Πώς να στείλετε μια πρόσκληση για σύσκεψη ομάδων της Microsoft

Προσκαλέστε εύκολα τους συμμετέχοντες στις προγραμματισμένες συναντήσεις των Ομάδων Microsoft και παρακολουθήστε τις απαντήσεις τους.

Οι εικονικές συναντήσεις μπορεί να είναι εξαντλητικές. Όλοι το ξέρουν αυτό. Ως οικοδεσπότης, λοιπόν, είναι δική σας ευθύνη να εξομαλύνετε τη διαδικασία όσο περισσότερο μπορείτε. Ένα τεράστιο μέρος αυτού οφείλεται στο ότι δεν έχουμε αυθόρμητες συναντήσεις όλη την ώρα.

Όλοι έχουν πολλά πράγματα στο ημερολόγιό τους. Και το να πάρεις ένα heads-up εκ των προτέρων δεν είναι μόνο προσεκτικό αλλά και επαγγελματικό. Ευτυχώς, είναι εξαιρετικά εύκολο να προσκαλέσετε άτομα σε συναντήσεις του Microsoft Teams. Όταν προγραμματίζετε μια σύσκεψη στο Microsoft Teams, μπορείτε να προσκαλέσετε άτομα στη σύσκεψη αμέσως.

Σημείωση: Για λογαριασμούς Microsoft Teams Free και Personal, δεν υπάρχει επιλογή προσθήκης συμμετεχόντων κατά τον προγραμματισμό μιας συνάντησης. Πρέπει να στείλετε τον σύνδεσμο της σύσκεψης μη αυτόματα. Η επιλογή αποστολής προσκλήσεων σε σύσκεψη είναι διαθέσιμη μόνο για λογαριασμούς Microsoft 365.

Μεταβείτε στην καρτέλα «Ημερολόγιο» από τον πίνακα πλοήγησης στα αριστερά.

Κάντε κλικ στο κουμπί «Νέα συνάντηση» στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης. Θα ανοίξει το παράθυρο προγραμματισμού.

Δώστε στη συνάντηση έναν τίτλο και επιλέξτε την ώρα και την ημερομηνία για την εκδήλωση. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην επιλογή "Προσθήκη απαιτούμενων συμμετεχόντων" για να προσθέσετε τα άτομα που θέλετε να προσκαλέσετε στη σύσκεψη. Μπορείτε να προσκαλέσετε χρήστες τόσο εντός όσο και εκτός του οργανισμού σας.

Για να προσκαλέσετε χρήστες από τον οργανισμό σας, πληκτρολογήστε τα ονόματά τους. Οι ομάδες θα παρέχουν προτάσεις από τα μέλη του οργανισμού σας. Κάντε κλικ στο όνομά τους για να τους προσθέσετε.

Για να προσκαλέσετε χρήστες εκτός του οργανισμού σας, θα πρέπει να εισαγάγετε την πλήρη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου. Πατήστε το πλήκτρο enter αφού εισαγάγετε τη διεύθυνση email τους ή κάντε κλικ στην πρόταση «Πρόσκληση» για να τους προσθέσετε ως συμμετέχοντες στη σύσκεψη.

Για χρήστες των οποίων η παρουσία δεν απαιτείται, κάντε κλικ στο κουμπί «Προαιρετικό» στο τέλος του πλαισίου κειμένου.

Ένα νέο πεδίο θα επεκταθεί. Εισαγάγετε τους προαιρετικούς συμμετέχοντες εδώ όπως κάνατε με τους απαιτούμενους συμμετέχοντες. Για τα μέλη του οργανισμού, εισαγάγετε το όνομά τους και, στη συνέχεια, επιλέξτε το από τις προτάσεις ομάδων. Για μέλη εκτός του οργανισμού σας, εισαγάγετε την πλήρη διεύθυνση email.

Το Teams διαθέτει επίσης έναν βοηθό προγραμματισμού που σας επιτρέπει να συγκρίνετε το ημερολόγιό σας με τα ημερολόγια άλλων συμμετεχόντων (για τους οποίους είναι διαθέσιμο, ούτως ή άλλως) για να βρείτε την ώρα που ταιριάζει σε όλους. Μεταβείτε στην καρτέλα "Βοηθός προγραμματισμού" για να λάβετε βοήθεια από τις ομάδες για να βρείτε την κατάλληλη ώρα.

Αφού εισαγάγετε όλες τις λεπτομέρειες στο παράθυρο προγραμματιστή συνάντησης, κάντε κλικ στο κουμπί «Αποστολή».

Θα σταλεί μια πρόσκληση σε όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη (απαιτείται καθώς και προαιρετική) είτε στο γραμματοκιβώτιό τους του Outlook (για άτομα εντός του οργανισμού) είτε στη διεύθυνση email τους (για εξωτερικούς). Οι χρήστες μπορούν να απαντήσουν στη σύσκεψη και να την προσθέσουν στο ημερολόγιό τους χρησιμοποιώντας την πρόσκληση που στείλατε.

Μπορείτε να δείτε τις απαντήσεις τους στις λεπτομέρειες της σύσκεψης. Για να δείτε τις λεπτομέρειες της σύσκεψης, κάντε διπλό κλικ στη σύσκεψη από το ημερολόγιο. Ο πίνακας "Παρακολούθηση" βρίσκεται στα δεξιά που δείχνει την κατάσταση RSVP όλων.

Μπορείτε επίσης να προσκαλέσετε περισσότερα άτομα στη σύσκεψη αφού πρώτα προγραμματίσετε τη συνάντηση. Ανοίξτε τις λεπτομέρειες της σύσκεψης από το ημερολόγιο κάνοντας διπλό κλικ ή επιλέγοντας «Επεξεργασία» από το μενού επικάλυψης.

Στη συνέχεια, προσθέστε το όνομα ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των συμμετεχόντων στην ενότητα "Απαιτούμενο" ή "Προαιρετικό" συμμετέχοντες και κάντε κλικ στο κουμπί "Αποστολή ενημέρωσης". Οι χρήστες που έχουν ήδη προστεθεί θα λάβουν και πάλι πρόσκληση.

Μπορείτε επίσης να ακυρώσετε τη σύσκεψη και όλοι θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την ενημέρωση ότι η σύσκεψη ακυρώθηκε.

Ανοίξτε τις λεπτομέρειες της σύσκεψης και κάντε κλικ στο κουμπί "Ακύρωση σύσκεψης" στην επάνω αριστερή γωνία της γραμμής εργαλείων λεπτομερειών της σύσκεψης.

Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου. Μπορείτε να προσθέσετε μια σημείωση ακύρωσης εάν έχετε ένα μήνυμα να μεταδώσετε στους συμμετέχοντες. Διαφορετικά, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί «Ακύρωση συνάντησης».

Και ορίστε. Είναι ένα παιχνιδιάρικο να στέλνετε προσκλήσεις σε μια συνάντηση του Microsoft Teams. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να προσθέσετε τους χρήστες που θέλετε να προσκαλέσετε στον προγραμματιστή συνάντησης. Η Microsoft καθιστά επίσης εξαιρετικά εύκολη την παρακολούθηση της κατάστασης των προσκλήσεων σας ή την πλήρη ακύρωση της σύσκεψης.