Δεν μπορείτε να προγραμματίσετε μια συνάντηση Webex από την εφαρμογή; Μεταβείτε στον ιστότοπο Webex για να προγραμματίσετε μια συνάντηση χωρίς να χρειάζεστε το Outlook.
Το Cisco Webex Meetings όχι μόνο σάς επιτρέπει να φιλοξενείτε εικονικές συναντήσεις με τους συναδέλφους σας, αλλά σας επιτρέπει επίσης να μοιράζεστε την οθόνη ή τα αρχεία σας. Δεδομένου ότι είναι ενσωματωμένο στο Outlook, γενικά στους ανθρώπους αρέσει να προγραμματίζουν γρήγορα συναντήσεις Webex από το ίδιο το Microsoft Outlook, καθώς είναι πολύ πιο εύκολο. Σε περίπτωση που δεν διαθέτετε το Microsoft Outlook, μπορείτε να προγραμματίσετε μια συνάντηση από την εφαρμογή Webex Web.
Προγραμματίστε μια συνάντηση στο Webex
Σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού, μεταβείτε στη διεύθυνση signin.webex.com και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας Webex.
Αφού συνδεθείτε στον λογαριασμό σας, κάντε κλικ στο κουμπί «Προγραμματισμός» που βρίσκεται στην αρχική οθόνη (κάτω από το όνομά σας).
Διαμόρφωση θέματος συνάντησης και κωδικού πρόσβασης
Από τη σελίδα "Προγραμματισμός συνάντησης", μπορείτε να ξεκινήσετε τη διαμόρφωση των ρυθμίσεων της σύσκεψης. Ορίστε ένα «Θέμα συνάντησης» και «Κωδικός πρόσβασης συνάντησης» στα αντίστοιχα πεδία.
Η Webex μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα έναν κωδικό πρόσβασης ασφαλούς συνάντησης για την προγραμματισμένη σας συνάντηση. Μπορείτε να το αλλάξετε σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας ή να το επαναφέρετε κάνοντας κλικ στο κουμπί «Επαναφορά» στην άκρη του πεδίου κωδικού πρόσβασης.
Διαμορφώστε την ημερομηνία και την ώρα για να προγραμματίσετε τη σύσκεψη
Αφού ορίσετε το θέμα της σύσκεψης και τον κωδικό πρόσβασης, κάντε κλικ στο «Ημερομηνία και ώρα» για να ανοίξετε το μενού επιλογής ημερομηνίας. Ορίστε την Ημερομηνία, την Ώρα και τη Διάρκεια για τη σύσκεψη από το αναδυόμενο μενού και κάντε κλικ στο «Τέλος» επιτέλους για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
Εάν πρέπει να αλλάξετε και τη Ζώνη ώρας, κάντε κλικ στην επιλογή ζώνης «UTC – 11:00..» που βρίσκεται ακριβώς κάτω από τις επιλογές Ημερομηνία και ώρα και ορίστε την κατάλληλη ζώνη ώρας για τη σύσκεψη.
Προγραμματίστε μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση
Εάν πρέπει να προγραμματίσετε μια περιοδική συνάντηση, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου «Επανάληψη» που βρίσκεται ακριβώς κάτω από την επιλογή Ζώνη ώρας. (Απλώς παραλείψτε αυτήν την ενότητα εάν προγραμματίζετε μια συνάντηση μία φορά)
Εδώ, πρέπει να διαμορφώσετε την επαναλαμβανόμενη συχνότητα και το διάστημα για τη σύσκεψη. Πρώτα, κάντε κλικ στο «Μοτίβο επανάληψης» για να επιλέξετε τη συχνότητα της συνάντησής σας από τη λίστα επιλογών.
Αφού επιλέξετε μια συχνότητα συνάντησης, πρέπει να επιλέξετε το επαναλαμβανόμενο διάστημα. Σε αυτό το παράδειγμα, έχουμε ορίσει το διάστημα συνάντησης κάθε δύο εβδομάδες την Παρασκευή. Ομοίως, μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε σειρά με βάση τις ανάγκες σας. Να θυμάστε ότι οι ρυθμίσεις θα διαφέρουν ανάλογα με το διάστημα. Για παράδειγμα, εάν έχετε επιλέξει τη συχνότητα ως «Μηνιαία», τότε θα δείτε μια οθόνη με διαφορετικές επιλογές από αυτήν που εξηγείται εδώ.
Τέλος, πρέπει να αποφασίσετε την ημερομηνία λήξης των επαναλαμβανόμενων συναντήσεων. Εάν θέλετε να ορίσετε μια συγκεκριμένη ημερομηνία λήξης, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου «Τέλος» με τίτλο και επιλέξτε την ημερομηνία από το μενού επιλογής ημερομηνίας. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου «Μετά» και να εισαγάγετε τον αριθμό των επαναλαμβανόμενων συναντήσεων, εάν δεν θέλετε να ορίσετε συγκεκριμένη ημερομηνία λήξης. Εάν δεν ορίσετε καμία από αυτές τις επιλογές, έχει οριστεί ως "Χωρίς ημερομηνία λήξης" από προεπιλογή.
Προσθήκη Συμμετεχόντων στη σύσκεψη
Στο πλαίσιο πεδίου δίπλα στην επιλογή "Συμμετέχοντες", πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις email των ατόμων που θέλετε να προσκαλέσετε στη σύσκεψη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κόμμα για να εισαγάγετε πολλές διευθύνσεις.
Χρήση προηγμένων επιλογών προγραμματισμού
Πριν προγραμματίσουμε τη συνάντηση, ας δούμε τις σύνθετες επιλογές προγραμματισμού που προσφέρει η Webex.
Κάντε κλικ στο «Εμφάνιση σύνθετων επιλογών» που βρίσκεται ακριβώς πάνω από το κουμπί «Προγραμματισμός».
Προσθήκη ατζέντας συνάντησης
Εάν θέλετε να προσθέσετε ατζέντα για τη συνάντηση, κάντε κλικ στο κείμενο «Ατζέντα».
Αφού κάνετε κλικ στην Ατζέντα, πληκτρολογήστε την ατζέντα της συνάντησης (λίστα με θέματα που θα συζητηθούν) στο παρεχόμενο πλαίσιο. Η παροχή μιας ημερήσιας διάταξης θα βοηθήσει τους συμμετέχοντες να καταλάβουν τι είναι η συνάντηση.
Διαμόρφωση επιλογών προγραμματισμού
Αφού ορίσετε μια Ατζέντα, κάντε κλικ στις «Επιλογές Προγραμματισμού» για να διαμορφώσετε τις άλλες ρυθμίσεις μία προς μία.
Εάν θέλετε οι συμμετέχοντες σας να έχουν λογαριασμό Webex για να συμμετάσχουν στη σύσκεψη, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου «Απαίτηση λογαριασμού». Εάν κάνετε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου «Εξαίρεση κωδικού πρόσβασης», ο κωδικός πρόσβασης της σύσκεψης δεν θα σταλεί μαζί με την πρόσκληση και πρέπει να τον στείλετε ξεχωριστά.
Διαμόρφωση ώρας συμμετοχής για συμμετέχοντες
Από προεπιλογή, οι συμμετέχοντες/συμμετέχοντες μπορούν να συμμετάσχουν στη συνάντηση 5 λεπτά πριν από τον οικοδεσπότη. Για να αλλάξετε αυτήν την τιμή, χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στην επιλογή «Συμμετοχή πριν από τον κεντρικό υπολογιστή» και ορίστε μια διαφορετική τιμή.
Διαμόρφωση υπενθύμισης email
Από προεπιλογή, αποστέλλεται ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπενθύμισης σε όλους τους συμμετέχοντες, 15 λεπτά πριν από την έναρξη της σύσκεψης. Εάν θέλετε να το αλλάξετε, κάντε κλικ στην «Υπενθύμιση email» και επιλέξτε μια διαφορετική τιμή.
Ολοκληρώστε την προγραμματισμένη συνάντηση
Αφού διαμορφώσετε πλήρως τη σύσκεψη, ήρθε η ώρα να ολοκληρώσετε τη σύσκεψη. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί «Προγραμματισμός» στο κάτω μέρος της σελίδας.
Μετά την οριστικοποίηση της σύσκεψης, θα ανακατευθυνθείτε σε μια νέα οθόνη που εμφανίζει τις λεπτομέρειες της συνάντησης που μόλις δημιουργήσατε.
Είτε θέλετε να προγραμματίσετε μια σύσκεψη μία φορά είτε μια επαναλαμβανόμενη, μπορείτε να το κάνετε εύκολα χρησιμοποιώντας τον ιστότοπο Webex.