Η ταξινόμηση δεδομένων βοηθά στην οργάνωση ή την τακτοποίηση των δεδομένων με μια καθορισμένη σειρά για την ταχεία εύρεση τιμών. Στο Excel, μπορείτε να ταξινομήσετε ένα εύρος ή έναν πίνακα με βάση κείμενα, αριθμούς, ημερομηνίες και ώρα σε μία ή περισσότερες στήλες. Μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε δεδομένα με βάση το χρώμα του κελιού, το χρώμα της γραμματοσειράς ή το εικονίδιο προσαρμοσμένης μορφοποίησης.
Το Excel διαθέτει πολλές προηγμένες ενσωματωμένες επιλογές ταξινόμησης που βοηθούν στη διαχείριση δεδομένων. Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε τις διάφορες μεθόδους ταξινόμησης δεδομένων με καθορισμένη σειρά καθώς και διάφορα κριτήρια.
Ταξινόμηση δεδομένων στο Excel
Πριν ταξινομήσετε τα δεδομένα σας, πρέπει να επιλέξετε εάν θέλετε να ταξινομήσετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας ή απλώς μια περιοχή κελιών.
Η ταξινόμηση ταξινομεί όλα τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο σας κατά μία στήλη ή πολλαπλές στήλες. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να ταξινομήσετε μόνο μία στήλη του φύλλου εργασίας. Μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας με βάση το κείμενο, τους αριθμούς, τις ημερομηνίες και την ώρα.
Θα χρησιμοποιήσουμε το ακόλουθο παράδειγμα για να σας δείξουμε πώς να εκτελείτε τις διαφορετικές μεθόδους ταξινόμησης στο Excel.
Εάν θέλετε να ταξινομήσετε γρήγορα τα δεδομένα σας, απλώς κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί της στήλης που θέλετε να ταξινομήσετε. Στο παρακάτω παράδειγμα υπολογιστικού φύλλου, θέλουμε να ταξινομήσουμε τα δεδομένα μας κατά ονόματα "Rep". Έτσι, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί στη στήλη Β.
Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" και κάντε κλικ στο εικονίδιο ταξινόμησης "Α-Ω", το οποίο θα ταξινομήσει την ημερομηνία σας με βάση τα ονόματα "Rep".
Τώρα, τα δεδομένα σας ταξινομούνται κατά ονόματα αντιπροσώπων. Όταν η στήλη Β ταξινομηθεί, οι σειρές που αντιστοιχούν σε κάθε κελί της στήλης Β θα μετακινηθούν μαζί της.
Ταξινόμηση δεδομένων σε μία μόνο στήλη
Μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας σε μία στήλη, η οποία δεν θα επηρεάσει τις παρακείμενες στήλες στο φύλλο εργασίας. Αρχικά, επιλέξτε το εύρος/στήλη (Στοιχείο) που θέλετε να ταξινομήσετε.
Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα «Δεδομένα» και κάντε κλικ στο εικονίδιο ταξινόμησης. Το Excel θα σας εμφανίσει ένα μήνυμα "Προειδοποίηση ταξινόμησης". Σε αυτό, επιλέξτε την επιλογή «Συνέχεια με την τρέχουσα επιλογή» και κάντε κλικ στο «ΟΚ».
Τώρα, μόνο η περιοχή "Στοιχείο" (στήλη) ταξινομείται με αλφαβητική σειρά. Θυμηθείτε, η ταξινόμηση μόνο μιας στήλης θα ταιριάξει ολόκληρο το φύλλο εργασίας σας με αυτήν τη στήλη.
Ταξινόμηση δεδομένων κατά ημερομηνία/ώρα
Μπορείτε να ταξινομήσετε την ημερομηνία, την ώρα, τον αριθμό με τον ίδιο τρόπο που ταξινομείτε το κείμενο στο Excel. Οι αριθμοί μπορούν να ταξινομηθούν από το χαμηλότερο στο υψηλότερο ή το υψηλότερο στο χαμηλότερο και οι ημερομηνίες και η ώρα μπορούν να ταξινομηθούν από το νεότερο στο παλαιότερο ή το παλαιότερο στο νεότερο.
Μπορείτε είτε να επιλέξετε ένα κελί στη στήλη που θέλετε να ταξινομήσετε και να κάνετε κλικ στο εικονίδιο "AZ" ή "ZA" στην καρτέλα "Ταξινόμηση & Φίλτρο" Ομάδα δεδομένων για να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά. Ή κάντε κλικ στο εικονίδιο «Ταξινόμηση» δίπλα στα εικονίδια γρήγορης ταξινόμησης στην καρτέλα «Δεδομένα».
Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση. Ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση κατά», αυτό το αναπτυσσόμενο μενού θα εμφανίσει όλες τις κεφαλίδες στηλών σας στο φύλλο εργασίας και, καθώς θέλουμε να ταξινομήσουμε το σύνολο των δεδομένων μας κατά ημερομηνία, επιλέξτε την επιλογή «Ημερομηνία παραγγελίας». Στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή «Νεότερο προς παλαιότερο» στο αναπτυσσόμενο μενού «Παραγγελία» για να ταξινομήσετε τα δεδομένα σε αύξουσα σειρά.
Το αποτέλεσμα φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.
Ταξινόμηση δεδομένων κατά χρώμα κελιού/Χρώμα γραμματοσειράς/εικονίδιο κελιού
Για να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας σε χρώμα κελιού, χρώμα γραμματοσειράς ή εικονίδιο κελιού, ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου «Ταξινόμηση» κάνοντας κλικ στο εικονίδιο «Ταξινόμηση» στην καρτέλα Δεδομένα. Στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή σας στο μενού «Ταξινόμηση σε». Εδώ, επιλέγουμε «Χρώμα κελιού» για να ταξινομήσουμε το σύνολο δεδομένων.
Στη συνέχεια, επιλέξτε το χρώμα που θέλετε να είναι στην κορυφή της στήλης. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «ΟΚ».
Έτσι θα μοιάζει ένας πίνακας ταξινομημένος με βάση το χρώμα του κελιού.
Ταξινόμηση δεδομένων πολλαπλών επιπέδων (Ταξινόμηση πολλαπλών στηλών)
Η ταξινόμηση πολλαπλών επιπέδων σάς επιτρέπει να ταξινομήσετε τα δεδομένα (πίνακα) κατά τιμές μιας στήλης και στη συνέχεια να τα οργανώσετε ξανά κατά τιμές μιας άλλης στήλης.
Για παράδειγμα, πρώτα ταξινομούμε το σύνολο δεδομένων με βάση το όνομα «Στοιχείο» και μετά τα ταξινομούμε ξανά κατά «Ημερομηνία παραγγελίας». Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον πίνακα και κάντε κλικ στο εικονίδιο «Ταξινόμηση» στην καρτέλα «Δεδομένα».
Στο πλαίσιο διαλόγου «Ταξινόμηση». Επιλέξτε το «Στοιχείο» από την αναπτυσσόμενη λίστα «Ταξινόμηση κατά». Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Προσθήκη επιπέδου» και επιλέξτε «Ημερομηνία παραγγελίας» από την αναπτυσσόμενη λίστα «Στη συνέχεια κατά». Κάντε κλικ στο «OK».
Τώρα, οι εγγραφές ταξινομούνται κατά Στοιχείο πρώτο και κατά OrderDate μετά.
Ταξινόμηση σε προσαρμοσμένη σειρά
Μερικές φορές δεν θέλετε να ταξινομήσετε κατά κείμενο, αριθμό ή ημερομηνία. Μερικές φορές θέλετε να ταξινομήσετε με βάση κάτι άλλο, όπως μήνες, ημέρες της εβδομάδας, περιοχές ή κάποιο άλλο οργανωτικό σύστημα.
Ας έχετε τον παρακάτω πίνακα και θέλετε να τον ταξινομήσετε με βάση την προτεραιότητα των παραγγελιών.
Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί μέσα στο σύνολο δεδομένων και ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου «Ταξινόμηση» από την Κορδέλα του Excel.
Στη συνέχεια, στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση κατά», επιλέξτε «Προτεραιότητα». στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση σε» επιλέξτε «Τιμές κελιών». και στο αναπτυσσόμενο μενού «Παραγγελία», επιλέξτε «Προσαρμοσμένη λίστα».
Όταν κάνετε κλικ στην επιλογή «Προσαρμοσμένες λίστες» από το αναπτυσσόμενο μενού, θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Προσαρμοσμένες λίστες.
Εδώ, πληκτρολογήστε την προσαρμοσμένη λίστα σας στις «Εισαγωγές λίστας:» και κάντε κλικ στην «Προσθήκη». Για παράδειγμα, προσθέτουμε προτεραιότητες Υψηλή, Κανονική και Χαμηλή στη λίστα.
Μια νέα σειρά ταξινόμησης προστίθεται τώρα στην προσαρμοσμένη λίστα. Επιλέξτε τη λίστα και κάντε κλικ στο «OK».
Τώρα, μπορείτε να επιλέξετε την προσαρμοσμένη σειρά ταξινόμησης από το αναπτυσσόμενο μενού «Παραγγελία».
Τώρα, το σύνολο δεδομένων ταξινομείται κατά προτεραιότητα (Υψηλή, Κανονική, Χαμηλή).
Ταξινόμηση δεδομένων σε μια σειρά
Αντί για στήλες, μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα ανά γραμμές. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε οποιοδήποτε κελί σε μια σειρά και κάντε κλικ στο εικονίδιο «Ταξινόμηση» από την ομάδα «Ταξινόμηση & Φίλτρο» στην Κορδέλα.
Στο πλαίσιο διαλόγου «Ταξινόμηση», κάντε κλικ στο κουμπί «Επιλογές».
Επιλέξτε την επιλογή «Ταξινόμηση από αριστερά προς τα δεξιά» αντί για «Ταξινόμηση από πάνω προς τα κάτω» στην περιοχή Προσανατολισμός στο πλαίσιο διαλόγου «Επιλογές ταξινόμησης». Και κάντε κλικ στο «OK».
Στη συνέχεια, επιλέξτε τη σειρά που θέλετε να ταξινομήσετε στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση κατά» και κάντε κλικ στο «ΟΚ».
Όπως μπορείτε να δείτε παρακάτω, το σύνολο δεδομένων ταξινομείται πλέον με βάση τις τιμές στην επιλεγμένη σειρά.
Τώρα που μάθατε να ταξινομείτε στο Excel, μπορείτε να αναδιοργανώσετε γρήγορα το φύλλο εργασίας σας ταξινομώντας τα δεδομένα σας.