Κρατήστε αυτοματοποιημένες σημειώσεις σε μια σύσκεψη χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα Ζωντανές μεταγραφές στο Microsoft Teams.
Το Microsoft Teams ήταν αρκετά μπροστά στην ορδή των εφαρμογών Workstream Collaboration. Αλλά τελευταία, πιέζει τα όριά της ακόμη πιο μακριά για να παραμείνει επίκαιρη στους καιρούς που αλλάζουν. Χάρη στη δραστική αλλαγή σε όλη την εξίσωση που περιβάλλει τον τρόπο εργασίας μας και τον έντονο ανταγωνισμό, η Microsoft Teams φέρνει με συνέπεια το A-game της.
Η πιο πρόσφατη προσθήκη στο οπλοστάσιο δυνατοτήτων που προσφέρει η ομάδα είναι οι μεταγραφές ζωντανών συσκέψεων. Οι ζωντανές μεταγραφές είναι διαθέσιμες κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης και δεν χρειάζεται να ηχογραφήσετε μια σύσκεψη για να δημιουργήσετε αυτές τις μεταγραφές.
Οι μεταγραφές μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά την εμπειρία της συνάντησής σας. Δεν κάνουν απλώς τις συναντήσεις σας πιο παραγωγικές αυτοματοποιώντας τις σημειώσεις συσκέψεων για εσάς. Αν και δεν χρειάζεται να κρατάτε σημειώσεις με το χέρι είναι ένα μεγάλο πλεονέκτημα. Επίσης, κάνουν τις συναντήσεις πιο περιεκτικές για συμμετέχοντες που είναι κωφοί ή με προβλήματα ακοής, βρίσκονται σε θορυβώδες μέρος ή έχουν διαφορετικό επίπεδο γλωσσικής επάρκειας.
Σε τι διαφέρει η μεταγραφή από τους Ζωντανούς υπότιτλους;
Το Microsoft Teams διαθέτει μια δυνατότητα ζωντανής υποτίτλων εδώ και αρκετό καιρό. Λοιπόν, τι το ιδιαίτερο έχουν οι μεταγραφές συσκέψεων; Η μεγαλύτερη διαφορά είναι η διαθεσιμότητα.
Οι μεταγραφές είναι διαθέσιμες μετά από μια συνάντηση. Και μπορείτε να τα κατεβάσετε και να τα μοιραστείτε με οποιονδήποτε. Γι' αυτό ακριβώς τις ονομάσαμε "αυτοματοποιημένες σημειώσεις συνάντησης". Αλλά το Teams δεν αποθηκεύει υπότιτλους.
Επίσης, όταν ενεργοποιείτε τους υπότιτλους, είναι ορατοί μόνο σε εσάς, αλλά η μεταγραφή είναι ορατή σε όλους, αν και οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν να την αποκρύψουν.
Εάν ο κύριος λόγος που θέλετε να ενεργοποιήσετε τις μεταγραφές είναι για να κάνετε τη σύσκεψη πιο περιεκτική και προσβάσιμη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε μεταγραφές είτε υπότιτλους. Αλλά για να έχετε ένα αρχείο ολόκληρης της συνάντησης, η μεταγραφή είναι ο καλύτερος τρόπος.
Προαπαιτούμενα για τη χρήση της μεταγραφής στις ομάδες της Misrosoft
Υπάρχουν μερικές συμβολοσειρές που συνδέονται με τη χρήση μεταγραφών στο Microsoft Teams. Πρώτον, είναι διαθέσιμο μόνο για προγραμματισμένες συσκέψεις και όχι για συσκέψεις καναλιού ή "Meet Now". Έτσι, εάν η ατζέντα σας είναι η συμπερίληψη και η καλύτερη κατανόηση σε μια αυτοσχέδια ή μια συνάντηση καναλιού, μπορείτε να αναζητήσετε ζωντανούς υπότιτλους.
Επίσης, η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο όταν η ομιλούμενη γλώσσα είναι τα Αγγλικά των ΗΠΑ. Επιπλέον, μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο από την εφαρμογή για υπολογιστές και είναι διαθέσιμο μόνο για συγκεκριμένες άδειες. Ουσιαστικά σημαίνει ότι οι δωρεάν χρήστες του Microsoft Teams και οι τύποι άδειας που εξαιρούνται δεν έχουν πρόσβαση στη δυνατότητα.
Οργανισμοί με τις ακόλουθες άδειες έχουν πρόσβαση σε Μεταγραφές σε ομάδες: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft Basic, 365 Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKU.
Οι χρήστες GCC, GCC-High και DoD δεν πληρούν τις προϋποθέσεις για χρήση της λειτουργίας.
Η μεταγραφή θα πρέπει επίσης να ενεργοποιηθεί για τον οργανισμό από τον διαχειριστή IT. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε την επιλογή για τη μεταγραφή, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον διαχειριστή.
Ενεργοποίηση μεταγραφής για τον οργανισμό σας
Εάν είστε διαχειριστής IT για τον οργανισμό σας, μεταβείτε στο κέντρο διαχείρισης ομάδων.
Οι διαχειριστές πληροφορικής του οργανισμού μπορούν να ενεργοποιήσουν τη μεταγραφή για όλους, συμπεριλαμβάνοντάς την στην παγκόσμια πολιτική ή επιλεκτικά άτομα, έχοντας διαφορετικές πολιτικές για διαφορετικούς χρήστες.
Από τον πίνακα πλοήγησης στα αριστερά, κάντε κλικ στην επιλογή για «Συναντήσεις».
Λίγες επιλογές θα επεκταθούν κάτω από αυτό. Επιλέξτε «Πολιτικές συσκέψεων» από αυτές.
Για να ενεργοποιήσετε την επιλογή για ολόκληρο τον οργανισμό, κάντε κλικ στην επιλογή ή «Παγκόσμια (Προεπιλογή σε όλο τον οργανισμό)».
Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα "Ήχος και βίντεο". Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η επιλογή "Να επιτρέπεται η μεταγραφή".
Για να το ενεργοποιήσετε επιλεκτικά, έχετε δύο επιλογές. Μπορείτε είτε να το έχετε ενεργοποιημένο για ολόκληρο τον οργανισμό, στη συνέχεια να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη πολιτική όπου δεν είναι ενεργοποιημένη η επιλογή Μεταγραφή και να εκχωρήσετε την πολιτική στους χρήστες που δεν θέλετε να έχουν πρόσβαση στη λειτουργία. Ή θα μπορούσατε να πάτε στην ακριβώς αντίθετη κατεύθυνση, όπου η επιλογή δεν είναι ενεργοποιημένη καθολικά, αλλά μόνο στην προσαρμοσμένη πολιτική και μπορείτε να την εκχωρήσετε στους χρήστες που θέλετε να έχουν πρόσβαση στη λειτουργία.
Για να δημιουργήσετε μια νέα πολιτική σύσκεψης, μεταβείτε στη σελίδα «Πολιτικές σύσκεψης» και κάντε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη».
Δώστε το όνομα στην πολιτική και διαμορφώστε την όπως θέλετε. Κάντε κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση».
Για να εκχωρήσετε την πολιτική σε χρήστες, επιλέξτε την και κάντε κλικ στο κουμπί «Διαχείριση χρηστών».
Ένας πίνακας θα εμφανιστεί στα δεξιά. Αναζητήστε τους χρήστες στους οποίους θέλετε να εκχωρήσετε την πολιτική και κάντε κλικ στο κουμπί «Εφαρμογή».
Μπορείτε επίσης να εκχωρήσετε πολιτικές σε οποιαδήποτε ομάδα χρηστών στον οργανισμό σας.
Χρήση της λειτουργίας μεταγραφής σε συσκέψεις
Η χρήση της δυνατότητας σε συναντήσεις είναι μια βόλτα στο πάρκο. Αλλά να θυμάστε ότι μπορείτε να μεταγράψετε μόνο προγραμματισμένες συναντήσεις. Ξεκινήστε ή συμμετάσχετε στην προγραμματισμένη σύσκεψη από την εκδήλωση του ημερολογίου σας.
Ο διοργανωτής της σύσκεψης και άτομα από τον ίδιο μισθωτή μπορούν να ξεκινήσουν τις μεταγραφές. Οι επισκέπτες, τα άτομα από άλλο μισθωτή και οι ανώνυμοι χρήστες (άτομα που δεν θέλουν να αναγνωρίζονται στις μεταγραφές) δεν μπορούν να ξεκινήσουν τη μεταγραφή σε μια σύσκεψη.
Για να ξεκινήσετε μια μεταγραφή, μεταβείτε στην ενότητα "Περισσότερες ενέργειες" από τη γραμμή εργαλείων της σύσκεψης.
Στη συνέχεια, επιλέξτε «Έναρξη μεταγραφής» από τις επιλογές.
Θα δείτε μια ειδοποίηση ότι η μεταγραφή έχει ξεκινήσει και θα πρέπει να ενημερώσετε όλους ότι γίνεται μεταγραφή. Αλλά και άλλοι συμμετέχοντες θα δουν την ειδοποίηση ότι η συνάντηση μεταγράφεται. Ωστόσο, θα πρέπει να ενημερώσετε όλους για ευγένεια για τους συμμετέχοντες που έχουν εγγραφεί από ένα τηλέφωνο.
Ο πίνακας μεταγραφής θα εμφανιστεί στα δεξιά. Η μεταγραφή θα περιλαμβάνει επίσης το όνομα χρήστη και το εικονίδιο του προφίλ του συμμετέχοντα καθώς και τη χρονική σήμανση.
Όλοι οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη μπορούν να εμφανίσουν ή να αποκρύψουν το πλαίσιο μεταγραφής ανά πάσα στιγμή. Κάντε κλικ στο κουμπί «Κλείσιμο» στον πίνακα για να το αποκρύψετε.
Μπορείτε επίσης να μεταβείτε στο μενού Περισσότερες ενέργειες και να επιλέξετε «Απόκρυψη μεταγραφής» από εκεί.
Για να εμφανίσετε τον πίνακα, επιλέξτε "Εμφάνιση μεταγραφής" από το μενού "Περισσότερες ενέργειες".
Ο διοργανωτής της σύσκεψης και οι παρουσιαστές μπορούν να σταματήσουν τη μεταγραφή και να την επανεκκινήσουν σε οποιοδήποτε σημείο της σύσκεψης. Για να σταματήσετε τη μεταγραφή, μεταβείτε στο μενού Περισσότερες ενέργειες και επιλέξτε «Διακοπή μεταγραφής».
Όλοι θα λάβουν μια ειδοποίηση ότι σταματήσατε τη μεταγραφή. Η μεταγραφή θα σταματήσει αυτόματα όταν όλοι αποχωρήσουν από τη σύσκεψη.
Λήψη και κοινή χρήση μεταγραφών
Οι μεταγραφές της σύσκεψης είναι διαθέσιμες για λήψη αυτόματα μετά τη σύσκεψη στο συμβάν ημερολογίου. Μεταβείτε στο «Ημερολόγιο» από τον πίνακα πλοήγησης στα αριστερά.
Στη συνέχεια, ανοίξτε την εκδήλωση για την προγραμματισμένη συνάντηση.
Η σελίδα της σύσκεψης θα έχει μια πρόσθετη καρτέλα στο επάνω μέρος: «Ηχογραφήσεις και μεταγραφές».
Ολόκληρη η μεταγραφή θα είναι διαθέσιμη για προβολή εκεί. Για να το κατεβάσετε, κάντε κλικ στο κουμπί λήψης.
Μπορείτε να κάνετε λήψη της μεταγραφής είτε ως αρχείο .vtt (μια δημοφιλής μορφή για μεταγραφές) είτε ως αρχείο .docx (έγγραφο Word).
Οι μεταγραφές είναι διαθέσιμες για λήψη από τους λογαριασμούς του συμμετέχοντα έως ότου ο διοργανωτής της σύσκεψης τις διαγράψει.
Οι συμμετέχοντες σε κινητά δεν μπορούν να δουν τη μεταγραφή στην εφαρμογή για κινητά. Για να το κάνετε προσβάσιμο σε συμμετέχοντες από κινητές συσκευές, κατεβάστε το αρχείο και ανεβάστε το σε συνομιλία. Μεταβείτε στη συνομιλία της σύσκεψης και κάντε κλικ στο κουμπί «Επισύναψη» για να ανεβάσετε το αρχείο.
Στη συνέχεια, οι συμμετέχοντες σε κινητά μπορούν να βρουν το αρχείο στη συνομιλία τους.
Απόκρυψη της ταυτότητάς σας στις μεταγραφές
Οι ομάδες μπορούν να αναγνωρίσουν το άτομο που μιλάει και οι μεταγραφές της σύσκεψης περιλαμβάνουν αυτόματα το όνομα χρήστη και το όνομα του ατόμου. Εάν θέλετε να παραμείνετε ανώνυμοι στις μεταγραφές, μπορείτε να αποκρύψετε την ταυτότητά σας. Αλλά πρέπει να το κάνετε πριν από μια συνάντηση.
Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Ρυθμίσεις και άλλα" (μενού με τρεις κουκκίδες) δίπλα στο εικονίδιο του προφίλ σας στη γραμμή τίτλου. Στη συνέχεια, επιλέξτε «Ρυθμίσεις» από το μενού.
Θα ανοίξουν οι ρυθμίσεις. Από το μενού πλοήγησης στα αριστερά, μεταβείτε στην ενότητα "Λεζάντες και μεταγραφές".
Στη συνέχεια, απενεργοποιήστε την εναλλαγή για "Αυτόματη ταυτοποίηση με υπότιτλους και μεταγραφές".
Οι μεταγραφές είναι μια εξαιρετική δυνατότητα και το Microsoft Teams σίγουρα τις κάνει εύχρηστες. Έτσι, την επόμενη φορά που θέλετε να κρατήσετε σημειώσεις σύσκεψης ή θέλετε να κάνετε το περιεχόμενο της σύσκεψης προσβάσιμο σε όλους, μπορείτε να μεταγράψετε ολόκληρη τη σύσκεψη.