Ο Συγκεντρωτικός πίνακας του Excel είναι ένα από τα πιο ισχυρά εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν να συνοψίσετε και να αναλύσετε μεγάλα σύνολα δεδομένων με αποτελεσματικό τρόπο.
Ο συγκεντρωτικός πίνακας είναι ένα από τα πιο ισχυρά και χρήσιμα εργαλεία σύνοψης δεδομένων στο Excel που σας επιτρέπει να συνοψίζετε γρήγορα, να ταξινομείτε, να αναδιοργανώνετε, να αναλύετε, να ομαδοποιείτε, να μετράτε μεγάλα σύνολα δεδομένων.
Ο συγκεντρωτικός πίνακας σάς επιτρέπει να περιστρέψετε (ή να περιστρέψετε) τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στον πίνακα έτσι ώστε να τα βλέπετε από διαφορετικές οπτικές γωνίες και να έχετε μια σαφή κατανόηση των μεγάλων συνόλων δεδομένων.
Αυτό το σεμινάριο θα σας δώσει οδηγίες βήμα προς βήμα σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας και χρήσης συγκεντρωτικών πινάκων στο Excel.
Οργανώστε τα Δεδομένα σας
Για να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα, τα δεδομένα σας θα πρέπει να έχουν δομή πίνακα ή βάσης δεδομένων. Επομένως, πρέπει να οργανώσετε τα δεδομένα σας σε σειρές και στήλες. Για να μετατρέψετε το εύρος δεδομένων σας σε πίνακα, επιλέξτε όλα τα δεδομένα, μεταβείτε στην καρτέλα «Εισαγωγή» και κάντε κλικ στο «Πίνακας». Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πίνακα, κάντε κλικ στο «OK» για να μετατρέψετε το σύνολο δεδομένων σε πίνακα.
Η χρήση ενός πίνακα Excel ως του συνόλου προέλευσης για τη δημιουργία ενός συγκεντρωτικού πίνακα, κάνει τον συγκεντρωτικό σας πίνακα δυναμικό. Όταν προσθέτετε ή αφαιρείτε καταχωρίσεις στον πίνακα του Excel, τα δεδομένα στο pivot θα ενημερώνονται μαζί του.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω, αποτελείται από περισσότερες από 500 εγγραφές και 7 πεδία. Ημερομηνία, Περιοχή, Τύπος λιανοπωλητή, Εταιρεία, Ποσότητα, Έσοδα και Κέρδος.
Εισαγωγή Συγκεντρωτικού Πίνακα
Πρώτα, επιλέξτε όλα τα κελιά που περιέχουν δεδομένα και μεταβείτε στην καρτέλα «Εισαγωγή» και κάντε κλικ στο «Συγκεντρωτικό γράφημα». Στη συνέχεια, επιλέξτε «Συγκεντρωτικό γράφημα και Συγκεντρωτικός Πίνακας» από το αναπτυσσόμενο μενού.
Θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα. Το Excel θα προσδιορίσει αυτόματα και θα συμπληρώσει το σωστό εύρος στο «Πίνακας/Εύρος πεδίο», διαφορετικά επιλέξτε τον σωστό πίνακα ή εύρος κελιών. Στη συνέχεια, καθορίστε τη θέση-στόχο για τον συγκεντρωτικό πίνακα του Excel, θα μπορούσε να είναι «Νέο φύλλο εργασίας» ή «Υπάρχον φύλλο εργασίας» και κάντε κλικ στο «OK».
Εάν επιλέξετε "Νέο φύλλο εργασίας", θα δημιουργηθεί ένα νέο φύλλο με έναν κενό συγκεντρωτικό πίνακα και ένα γράφημα συγκεντρωτικών στοιχείων σε ξεχωριστό φύλλο εργασίας.
Δημιουργήστε τον Συγκεντρωτικό σας Πίνακα
Στο νέο φύλλο, θα δείτε έναν κενό συγκεντρωτικό πίνακα στην αριστερή πλευρά του παραθύρου του Excel και ένα παράθυρο "Πεδία συγκεντρωτικού πίνακα" στη δεξιά άκρη του παραθύρου του Excel, όπου θα βρείτε όλα τα επιλογές για τη διαμόρφωση του συγκεντρωτικού πίνακα.
Το παράθυρο Πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα χωρίζεται σε δύο οριζόντιες ενότητες: Τμήμα Πεδίων (πάνω μέρος του παραθύρου) και Ενότητα Διάταξη (κάτω μέρος του παραθύρου)
- ο Τομέας Πεδίου παραθέτει όλα τα πεδία (στήλες) που προσθέσατε στον πίνακά σας. Αυτά τα ονόματα πεδίων είναι όλα τα ονόματα στηλών από τον πίνακα προέλευσης.
- ο Ενότητα Διάταξης έχει 4 περιοχές, δηλαδή Φίλτρα, Στήλες, Σειρές και Τιμές, με τις οποίες μπορείτε να τακτοποιήσετε και να αναδιατάξετε τα πεδία.
Προσθήκη πεδίων στον Συγκεντρωτικό Πίνακα
Για να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα, σύρετε και αποθέστε πεδία από την ενότητα Πεδίο σε περιοχές της ενότητας Διάταξη. Μπορείτε επίσης να σύρετε τα πεδία μεταξύ των περιοχών.
Προσθήκη σειρών
Θα ξεκινήσουμε προσθέτοντας το πεδίο «Εταιρεία» στην ενότητα Σειρές. Συνήθως, τα μη αριθμητικά πεδία προστίθενται στην περιοχή Γραμμή του Layout. Απλώς σύρετε και αποθέστε το πεδίο "Comapny" στην περιοχή "Σειρά".
Όλα τα ονόματα εταιρειών από τη στήλη "Εταιρεία" στον πίνακα προέλευσης θα προστεθούν ως σειρές στον συγκεντρωτικό πίνακα και θα ταξινομηθούν με αύξουσα σειρά, αλλά μπορείτε να κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί μέσα στο κελί Ετικέτες γραμμής για να αλλάξετε τη σειρά.
Προσθέστε Αξίες
Προσθέσατε μια σειρά, τώρα ας προσθέσουμε μια τιμή σε αυτόν τον πίνακα για να τον κάνουμε μονοδιάστατο. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν μονοδιάστατο συγκεντρωτικό πίνακα προσθέτοντας μόνο τις ετικέτες γραμμής ή στήλης και τις αντίστοιχες τιμές τους σε περιοχές. Η περιοχή τιμών είναι όπου αποθηκεύονται οι υπολογισμοί/τιμές.
Στο παραπάνω παράδειγμα στιγμιότυπο οθόνης, έχουμε μια σειρά από εταιρείες, αλλά θέλουμε να μάθουμε τα συνολικά έσοδα κάθε εταιρείας. Για να το αποκτήσετε, απλώς σύρετε και αποθέστε το πεδίο "Έσοδα" στο πλαίσιο "Αξία".
Εάν θέλετε να αφαιρέσετε πεδία από την ενότητα Περιοχές, απλώς καταργήστε την επιλογή του πλαισίου δίπλα στο πεδίο στην ενότητα Πεδία.
Τώρα, έχουμε έναν μονοδιάστατο πίνακα εταιρειών (ετικέτες σειρών) μαζί με το άθροισμα των εσόδων.
Προσθήκη στήλης
Δισδιάστατος πίνακας
Οι γραμμές και οι στήλες μαζί θα δημιουργήσουν έναν δισδιάστατο πίνακα και θα γεμίσουν τα κελιά με την τρίτη διάσταση των τιμών. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα παραθέτοντας τα ονόματα εταιρειών ως σειρές και χρησιμοποιώντας στήλες για να εμφανίσετε τις Ημερομηνίες και συμπληρώνοντας τα κελιά με τα συνολικά έσοδα.
Όταν προσθέτετε το πεδίο «Ημερομηνία» στην περιοχή «Στήλη», το Excel προσθέτει αυτόματα «Τριμηνιαία» και «Έτη» στα πεδία στηλών, για να υπολογίσει και να συνοψίσει καλύτερα τα δεδομένα.
Τώρα, έχουμε δισδιάστατο πίνακα με τρεις διαστάσεις τιμών.
Προσθήκη φίλτρων
Σε περίπτωση που θέλετε να φιλτράρετε τα δεδομένα κατά «Περιοχή», μπορείτε να σύρετε και να αποθέσετε το πεδίο «Περιοχή» στην περιοχή Φίλτρο.
Αυτό προσθέτει ένα αναπτυσσόμενο μενού πάνω από τον Συγκεντρωτικό Πίνακα με το επιλεγμένο «Πεδίο φίλτρου». Με αυτό, μπορείτε να φιλτράρετε τα έσοδα των εταιρειών για κάθε χρόνο ανά περιοχή.
Από προεπιλογή, όλες οι περιοχές είναι επιλεγμένες, καταργήστε την επιλογή τους και επιλέξτε μόνο την περιοχή κατά την οποία θέλετε να φιλτράρετε τα δεδομένα. Εάν θέλετε να φιλτράρετε τον πίνακα κατά πολλές καταχωρίσεις, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην επιλογή "Επιλογή πολλών στοιχείων" στο κάτω μέρος του αναπτυσσόμενου μενού. Και επιλέξτε τις πολλαπλές περιοχές.
Το αποτέλεσμα:
Ταξινόμηση
Εάν θέλετε να ταξινομήσετε την τιμή του πίνακα με αύξουσα ή φθίνουσα σειρά, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε κελί μέσα στη στήλη Άθροισμα εσόδων και, στη συνέχεια, αναπτύξτε την «Ταξινόμηση» και επιλέξτε τη σειρά.
Το αποτέλεσμα:
Ομαδοποίηση
Ας υποθέσουμε ότι έχετε δεδομένα που αναφέρονται ανά μήνες στον συγκεντρωτικό σας πίνακα, αλλά δεν θέλετε να τα βλέπετε σε μηνιαία βάση, αντίθετα, θέλετε να αναδιατάξετε τα δεδομένα σε οικονομικά τρίμηνα. Μπορείτε να το κάνετε αυτό στον συγκεντρωτικό πίνακα.
Πρώτα επιλέξτε τις στήλες και κάντε δεξί κλικ πάνω τους. Στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή «Ομάδα» από το αναπτυσσόμενο μενού.
Στο παράθυρο Ομαδοποίηση, επιλέξτε «Τρίμηνα» και «Έτη», επειδή τα θέλουμε οργανωμένα σε οικονομικά τρίμηνα κάθε έτους. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «ΟΚ».
Τώρα, τα δεδομένα σας οργανώνονται σε οικονομικά τρίμηνα κάθε έτους.
Ρυθμίσεις πεδίου τιμής
Από προεπιλογή, ο συγκεντρωτικός πίνακας συνοψίζει τις αριθμητικές τιμές από τη συνάρτηση Sum. Αλλά μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο υπολογισμού που χρησιμοποιείται στην περιοχή Τιμές.
Για να αλλάξετε τη συνάρτηση σύνοψης, κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε δεδομένα στον πίνακα, κάντε κλικ στην επιλογή «Σύνοψη τιμών κατά» και επιλέξτε την επιλογή σας.
Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο βέλος προς τα κάτω δίπλα στο «Άθροισμα ..» στην περιοχή τιμών της ενότητας πεδίου και να επιλέξετε «Ρυθμίσεις πεδίου τιμής».
Στις «Ρυθμίσεις Πεδίου Τιμής», επιλέξτε τη συνάρτησή σας για τη σύνοψη των δεδομένων. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «ΟΚ». Για το παράδειγμά μας, επιλέγουμε "Count" για να μετρήσουμε τον αριθμό των κερδών.
Το αποτέλεσμα:
Οι συγκεντρωτικοί πίνακες του Excel σάς επιτρέπουν επίσης να εμφανίζετε τιμές με διαφορετικούς τρόπους, για παράδειγμα, να εμφανίζετε τα Μεγάλα Σύνολα ως ποσοστά ή το Σύνολο στηλών ως ποσοστά ή το Σύνολο Γραμμών ως ποσοστά ή τις τιμές παραγγελίας από το μικρότερο προς το μεγαλύτερο και αντίστροφα, πολλά άλλα.
Για να εμφανίσετε τις τιμές ως ποσοστά, κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε στον πίνακα, μετά κάντε κλικ στην «Εμφάνιση τιμών ως» και επιλέξτε την επιλογή σας.
Όταν επιλέγουμε «% του συνόλου της στήλης», το αποτέλεσμα θα είναι αυτό:
Ανανεώστε τον Συγκεντρωτικό πίνακα
Αν και μια αναφορά συγκεντρωτικού πίνακα είναι δυναμική, όταν κάνετε αλλαγές στον πίνακα προέλευσης, το Excel δεν ανανεώνει αυτόματα τα δεδομένα στον συγκεντρωτικό πίνακα. Πρέπει να «ανανεωθεί» χειροκίνητα για να ενημερωθούν τα δεδομένα.
Κάντε κλικ οπουδήποτε στον συγκεντρωτικό πίνακα και μεταβείτε στην καρτέλα «Ανάλυση», κάντε κλικ στο κουμπί «Ανανέωση» στην ομάδα Δεδομένα. Για να ανανεώσετε τον τρέχοντα συγκεντρωτικό πίνακα στο φύλλο εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή «Ανανέωση». Εάν θέλετε να ανανεώσετε όλους τους συγκεντρωτικούς πίνακες στο βιβλίο εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή «Ανανέωση όλων».
Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στον πίνακα και να επιλέξετε την επιλογή «Ανανέωση».
Αυτό είναι. Ελπίζουμε ότι αυτό το άρθρο σας δίνει μια λεπτομερή επισκόπηση των Συγκεντρωτικών πινάκων του Excel και θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε έναν.