Η μορφοποίηση υπό όρους σάς επιτρέπει να επισημάνετε σημαντικά δεδομένα και να εφαρμόσετε συγκεκριμένη μορφοποίηση σε κελιά που πληρούν ορισμένα κριτήρια.
Η μορφοποίηση υπό όρους του Excel είναι μια ισχυρή δυνατότητα που σας επιτρέπει να αλλάξετε τη μορφή των κελιών με βάση μια συνθήκη (ή κριτήρια). Η μορφοποίηση υπό όρους βοηθά στην επισήμανση, τονισμό ή τη διαφοροποίηση των δεδομένων που είναι αποθηκευμένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel.
Όλοι οι κανόνες μορφοποίησης υπό όρους βασίζονται σε απλή λογική: Εάν οι συνθήκες είναι αληθείς, τότε θα εφαρμοστεί συγκεκριμένη μορφοποίηση. εάν οι συνθήκες είναι ψευδείς, τότε η μορφοποίηση δεν θα εφαρμοστεί.
Η μορφοποίηση υπό όρους σάς βοηθά να επισημάνετε σημαντικά δεδομένα σε ένα σύνολο δεδομένων, να τονίσετε ανωμαλίες και να οπτικοποιήσετε δεδομένα χρησιμοποιώντας γραμμές δεδομένων, χρώματα και σύνολα εικονιδίων. Σε αυτό το σεμινάριο, θα διερευνήσουμε πώς να εφαρμόσουμε μορφοποίηση υπό όρους για να επισημάνουμε κελιά ή περιοχές κελιών με βάση μια συνθήκη.
Πώς να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση υπό όρους του Excel
Για παράδειγμα, είστε υπεύθυνος για τη διαχείριση μιας μεγάλης λίστας αποθεμάτων με πολλά είδη και την αντίστοιχη ποσότητα τους σε απόθεμα. Και αν η ποσότητα στο απόθεμα ενός συγκεκριμένου είδους πέσει κάτω, ας πούμε 50, είναι σημαντικό να το αποθέσετε, ώστε να μπορείτε να το ξαναγεμίσετε.
Εάν αυτή η λίστα αποθέματος έχει ένα σύνολο δεδομένων με εκατοντάδες σειρές, δεν είναι πολύ αποτελεσματικό να κάνετε αναζήτηση σειρά προς σειρά για να δείτε εάν υπάρχουν αριθμοί σε αυτήν τη στήλη που είναι κάτω από το '50'. Εκεί είναι χρήσιμη η δυνατότητα μορφοποίησης υπό όρους. Με μερικά κλικ με το ποντίκι σας, μπορείτε να επισημάνετε όλες τις τιμές σε μια στήλη που είναι μικρότερη από '50'.
Μορφοποίηση υπό όρους με κανόνες επισήμανσης
Στο παράδειγμά μας, έχουμε ένα φύλλο εργασίας που περιέχει εγγραφές πωλήσεων ορισμένων προϊόντων. θέλουμε να επισημάνουμε το ποσό που είναι μικρότερο από 500 σε πωλήσεις.
Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε πρώτα την περιοχή κελιών στην οποία θέλετε να εφαρμόσετε έναν κανόνα (συνθήκη). Στο παράδειγμά μας, θέλουμε να επισημάνουμε το ποσό που είναι μικρότερο από 500 στη στήλη "Ποσό", επομένως επιλέξτε τη στήλη D. Μπορείτε να επισημάνετε τιμές σε μια περιοχή κελιών ή πολλαπλές περιοχές κελιών ή ακόμα και σε ένα ολόκληρο φύλλο.
Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα «Αρχική σελίδα» και κάντε κλικ στην «Μορφοποίηση υπό όρους». Επιλέξτε «Επισήμανση κανόνων κελιών» από το αναπτυσσόμενο μενού και επειδή θέλουμε να βρούμε λιγότερες από 500 τιμές, κάντε κλικ στην επιλογή «Λιγότερο από». Το Excel προσφέρει επτά προκαθορισμένους κανόνες επισήμανσης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε από αυτά για να επισημάνετε δεδομένα.
Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου «Λιγότερο από». Σε αυτό, εισαγάγετε «500» στο πλαίσιο «Μορφοποίηση κελιών που είναι λιγότερα από» και επιλέξτε μορφοποίηση για την επισήμανση στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα του.
Τώρα, τα κελιά που περιέχουν λιγότερα από 500 στις τιμές τους θα επισημαίνονται στην επιλεγμένη μορφοποίηση.
Ας δούμε πώς να επισημάνετε τιμές που περιέχουν μια συγκεκριμένη συμβολοσειρά κειμένου. Στο παρακάτω παράδειγμα, θέλουμε να επισημάνουμε όλους τους υπαλλήλους από τη Νέα Νότια Ουαλία (NSW).
Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα -> Μορφοποίηση υπό όρους -> Επισημάνετε κανόνες κελιών -> Κείμενο που περιέχει.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλες επιλογές στο οριζόντιο αναπτυσσόμενο μενού «Επισήμανση κανόνων κελιών» για να επισημάνετε Διπλότυπες τιμές, Ημερομηνίες, Μεγαλύτερες από, Ίσες με ή Μεταξύ των τιμών.
Στο πλαίσιο διαλόγου Κείμενο που περιέχει, πληκτρολογήστε «NSW» στο πλαίσιο και επιλέξτε τη μορφοποίηση και κάντε κλικ στο «OK».
Το αποτέλεσμα:
Μορφοποίηση υπό όρους με κανόνες πάνω/κάτω
Οι κανόνες επάνω/κάτω είναι άλλοι χρήσιμοι ενσωματωμένοι προκαθορισμένοι κανόνες μορφοποίησης υπό όρους που διατίθενται στο Excel. Αυτοί οι κανόνες σάς επιτρέπουν να επιστήσετε την προσοχή στον επάνω (n) αριθμό στοιχείων, στον επάνω (n) αριθμό των ποσοστών, στον κάτω (n) αριθμό στοιχείων, στον κάτω (n) αριθμό των ποσοστών ή στις τιμές κελιών που βρίσκονται πάνω κατά μέσο όρο ή κάτω από το μέσο όρο.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ρεκόρ βαθμολογίας μαθητή σε ένα υπολογιστικό φύλλο και θέλετε να μάθετε τους 10 κορυφαίους ερμηνευτές (10 κορυφαίες τάξεις) από αυτήν τη λίστα. Με τη μορφοποίηση υπό όρους, μπορείτε να επισημάνετε τους 10 κορυφαίους βαθμούς ή τους κορυφαίους 15 ή οποιονδήποτε (n) αριθμό κορυφαίων στοιχείων. Για να επισημάνετε τα 10 κορυφαία στοιχεία σε μια περιοχή κελιών, πρώτα επιλέξτε το εύρος (Σύνολο) στον πίνακα.
Στη συνέχεια, μεταβείτε στην «Μορφοποίηση υπό όρους», αναπτύξτε τους «Κανόνες επάνω/κάτω» και επιλέξτε την επιλογή «Τα κορυφαία 10 στοιχεία...».
Στο πλαίσιο διαλόγου «Τα κορυφαία 10 στοιχεία», αλλάξτε τον αριθμό των βαθμίδων χρησιμοποιώντας μικροσκοπικά βέλη στο αριστερό πεδίο. Εάν θέλετε να επισημάνετε τις 20 κορυφαίες τάξεις (συνολική βαθμολογία) στη λίστα βαθμών σας, ορίστε τον αριθμό σε 20. Η προεπιλογή είναι ήδη 10, επομένως τη διατηρούμε. Επιλέξτε τη μορφοποίηση κελιού στο δεξί πεδίο και κάντε κλικ στο «OK»
Οι κορυφαίοι 10 βαθμοί από τη στήλη «Σύνολο» επισημαίνονται όπως φαίνεται παρακάτω.
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να βρείτε βαθμούς κάτω του μέσου όρου στη στήλη "Εξέταση 1" στο ίδιο φύλλο βαθμών. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα -> Μορφοποίηση υπό όρους -> Κανόνες επάνω/κάτω -> Κάτω από το μέσο όρο.
Μπορείτε να ρυθμίσετε τη δική σας μορφοποίηση υπό όρους αντί να επιλέξετε μία από τις προκαθορισμένες συνθήκες. Για να δημιουργήσετε τη δική σας μορφοποίηση, επιλέξτε την επιλογή «Προσαρμοσμένη μορφή» στο παράθυρο «Κάτω από το μέσο όρο».
Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο Μορφοποίηση κελιών, εδώ μπορείτε να προσαρμόσετε τα κελιά μορφοποίησης. Επιλέγουμε ένα πορτοκαλί χρώμα για να επισημάνουμε τα σημάδια κάτω του μέσου όρου. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στο «OK» δύο φορές για να δείτε το αποτέλεσμα.
Το αποτέλεσμα:
Εφαρμογή γραμμών δεδομένων
Οι γραμμές δεδομένων είναι απλώς οριζόντιες γραμμές στα κελιά σας. Το μέγεθος της ράβδου είναι σε σχέση με την τιμή του κελιού σε σχέση με την τιμή άλλων κελιών στην επιλεγμένη περιοχή. Αυτό σημαίνει ότι η τιμή της μικρής ράβδου είναι χαμηλή σε σύγκριση με άλλες τιμές κελιών και μια μεγάλη γραμμή σημαίνει ότι η τιμή είναι υψηλή σε σύγκριση με άλλες τιμές κελιών.
Αρχικά, επιλέξτε το εύρος των κελιών που θέλετε να οπτικοποιήσετε με τις γραμμές δεδομένων.
Στη συνέχεια, μεταβείτε στη «Μορφοποίηση υπό όρους» στην καρτέλα «Αρχική σελίδα», στη συνέχεια αναπτύξτε τις «Γραμμές δεδομένων» στο αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε τη γραμμή δεδομένων που επιλέγετε.
Η διαφορά μεταξύ της μορφής της γραμμής δεδομένων και άλλων μορφών είναι ότι εμφανίζεται σε όλα τα κελιά αντί να πληροί μια συγκεκριμένη συνθήκη.
Εφαρμόστε χρωματικές κλίμακες
Οι χρωματικές κλίμακες μοιάζουν πολύ με τις γραμμές δεδομένων επειδή και οι δύο συσχετίζουν την τιμή του μεμονωμένου κελιού με την τιμή άλλων κελιών στην επιλεγμένη περιοχή. Ωστόσο, οι γραμμές δεδομένων οπτικοποιούν την τιμή του κελιού κατά το μήκος μιας γραμμής, ενώ οι χρωματικές κλίμακες το κάνουν με χρωματικές διαβαθμίσεις.
Κάθε επιλογή χρωματικής κλίμακας χρησιμοποιεί μοτίβα κλίσης δύο ή τριών χρωμάτων. Ένα χρώμα εκχωρείται στις υψηλότερες τιμές, ένα άλλο χρώμα κατανέμεται στις χαμηλότερες τιμές και όλες οι άλλες τιμές στο ενδιάμεσο λαμβάνουν ένα μείγμα αυτών των δύο χρωμάτων.
Για αυτό, θα χρησιμοποιήσουμε το ίδιο παράδειγμα που χρησιμοποιήσαμε για τις γραμμές δεδομένων. Επιλέξτε την περιοχή κελιών, μεταβείτε στην Αρχική σελίδα –> Μορφοποίηση υπό όρους –> Κλίμακες χρωμάτων. Στη συνέχεια, επιλέξτε ένα εύρος χρωμάτων από το αναπτυσσόμενο μενού οριζόντιες κλίμακες χρωμάτων.
Όταν επιλέξαμε το πρώτο εύρος χρωμάτων, το κόκκινο χρώμα κατανέμεται στη χαμηλότερη τιμή, το πράσινο χρώμα κατανέμεται στην υψηλότερη τιμή και όλες οι ενδιάμεσες τιμές εκχωρούνται χρώματα που είναι ένας συνδυασμός κόκκινου και πράσινου χρώματος (όπως φαίνεται παρακάτω). Δεδομένου ότι το κίτρινο γίνεται με συνδυασμό κόκκινου και πράσινου σε ίση ένταση, τα κελιά με μέσες τιμές αντιστοιχίζονται σε αυτό.
Εφαρμογή συνόλων εικονιδίων
Τα σύνολα εικονιδίων είναι μια άλλη μέθοδος για την οπτικοποίηση των δεδομένων μέσα σε κάθε κελί και τη συσχέτιση των κελιών μεταξύ τους.
Επιλέξτε τα κελιά και κάντε κλικ στην Αρχική σελίδα –>Μορφοποίηση υπό όρους –> Σύνολα εικονιδίων. Μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε από αυτά τα σύνολα εικονιδίων που είναι πιο κατάλληλα για τις ανάγκες σας. Για το παράδειγμά μας, θα επιλέξουμε την πρώτη επιλογή στην ενότητα Κατεύθυνση.
Κόκκινα, κίτρινα και πράσινα βέλη που υποδεικνύουν αντίστοιχα είδη χαμηλής, μέσης ή υψηλής τιμής.
Κατάργηση μορφοποίησης υπό όρους
Για να καταργήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους, επιστρέψτε στην επιλογή "Μορφοποίηση υπό όρους" στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" και κάντε κλικ στην επιλογή "Εκκαθάριση κανόνων". Στη συνέχεια, επιλέξτε ποιους κανόνες θέλετε να διαγράψετε.
Θα επιλέξουμε «Διαγραφή κανόνων από ολόκληρο το φύλλο» για να αφαιρέσουμε όλη τη μορφοποίηση υπό όρους από το φύλλο εργασίας.
Τώρα, έχετε μάθει πώς να χρησιμοποιείτε τη μορφοποίηση υπό όρους για τη μορφοποίηση κελιών με την προκαθορισμένη συνθήκη του Excel.