταχωρίσεις Υπόμνημα (Σειρά).
Το αποτέλεσμα:
Προσθέστε ονόματα εργασιών στο γράφημα
Το επόμενο βήμα είναι η αντικατάσταση της διάρκειας (ημέρες) στον κατακόρυφο άξονα του γραφήματος με τα ονόματα των εργασιών.
Κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε εντός της περιοχής του γραφήματος και επιλέξτε την επιλογή «Επιλογή δεδομένων» για να εμφανιστεί ξανά το παράθυρο Επιλογή προέλευσης δεδομένων. Επιλέξτε «Ημερομηνία έναρξης» στο αριστερό τμήμα του παραθύρου και κάντε κλικ στο κουμπί «Επεξεργασία» στο δεξιό τμήμα του παραθύρου κάτω από Ετικέτες άξονα οριζόντιων (κατηγορίας).
Θα εμφανιστεί ένα μικρό παράθυρο Ετικέτα Άξονα. Σε αυτό, κάντε κλικ στο πλαίσιο Εύρος ετικετών άξονα και επιλέξτε το εύρος εργασιών από τον πίνακα όπως κάνατε για τα δεδομένα Διάρκειας. Φροντίστε να μην επιλέξετε το κελί της κεφαλίδας στήλης ή ένα κενό κελί.
Κάντε κλικ στο «OK» δύο φορές για να κλείσετε και τα δύο παράθυρα.
Τώρα το γράφημά σας θα πρέπει να έχει περιγραφές εργασιών στον κατακόρυφο άξονα και θα μοιάζει κάπως έτσι:
Αυτό αρχίζει να μοιάζει με γράφημα Gantt, αλλά δεν έχουμε τελειώσει ακόμα.
Μετατρέψτε το γράφημα ράβδων σε γράφημα Gantt
Τώρα πρέπει να μορφοποιήσετε το νεοδημιουργημένο γράφημα στοιβαγμένων ράβδων για να το μετατρέψετε σε γράφημα Gantt. Αυτό που πρέπει να κάνετε είναι να διαγράψετε τις μπλε γραμμές του γραφήματοςπροκειμένου να είναι ορατές μόνο οι πορτοκαλί γραμμές που αντιπροσωπεύουν τις εργασίες. Τεχνικά δεν αφαιρείτε το μπλε μέρος των ράβδων, αλλά μάλλον τις κάνετε διαφανείς, επομένως αόρατες.
Για να κάνετε τις μπλε γραμμές διαφανείς, κάντε κλικ σε οποιαδήποτε μπλε γραμμή στο γράφημα για να τις επιλέξετε όλες, κάντε δεξί κλικ πάνω της και επιλέξτε «Μορφοποίηση σειράς δεδομένων» από το μενού περιβάλλοντος.
Το παράθυρο Μορφοποίηση σειράς δεδομένων θα ανοίξει στη δεξιά πλευρά του υπολογιστικού φύλλου. Μεταβείτε στην καρτέλα «Γέμισμα και γραμμή» και επιλέξτε «Χωρίς συμπλήρωση» στην ενότητα «Γέμισμα» και «Χωρίς γραμμή» στην ενότητα Περιγράμματα.
Τώρα, κλείστε το παράθυρο για να βρείτε ότι οι μπλε γραμμές δεν είναι πλέον ορατές, αλλά οι εργασίες στην αριστερή πλευρά (άξονας x) παρατίθενται με αντίστροφη σειρά.
Για να το διορθώσετε, κάντε δεξί κλικ στη λίστα εργασιών στον κατακόρυφο άξονα του γραφήματος Gantt και επιλέξτε «Μορφοποίηση άξονα» από το μενού περιβάλλοντος.
Στο παράθυρο Μορφοποίηση Άξονα, επιλέξτε την επιλογή «Κατηγορίες με αντίστροφη σειρά» στην περιοχή Επιλογές άξονα.
Τώρα, τα ονόματα εργασιών άλλαξαν στην αρχική τους σειρά και ο οριζόντιος άξονας μετακινήθηκε από το κάτω μέρος στο επάνω μέρος του γραφήματος.
Όταν αφαιρέσαμε τις μπλε ράβδους νωρίτερα, άφησαν κενά κενά μεταξύ των πορτοκαλί ράβδων και του κάθετου άξονα. Τώρα, μπορείτε να αφαιρέσετε τα κενά λευκά κενά όπου καταλαμβάνονταν οι μπλε γραμμές στην αρχή του γραφήματος Gantt.
Για να αφαιρέσετε μερικά από αυτά τα κενά και να μετακινήσετε τις εργασίες σας λίγο πιο κοντά στον κατακόρυφο άξονα, κάντε δεξί κλικ στο πρώτο κελί Ημερομηνία έναρξης στο σύνολο δεδομένων σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε «Μορφοποίηση κελιών» για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Μορφοποίηση κελιών. Σε αυτό, επιλέξτε την επιλογή «Γενικά» στην καρτέλα «Αριθμός» και σημειώστε τον αριθμό κάτω από το «Δείγμα» – αυτός είναι ο σειριακός αριθμός της ημερομηνίας, στην περίπτωσή μας 42865. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Ακύρωση» (όχι «ΟΚ» ) γιατί αν κάνετε κλικ στο «OK», θα αλλάξει η ημερομηνία αλλαγής σε αριθμό.
Στη συνέχεια, επιστρέψτε στο γράφημα και κάντε δεξί κλικ στις ημερομηνίες πάνω από τη γραμμή εργασιών και επιλέξτε «Format Axis» για να εμφανιστεί το παράθυρο Format Axis.
Στο παράθυρο Μορφοποίηση Άξονα, κάτω από την καρτέλα Επιλογές Άξονα, αλλάξτε τον αριθμό «Ελάχιστων» ορίων στον αριθμό που σημειώσατε από το παράθυρο Μορφοποίηση κελιών της πρώτης ημερομηνίας (στην περίπτωσή μου «42800» σε «42865»). Κάνοντας αυτό, οι πορτοκαλί ράβδοι θα έρθουν πιο κοντά στον κατακόρυφο άξονα του γραφήματος Gantt.
Για να αφαιρέσετε τον πλεονάζοντα χώρο μεταξύ των ράβδων, κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε από τις γραμμές του γραφήματος και επιλέξτε «Μορφοποίηση σειράς δεδομένων». Κάτω από την καρτέλα "Επιλογές σειράς" μειώστε το ποσοστό "Πλάτος κενού" για να αφαιρέσετε τον πλεονάζοντα χώρο.
Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο το τελικό μας γράφημα Excel Gantt:
