Επισημάνετε εύκολα (ακόμα και αφαιρέστε) διπλότυπα δεδομένα σε ένα Φύλλο Google χρησιμοποιώντας Μορφοποίηση υπό όρους.
Τα Φύλλα Google είναι πιθανώς ένα από τα καλύτερα όταν πρόκειται για την οργάνωση δεδομένων σε υπολογιστικό φύλλο. Εκτός από τις πολλές δυνατότητες που προσφέρει, τα Φύλλα Google είναι επίσης προσβάσιμα από οποιονδήποτε υπολογιστή σε όλο τον κόσμο με τα διαπιστευτήρια σύνδεσής σας.
Ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες που διακόπτουν τις συμφωνίες όσον αφορά την πρόσβαση σε πληροφορίες από φύλλα είναι τα «Διπλότυπα δεδομένα». Δημιουργεί ένα εμπόδιο στην κατανόηση και την πλήρη χρήση των πληροφοριών που είναι διαθέσιμες στο φύλλο. Εάν διαγράφατε με μη αυτόματο τρόπο κάθε διπλότυπη καταχώρηση, θα χρειαζόταν για πάντα στην περίπτωση μεγάλων υπολογιστικών φύλλων.
Το Φύλλο Google προσφέρει την επιλογή επισήμανσης "Διπλότυπα δεδομένα" για αποφυγή σύγχυσης, βοηθώντας έτσι τη διαδικασία αφαίρεσης διπλότυπων καταχωρήσεων. Μπορείτε να επισημάνετε διπλές εγγραφές σε ένα συγκεκριμένο κελί μιας στήλης ή μιας πλήρους σειράς.
Επισήμανση διπλότυπων κελιών σε μια στήλη
Αυτή είναι μια αρκετά εύκολη μέθοδος και μπορεί να επιτευχθεί μέσω της μορφοποίησης υπό όρους της στήλης.
Επιλέξτε τις εγγραφές σε μια στήλη στην οποία θέλετε να προσθέσετε μορφοποίηση υπό όρους και, στη συνέχεια, επιλέξτε «Μορφή» στο επάνω μέρος.
Επιλέξτε «Μορφοποίηση υπό όρους» από το αναπτυσσόμενο μενού.
Εάν έχετε ήδη εφαρμόσει μια μορφοποίηση υπό όρους στο φύλλο, κάντε κλικ στο «Προσθήκη άλλου κανόνα» στο κάτω μέρος.
Ελέγξτε εάν η "Εφαρμογή σε εύρος" αναφέρει το σωστό σύνολο κελιών που έχετε επιλέξει. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πλαίσιο κάτω από τη «Μορφοποίηση κελιών εάν» για να επιλέξετε μια επιλογή.
Κάντε κύλιση στο κάτω μέρος της λίστας και επιλέξτε «Προσαρμοσμένος τύπος είναι», που είναι η τελευταία επιλογή.
Για να επισημάνετε διπλά κελιά, θα χρησιμοποιήσουμε το countif λειτουργία. Αυτό ελέγχει εάν κάποια καταχώριση επαναλαμβάνεται περισσότερες από μία φορές και στη συνέχεια τις επισημαίνει όλες.
=countif(Range,Criteria)>1Ένας χρήστης πρέπει να κάνει τις απαραίτητες προσαρμογές στον τύπο σύμφωνα με τα διαθέσιμα δεδομένα στο φύλλο. Στο παράδειγμα που συζητάμε, θα πάμε με τον ακόλουθο τύπο.
=countif($A$2:$A$9,A2)>1Επικολλήστε αυτόν τον τύπο στο πλαίσιο κειμένου στην περιοχή «Προσαρμοσμένος τύπος είναι», επιλέξτε ένα χρώμα για το επισημασμένο κελί χρησιμοποιώντας την επιλογή «Χρώμα συμπλήρωσης» και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Τέλος».
Οι διπλές εγγραφές έχουν επισημανθεί με το χρώμα που έχει επιλεγεί κατά την εκτέλεση της «Μορφοποίησης υπό όρους».
Επισήμανση πλήρους σειράς
Όταν εργάζεστε σε μεγάλα υπολογιστικά φύλλα με πολλές σειρές και στήλες και αλληλένδετα δεδομένα, η επισήμανση μεμονωμένων κελιών δεν θα κάνει τη δουλειά. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να επισημάνετε πλήρεις σειρές, καθώς το διπλό κελί ενδέχεται να μην είναι ορατό στην οθόνη. Ο τύπος για αυτό είναι πολύ παρόμοιος με αυτόν που χρησιμοποιήθηκε παραπάνω με μερικές μικρές τροποποιήσεις.
Αυτή η μέθοδος θα αναζητήσει μόνο διπλότυπα κελιά σε μια στήλη, αλλά θα επισημάνει την πλήρη σειρά αντί για το μεμονωμένο κελί.
Επιλέξτε όλα τα κελιά (γραμμές και στήλες) όπου θέλετε να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση υπό όρους.
Στη συνέχεια, ανοίξτε τη «Μορφοποίηση υπό όρους» από το μενού «Μορφή», όπως κάνατε νωρίτερα. Διαγράψτε τη μορφοποίηση που κάναμε νωρίτερα και κάντε κλικ στο «Προσθήκη άλλου κανόνα» στο κάτω μέρος. Τώρα, ελέγξτε το «Εφαρμογή στην περιοχή», εάν εμφανίζει όλα τα κελιά που έχετε επισημάνει. Στη συνέχεια, επιλέξτε «Προσαρμοσμένος τύπος είναι» και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στο πλαίσιο κάτω.
=countif($A$2:$A$9,$A2)>1Η μόνη τροποποίηση που έγινε στον τύπο από την προηγούμενη περίπτωση είναι η προσθήκη του «$» στο «A2», καθώς απαιτούμε την απόλυτη τιμή για τη στήλη.
Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στο «Τέλος» στο κάτω μέρος για να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση.
Εφόσον αναζητούσαμε διπλές εγγραφές στη στήλη Α, οι υπόλοιπες δεν ελήφθησαν υπόψη. Αυτή η μέθοδος είναι απλώς μια επέκταση αυτής που συζητήσαμε νωρίτερα όπου αντί για το κελί? επισημαίνεται ολόκληρη η σειρά.
Μπορείτε επίσης να ελέγξετε διπλότυπες εγγραφές σε άλλες στήλες, τροποποιώντας ανάλογα τον τύπο.
Αφαίρεση διπλότυπων δεδομένων σε ένα φύλλο Google
Αυτή η μέθοδος είναι χρήσιμη όταν πρέπει να αφαιρέσετε διπλές εγγραφές από ένα φύλλο. Η μη αυτόματη αφαίρεση καθενός από αυτά θα καταναλώσει πολύ περισσότερο χρόνο και προσπάθεια που μπορεί εύκολα να εξοικονομηθεί. Τα Φύλλα Google έχουν μια ενσωματωμένη δυνατότητα αναγνώρισης και κατάργησης των διπλότυπων δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο.
Χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα "Κατάργηση διπλότυπων", μπορείτε εύκολα να αφαιρέσετε πλήρεις πανομοιότυπες σειρές ή μεμονωμένα κελιά επιλέγοντας τις κατάλληλες επιλογές.
Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να εξεταστούν και να αφαιρεθούν οι διπλότυπες εγγραφές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο μενού «Δεδομένα» στην κορυφή.
Στη συνέχεια, επιλέξτε «Κατάργηση διπλότυπων» από το αναπτυσσόμενο μενού.
Επιλέξτε/αποεπιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου πριν από κάθε μία από τις επιλογές σύμφωνα με τις προτιμήσεις και τις απαιτήσεις σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Κατάργηση διπλότυπων» στο κάτω μέρος για να τα διαγράψετε. Εάν θέλετε να ελέγξετε τις διπλότυπες σειρές, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για «Επιλογή όλων». Σε περίπτωση που θέλετε να προσδιορίσετε διπλότυπες εγγραφές σε μεμονωμένα κελιά, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για τη συγκεκριμένη στήλη.
Τα Φύλλα Google θα σας ενημερώσουν για τον αριθμό των καταχωρίσεων που καταργήθηκαν και τον αριθμό που απομένει. Τέλος, κάντε κλικ στο «OK» για να κλείσετε το πλαίσιο.
Η επισήμανση και η κατάργηση διπλότυπων κελιών και σειρών δεν θα ήταν πολύ δύσκολη τώρα. Επιπλέον, θα εξασφαλίσει ότι μπορείτε να εστιάσετε στο μέρος που απαιτεί προσοχή αντί να ασχολείστε με διπλές καταχωρήσεις. Τα διπλά δεδομένα οδηγούν όχι μόνο σε σύγχυση και λάθη, αλλά μπορεί να έχουν σοβαρές επιπτώσεις όταν ασχολούμαστε με σημαντικά δεδομένα.
Θα πρέπει να έχετε επαρκή γνώση των διαφόρων συναρτήσεων, τύπων και της τροποποίησής τους για την επισήμανση διπλών εγγραφών. Μόλις μάθετε το υλικό, μπορείτε να τροποποιήσετε τον τύπο και για άλλες στήλες, εξοικονομώντας έτσι σημαντικό χρόνο.