Τι φοβούνται περισσότερο οι επαγγελματίες; Οι περισσότεροι από εσάς δεν θα το μαντέψατε σωστά, χάνουν τα email τους. Οι άνθρωποι γενικά λαμβάνουν και αποθηκεύουν όλα τα σημαντικά αρχεία και δεδομένα στο email τους. Αυτό όχι μόνο τα διατηρεί σε ένα μέρος, αλλά μπορεί επίσης να έχει πρόσβαση ανά πάσα στιγμή από οπουδήποτε σε όλο τον κόσμο.
Όσον αφορά το email, το πρώτο όνομα που έρχεται στο μυαλό μας είναι «Gmail». Οι περισσότεροι από τους χρήστες σε όλο τον κόσμο προτιμούν το Gmail από οποιαδήποτε άλλη υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον ιστό. Αυτό μπορεί να αποδοθεί στο γεγονός ότι αναπτύχθηκε από την Google, την απλή και απλή διεπαφή και την αφθονία λειτουργιών φιλικών προς τον χρήστη.
Γιατί πρέπει να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των email σας
Αυτή είναι η πρώτη ερώτηση που σας έρχεται στο μυαλό όταν ακούτε για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας email και είναι μια απολύτως έγκυρη ερώτηση, καθώς ένα μεγάλο ποσοστό χρηστών επιλέγει να μην το κάνει, λόγω έλλειψης ενημέρωσης. Αλλά πρέπει να συνειδητοποιήσετε ότι στον σημερινό κόσμο, οι επιθέσεις στον κυβερνοχώρο, η παραβίαση λογαριασμών, η κακή χρήση και η απώλεια δεδομένων μέσω του Διαδικτύου είναι συνηθισμένες. Εάν έχετε σημαντικά έγγραφα ή αρχεία στο email σας, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας, ώστε να μπορείτε να τα ανακτήσετε εύκολα σε περίπτωση που ο λογαριασμός σας παραβιαστεί, τα email διαγραφούν κατά λάθος ή απλώς χάσετε την πρόσβαση στον λογαριασμό.
Τι άλλο μπορώ να κάνω? Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των email σας είναι μια λύση, αλλά η εστίασή σας πρέπει να είναι στη βελτίωση της ασφάλειας διατηρώντας έναν ισχυρό κωδικό πρόσβασης. Ένας ισχυρός κωδικός πρόσβασης είναι εξαιρετικά αποτελεσματικός όταν πρόκειται να αποτρέψει άλλους από το να παραβιάσουν τον λογαριασμό σας και τα δεδομένα σας να παραβιαστούν. Ωστόσο, το να έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας δεν θα έβλαπτε, θα λειτουργούσε ως πρόσθετο μέτρο.
Λήψη email μεμονωμένα από το Gmail
Ένας από τους ευκολότερους τρόπους δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας της αλληλογραφίας σας είναι να τα κατεβάσετε στον υπολογιστή σας. Κάθε φορά που λαμβάνετε ή στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον μέσω του Gmail, έχετε την επιλογή να το κατεβάσετε.
Εάν δεν θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, εκτός από μερικά συγκεκριμένα, η επιλογή λήψης των email μεμονωμένα από το Gmail είναι μια εξαιρετική και αποτελεσματική επιλογή. Ωστόσο, εάν θέλετε να κάνετε μαζική λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σας προτείνουμε να ελέγξετε τις άλλες μεθόδους σε αυτήν τη σελίδα.
Όταν ανοίγετε μια αλληλογραφία, θα δείτε τρεις τελείες επάνω δεξιά για να ανοίξετε το μενού. Στο μενού περιβάλλοντος, θα δείτε την επιλογή απάντησης, προώθησης, αναφοράς της αλληλογραφίας, αποκλεισμού του αποστολέα και λήψης της αλληλογραφίας μεταξύ πολλών άλλων.
Αφού κάνετε κλικ στην επιλογή «Λήψη μηνύματος», το email θα μεταφορτωθεί στον προεπιλεγμένο φάκελο «Λήψεις» στο σύστημά σας. Συνιστάται να διατηρείτε όλα τα μηνύματα που έχετε λάβει σε έναν φάκελο και να τα κατηγοριοποιείτε χρησιμοποιώντας υποφακέλους.
Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail με την Αρχειοθέτηση Google
Το Google Takeout σάς επιτρέπει να κάνετε λήψη όλων των δεδομένων στον λογαριασμό σας Google, είτε για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας είτε για να το χρησιμοποιήσετε με άλλη υπηρεσία. Λειτουργεί με όλες σχεδόν τις υπηρεσίες που προσφέρει η Google. Όταν χρησιμοποιείτε την Αρχειοθέτηση Google, δημιουργεί ένα αντίγραφο ασφαλείας όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον λογαριασμό σας.
Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας με το Google Takeout
Για να χρησιμοποιήσετε την Αρχειοθέτηση Google για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον λογαριασμό σας στο Gmail, ανοίξτε το takeout.google.com σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού στον υπολογιστή σας.
Όταν ανοίγετε την Αρχειοθέτηση Google, όλες οι υπηρεσίες Google επιλέγονται από προεπιλογή. Δεδομένου ότι μας ενδιαφέρει να δημιουργήσουμε ένα αντίγραφο ασφαλείας μόνο για το Gmail, κάντε κλικ στο «Αποεπιλογή όλων» για να καταργήσετε πρώτα όλες τις υπηρεσίες.
Αφού καταργήσετε την επιλογή όλων, κάντε κύλιση προς τα κάτω και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο «Mail».
Τώρα, θα δείτε την επιλογή να επιλέξετε τα δεδομένα των οποίων θέλετε να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας. Κάντε κλικ στο «Όλα τα δεδομένα αλληλογραφίας περιλαμβάνονται» για να επιλέξετε/αποεπιλέξετε τις διάφορες επιλογές δεδομένων.
Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας όλων των μηνυμάτων, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για «Συμπερίληψη όλων των μηνυμάτων στο Mail». Σε περίπτωση που θέλετε να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας επιλεγμένων στοιχείων, καταργήστε την επιλογή του πρώτου πλαισίου ελέγχου και κάντε την απαραίτητη επιλογή από τη λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «OK» στο κάτω μέρος.
Μόλις τελειώσετε με όλες τις επιλογές, μετακινηθείτε προς τα κάτω και κάντε κλικ στο «Επόμενο βήμα».
Το επόμενο βήμα είναι να επιλέξετε τη συχνότητα, τον τύπο αρχείου και το μέγεθος. Αρχικά, πρέπει να επιλέξετε τη συχνότητα από τα δύο, είτε μία φορά είτε κάθε δύο μήνες για ένα χρόνο. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου πίσω από την επιλογή που θέλετε να επιλέξετε.
Η επόμενη ενότητα αφορά τον τύπο και το μέγεθος αρχείου. Έχετε δύο επιλογές για τον τύπο αρχείου, ZIP ή TGZ. Το πλεονέκτημα των αρχείων «.zip» είναι ότι μπορούν να ανοίξουν εύκολα στους περισσότερους υπολογιστές.
Τέλος, επιλέξτε ένα προτιμώμενο μέγεθος αρχείου από τη λίστα. Εάν το αντίγραφο ασφαλείας είναι μεγαλύτερο από το επιλεγμένο μέγεθος, το αρχείο θα χωριστεί στα δύο. Τέλος, κάντε κλικ στο «Δημιουργία εξαγωγής» στο κάτω μέρος.
Η διαδικασία δημιουργίας αντιγράφου ασφαλείας διαρκεί λίγο, ανάλογα με τα δεδομένα στα email σας και το μέγεθος του αρχείου που δημιουργείται. Τα μικρότερα αρχεία δημιουργούνται σχετικά πιο γρήγορα από τα μεγάλα αρχεία που μπορεί να χρειαστούν ακόμη και μέρες.
Λήψη του Gmail Backup Δημιουργήθηκε από την google Takeout
Αφού ζητήσετε τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, θα λάβετε ένα μήνυμα από την Google που θα επιβεβαιώνει το ίδιο. Επίσης, θα λάβετε τους συνδέσμους λήψης για το αντίγραφο ασφαλείας που δημιουργήθηκε σε άλλο email, το οποίο μπορεί να διαρκέσει μερικές ώρες ανάλογα με το μέγεθος του αρχείου. Ο σύνδεσμος λήψης ισχύει για περίοδο 7 ημερών από την ημέρα υποβολής του αιτήματος.
Όταν λάβετε το email, ανοίξτε το και κάντε κλικ στα κουμπιά «Λήψη». Ελέγξτε επίσης πόσα αρχεία έχουν δημιουργηθεί και το μέγεθος του καθενός για μελλοντική αναφορά.
Αφού κάνετε κλικ στα κουμπιά «Λήψη», θα σας ζητηθεί να επαληθεύσετε την ταυτότητά σας εισάγοντας τον κωδικό πρόσβασής σας στο Google. Μόλις τελειώσετε, κατεβάστε τα αρχεία στον υπολογιστή σας. Τα αρχεία είναι σε μορφή «.zip», καθώς είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση και δεν την αλλάξαμε νωρίτερα.
Επίσης, μην κάνετε ποτέ λήψη των αρχείων σε δημόσιους υπολογιστές ή συστήματα που μοιράζεστε με άλλους, καθώς τα δεδομένα μπορεί να χρησιμοποιηθούν κατάχρηση.
Προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τα οποία θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας στο Gmail
Αυτός είναι ένας άλλος απλός τρόπος δημιουργίας αντιγράφου ασφαλείας όπου ενεργοποιείτε την προώθηση email σε άλλη διεύθυνση. Ένα από τα σημαντικότερα μειονεκτήματα είναι ότι μπορείτε να ενεργοποιήσετε την προώθηση μόνο για εισερχόμενα μηνύματα και όχι για αυτά που στέλνετε. Επίσης, μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας μόνο για τα μηνύματα που λαμβάνετε μετά τη ρύθμιση της δυνατότητας προώθησης. Δεν πρέπει ποτέ να προσθέσετε τη διεύθυνση email κάποιου άλλου ως διεύθυνση προώθησης καθώς τα δεδομένα ενδέχεται να παραβιαστούν.
Προσθήκη αναγνωριστικού email για προώθηση των μηνυμάτων
Για να ενεργοποιήσετε την προώθηση email, ανοίξτε το Gmail και κάντε κλικ στις «Ρυθμίσεις» στην επάνω δεξιά γωνία.
Όταν κάνετε κλικ στις «Ρυθμίσεις», θα ανοίξει ένα πλαίσιο «Γρήγορες ρυθμίσεις» που έχει τις βασικές ρυθμίσεις για την προσαρμογή της προβολής και άλλες παραμέτρους. Για να ανοίξετε τις πλήρεις ρυθμίσεις του Gmail, κάντε κλικ στο «Δείτε όλες τις ρυθμίσεις».
Θα δείτε τώρα διάφορες καρτέλες στο επάνω μέρος, μεταβείτε στην επιλογή «Προώθηση και POP/IMAP».
Στο «Προώθηση και POP/IMOP», θα έχετε πολλές επιλογές για να διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις προώθησης. Για να ενεργοποιήσετε την προώθηση, κάντε κλικ στην «Προσθήκη διεύθυνσης προώθησης», την πρώτη επιλογή στο επάνω μέρος, δίπλα στην ενότητα «Προώθηση».
Τώρα έχετε ένα πλαίσιο για να εισαγάγετε μια διεύθυνση email στην οποία θέλετε να προωθήσετε όλα τα μηνύματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Επόμενο» στο κάτω μέρος του.
Τώρα ανοίγει ένα νέο παράθυρο όπου πρέπει να επιβεβαιώσετε το αναγνωριστικό email κάνοντας κλικ στο «Συνέχεια».
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «OK» στο πλαίσιο επιβεβαίωσης που εμφανίζεται για να επιβεβαιώσετε την αλλαγή.
Επιβεβαίωση της Προώθησης Αίτησης
Όταν προσθέτετε ένα αναγνωριστικό email για να προωθήσετε τα μηνύματα, αποστέλλεται μια επιβεβαίωση στη διεύθυνση προώθησης. Για επιβεβαίωση, υπάρχουν δύο επιλογές, είτε χρησιμοποιώντας τον κωδικό επιβεβαίωσης είτε κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο στο mail.
Αφού κάνετε κλικ στον σύνδεσμο επιβεβαίωσης, ανοίγει μια νέα σελίδα. Κάντε κλικ στο «Επιβεβαίωση» για να επιτρέψετε τη λήψη email από το κύριο αναγνωριστικό σας.
Αλλαγή ρυθμίσεων προώθησης email
Ανοίξτε τον λογαριασμό Gmail για τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας και μεταβείτε στο "Προώθηση και POP/IMAP", όπως κάναμε νωρίτερα. Τώρα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου πίσω από το «Προώθηση αντιγράφου…» και επιλέξτε την επιλογή «Διατήρηση του αντιγράφου του Gmail στα εισερχόμενα», όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Αυτό θα διασφαλίσει ότι τα μηνύματα αλληλογραφίας προωθούνται και διατηρούνται όπως είναι στα εισερχόμενα στον κύριο λογαριασμό σας.
Αφού κάνετε τις αλλαγές, κάντε κύλιση προς τα κάτω στο κάτω μέρος και κάντε κλικ στο «Αποθήκευση αλλαγών» για να τις εφαρμόσετε.
Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας email στο Gmail με εφαρμογές τρίτων
Έχουμε ήδη δει μερικές υποδειγματικές μεθόδους για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας email στο Gmail, αλλά δεν έχουμε συζητήσει ακόμη τις εφαρμογές τρίτων που έρχονται να βοηθήσουν. Καθώς τα email γίνονται ο κύριος τρόπος επαγγελματικής επικοινωνίας και κοινής χρήσης αρχείων, η ανάγκη για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας είναι πλέον περισσότερο από ποτέ.
Για να πατήσετε αυτό το τμήμα, έχουν εκκινηθεί πολλές εφαρμογές ειδικά για τη δημιουργία email και άλλων αντιγράφων ασφαλείας για τους χρήστες. Υπάρχουν μερικές πραγματικά εξαιρετικές εφαρμογές στον Ιστό με συναρπαστικά χαρακτηριστικά που όχι μόνο δημιουργούν αντίγραφο ασφαλείας, αλλά απαιτούν επίσης πολύ λιγότερη προσοχή και συμμετοχή από μέρους σας.
Σημαντική σημείωση: Η χρήση υπηρεσιών τρίτων σημαίνει ότι επιτρέπετε σε κάποιον άλλο να έχει πρόσβαση στα email σας καθώς βοηθά στη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων σας. Σας συμβουλεύουμε ανεπιφύλακτα να μην χρησιμοποιείτε οποιαδήποτε υπηρεσία τρίτων (ανεξάρτητα από το πόσο ασφαλής είναι) εκτός εάν τη χρειάζεστε απολύτως και κατανοήσετε πλήρως το εύρος των κινδύνων που μπορεί να ενέχει.
UpSafe
Το UpSafe βοηθά τους χρήστες να δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων και των email τους Google. Είναι μια από τις πιο δημοφιλείς εφαρμογές στο τμήμα, ωστόσο, δεν έχει τη δυνατότητα ρύθμισης συχνότητας, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να θυμάστε να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας κάθε φορά.
Αντίγραφο ασφαλείας SysTools Gmail
Αυτή είναι μια άλλη εξαιρετική εφαρμογή που προσφέρει πολύ περισσότερες προσαρμογές όσον αφορά τον τύπο αρχείου αντιγράφων ασφαλείας και σας επιτρέπει να προσθέσετε πολλούς λογαριασμούς Gmail για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.
Gmvault
Είναι ίσως μια από τις πιο αξιόπιστες εφαρμογές, όχι μόνο λόγω του πλήθους προσαρμογών και δυνατοτήτων, αλλά και λόγω του μικρού μεγέθους και της απλής διεπαφής. Επίσης, μπορείτε να ορίσετε μια συχνότητα για αυτόματη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και να καθίσετε και να χαλαρώσετε.
Τώρα που συζητήσαμε τις περισσότερες από τις μεθόδους δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας email, θα αισθανόσασταν εξοικειωμένοι και προσανατολισμένοι με την ιδέα. Επίσης, όπως συζητήθηκε προηγουμένως, η δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας θα πρέπει να είναι η μοναδική σας προσέγγιση. Ένας ισχυρός κωδικός πρόσβασης βοηθάει πολύ στην ελαχιστοποίηση των πιθανοτήτων hacking.