Πώς λειτουργεί το Microsoft Teams

Ο πιο ολοκληρωμένος οδηγός για να γίνετε μάγος του Microsoft Teams

Το Microsoft Teams είναι μία από τις καλύτερες εφαρμογές Workstream Collaboration εκεί έξω. Έχει τόνους χαρακτηριστικών με έναν μόνο στόχο: να κάνει τη συνεργασία μεταξύ των ομάδων αβίαστη και την απομακρυσμένη εργασία όσο πιο απρόσκοπτη γίνεται.

Ο πιο ολοκληρωμένος οδηγός για να γίνετε μάγος του Microsoft Teams

Στην πραγματικότητα, για πολλούς ανθρώπους, η εργασία εκτός τοποθεσίας έχει αυξήσει την παραγωγικότητα και το Microsoft Teams είναι ένα τεράστιο μέρος της. Αλλά αν είστε νέοι σε αυτό, μπορεί να αισθάνεται λίγο συντριπτικό. Εμπιστευτείτε μας όμως. Μόλις το καταφέρετε, θα συνειδητοποιήσετε τι λατρεύουν όλοι οι άλλοι.

Εδώ είναι όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για όχι απλώς να ξεκινήσετε με το Microsoft Teams, αλλά να γίνετε μάγος του Microsoft Teams!

Ομάδες και κανάλια – Hub for Teamwork

Οι ομάδες και τα κανάλια είναι τα δομικά στοιχεία του Microsoft Teams. Είναι οι κυριολεκτικές φυσικές ενσωματώσεις της όλης έννοιας της ομαδικής εργασίας και της συνεργασίας πίσω από το Microsoft Teams.

Εάν γίνετε μέλος του οργανισμού κάποιου άλλου στο Microsoft Teams, ορισμένες ομάδες και κανάλια θα υπάρχουν ήδη. Και θα σας προσθέσουν στις σχετικές ομάδες. Οι ομάδες αποτελούνται περαιτέρω από κανάλια. Τα κανάλια θα μπορούσαν να είναι αντιπροσωπευτικά για οτιδήποτε, διαφορετικά τμήματα, έργα, εκδηλώσεις κ.λπ. που χειρίζεται μια ομάδα.

Έτσι, εάν η ομάδα σας διαθέτει τμήμα μάρκετινγκ και πωλήσεων, αυτά θα μπορούσαν να είναι δύο από τα πολλά κανάλια σε αυτό. Αλλά αν ανήκετε μόνο σε ένα τμήμα, ο ιδιοκτήτης της ομάδας θα σας προσθέσει μόνο σε αυτό το κανάλι. Εκτός από τα πρόσθετα κανάλια που μπορείτε να δημιουργήσετε, κάθε ομάδα έχει ένα Γενικό κανάλι όπου όλα τα μέλη της ομάδας μπορούν να επικοινωνούν και να συνεργάζονται. Μπορείτε να φιλοξενήσετε συσκέψεις, να μοιραστείτε αρχεία, να επικοινωνήσετε με άλλα μέλη της ομάδας και να κάνετε πολλά περισσότερα σε κανάλια.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα, ένα νέο κανάλι, ακόμα και ένα ιδιωτικό κανάλι ακόμα κι αν δεν είστε ο ιδιοκτήτης της ομάδας. Τα ιδιωτικά κανάλια είναι ακριβώς αυτό που υποδηλώνει το όνομά τους, είναι μυστικά κανάλια που προορίζονται μόνο για πρόσκληση και κανένα άλλο μέλος της ομάδας (εκτός από τον ιδιοκτήτη) δεν γνωρίζει καν ότι υπάρχουν.

👉 Δείτε τους περίπλοκους οδηγούς μας για το πώς να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε τη δική σας ομάδα και κανάλια και, στη συνέχεια, προχωρήστε ένα βήμα παραπέρα για να μάθετε για τα ιδιωτικά κανάλια.

Αλλά αν δεν γίνετε μέλος του οργανισμού κάποιου άλλου, αλλά δημιουργείτε τον δικό σας, πριν από οτιδήποτε άλλο, πρέπει να μάθετε πώς να ρυθμίζετε τις Ομάδες της Microsoft. Ο οδηγός μας σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης και χρήσης του Microsoft Teams μπορεί να σας βοηθήσει στην αναζήτησή σας.

Συνεργασία σε κανάλια με καρτέλες

Η ιεραρχία στο Microsoft Teams έχει ως εξής: Οι ομάδες αποτελούνται από κανάλια και τα κανάλια έχουν επιπλέον καρτέλες. Λοιπόν, ποιες είναι αυτές οι καρτέλες; Οι καρτέλες είναι γρήγορες συντομεύσεις στα κανάλια και ένα από τα μέρη όπου μπορεί να υπάρξει πραγματική συνεργασία.

Κάθε κανάλι έχει τρεις καρτέλες από προεπιλογή: Αναρτήσεις, Αρχεία και Wiki. Η καρτέλα αναρτήσεις είναι όπου γίνονται όλες οι συνομιλίες. Η καρτέλα Αρχεία περιέχει μια γρήγορη διαδρομή προς όλα τα αρχεία που μοιράζονται στο κανάλι. Αλλά μπορείτε πραγματικά να ξεκλειδώσετε τις δυνατότητές τους προσθέτοντας αρχεία και ενσωματωμένες εφαρμογές ως καρτέλες.

Οι ενσωματωμένες εφαρμογές είναι ένα από τα πιο ισχυρά χαρακτηριστικά του Microsoft Teams. Η ύπαρξή τους στο οικοσύστημα είναι αυτό που ξεχώρισε την εφαρμογή από άλλες. Και η δυνατότητα προσθήκης τους ως καρτέλες απλώς προσθέτει το κεράσι στην κορυφή. Καθώς όλες οι καρτέλες είναι προσβάσιμες από τα μέλη της ομάδας, μπορείτε εύκολα και γρήγορα να συνεργαστείτε με άλλους σε οποιαδήποτε αρχεία ή εφαρμογές αφού τα προσθέσετε ως καρτέλες. Αν το σκεφτείτε, οι καρτέλες φέρνουν τη "συνεργασία" στη συνεργασία στο Microsoft Teams.

👉 Μάθετε πώς να προσθέτετε αρχεία και εφαρμογές ως καρτέλες στο Microsoft Teams και να συνεργάζεστε.

Συναντήσεις στο Microsoft Teams

Καμία εφαρμογή Workstream Collaboration δεν είναι ολοκληρωμένη χωρίς συναντήσεις. Και το Microsoft Teams το κάνει μάλλον θαυμάσια. Είτε πρόκειται για ιδιωτικές συσκέψεις, συσκέψεις καναλιών, συσκέψεις 1:1 ή προγραμματισμένες συσκέψεις, το Microsoft Teams σάς επιτρέπει να τα κάνετε όλα.

Μπορείτε να έχετε συναντήσεις με τα μέλη των οργανώσεων σας, καθώς και με άτομα εκτός του οργανισμού. Στην πραγματικότητα, μπορείτε ακόμη και να έχετε συναντήσεις με άτομα που δεν είναι χρήστες του Microsoft Teams. Αυτά τα άτομα ονομάζονται προσκεκλημένοι στον κόσμο των Ομάδων και οποιεσδήποτε συναντήσεις μαζί τους θα ήταν απλώς σαν συναντήσεις με χρήστες του Microsoft Teams. η εφαρμογή δεν κάνει διακρίσεις.

👉 Ο οδηγός μας για τη χρήση του Microsoft Teams για συσκέψεις θα γίνει ειδικός σε όλα τα θέματα που αφορούν τις συσκέψεις και θα λάβετε ακόμη και μερικές επιπλέον συμβουλές στην πορεία.

Μπορείτε επίσης να προγραμματίσετε συσκέψεις στο Microsoft Teams, ώστε όλοι να μπορούν να ενημερωθούν σχετικά και να διαχειριστούν το πρόγραμμά τους ανάλογα. Προηγουμένως, μόνο οι χρήστες του Microsoft 365 Business είχαν πρόσβαση στη δυνατότητα. Τώρα, το Microsoft Teams έχει προσθέσει τη δυνατότητα και για χρήστες του Microsoft Teams Free. Έχουμε όλες τις λεπτομέρειες στον οδηγό μας για το ίδιο.

Κάνοντας τις συναντήσεις καλύτερες

Οι βιντεοσυσκέψεις βοηθούν πολύ στη σύνδεση με τους συνομηλίκους σας, ειδικά υπό αυτές τις τρέχουσες συνθήκες. Αλλά το να κάνετε βιντεοσυνεδριάσεις τόσο ελκυστικές όσο οι συνηθισμένες συναντήσεις μπορεί να είναι μια πρόκληση. Ευτυχώς, το Microsoft Teams διαθέτει κάποια εργαλεία που αφαιρούν την «βαρετή» από αυτές τις συναντήσεις και βοηθούν στην αύξηση της αφοσίωσης.

Στην πραγματικότητα, ένα από αυτά τα χαρακτηριστικά είναι ένα πολύ μεγάλο φτερό για την εφαρμογή και οι άνθρωποι στη Microsoft θα πρέπει να χαϊδέψουν τον εαυτό τους στην πλάτη για να το καταλάβουν. Αναρωτιέστε για ποιο πράγμα είμαστε τόσο διασκεδαστικοί; Η λειτουργία Together στο Microsoft Teams!

Η λειτουργία Together Mode είναι μια από τις καλύτερες νέες προσθήκες στο Microsoft Teams. Σπάει τα εμπόδια του εικονικού κόσμου και σας επιτρέπει να αποκτήσετε μια εμπειρία να βρίσκεστε στο ίδιο δωμάτιο με άλλους συμμετέχοντες στη σύσκεψη. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για εκπαιδευτικούς που δυσκολεύονται όλο και περισσότερο να συνδεθούν με τους μαθητές τους σε ένα απομακρυσμένο περιβάλλον. Η αίσθηση ότι πρακτικά βρίσκεστε στο ίδιο δωμάτιο μπορεί να κάνει θαύματα για να αυξήσει την αφοσίωση.

🏃‍♀️ Μεταβείτε στον οδηγό μας για τη χρήση της λειτουργίας Together Mode για να μάθετε τα πάντα για αυτό το στολίδι μιας λειτουργίας.

Το εικονικό φόντο είναι ένα άλλο χαρακτηριστικό που μπορεί να κάνει τις συναντήσεις σας απείρως καλύτερες. Από το σπάσιμο του πάγου σε μια άβολη συνάντηση μέχρι να σας σώσει από την αμηχανία ενός ακατάστατου φόντου, αυτό το χαρακτηριστικό είναι κυριολεκτικά σωτήριο. Και κάτι που πρέπει να ξέρετε πώς να το χρησιμοποιήσετε.

Ο οδηγός μας εδώ καλύπτει όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τα εικονικά υπόβαθρα στο Microsoft Teams. Τσέκαρέ το.

Υπάρχει ένα ακόμη βασικό χαρακτηριστικό που χρειάζεστε για να κάνετε τις συναντήσεις σας απεριόριστα καλύτερες και ελκυστικές. Το Microsoft Teams έχει πλέον μια προβολή πλέγματος 7 x 7 σε συσκέψεις, δηλαδή, μπορείτε να δείτε τη ροή βίντεο έως και 49 ατόμων σε μία σύσκεψη. Γνωστό ως Large Gallery View στο οικοσύστημα του Microsoft Teams, είναι ένα από τα ζωτικά χαρακτηριστικά που χρειάζονται στις συσκέψεις. Μάθετε τα πάντα για τη Μεγάλη Γκαλερί Προβολή και πώς να τη χρησιμοποιήσετε στον περιεκτικό μας οδηγό εδώ 👈.

Σημαντικά εργαλεία συνάντησης

Οι συσκέψεις στο Microsoft Teams διαθέτουν εξαιρετικά εργαλεία που διευκολύνουν την παρουσία στη σύσκεψη και την εστίαση σε ό,τι είναι σημαντικό. Αυτά τα εργαλεία όχι μόνο κάνουν τις εικονικές συσκέψεις ισοδύναμες με τις αντίστοιχες του πραγματικού κόσμου, αλλά μπορεί ακόμη και να τις κάνουν καλύτερες.

Ένα τέτοιο εργαλείο είναι η δυνατότητα εγγραφής συσκέψεων. Οι συσκέψεις γραφείου δεν προσφέρουν την πολυτέλεια της εγγραφής συσκέψεων με ένα μόνο κουμπί, όπως μπορείτε με τις συσκέψεις που πραγματοποιούνται στο Microsoft Teams. Η καταγραφή των συναντήσεων το καθιστά επίσης ιδανικό για την παραγωγή εκπαιδευτικού υλικού για τυχόν νέα μέλη των ομάδων σας. Και σωστά το μαντέψατε. Διαθέτουμε λεπτομερείς οδηγούς για το πώς να καταγράψετε τη σύσκεψη και να προβάλετε ή να διαγράψετε τις εγγραφές της σύσκεψης.

Ένα άλλο σημαντικό πράγμα που απαιτείται κατά τη διάρκεια των συναντήσεων είναι η ικανότητα να κρατάτε σημειώσεις. Τώρα, είναι πιο εύκολο να κρατάτε σημειώσεις σε φυσικές συναντήσεις, αλλά η λήψη σημειώσεων κατά τη διάρκεια μιας εικονικής συνάντησης μπορεί να είναι μια πρόκληση. Είναι καλό που το Microsoft Teams έχει τη δυνατότητα να κρατά σημειώσεις που είναι συνεργατικές και είναι προσβάσιμες από όλα τα μέλη της σύσκεψης. Και μπορείτε ακόμη και να έχετε πρόσβαση σε αυτά πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τη συνάντηση. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τις Σημειώσεις συσκέψεων στο Microsoft Teams κάνοντας κλικ εδώ.

Τώρα, μία από τις δυσκολίες που αντιμετωπίζετε στις απομακρυσμένες συναντήσεις προκύπτει από το γεγονός ότι δεν μπορείτε απλώς να ζητήσετε από κάποιον να έρθει στο σταθμό εργασίας σας και να κοιτάξει την οθόνη σας όταν χρειάζεται να του δείξετε κάτι. Αλλά το Microsoft Teams έχει μια λύση για αυτό. Μπορείτε να μοιραστείτε την οθόνη σας με άλλους συμμετέχοντες στη σύσκεψη. Και η όλη διαδικασία είναι παιχνιδάκι.

Επιπλέον, είναι ότι δεν χρειάζεται να βρίσκεστε πάντα σε μια σύσκεψη για να μοιραστείτε την οθόνη σας, σε αντίθεση με πολλές άλλες εφαρμογές. Ας υποθέσουμε ότι είστε σε μια συνομιλία με κάποιον και ξαφνικά πρέπει να μοιραστείτε την οθόνη σας μαζί του. Δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε πρώτα μια συνάντηση μαζί τους για αυτό. Μπορείτε απλώς να μοιραστείτε την οθόνη σας σε συνομιλία στο Microsoft Teams.

Ομάδες Microsoft για εκπαιδευτικούς και σχολεία

Μέχρι τώρα, κάθε χαρακτηριστικό για το οποίο μιλούσαμε στο Microsoft Teams το κάνει να φαίνεται πιο κατάλληλο μόνο για συναντήσεις γραφείου. Αλλά αυτό δεν είναι αλήθεια. Είναι απλώς μια κλασική περίπτωση εξαπάτησης της εμφάνισης. Το Microsoft Teams είναι εξίσου κατάλληλο για εκπαιδευτικούς που αναζητούν εργαλεία για να διδάξουν εξ αποστάσεως μαθητές, όπως και για επιχειρήσεις.

Όχι μόνο όλες οι λειτουργίες που αναφέρονται παραπάνω είναι απίστευτα χρήσιμες για τους δασκάλους, αλλά το Microsoft Teams διαθέτει επίσης πολλές άλλες δυνατότητες που το καθιστούν κατάλληλη επιλογή για τη διδασκαλία των μαθητών.

Το Microsoft Teams διευκολύνει την παρακολούθηση της συμμετοχής στη σύσκεψη. Έτσι, οι δάσκαλοι δεν χρειάζεται να μετρούν με μη αυτόματο τρόπο όλους τους μαθητές στη σύσκεψη ή εάν φεύγουν στη μέση ή συμμετέχουν αργά. Το Microsoft Teams το κάνει για εσάς με ένα μόνο κουμπί. Μάθετε πώς.👈

Ένα άλλο πράγμα που θέλει κάθε δάσκαλος από μια εφαρμογή τηλεδιάσκεψης είναι το Breakout Rooms. Οι ομαδικές εργασίες αποτελούν σημαντικό μέρος της εκπαίδευσης ενός παιδιού. τους διδάσκει πώς να συνεργάζονται με άλλους, ενώ τους βοηθά επίσης να δημιουργήσουν ουσιαστικούς δεσμούς. Τώρα, το Microsoft Teams δεν διαθέτει ακόμη επίσημη λειτουργία Breakout Rooms, αν και θα υπάρξει σύντομα μόλις το εργαστούν. Ωστόσο, εξακολουθεί να είναι ευκολότερο από τις περισσότερες εφαρμογές να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργικότητα του Breakout Room στο Mircosoft Teams με αυτό το απλό hack. Ξέρεις ότι θέλεις να μάθεις περισσότερα. Κάντε κλικ στον σύνδεσμο για το mosey στον οδηγό.👆

Το Microsoft Teams προσφέρει επίσης έναν συνεργατικό Λευκό Πίνακα που μπορεί να ξεκινήσει, να εμποτιστεί ή να προβληθεί από όλα τα μέλη του οργανισμού. Εκτός από εσάς, ο δάσκαλος, που χρησιμοποιεί τον Λευκό Πίνακα για εκπαιδευτικούς σκοπούς, ακόμη και οι μαθητές σας μπορούν να τον χρησιμοποιήσουν για να κάνουν καταιγισμό ιδεών στις ενδιάμεσες συνεδρίες, καθώς είναι ένας συλλογικός πίνακας. Και υπάρχουν αρκετοί λευκοί πίνακες για να διαλέξετε στο Microsoft Teams. Ποιο να επιλέξετε; Αποφάσεις, αποφάσεις. Ίσως ο οδηγός μας μπορεί να σας βοηθήσει να πάρετε μια τεκμηριωμένη απόφαση. Πήγαινε.🏃‍♂️

Υπάρχει ένα άλλο εργαλείο που προσθέτει το Microsoft Teams στο οπλοστάσιό σας για να κάνει την εξ αποστάσεως διδασκαλία πιο διασκεδαστική και συναρπαστική. Και παρόλο που δεν υπάρχει άμεση δυνατότητα δημιουργίας δημοσκοπήσεων στο Microsoft Teams, μπορείτε να το κάνετε με τις ενσωματωμένες εφαρμογές. Και εννοώ, για τι άλλο υπάρχουν αυτές οι ενσωματωμένες εφαρμογές; Και είτε χρησιμοποιείτε το Microsoft Teams Free είτε με συνδρομή στο Microsoft 365 Business, έχουμε εφαρμογές και για τα δύο σενάρια που θα διευκολύνουν τη δημιουργία δημοσκοπήσεων. Τώρα μπορείτε να κάνετε κουίζ με τους μαθητές σας με απόλυτη ευκολία ακόμα και όταν διδάσκετε εξ αποστάσεως.

Και παρόλο που οι δάσκαλοι θα επωφεληθούν περισσότερο από όλες αυτές τις δυνατότητες, είναι εξίσου χρήσιμες και για συναντήσεις γραφείου.

Αυτό που συζητήσαμε εδώ είναι μόλις η κορυφή του παγόβουνου. Το Microsoft Teams έχει τόσα πολλά να προσφέρει για να διευκολύνει τη συνεργασία. Μόλις βουτήξετε βαθιά στον κόσμο των Ομάδων της Microsoft, θα ανακαλύψετε ότι υπάρχουν πάντα περισσότερα για να ανακαλύψετε, ακόμα κι όταν νομίζατε ότι τα είχατε καταφέρει όλα.

Η πληθώρα των χαρακτηριστικών και της ευελιξίας που προσφέρει δεν συγκρίνεται με κανένα άλλο. Είτε είστε τύπος ατόμου "ολοκληρώνοντας τα πράγματα στη συνομιλία" είτε "ας έχουμε μια συνάντηση", είτε είστε δάσκαλος είτε διευθυντής έργου, το Microsoft Teams είναι η σωστή επιλογή για εσάς.