Μοιραστείτε το ημερολόγιό σας με άλλα άτομα για να αποφύγετε τυχόν διενέξεις προγραμματισμού.
Τα ψηφιακά ημερολόγια αποτελούν σημαντικό μέρος της ημέρας μας. Βοηθούν να διατηρήσουμε κάποιο επίπεδο γαλήνης και λογικής στη ζωή μας και μας βοηθούν να κάνουμε ταχυδακτυλουργικά τα διάφορα ραντεβού μας. Τα άτομα που χρησιμοποιούν το Outlook για email πιθανότατα χρησιμοποιούν επίσης το Ημερολόγιο για τη διαχείριση των χρονοδιαγραμμάτων τους.
Αλλά ξέρατε ότι μπορείτε επίσης να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας στο Outlook; Η κοινή χρήση του ημερολογίου σας με συναδέλφους διασφαλίζει ότι δεν χρειάζεται να μοιράζεστε με μη αυτόματο τρόπο κάθε μικρή λεπτομέρεια του προγράμματός σας όταν είστε απασχολημένοι. Μπορούν να δουν μόνοι τους.
Είτε πρόκειται για έναν συνάδελφο που πρέπει να μπορεί να σας παρακολουθεί είτε για έναν βοηθό που απλώς δεν χρειάζεται να δει το ημερολόγιό σας αλλά και να κάνει αλλαγές σε αυτό, το Outlook διευκολύνει πολύ να το μοιραστείτε μαζί του. Και με διαφορετικά επίπεδα άδειας, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι ο βαθμός πρόσβασης έχει κάθε άτομο. Λοιπόν, ας ξεκινήσουμε.
Κοινή χρήση ημερολογίου στην εφαρμογή Outlook Desktop
Μπορείτε να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας από την εφαρμογή Outlook ή το Outlook web. Εάν είστε χρήστης της εφαρμογής Outlook, ανοίξτε την εφαρμογή επιφάνειας εργασίας και μεταβείτε στον πίνακα πλοήγησης στα αριστερά. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Ημερολόγιο» για εναλλαγή από Αλληλογραφία σε Ημερολόγιο.
Από τη γραμμή μενού "Αρχική σελίδα", μεταβείτε στο "Κοινή χρήση ημερολογίου".
Στη συνέχεια, επιλέξτε το ημερολόγιο που θέλετε να μοιραστείτε (αν έχετε πολλά) από το αναπτυσσόμενο μενού. Ή κάντε κλικ στη μοναδική επιλογή που εμφανίζεται σε περίπτωση που έχετε μόνο μία.
Θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου για τις Ιδιότητες Ημερολογίου. Μεταβείτε στην καρτέλα "Άδειες".
Κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη" για να προσθέσετε άτομα που μπορούν να δουν το ημερολόγιό σας.
Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου «Προσθήκη χρηστών». Επιλέξτε τους χρήστες που θέλετε να προσθέσετε έναν προς έναν και κάντε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη» στην κάτω αριστερή γωνία αφού επιλέξετε κάθε χρήστη. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «ΟΚ».
Τα άτομα που προσθέσατε θα εμφανίζονται κάτω από το πλαίσιο Κοινή χρήση τρέχοντος με το προεπιλεγμένο επίπεδο δικαιωμάτων. Για να αλλάξετε τον τύπο πρόσβασης, επιλέξτε το όνομά τους και κάντε κλικ στον τύπο πρόσβασης που θέλετε να έχουν από τις επιλογές που δίνονται παρακάτω. Υπάρχουν πέντε επίπεδα άδειας: «Μπορώ να προβάλω όταν είμαι απασχολημένος», «Μπορώ να προβάλω τίτλους και τοποθεσίες», «Μπορώ να προβάλω όλες τις λεπτομέρειες», «Δυνατότητα επεξεργασίας» και «Εκπρόσωπος». Επιλέξτε το επίπεδο άδειας κατάλληλο για κάθε χρήστη.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «OK» για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις.
Κοινή χρήση ημερολογίου από το Outlook Web
Οι χρήστες ιστού του Outlook θα πρέπει να πάνε στο outlook.com και να συνδεθούν στον λογαριασμό τους. Στη συνέχεια, μεταβείτε στο κάτω μέρος της γραμμής πλοήγησης στα αριστερά και κάντε κλικ στο κουμπί «Ημερολόγιο» για εναλλαγή από Αλληλογραφία στο Ημερολόγιο.
Κάντε κλικ στο κουμπί «Κοινή χρήση» στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης. Καθώς το Outlook web δεν έχει πρόσβαση σε πολλούς λογαριασμούς ταυτόχρονα, δεν χρειάζεται να επιλέξετε ένα ημερολόγιο για κοινή χρήση όπως στην εφαρμογή του Outlook για υπολογιστές.
Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου «Κοινή χρήση και δικαιώματα». Εισαγάγετε μια διεύθυνση email ή το όνομα επαφής του ατόμου με το οποίο θέλετε να μοιραστείτε το ημερολόγιο. Στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομά τους από το αναπτυσσόμενο μενού.
Η προεπιλεγμένη ρύθμιση αδειών θα εμφανιστεί δίπλα στο όνομά τους. Για να το αλλάξετε, επιλέξτε το επίπεδο αδειών τους από το αναπτυσσόμενο μενού.
Τέλος, κάντε κλικ στο κουμπί «Κοινή χρήση».
Άνοιγμα ενός κοινόχρηστου ημερολογίου
Όταν κάποιος μοιράζεται ένα ημερολόγιο μαζί σας, θα λάβετε μια πρόσκληση μέσω email. Κάντε κλικ στο κουμπί «Αποδοχή» στο email για να το προσθέσετε στα ημερολόγιά σας.
Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Ημερολόγιο από το Mail. Από τον πίνακα πλοήγησης στα αριστερά, κάντε κύλιση προς τα κάτω μέχρι να βρείτε την επιλογή "Κοινόχρηστα ημερολόγια". Κάντε κλικ σε αυτό για να αναπτύξετε τις επιλογές.
Θα εμφανιστούν τα ημερολόγια στα οποία έχετε πρόσβαση αυτήν τη στιγμή. Κάντε κλικ σε αυτό που θέλετε να προβάλετε.
Θα ανοίξει σε ξεχωριστή καρτέλα από το ημερολόγιό σας. Μπορείτε να δείτε και τα δύο ημερολόγια σε επικάλυψη, σε περίπτωση που θέλετε να συγκρίνετε τυχόν χρονοδιαγράμματα. Κάντε κλικ στο κουμπί «Προβολή σε λειτουργία επικάλυψης».
Το ημερολόγιο θα τοποθετηθεί σε επίπεδα πάνω από το δικό σας ημερολόγιο.
Η κοινή χρήση ημερολογίων και η προβολή ενός ημερολογίου που κάποιος μοιράστηκε μαζί σας είναι τόσο εύκολη όσο μπορεί να γίνει στο Outlook. Με αυτήν τη δυνατότητα, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει καμία ταλαιπωρία για τυχόν προβλήματα διαθεσιμότητας ξανά.