Δημιουργήστε ξεχωριστές ομάδες στο Microsoft Teams για να λειτουργούν αποτελεσματικά
Η πλατφόρμα Workstream Collaboration Microsoft Teams έχει αλλάξει σε μεγάλο βαθμό τον τρόπο επικοινωνίας των επιχειρήσεων και των οργανισμών. Όλο και περισσότερες επιχειρήσεις κλίνουν προς εφαρμογές σαν αυτές για τις ανάγκες επικοινωνίας τους. Και τώρα, ειδικά λόγω της πανδημίας, όταν είμαστε όλοι στο σπίτι, αυτές οι εφαρμογές είναι αληθινοί σωτήρες.
Η δημοτικότητα του Microsoft Teams έγκειται στο γεγονός ότι οι οργανισμοί μπορούν όχι μόνο να συνεργάζονται και να επικοινωνούν αποτελεσματικά, αλλά οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν διαφορετικές Ομάδες για διαφορετικά έργα και τμήματα μόνο με συγκεκριμένα μέλη. Χωριστές ομάδες κάνουν την απομακρυσμένη εργασία πιο αποτελεσματική και βελτιωμένη.
Μπορείτε να δημιουργήσετε όσες ομάδες θέλετε στο Microsoft Teams και να τις ρυθμίσετε σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας.
Πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα
Για να ξεκινήσετε, ανοίξτε τον υπολογιστή-πελάτη του Microsoft Teams ή την εφαρμογή Ιστού μεταβαίνοντας στη διεύθυνση teams.microsoft.com και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας. Ανεξάρτητα από το ποιο μέσο χρησιμοποιείτε, η διαδικασία θα είναι παρόμοια.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Ομάδες» στη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά. Θα ανοίξει η λίστα των ομάδων. Στο κάτω μέρος αυτής της λίστας, θα δείτε την επιλογή «Γίνετε μέλος ή δημιουργήστε μια ομάδα». Κάντε κλικ σε αυτό.
Σημείωση: Ο οργανισμός σας μπορεί να ελέγξει ποιος μπορεί να δημιουργήσει ομάδες. Εάν δεν μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα, μπορεί να είναι απενεργοποιημένη για τον λογαριασμό σας. Κάντε check-in με τον διαχειριστή IT.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Δημιουργία ομάδας» στα αριστερά.
Θα δείτε δύο επιλογές στην οθόνη: «Δημιουργία ομάδας από την αρχή» ή «Δημιουργία από μια υπάρχουσα ομάδα ή ομάδα του Office 365». Επιλέξτε την επιλογή που σας ταιριάζει καλύτερα. Εδώ, θα επιλέξουμε «Φτιάξτε μια ομάδα από την αρχή» για να δημιουργήσουμε μια νέα ομάδα. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τη δεύτερη επιλογή εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια ομάδα από μια υπάρχουσα ομάδα ή ομάδα του Office 365 στην οποία ανήκετε.
Στη συνέχεια, επιλέξτε τις επιλογές απορρήτου για την ομάδα σας. Η ομάδα σας μπορεί να είναι είτε "Ιδιωτική", επομένως τα άτομα θα χρειαστούν άδεια για να συμμετάσχουν σε αυτήν ή "Δημόσια", όπου οποιοσδήποτε από τον οργανισμό μπορεί να συμμετάσχει στην ομάδα.
Εάν είστε διαχειριστής, θα υπάρχει επίσης μια επιλογή για τη δημιουργία μιας ομάδας «σε όλο τον οργανισμό», όπου όλοι στον οργανισμό θα συμμετέχουν αυτόματα.
Αφού επιλέξετε τον τύπο της ομάδας, εισαγάγετε ένα όνομα για την ομάδα και μια περιγραφή εάν θέλετε και κάντε κλικ στο «Δημιουργία».
Στη συνέχεια, εισαγάγετε το όνομα των μελών που θέλετε να προσθέσετε στην ομάδα ή κάντε κλικ στο «Παράλειψη» στο κάτω μέρος της οθόνης για να προσθέσετε μέλη αργότερα.
Πώς να προσθέσετε μέλη στην ομάδα
Μπορείτε να προσθέσετε μέλη στην ομάδα κατά τη δημιουργία της ομάδας όπως φαίνεται παραπάνω ή σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή αργότερα. Όταν η ομάδα είναι νέα, θα δείτε την επιλογή "Προσθήκη περισσότερων ατόμων" στην καρτέλα "Αναρτήσεις" στο κανάλι "Γενικά". Κάντε κλικ σε αυτό για να προσθέσετε γρήγορα περισσότερα άτομα στην ομάδα.
Μπορείτε επίσης να προσθέσετε άτομα στην ομάδα από τη λίστα των ομάδων στα αριστερά ανά πάσα στιγμή. Για να δείτε τη λίστα των ομάδων, κάντε κλικ στην καρτέλα «Ομάδες» στη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά. Τώρα, κάντε κλικ στο εικονίδιο «Περισσότερες επιλογές» (ελλείψεις) στα δεξιά του ονόματος της ομάδας.
Θα εμφανιστεί ένα μενού περιβάλλοντος. Κάντε κλικ στο «Προσθήκη μέλους» από το μενού.
Θα ανοίξει η οθόνη Προσθήκη μέλους. Πληκτρολογήστε τα ονόματα των μελών που θέλετε να προσθέσετε και κάντε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη».
Διαχείριση της Ομάδας σας
Το Microsoft Teams καθιστά πολύ εύκολη τη διαχείριση ομάδων για τους κατόχους ομάδων. Κάντε κλικ στο «Ομάδες» στη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά για να ανοίξετε τη λίστα ομάδων. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο «Περισσότερες επιλογές» και επιλέξτε την επιλογή «Διαχείριση ομάδας» από το μενού περιβάλλοντος.
Θα σας μεταφέρει στην οθόνη όπου μπορείτε να διαχειριστείτε διαφορετικές πτυχές της ομάδας σας, όπως μέλη ομάδας, κανάλια, εφαρμογές και διάφορες ρυθμίσεις ομάδας, όπως δικαιώματα μελών, δικαιώματα επισκεπτών κ.λπ. Μπορείτε επίσης να ορίσετε τους ρόλους "Μέλος" και "Ιδιοκτήτης" στα μέλη της ομάδας από εδώ.
Δημιουργία καναλιών ομάδας
Μπορείτε να κάνετε πολλά πράγματα αφού δημιουργήσετε μια ομάδα. Η ομάδα μπορεί να έχει κανάλια για διαφορετικούς σκοπούς. Όλες οι ομάδες έχουν ένα κανάλι "Γενικό" από προεπιλογή. Μπορείτε να δημιουργήσετε όσα κανάλια θέλετε στην ομάδα.
Κάντε κλικ στο εικονίδιο «Περισσότερες επιλογές» στα δεξιά του ονόματος της ομάδας και επιλέξτε «Προσθήκη καναλιού» από το μενού περιβάλλοντος.
Θα ανοίξει το παράθυρο δημιουργίας καναλιού. Προσθέστε ένα όνομα και περιγραφή για το κανάλι και επιλέξτε τις ρυθμίσεις απορρήτου του. Τα κανάλια μπορεί να είναι "Τυπικά" που είναι προσβάσιμα σε κάθε μέλος της ομάδας ή "Ιδιωτικά" στα οποία μπορούν να έχουν πρόσβαση μόνο συγκεκριμένα μέλη της ομάδας που επιλέγετε. Κάντε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη».
Χρήση καναλιών ομάδας
Μπορείτε να δημιουργήσετε διαφορετικά κανάλια για διαφορετικά τμήματα ή θέματα ανάλογα με τις απαιτήσεις της ομάδας σας. Τα κανάλια βοηθούν να δώσετε μια οργανωμένη δομή στην ομάδα σας, ώστε τα μέλη της ομάδας να μπορούν να εργάζονται αποτελεσματικά.
Τα κανάλια μπορεί να έχουν διαφορετικές καρτέλες σε αυτά. Οι καρτέλες είναι οι διαφορετικές κατηγορίες στο επάνω μέρος κάθε καναλιού που σας παρέχουν γρήγορη πρόσβαση σε αρχεία, εφαρμογές και υπηρεσίες. Κάθε κανάλι έχει «Αναρτήσεις», «Αρχεία» και μια καρτέλα «Wiki» από προεπιλογή. Μπορείτε να προσθέσετε ενσωματωμένες εφαρμογές ή αρχεία ως καρτέλες σε ένα κανάλι για να προσφέρετε γρήγορη πρόσβαση σε υπηρεσίες που χρησιμοποιούνται συχνά στα μέλη της ομάδας. Κάντε κλικ στο εικονίδιο «+» δίπλα στις καρτέλες για να προσθέσετε μια νέα καρτέλα σε ένα κανάλι.
Εάν ο οργανισμός σας το επιτρέπει, οποιοσδήποτε μπορεί να δημιουργήσει νέες ομάδες στο Microsoft Teams. Η δημιουργία διαφορετικών ομάδων για διαφορετικούς σκοπούς βοηθά πραγματικά να εργάζεστε αποτελεσματικά και πιο παραγωγικά. Οι ομάδες προσφέρουν επίσης πολλές διαφορετικές δυνατότητες, όπως επικοινωνία ομάδας, κοινή χρήση αρχείων, συνεργασία και συναντήσεις ομάδας.