Εάν θέλετε να εκτυπώσετε ετικέτες αλληλογραφίας από μια λίστα διευθύνσεων που διατηρείτε σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word
Το Microsoft Excel είναι το ιδανικό μέρος για την αποθήκευση των πληροφοριών επικοινωνίας και διεύθυνσης των πελατών. Μπορείτε εύκολα να οργανώσετε μια λίστα αλληλογραφίας/λίστα διευθύνσεων στο Excel. Αλλά η εκτύπωση ετικετών αλληλογραφίας, φακέλων, ευχετήριων καρτών ή οτιδήποτε άλλο μπορεί να είναι σκληρή δουλειά.
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να στείλετε μια μαζική αλληλογραφία σε μια λίστα αλληλογραφίας που διατηρείτε σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, ο καλύτερος τρόπος που μπορείτε να το κάνετε είναι χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word. Δημιουργώντας ένα έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word και συνδέοντάς το με ένα φύλλο εργασίας του Excel, μπορείτε να τραβήξετε τα δεδομένα από τη λίστα του Excel, σε εκτυπώσιμες ετικέτες για αποστολή.
Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες αλληλογραφίας στο Word από ένα φύλλο Excel
Με τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φύλλο ετικετών αλληλογραφίας από ένα φύλλο Excel που μπορείτε να εκτυπώσετε. Εάν δεν ξέρετε πώς να εκτυπώνετε μαζικά τις ετικέτες σας από το Excel, διαβάστε αυτόν τον οδηγό βήμα προς βήμα.
Προετοιμάστε τη λίστα αλληλογραφίας σας στο Excel
Για να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε τις ετικέτες αλληλογραφίας, πρώτα, πρέπει να ρυθμίσετε σωστά το φύλλο εργασίας σας. Πληκτρολογήστε την κεφαλίδα στήλης στο πρώτο κελί κάθε στήλης και συμπληρώστε τις αντίστοιχες πληροφορίες κάτω από αυτές τις κεφαλίδες στηλών. Εφόσον θέλουμε να δημιουργήσουμε ετικέτες αλληλογραφίας, δημιουργήστε μια στήλη για κάθε στοιχείο που θέλετε να προσθέσετε στις ετικέτες (όπως όνομα, επίθετο, διεύθυνση κ.λπ.).
Για παράδειγμα, εάν πρόκειται να δημιουργήσετε ετικέτες αλληλογραφίας από ένα φύλλο Excel, θα έχει πιθανώς αυτές τις βασικές πληροφορίες επικοινωνίας (ως επικεφαλίδες στηλών):
- Ονομα
- Επίθετο
- Διεύθυνση
- Πόλη
- κατάσταση
- Ταχυδρομικός κώδικας
Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης παρακάτω:
Όταν εισάγετε δεδομένα στο Excel, αναλύστε τις πληροφορίες σε μεμονωμένες στήλες. Για παράδειγμα, αντί να δημιουργήσετε μια ενιαία στήλη ονόματος, χωρίστε το όνομα σε ξεχωριστές στήλες όπως τίτλος, όνομα, μεσαίο όνομα, επώνυμο, κάτι που θα καθιστούσε εύκολη τη συγχώνευση δεδομένων με το έγγραφο του Word.
Όταν εισάγετε δεδομένα, βεβαιωθείτε ότι το φύλλο εργασίας σας δεν περιέχει κενές γραμμές ή στήλες. Αποθηκεύστε το φύλλο εργασίας μόλις ολοκληρώσετε την εισαγωγή δεδομένων.
Ονομάστε τη λίστα αλληλογραφίας
Αφού δημιουργήσετε το σύνολο δεδομένων, δώστε ένα όνομα στα δεδομένα που παρουσιάζονται στο φύλλο εργασίας. Να κάνω αυτό,
Επιλέξτε τη λίστα διευθύνσεων στο φύλλο Excel, συμπεριλαμβανομένων των κεφαλίδων. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα «Τύποι» και κάντε κλικ στο «Ορισμός ονόματος» από την ομάδα Καθορισμένα ονόματα.
Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο διαλόγου, εισαγάγετε το όνομα στο πλαίσιο «Όνομα» και κάντε κλικ στο «ΟΚ». Εάν το όνομα έχει περισσότερες από μία λέξη, προσθέστε την υπογράμμιση (_) μεταξύ τους (Δεν επιτρέπεται κενό ή παύλα).
Επιβεβαιώστε τη μορφή αρχείου
Θα χρειαστεί να συνδέσετε το έγγραφο του Word στο φύλλο εργασίας του Excel που περιέχει μια λίστα αλληλογραφίας για να εκτυπώσετε τις ετικέτες σας. Εάν συνδέετε το Word στο Excel για πρώτη φορά, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε μια μορφή μετατροπής που θα σας επιτρέπει να μετατρέπετε αρχεία μεταξύ των δύο προγραμμάτων της Microsoft.
Για να το κάνετε αυτό, πρώτα, ανοίξτε το πρόγραμμα Microsoft Word. Κάντε κλικ στην καρτέλα «Αρχείο» και επιλέξτε «Επιλογές» στο κάτω μέρος του αριστερού παραθύρου.
Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο «Επιλογές Word». Σε αυτό, κάντε κλικ στο «Για προχωρημένους» στο αριστερό παράθυρο και μετακινηθείτε προς τα κάτω στην ενότητα «Γενικά». Επιλέξτε την επιλογή «Επιβεβαίωση μετατροπής μορφής αρχείου στο άνοιγμα» και κάντε κλικ στο «OK». Αυτό θα σας επιτρέψει να εισάγετε εύκολα δεδομένα από το Excel.
Ρυθμίστε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word
Στη συνέχεια, πρέπει να ρυθμίσετε το έγγραφο της κύριας ετικέτας στο MS Word για τις ετικέτες αλληλογραφίας που θέλετε να προσθέσετε.
Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο του Word. Μεταβείτε στις "Αλληλογραφία" και κάντε κλικ στο εικονίδιο "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας". Στη συνέχεια, η επιλογή «Ετικέτες» από το αναπτυσσόμενο μενού.
Μπορείτε επίσης να επιλέξετε την επιλογή «Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα» που θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία.
Θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου «Επιλογές ετικέτας». Εδώ, μπορείτε να επιλέξετε τον προμηθευτή της ετικέτας και τον αριθμό του προϊόντος σας. Επιλέγουμε τον κατασκευαστή ετικετών 3M ως προμηθευτή μας, επειδή αυτή είναι η επωνυμία που χρησιμοποιούμε. Αλλά αν χρησιμοποιείτε έναν συγκεκριμένο προμηθευτή, π.χ. Έιβερι, τότε μπορείτε να τα επιλέξετε.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Λεπτομέρειες» στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου Επιλογές ετικέτας και θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο διαλόγου. Εδώ, μπορείτε να αλλάξετε τα περιθώρια, το ύψος, το πλάτος, το βήμα και το μέγεθος της ετικέτας. Κάντε κλικ στο «OK» αφού κάνετε τις αλλαγές.
Τώρα, η σελίδα του Word θα εμφανιστεί ως εξής:
Συνδέστε το φύλλο εργασίας με τις ετικέτες του Word
Τώρα, έχετε ρυθμίσει κενές ετικέτες στο Microsoft Word για να λαμβάνετε πληροφορίες από το Excel. Στη συνέχεια, θα πρέπει να συνδέσετε το έγγραφο του Word στο φύλλο εργασίας που περιέχει τη λίστα αλληλογραφίας/διευθύνσεων για να μεταφέρετε τα δεδομένα στις ετικέτες σας.
Μεταβείτε στην καρτέλα «Αλληλογραφία» στο έγγραφο του Word και επιλέξτε την επιλογή «Επιλογή παραληπτών». Στο αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στην επιλογή «Χρήση υπάρχουσας λίστας».
Μεταβείτε στο υπολογιστικό φύλλο του Excel με τη λίστα αλληλογραφίας στο παράθυρο Επιλογή προέλευσης δεδομένων, επιλέξτε το αρχείο και κάντε κλικ στο «Άνοιγμα».
Εάν δείτε ένα παράθυρο διαλόγου Επιβεβαίωση προέλευσης δεδομένων, επιλέξτε τα «Αρχεία βάσης δεδομένων OLE DB» και κάντε κλικ στο κουμπί «ΟΚ».
Θα εμφανιστεί ένα άλλο αναδυόμενο παράθυρο με το όνομα Επιλογή πίνακα. Εάν έχετε ονομάσει τη λίστα διευθύνσεών σας (Customer_Mailing_List), επιλέξτε την και κάντε κλικ στο «OK». Εάν όχι, επιλέξτε το φύλλο εργασίας που περιέχει τη λίστα σας και κάντε κλικ στο «OK».
Όπως μπορείτε να δείτε, το έγγραφο λέξης είναι πλέον γεμάτο με ετικέτες διευθύνσεων που λένε ««Επόμενη εγγραφή»».
Επεξεργασία λίστας παραληπτών για συγχώνευση αλληλογραφίας
Κάντε κλικ στην επιλογή «Επεξεργασία λίστας παραληπτών» στην καρτέλα «Αλληλογραφία».
Θα εμφανιστεί το παράθυρο «Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας» με όλους τους παραλήπτες από τη λίστα διευθύνσεών σας. Όλα θα επιλεγούν από προεπιλογή. Εδώ, μπορείτε να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε, να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε παραλήπτες από τη λίστα σας.
Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου δίπλα στα ονόματα των παραληπτών που δεν θέλετε στις ετικέτες σας.
Προσθήκη πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας
Τώρα, πρέπει να προσθέσετε πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο έγγραφο για να ολοκληρώσετε τη συγχώνευση. Όταν προσθέτετε πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στις ετικέτες σας, αυτά τα πεδία θα γίνουν σύμβολα κράτησης θέσης για τις κεφαλίδες στηλών στο φύλλο εργασίας σας. Μόλις ολοκληρωθεί η συγχώνευση, τα σύμβολα κράτησης θέσης θα αντικατασταθούν με τα δεδομένα από τη λίστα αλληλογραφίας του Excel.
Για να προσθέσετε πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας, κάντε κλικ στο «Μπλοκ διεύθυνσης» από την ομάδα Εγγραφή & Εισαγωγή πεδίων στην καρτέλα Αποστολή.
Εδώ, μπορείτε να καθορίσετε την κατάλληλη μορφή για να εμφανίζεται το όνομα του παραλήπτη στην ετικέτα. Βλέπετε μια προεπισκόπηση του επιλεγμένου μοτίβου διεύθυνσης στην ενότητα "Προεπισκόπηση". Κάντε κλικ στο «OK» για να προσθέσετε τα πεδία.
Εάν τα τμήματα του μπλοκ διευθύνσεών σας λείπουν ή δεν ταιριάζουν με την επιλεγμένη μορφή διεύθυνσης, αυτό σημαίνει ότι οι επικεφαλίδες στηλών της λίστας διευθύνσεών σας στο Excel διαφέρουν από τα προεπιλεγμένα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word. Κάντε κλικ στο κουμπί «Αντιστοίχιση πεδίων» για να αντιστοιχίσετε τα σωστά πεδία με τα πεδία που απαιτούνται για το μπλοκ διευθύνσεων.
Στο παράθυρο «Αντιστοίχιση πεδίων», ελέγξτε εάν τα απαιτούμενα πεδία για το μπλοκ διευθύνσεων ταιριάζουν με τη στήλη στο βιβλίο εργασίας σας. Εάν όχι, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί δίπλα στο απαιτούμενο πεδίο και αντιστοιχίστε το με μια επικεφαλίδα στήλης στο αρχείο σας Excel. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στο «OK».
Τώρα, το «AddressBlock» θα εμφανιστεί στην πρώτη ετικέτα του εγγράφου σας.
Στη συνέχεια, πρέπει να αντιγράψετε τη μορφή της ετικέτας και τη διάταξη της πρώτης ετικέτας (<>) στις υπόλοιπες ετικέτες στο έγγραφο του Word. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην «Ενημέρωση ετικετών» στο παράθυρο Εγγραφή & Εισαγωγή κάτω από την καρτέλα Αλληλογραφία.
Εκτελέστε συγχώνευση αλληλογραφίας
Πριν συγχωνεύσουμε το έγγραφο του Word και το Αρχείο Excel, ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς θα φαίνονται οι έτοιμες ετικέτες.
Για να ελέγξετε τα αποτελέσματά σας, επιλέξτε την επιλογή «Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων» από την επάνω γραμμή.
Τώρα, μπορείτε να εκτελέσετε την πραγματική συγχώνευση αλληλογραφίας.
Μπορείτε να μορφοποιήσετε την τρέχουσα προεπισκόπηση ετικέτας στην καρτέλα Αρχική σελίδα. Μπορείτε ακόμη να αλλάξετε τον τύπο γραμματοσειράς, το μέγεθος γραμματοσειράς, το χρώμα γραμματοσειράς κ.λπ. σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας. Μόλις ολοκληρώσετε τη μορφοποίηση της τρέχουσας προεπισκόπησης ετικέτας, κάντε κλικ στην επιλογή "Ενημέρωση ετικετών" στην καρτέλα "Αλληλογραφία" για να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση σε όλες τις ετικέτες.
Για να εκτελέσετε τη συγχώνευση, μεταβείτε στην καρτέλα "Αλληλογραφία", κάντε κλικ στην επιλογή "Τέλος και συγχώνευση" στην ομάδα "Τέλος". Επιλέξτε «Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων» από το αναπτυσσόμενο μενού.
Θα εμφανιστεί ένα μικρό αναδυόμενο παράθυρο που ονομάζεται "Συγχώνευση σε νέο έγγραφο". Σε αυτό, επιλέξτε «Όλα» στην περιοχή Συγχώνευση εγγραφών και κάντε κλικ στο «ΟΚ» για να ολοκληρώσετε.
Τώρα οι πληροφορίες από τη λίστα διευθύνσεών σας θα μεταφερθούν στις ετικέτες σας και θα εμφανιστεί ένα νέο έγγραφο με τις ετικέτες αλληλογραφίας από τη λίστα διευθύνσεων του Excel. Τώρα μπορείτε να επεξεργαστείτε, να μορφοποιήσετε, να εκτυπώσετε και να αποθηκεύσετε αυτό το έγγραφο ετικέτας όπως κάθε άλλο έγγραφο του Word.
Συμβουλή μπόνους: Προσθήκη περιγραμμάτων στις Ετικέτες
Είναι δύσκολο να κόψεις τις ετικέτες χωρίς σύνορα. Για να προσθέσετε περιγράμματα, κάντε κλικ στο εικονίδιο συν (+) στην επάνω αριστερή πλευρά των κειμένων.
Τώρα έχουν επιλεγεί όλες οι ετικέτες στο έγγραφο, κάντε κλικ στο εικονίδιο «Περίγραμμα» στο αιωρούμενο μενού και κάντε κλικ στο «Όλα τα σύνορα» από τις επιλογές.
Αμέσως, θα δείτε τα όρια μεταξύ των διαφορετικών ετικετών.
Το μόνο που μένει να κάνετε τώρα είναι να εκτυπώσετε τις ετικέτες σας, να τις κόψετε, να τις επικολλήσετε σε μηνύματα και να στείλετε τα μηνύματα σας.