Οδηγός για τη διοργάνωση ασφαλούς συνάντησης Zoom
Η μετάβαση σε λογισμικό συνεργασίας διαδικτυακής ροής εργασίας, όπως το Zoom, είναι αρκετά δύσκολη για πολλές επιχειρήσεις. Και τώρα οι αναφορές για παραβίαση του Zoom Meetings από απρόσκλητους επισκέπτες είναι τρομακτικές για αυτές τις επιχειρήσεις και τους ανθρώπους που είναι νέα συστήματα διαδικτυακής τηλεδιάσκεψης.
Λοιπόν, εδώ είναι ο οδηγός επιβίωσής μας σε αυτές τις καταστάσεις πανδημίας, όταν η μη χρήση ενός δωρεάν λογισμικού συνεργασίας όπως το Zoom δεν αποτελεί επιλογή. Το Zoom κάνει πολλά πράγματα καλύτερα από τον ανταγωνισμό, δωρεάν.
Τι είναι το Zoom Bombing;
Το Διαδίκτυο και το FBI έχουν χαρακτηρίσει αυτό το φιάσκο των συνεδριάσεων του Zoom ως «βομβαρδισμό Zoom».
Ωστόσο, το Zoom Bombing δεν είναι ακριβώς η παραβίαση μιας συνάντησης Zoom. Απλώς εκμεταλλεύεται τον τρόπο που δημιουργούνται και λειτουργούν τα Zoom Meetings. Και το καλό με αυτό είναι ότι μπορείτε να το αποτρέψετε προσαρμόζοντας τις ρυθμίσεις μιας σύσκεψης Zoom.
Ας υποθέσουμε ότι ρυθμίζετε μια σύσκεψη Zoom και στέλνετε προσκλήσεις σε όλους όσους θέλετε να συμμετάσχουν στη σύσκεψη. Είναι μια κανονική διαδικασία και λειτουργεί εξαιρετικά για τη γρήγορη δημιουργία συσκέψεων Zoom. Ωστόσο, εάν κάποια φτωχή ψυχή στην οποία έχετε στείλει μια πρόσκληση, διαρρεύσει κατά λάθος τον σύνδεσμο της πρόσκλησης ή το ταχυδρομείο, τότε μπορεί να χρησιμοποιηθεί από οποιονδήποτε για να συμμετάσχει στη συνάντηση.
Αυτοί οι ανεπιθύμητοι και απρόσκλητοι επισκέπτες σε μια σύσκεψη Zoom μπορούν στη συνέχεια να βομβαρδίσουν τη συνάντηση με πολλούς τρόπους. Το χειρότερο Zoombombing γίνεται μέσω κοινής χρήσης οθόνης.
Σύμφωνα με τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις σε μια σύσκεψη Zoom, οποιοσδήποτε συμμετέχων μπορεί να μοιραστεί την οθόνη του σε μια σύσκεψη. Ένας zoombomber μπορεί να εκμεταλλευτεί αυτή τη δυνατότητα και να μοιραστεί περιεχόμενο μη κοινωνικό ή μη ασφαλές για εργασία μέσω κοινής χρήσης οθόνης σε όλους στη σύσκεψη. Το οποίο ουσιαστικά βομβαρδίζει τη συνάντησή σας με ζουμ.
Πώς να αποτρέψετε τον βομβαρδισμό με ζουμ
Οι ανεπιθύμητοι και απρόσκλητοι επισκέπτες μπορούν εύκολα να βομβαρδίσουν τις συναντήσεις Zoom, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι το Zoom δεν είναι αρκετά ασφαλές. Είναι ο τρόπος με τον οποίο δημιουργούνται οι συσκέψεις Zoom που ο βομβαρδισμός είναι ευκολότερος για οποιονδήποτε διαθέτει τον σύνδεσμο πρόσκλησης.
Αν και δεν μπορείτε να ελέγξετε ποιος μπορεί να πάρει στα χέρια του τον σύνδεσμο πρόσκλησης ή την αλληλογραφία στη σύσκεψη Zoom, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι τυχόν ανεπιθύμητοι επισκέπτες δεν μπορούν να συμμετάσχουν στη σύσκεψη.
Σε περιπτώσεις όπου δεν μπορείτε να ορίσετε έναν επισκέπτη ως "ανεπιθύμητο" επειδή στέλνετε μια ανοιχτή πρόσκληση σε οποιονδήποτε θέλει να συμμετάσχει σε μια σύσκεψη, μπορείτε τουλάχιστον να περιορίσετε τους συμμετέχοντες από το να μοιράζονται το περιεχόμενο της οθόνης τους επιτρέποντας μόνο στον οικοδεσπότη να μοιράζεται την οθόνη σε μια συνάντηση Zoom.
Απενεργοποίηση κοινής χρήσης οθόνης για συμμετέχοντες
Απενεργοποιώντας τη δυνατότητα κοινής χρήσης οθόνης για τους συμμετέχοντες σε μια σύσκεψη Zoom, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι κανείς δεν βομβαρδίζει τη σύσκεψη με ανεπιθύμητο περιεχόμενο.
Μπορείτε να απενεργοποιήσετε το Screen Sharing στο Zoom, μεταβαίνοντας στις ρυθμίσεις Screen Sharing από τη γραμμή ελέγχου του κεντρικού υπολογιστή σε ένα παράθυρο σύσκεψης Zoom. Κάντε κλικ στο επάνω εικονίδιο βέλους δίπλα στο κουμπί Κοινή χρήση οθόνης και επιλέξτε «Επιλογές κοινής χρήσης για προχωρημένους» από το μενού.
Στη συνέχεια, ορίστε τις ακόλουθες ρυθμίσεις στην οθόνη σύνθετων επιλογών κοινής χρήσης:
- Πόσοι συμμετέχοντες μπορούν να μοιραστούν ταυτόχρονα;
✅ Ένας συμμετέχων μπορεί να μοιραστεί τη φορά
- Ποιος μπορεί να μοιραστεί;
✅ Μόνο οικοδεσπότης
Ο περιορισμός της κοινής χρήσης οθόνης μόνο στον κεντρικό υπολογιστή μπορεί να αποτρέψει την πιο κοινή μέθοδο βομβαρδισμού Zoom που θα μπορούσαν να εκμεταλλευτούν οι συμμετέχοντες.
Μπορείτε επίσης να περιορίσετε μόνιμα την Κοινή χρήση οθόνης στον κεντρικό υπολογιστή μόνο από τη σελίδα ρυθμίσεων λογαριασμού Zoom. Για αυτό, ανοίξτε τον σύνδεσμο zoom.us/profile/setting σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας.
Στην καρτέλα «Συναντήσεις» στην οθόνη ρυθμίσεων του λογαριασμού σας Zoom, κάντε κύλιση προς τα κάτω μέχρι να δείτε τις επιλογές «Κοινή χρήση οθόνης» στην ενότητα «Σύσκεψη (βασική)». Στη συνέχεια, αλλάξτε τη ρύθμιση «Ποιος μπορεί να μοιραστεί;» σε «Μόνο κεντρικός υπολογιστής» και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
Πλέον, κάθε συνάντηση Zoom που ρυθμίζετε θα έχει απενεργοποιημένη την Κοινή χρήση οθόνης για τους συμμετέχοντες. Μόνο εσείς θα μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση οθόνης στη σύσκεψη.
Δημιουργήστε μια αίθουσα αναμονής για να εγκρίνετε μη αυτόματα ποιος μπορεί να συμμετάσχει στη σύσκεψη
Για να περιορίσετε τους ανεπιθύμητους επισκέπτες ακόμη και να συμμετάσχουν στη σύσκεψη Zoom, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αίθουσα αναμονής για να εγκρίνετε μεμονωμένα άτομα που θέλουν να συμμετάσχουν στη σύσκεψη.
Το Waiting Room in Zoom σάς επιτρέπει να ελέγχετε ποιος μπορεί να συμμετάσχει στη σύσκεψη ανεξάρτητα από τον σύνδεσμο πρόσκλησης που του έχει δοθεί.
Για να ενεργοποιήσετε την Αίθουσα αναμονής, ανοίξτε τη σελίδα zoom.us/profile/setting σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού και συνδεθείτε με τον λογαριασμό σας Zoom. Στη συνέχεια, μετακινηθείτε προς τα κάτω στη σελίδα μέχρι να δείτε την επιλογή «Αίθουσα αναμονής» στην ενότητα «Σε σύσκεψη (Για προχωρημένους)». Μπορείτε επίσης να κάνετε αναζήτηση για «Αίθουσα αναμονής» στη σελίδα χρησιμοποιώντας τη συντόμευση «Ctrl + F».
Ενεργοποιήστε τον διακόπτη εναλλαγής δίπλα στο "Αίθουσα αναμονής" για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία.
Τώρα, όταν ένας προσκεκλημένος προσπαθεί να συμμετάσχει στη σύσκεψη, θα δείτε ένα αναδυόμενο παράθυρο στη γραμμή Στοιχεία ελέγχου κεντρικού υπολογιστή στο παράθυρο της σύσκεψης Zoom με την ένδειξη "Αποδοχή" του ατόμου στη σύσκεψη ή "Εμφάνιση αίθουσας αναμονής". Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποδοχή" εάν θέλετε να επιτρέψετε στον προσκεκλημένο.
Για να δείτε την αίθουσα αναμονής στο Zoom, κάντε κλικ στην επιλογή «Διαχείριση συμμετεχόντων» στη γραμμή ελέγχου κεντρικού υπολογιστή για να ανοίξετε το παράθυρο ανοίγματος της λίστας συμμετεχόντων στη δεξιά πλευρά της οθόνης.
Εάν έχετε συμμετέχοντες στην αίθουσα αναμονής, θα εμφανίζονται στην κορυφή της λίστας των συμμετεχόντων στην ενότητα "## άτομα περιμένουν". Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το όνομα του συμμετέχοντα που θέλετε να επιτρέψετε στη σύσκεψη και κάντε κλικ στο κουμπί "Αποδοχή".
Για να απενεργοποιήσετε την αίθουσα αναμονής για μια συγκεκριμένη σύσκεψη Zoom, κάντε κλικ στο κουμπί «Περισσότερα» κάτω από τη λίστα συμμετεχόντων στο παράθυρο της σύσκεψης και αποεπιλέξτε την επιλογή «Τοποθέτηση συμμετεχόντων στην αίθουσα αναμονής κατά την είσοδο».
Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να απενεργοποιήσετε ή να ενεργοποιήσετε το Waiting Room on the fly όποτε θέλετε.
Κλείδωμα σύσκεψης ζουμ
Το κλείδωμα μιας σύσκεψης Zoom είναι ο ευκολότερος τρόπος για να εμποδίσετε ανεπιθύμητους επισκέπτες να εισέλθουν στη σύσκεψή σας. Αφού συμμετάσχουν όλοι οι συμμετέχοντες που έχετε προσκαλέσει προσωπικά στη σύσκεψη, μπορείτε να την κλειδώσετε ώστε να μην μπορεί να εισέλθει κανένας άλλος.
Κάντε κλικ στην επιλογή «Διαχείριση συμμετεχόντων» στο παράθυρο της σύσκεψης Zoom για να ανοίξετε την προβολή λίστας συμμετεχόντων. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Περισσότερα» στο κάτω μέρος της λίστας των συμμετεχόντων και επιλέξτε «Κλείδωμα σύσκεψης» από το μενού.
Στην οθόνη θα εμφανιστεί ένας διάλογος επιβεβαίωσης για να βεβαιωθείτε ότι καταλαβαίνετε τι συμβαίνει όταν κλειδώνετε μια σύσκεψη. Κάντε κλικ στο κουμπί «Ναι» για επιβεβαίωση.
Όταν θέλετε να επιτρέψετε σε κάποιον να εισέλθει σε μια κλειδωμένη αίθουσα συσκέψεων, μπορείτε να ξεκλειδώσετε τη σύσκεψη προσωρινά από το ίδιο μενού. Μόνο αυτή τη φορά θα δείτε την επιλογή "Ξεκλείδωμα σύσκεψης".
Κλειδώστε ξανά τη σύσκεψη αφού επιτρέψετε σε κάποιον να εισέλθει, ώστε να είναι ασφαλής και ασφαλής από ανεπιθύμητους και απρόσκλητους επισκέπτες.
συμπέρασμα
Για να διατηρήσετε τις συσκέψεις σας Zoom ασφαλείς από το Zoom Bombing, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η Κοινή χρήση οθόνης είναι ενεργοποιημένη μόνο για τον οικοδεσπότη της σύσκεψης και να χρησιμοποιήσετε είτε αίθουσα αναμονής είτε Κλείδωμα της σύσκεψης ζουμ για να αποφύγετε ανεπιθύμητα άτομα να εισέλθουν στη σύσκεψή σας.