Αυτό το σεμινάριο καλύπτει όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τη διαμόρφωση και τη χρήση του εργαλείου Power Automate Desktop στα Windows 11.
Το Microsoft Power Automate, που παλαιότερα ονομαζόταν Microsoft Flows, είναι ένα δωρεάν εργαλείο αυτοματισμού, που περιλαμβάνεται στα Windows 11 ως εγγενής εφαρμογή. Το Power Automate είναι μια εφαρμογή χαμηλού κώδικα που επιτρέπει στους χρήστες να αυτοματοποιούν επαναλαμβανόμενες και χρονοβόρες χειροκίνητες εργασίες χρησιμοποιώντας δυνατότητες ρομποτικής αυτοματοποίησης διεργασιών. Λειτουργεί ακριβώς όπως οι μακροεντολές στο Excel, αλλά μπορεί να σας βοηθήσει να αυτοματοποιήσετε οτιδήποτε σε περιβάλλον Microsoft.
Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το power automate desktop για να μετακινήσετε δεδομένα μεταξύ συστημάτων σε ένα χρονοδιάγραμμα ή να στείλετε ένα email σε ανώτερη αρχή που ενεργοποιείται από ένα συγκεκριμένο συμβάν ή για να χειριστείτε πολύπλοκες ροές εργασιών επιχειρήσεων κ.λπ.
Το Power Automate είναι ένα εργαλείο που βασίζεται σε σύννεφο που διαθέτει 370 προκατασκευασμένες ενέργειες (συνδέσεις) που σας επιτρέπουν να δημιουργείτε ροές σε διαφορετικές εφαρμογές, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε πιο σημαντικές εργασίες. Εκτός από τις προκατασκευασμένες συνδέσεις, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τα δικά σας σενάρια ή αυτοματισμούς. Αυτό το σεμινάριο θα σας δείξει πώς να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Power Automate στα Windows 11.
Ρύθμιση του Power Automate στα Windows 11
Το Power Automate μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αυτοματοποίηση εργασιών σε διάφορες εφαρμογές της Microsoft και εφαρμογές τρίτων χρησιμοποιώντας προκατασκευασμένες ενέργειες (πρότυπα) ή καταγράφοντας μια σειρά βημάτων που θα αυτοματοποιήσουν μια συγκεκριμένη ενέργεια ή εργασία και στη συνέχεια σας επιτρέπουν να αναπαράγετε αυτόν τον αυτοματισμό όποτε χρειάζεται.
Για να εκτελέσετε το Power Automate, θα χρειαστείτε μια έγκυρη άδεια Windows 10 ή 11, τουλάχιστον 2 GB RAM και 1 GB υλικό αποθήκευσης, .NET Framework 4.7.2 ή μεταγενέστερη έκδοση, ένα ενημερωμένο πρόγραμμα περιήγησης ιστού και μια ενεργή σύνδεση στο διαδίκτυο. Εκτός από αυτό, θα χρειαστείτε μια υποστηριζόμενη γλώσσα και διάταξη πληκτρολογίου. Δείτε τις λίστες με τις υποστηριζόμενες γλώσσες και τις διατάξεις πληκτρολογίου που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο εργαλείο Power Automate στην επίσημη σελίδα.
Εάν είστε χρήστης των Windows 10, αυτή η εφαρμογή πρέπει να ληφθεί και να εγκατασταθεί από το flow.microsoft.com ή το Microsoft Store. Αλλά για υπολογιστές με Windows 11, έρχεται ως ενσωματωμένη εφαρμογή.
Για πρόσβαση στην εφαρμογή Power Automate Desktop, αναζητήστε το "Power Automate" στην αναζήτηση των Windows. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο αποτέλεσμα για να ανοίξετε την εφαρμογή.
Εάν ξεκινάτε το Power Automate για πρώτη φορά, τότε θα ελέγξει για ενημερώσεις και θα πραγματοποιήσει λήψη της πιο πρόσφατης έκδοσης του προγράμματος. Επομένως, περιμένετε να ολοκληρωθεί η ενημέρωση.
Μόλις ενημερωθεί η εφαρμογή, θα εμφανιστεί το παράθυρο Power Automate Desktop και θα σας ζητήσει να συνδεθείτε με τον λογαριασμό σας Microsoft. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί «Σύνδεση» για να εισαγάγετε τα διαπιστευτήρια του λογαριασμού σας.
Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email σας στο πεδίο και κάντε κλικ στο «Σύνδεση».
Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασής σας και κάντε ξανά κλικ στο «Σύνδεση».
Στη συνέχεια, επιλέξτε τη χώρα/περιοχή σας και κάντε κλικ στο «Έναρξη».
Μόλις ολοκληρώσετε τη ρύθμιση, θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο όπως φαίνεται παρακάτω όπου μπορείτε να δημιουργήσετε τον αυτοματισμό σας.
Δημιουργία του αυτοματισμού σας στο Power Automate στα Windows 11
Μόλις βρεθείτε στο παράθυρο Power Automate Desktop (PAD), μπορείτε να ξεκινήσετε τη δημιουργία των διαδικασιών αυτοματισμού σας και θα ονομάζονται "Ροές".
Για να δημιουργήσετε νέο αυτοματισμό (Ροή), κάντε κλικ στο κουμπί «+ Νέα ροή» από την επάνω αριστερή γωνία για να ξεκινήσει η διαδικασία κατασκευής.
Εισαγάγετε ένα όνομα για τη ροή σας και κάντε κλικ στο «Δημιουργία»
Αυτό θα ανοίξει δύο παράθυρα. Η μία είναι η σελίδα Οι ροές μου όπου μπορείτε να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε ροές.
Και το άλλο παράθυρο είναι το πρόγραμμα επεξεργασίας ροής όπου μπορείτε να καταγράψετε/επεξεργαστείτε ροές εργασίας (όπως φαίνεται παρακάτω). Εάν το πρόγραμμα επεξεργασίας ροής δεν ανοίγει αυτόματα, απλώς κάντε διπλό κλικ στο όνομα ροής στη σελίδα Οι ροές μου.
Το παράθυρο του προγράμματος επεξεργασίας ροής χωρίζεται σε τρεις ενότητες. Το αριστερό παράθυρο ονομάζεται ενότητα «Ενέργειες», όπου μπορείτε να βρείτε και τις 370 προκατασκευασμένες ενέργειες. Η μεσαία ενότητα είναι η ενότητα "Κύρια" όπου μπορείτε να επεξεργαστείτε τη ροή εργασίας. Και το δεξί παράθυρο είναι οι «Μεταβλητές» που αποθηκεύει τις μεταβλητές εισόδου/εξόδου και ροής όταν δημιουργείτε μια εργασία.
Θα παρατηρήσετε επίσης τα κουμπιά Save, Run, Stop, Run action by action, Web recorder και Desktop recorder στο επάνω μέρος της κύριας ενότητας.
Μπορείτε να δημιουργήσετε ροές με δύο διαφορετικούς τρόπους: είτε με μεταφορά και απόθεση ενεργειών από τις προκατασκευασμένες ενέργειες που είναι διαθέσιμες στο αριστερό παράθυρο είτε καταγράφοντας τα βήματα μιας εργασίας. Μπορείτε επίσης να συνδυάσετε αυτούς τους δύο τρόπους για να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής.
Δημιουργήστε μια ροή εργασίας και αυτοματοποιήστε μια εργασία χρησιμοποιώντας το Desktop Recorder
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Power Automate Desktop (PAD) σε τόσα προηγμένα σενάρια για να αυτοματοποιήσετε πολύπλοκες εργασίες από αυτές που παρέχονται στις προκατασκευασμένες ενέργειες. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εκτέλεση όλων των ειδών πολύπλοκων ενεργειών, όπως η εκκίνηση προγραμμάτων, το άνοιγμα πλαισίων διαλόγου, η εισαγωγή δεδομένων και πολλά άλλα.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Desktop recorder για να καταγράψετε κάθε βήμα (όπως κλικ του ποντικιού, πατήματα κουμπιών, πατήματα πλήκτρων, επιλογή επιλογών κ.λπ.) που κάνετε για να ολοκληρώσετε μια εργασία και να αναπαράγετε ξανά αυτά τα βήματα όποτε είναι απαραίτητο.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θα θέλατε να ξεκινάτε τη μέρα σας με συγκεκριμένη μουσική κάθε μέρα. Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε αυτή τη διαδικασία, αντί να πλοηγείστε στα αρχεία και να παίζετε το τραγούδι χειροκίνητα κάθε φορά. Έτσι το κάνεις.
Στο Power Automate Desktop (PAD), κάντε κλικ στην επιλογή «Νέα ροή» για να δημιουργήσετε μια νέα ροή εργασίας.
Στη συνέχεια, δώστε ένα όνομα στη ροή και κάντε κλικ στο «Δημιουργία».
Στο παράθυρο του προγράμματος επεξεργασίας ροής, κάντε κλικ στο κουμπί «Εγγραφή επιφάνειας εργασίας» στο επάνω κέντρο του παραθύρου.
Στο παράθυρο του Desktop recorder, κάντε κλικ στο κουμπί «Record».
Τώρα, πρέπει απλώς να εκτελέσετε τα βήματα (ένα προς ένα) που θέλετε να πραγματοποιήσει αυτή η διαδικασία ροής. Καθώς κάνετε τα βήματα, το Power Automate θα τα αναγνωρίσει και θα καταγράψει αυτά ακριβώς τα βήματα.
Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί «Εγγραφή», ελαχιστοποιήστε το Desktop recorder.
Στη συνέχεια, ξεκινάει να κάνει τα βήματα που θέλετε να εγγράψει η επιτραπέζια συσκευή εγγραφής.
Κάθε αριστερό κλικ του ποντικιού, δεξί κλικ, κύλιση, πάτημα κουμπιών και κάθε ενέργεια θα καταγράφεται ακριβώς. Επομένως, κάντε τα βήματα προσεκτικά κατά την εγγραφή.
Για παράδειγμα, τα ακόλουθα στιγμιότυπα οθόνης δείχνουν πώς πλοηγούμαστε στο τραγούδι στην τοπική μας μονάδα δίσκου. Καθώς ανοίγουμε την εξερεύνηση αρχείων και πλοηγούμαστε στην τοπική μας μονάδα δίσκου, το PAD επισημαίνει τα στοιχεία με το κόκκινο ορθογώνιο. Όταν μετακινείτε τον κέρσορα πάνω από ένα στοιχείο ή επιλέγετε ένα στοιχείο, το PAD θα τονίσει αυτό το στοιχείο και θα σας ενημερώσει για το είδος του στοιχείου, όπως φαίνεται παρακάτω.
Στη συνέχεια, κάνουμε διπλό κλικ στο τραγούδι (π.χ. Feeling Good by Nina Simone) για να παίξουμε τη μουσική.
Στη συνέχεια, ελαχιστοποιούμε το πρόγραμμα αναπαραγωγής μουσικής και κλείνουμε τον εξερευνητή αρχείων.
Επιτέλους, όταν ολοκληρώσετε την εγγραφή των ενεργειών σας, ανοίξτε ξανά το ελαχιστοποιημένο Desktop recorder και κάντε κλικ στο "Finish" για να σταματήσετε την εγγραφή.
Θα δείτε τη λίστα με τα βήματα που κάνατε για να εκτελέσετε την εργασία στην ενότητα "Κύρια". Τώρα, κάντε κλικ στοΕικονίδιο "Αποθήκευση" για να αποθηκεύσετε αυτήν την εγγραφή.
Θα χρειαστούν μερικά δευτερόλεπτα έως λεπτά για να αποθηκευτεί η εγγραφή. Μόλις αποθηκευτεί, θα λάβετε ένα μήνυμα που θα λέει ότι η ροή έχει αποθηκευτεί με επιτυχία. Κάντε κλικ στο «OK» για να κλείσετε το μήνυμα.
Τώρα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο εικονίδιο "Εκτέλεση" για να παίξετε τη ροή που έχετε καταγράψει. Θα εκτελέσει ακριβώς τα βήματα που έχετε καταγράψει χρησιμοποιώντας το Desktop recorder.
Τώρα, με ένα μόνο κλικ, μπορείτε να εκτελέσετε γρήγορα μια μεγάλη επαναλαμβανόμενη εργασία και να εξοικονομήσετε χρόνο.
Επίσης, εάν διακόπηκατε κατά την εγγραφή της διαδικασίας ροής, μπορείτε να κάνετε κλικ στο «Παύση» για να διακόψετε τη διαδικασία εγγραφής και να κάνετε ξανά κλικ στο «Εγγραφή» για να συνεχιστεί η εγγραφή.
Ή, εάν καταγράψατε ένα λάθος βήμα ή χάσατε κάτι, μπορείτε πάντα να κάνετε κλικ στο εικονίδιο "Επαναφορά" για να επαναφέρετε ολόκληρη τη διαδικασία και να ξεκινήσετε από την αρχή.
Δημιουργήστε μια ροή χρησιμοποιώντας το Web Recorder
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ενέργειες «Web» και «Web Automation» στο πρόγραμμα επεξεργασίας ροής για να δημιουργήσετε μερικές εύκολες διαδικασίες αυτοματισμού ιστού. Αλλά αν θέλετε να δημιουργήσετε πιο σύνθετες διαδικασίες ροής ιστού (όπως η συμπλήρωση μιας ηλεκτρονικής φόρμας), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συσκευή εγγραφής Ιστού για να καταγράψετε μια ροή. Για να το κάνετε αυτό, πρώτα, πρέπει να ρυθμίσετε το Web Recorder.
Διαμόρφωση της συσκευής εγγραφής Ιστού
Για να δημιουργήσετε μια διαδικασία ροής Ιστού, κάντε κλικ στο εικονίδιο «Εγγραφή Ιστού» στο πρόγραμμα επεξεργασίας ροής.
Στο επόμενο παράθυρο, επιλέξτε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Επόμενο».
Αυτό θα ανοίξει το Web Recorder και το επιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησης με τον επίσημο ιστότοπο της Microsoft.
Και το Web Recorder θα σας ζητήσει να εγκαταστήσετε την «Επέκταση Power Automate Desktop» στο επιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησης. Για να εγκαταστήσετε το πρόγραμμα περιήγησης, κάντε κλικ στο κουμπί «Λήψη επέκτασης».
Εάν επιλέξατε Microsoft Edge, θα εμφανιστεί η παρακάτω σελίδα, κάντε κλικ στο κουμπί "Λήψη" για να εγκαταστήσετε την επέκταση
Εάν επιλέξατε το Google Chrome, θα σας εμφανίσει αυτόν τον ιστότοπο πρόσθετου, κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη στο Chrome".
Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα στην επάνω δεξιά γωνία του προγράμματος περιήγησης για να σας ρωτήσει εάν θα εγκαταστήσετε αυτήν την επέκταση ή όχι. Κάντε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη επέκτασης» για να εγκαταστήσετε την επέκταση.
Στη συνέχεια θα εμφανιστεί ένα μήνυμα που θα σας ενημερώνει ότι η επέκταση έχει εγκατασταθεί στο πρόγραμμα περιήγησης. Ο ιστότοπος του πρόσθετου θα φαίνεται διαφορετικός για κάθε πρόγραμμα περιήγησης.
Στη συνέχεια, μπορείτε να ξεκινήσετε τη διαδικασία εγγραφής ιστού για να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας.
Χρήση του Web Recorder στο Power Automate
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε πολλές φόρμες αίτησης για κολέγιο για να συμπληρώσετε ηλεκτρονικά. Κανονικά πρέπει να εκκινήσετε το πρόγραμμα περιήγησής σας, να ανοίξετε τον ιστότοπο και να πληκτρολογήσετε κάθε λεπτομέρεια μόνοι σας. Αυτό απαιτεί πολλά πατήματα πλήκτρων, κλικ του ποντικιού και κύλιση. Και είναι μια χρονοβόρα διαδικασία. Τώρα, με το Power Automate, μπορείτε να καταγράψετε αυτή τη διαδικασία και να μιμηθείτε ολόκληρη τη διαδικασία με ένα μόνο κλικ. Δείτε πώς το κάνετε αυτό:
Ανοίξτε το Power Automate Desktop, κάντε κλικ στο εικονίδιο «Web recorder».
Στη συνέχεια, καθορίστε το πρόγραμμα περιήγησης, επιλέξτε μια καρτέλα από το πρόγραμμα περιήγησης όπου θέλετε να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία. Αυτή η ιστοσελίδα πρέπει να είναι προφορτωμένη στο πρόγραμμα περιήγησης. Μόνο τότε μπορείτε να το επιλέξετε από την επιλογή «Διαλέξτε μια καρτέλα». Επιλέγουμε μια καρτέλα φόρμας ηλεκτρονικής αίτησης για αυτό το παράδειγμα.
Στο παράθυρο διαλόγου Web Recorder, κάντε κλικ στο κουμπί «Εγγραφή».
Αυτό θα εκκινήσει το πρόγραμμα περιήγησης με την επιλεγμένη καρτέλα.
Στη συνέχεια, καθώς εισάγετε λεπτομέρειες, επιλέγετε επιλογές ή κάνετε κλικ σε κουμπιά, η συσκευή εγγραφής Ιστού θα επισημάνει τα στοιχεία σε ένα κόκκινο πλαίσιο όπως φαίνεται παρακάτω (Σημαίνει ότι η συσκευή εγγραφής Ιστού καταγράφει αυτήν την ενέργεια).
Μόλις ολοκληρώσετε την εισαγωγή των στοιχείων, κάντε κλικ στην επιλογή «Υποβολή» ή «Επόμενο».
Στη συνέχεια, επιστρέψτε στο Web Recorder και θα δείτε τη λίστα με όλες τις ενέργειες (εισαγωγή κειμένου, κλικ του ποντικιού, κ.λπ.) που πραγματοποιήσατε σε αυτήν την ιστοσελίδα. Κάντε κλικ στο «Τέλος» για να σταματήσετε και να ολοκληρώσετε την εγγραφή.
Θα σας μεταφέρει πίσω στο πρόγραμμα επεξεργασίας ροής. Εκεί θα δείτε τη λίστα των ενεργειών (Αυτή η εγγραφή έχει συνολικά 41 ενέργειες).
Κάντε κλικ στο εικονίδιο «Αποθήκευση» για να αποθηκεύσετε την εγγραφή.
Στη συνέχεια, θα λάβετε το μήνυμα ότι η εγγραφή σας έχει αποθηκευτεί.
Θυμηθείτε ότι η εγγραφή θα λειτουργεί μόνο μία σελίδα τη φορά. Εάν μεταβείτε στην επόμενη σελίδα ή κάνετε κλικ σε έναν σύνδεσμο για να ανοίξετε μια άλλη σελίδα, η εγγραφή θα σταματήσει. Εάν έχετε πολλές ενέργειες ή εάν θέλετε να προσθέσετε μια άλλη ιστοσελίδα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια δευτερεύουσα ροή.
Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί «Υποροές» δίπλα στην καρτέλα Κύρια και κάντε κλικ στο κουμπί «Νέα υποροή».
Δώστε ένα όνομα στην υποροή και κάντε κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση» στο παράθυρο διαλόγου «Προσθήκη υποροής».
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα υποροής και προσθέστε ενέργειες μέσω εγγραφών χρησιμοποιώντας την επιλογή Web recorder ή χρησιμοποιώντας τις προκαθορισμένες ενέργειες στο αριστερό παράθυρο.
Μόλις ολοκληρώσετε την προσθήκη όλων των ενεργειών, αποθηκεύστε τη ροή. Τώρα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο εικονίδιο «Εκτέλεση» ανά πάσα στιγμή για επανάληψη/αυτοματοποίηση ολόκληρης της διαδικασίας.
Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί "Εκτέλεση", το Power Automate θα εκκινήσει το πρόγραμμα περιήγησης, θα μεταβεί στον ιστότοπο και θα αρχίσει να επαναλαμβάνει τις ενέργειες, μία προς μία, αυτόματα. Εδώ, σε αυτό το παράδειγμα, το PAD συμπληρώνει τα στοιχεία της φόρμας μία προς μία όπως ακριβώς πληκτρολογήσαμε πριν. Καθώς μια εγγεγραμμένη ενέργεια αναπαράγεται, θα δείτε ότι η ενέργεια επισημαίνεται με κίτρινο χρώμα όπως φαίνεται παρακάτω.
Και, όλες οι καταγεγραμμένες ενέργειες θα αναπαραχθούν ακριβώς.
Οι διαδικασίες αυτοματισμού που δείξαμε εδώ σε αυτό το άρθρο ήταν απλές. Αλλά το Power Automate Desktop είναι ικανό να αυτοματοποιεί σχεδόν οτιδήποτε στο περιβάλλον των Windows. Προσφέρει μια τεράστια γκάμα εργαλείων για τη δημιουργία πιο περίπλοκων και λεπτομερών ροών εργασίας.
Αυτό είναι, παιδιά.