Σε έναν χώρο εργασίας, είναι πολύ σημαντικό να προγραμματίσετε και να προγραμματίσετε τις συναντήσεις σας εκ των προτέρων. Ενημερώνει τους υπαλλήλους σας και τους επιτρέπει να κάνουν όλες τις απαραίτητες προετοιμασίες για τη συνάντηση. Αυτές τις μέρες, η εύρεση του χρόνου για τηλεφωνήματα ή για προγραμματισμό προσωπικών συναντήσεων είναι όλο και πιο δύσκολη. Είναι πολύ πιο εύκολο να προγραμματίσετε τη συνάντησή σας σε υπηρεσίες τηλεδιάσκεψης όπως το Google Meet.
Για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει πρώτα να ρυθμίσετε μια εκδήλωση στο Ημερολόγιο Google. Ο προγραμματισμός στο Ημερολόγιο Google σάς επιτρέπει να στέλνετε προσκλήσεις απευθείας στις επαφές σας. Και για να κάνετε τα πράγματα ακόμα πιο εύκολα, μπορείτε πλέον να προγραμματίζετε συσκέψεις στο Ημερολόγιο απευθείας από τις συνομιλίες του Google Chat.
Προγραμματισμός συνάντησης Ημερολογίου Google από το Google Chat στην επιφάνεια εργασίας
Πρώτα, μεταβείτε στο chat.google.com και συνδεθείτε με τον λογαριασμό σας Google. Στη συνέχεια, για να προγραμματίσετε μια συνάντηση στο Ημερολόγιο Google, μπορείτε απλώς να τοποθετήσετε τον κέρσορα πάνω από το όνομα του ατόμου/της ομάδας (στην αριστερή πλευρά της οθόνης) με το οποίο θέλετε να πραγματοποιήσετε τη συνάντηση και να κάνετε κλικ στο εικονίδιο «Ημερολόγιο» από το κουτί pop-over.
Εάν ένα νήμα συνομιλίας είναι ανοιχτό, μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο εικονίδιο Ημερολόγιο στη δεξιά πλευρά του πεδίου όπου πληκτρολογείτε ένα μήνυμα.
Αφού κάνετε κλικ στο εικονίδιο, ο πίνακας Ημερολόγιο θα ανοίξει στη δεξιά πλευρά της οθόνης σας. Κάτω δεξιά, θα βρείτε την επιλογή να επεξεργαστείτε τους χρόνους του συμβάντος του Ημερολογίου. Κάντε κλικ στην επιλογή «Επεξεργασία στο Ημερολόγιο».
Αυτή η ενέργεια θα σας μεταφέρει στο Ημερολόγιο Google. Στο επάνω μέρος της οθόνης σας, μπορείτε να αλλάξετε τον τίτλο της συνάντησής σας σε οτιδήποτε έχει σχέση με τον σκοπό της σύσκεψης.
Ακριβώς κάτω από αυτό, μπορείτε να ορίσετε την ημερομηνία της συνάντησης. Μπορείτε είτε να πληκτρολογήσετε την ημερομηνία με μη αυτόματο τρόπο είτε να επιλέξετε από το ημερολόγιο που θα παρέχεται.
Στη συνέχεια, μπορείτε να ορίσετε πότε θα ξεκινήσει και πότε θα τελειώσει η συνάντησή σας. Ακριβώς όπως η ημερομηνία, μπορείτε επίσης να εισάγετε την ώρα με μη αυτόματο τρόπο ή να επιλέξετε από τις επιλογές που παρέχονται.
Εάν η συνάντηση που προγραμματίζετε πρόκειται να είναι μια ημερήσια, εβδομαδιαία, μηνιαία ή ετήσια εκδήλωση, δεν χρειάζεται να τη ρυθμίζετε ξανά και ξανά. Απλώς επιλέξτε την επιλογή «Δεν επαναλαμβάνεται» κάτω από την ώρα για να αποφασίσετε πόσο συχνή θα είναι η συνάντηση.
Προχωρώντας, στην ενότητα "Λεπτομέρειες εκδήλωσης", μπορείτε να επιλέξετε πότε θέλετε να ειδοποιηθείτε για τη συνάντηση. Θα σας προτείναμε να επιλέξετε μια ώρα πιο κοντά στη συνάντηση (5-10 λεπτά).
Περαιτέρω παρακάτω, θα βρείτε το πλαίσιο «Περιγραφή». Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την περιοχή για να μεταφέρετε στα μέλη τι θα συζητηθεί στη συνάντηση. Αυτό θα δώσει στα μέλη μια ιδέα για το τι να περιμένουν και τι αναμένεται από αυτά.
Στη δεξιά πλευρά της οθόνης, στην περιοχή "Επισκέπτες". Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερα μέλη στη σύσκεψή σας.
Εάν κάνετε λάθος και προσθέσετε κάποιον που δεν ήταν γραφτό να συμμετάσχει στη σύσκεψη, μπορείτε εύκολα να τον αφαιρέσετε κάνοντας κλικ στο εικονίδιο σταυρού (x) δίπλα στο όνομά του.
Τώρα μπορείτε να αποθηκεύσετε τη σύσκεψη στο Ημερολόγιό σας κάνοντας κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση" στο επάνω μέρος της οθόνης.
Στη συνέχεια, το Ημερολόγιο Google θα σας ρωτήσει εάν θέλετε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα μέλη της σύσκεψης και να τα ειδοποιήσετε. Κάντε κλικ στο «Αποστολή».
Αυτό είναι. Αν ανοίξετε το Ημερολόγιο Google, θα δείτε ότι η συνάντησή σας έχει αποθηκευτεί.
Κάντε κλικ σε αυτό και θα παρέχει περισσότερες επιλογές.
Μπορείτε να συμμετάσχετε στη σύσκεψη απευθείας από το Ημερολόγιο Google.
Προγραμματισμός συνάντησης στο Ημερολόγιο Google από την εφαρμογή Google Chat για κινητά
Εάν χρησιμοποιείτε το τηλέφωνό σας για να ρυθμίσετε μια σύσκεψη, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να εκκινήσετε την εφαρμογή Google Chat και να ανοίξετε τη συνομιλία του ατόμου (ή του δωματίου) με το οποίο θέλετε να πραγματοποιήσετε τη σύσκεψη. Στη συνέχεια, πατήστε στο εικονίδιο Ημερολόγιο Google κάτω από την περιοχή πληκτρολόγησης για να δημιουργήσετε και να προγραμματίσετε μια συνάντηση Ημερολογίου.
Μόλις κάνετε κλικ στο εικονίδιο Ημερολόγιο στο κάτω μέρος της οθόνης, θα μεταφερθείτε στην εφαρμογή Ημερολόγιο Google με ένα μικρό πλαίσιο στο κάτω μέρος της οθόνης με μερικές λεπτομέρειες. Πρέπει να σύρετε και να σύρετε προς τα επάνω τον πίνακα για να τον ανοίξετε πλήρως και να αποκαλύψετε περισσότερες λεπτομέρειες.
Αφού σύρετε προς τα επάνω, ορίστε την ημερομηνία και την ώρα της συνάντησης. Για να επιλέξετε τη συχνότητα της συνάντησης, πρέπει να κάνετε κλικ στο «Περισσότερες επιλογές».
Επιλέξτε «Δεν επαναλαμβάνεται» ως τη συχνότητα της σύσκεψης, εάν πρόκειται για ένα συμβάν.
Στη συνέχεια, κάντε κύλιση προς τα κάτω για να επιλέξετε πότε θα λαμβάνετε ειδοποίηση από το Ημερολόγιο. Κάντε κλικ στην προεπιλεγμένη ώρα που έχει επιλεγεί από την εφαρμογή για να ανοίξετε περισσότερες επιλογές.
Επιλέξτε πότε θέλετε να ειδοποιηθείτε. Ένα μπλε τικ θα εμφανιστεί δίπλα στην επιλογή που έχει επιλεγεί.
Αφού επιλέξετε τον προτιμώμενο χρόνο, επιστρέψτε στον κεντρικό πίνακα και κάντε κλικ στην επιλογή «Αποθήκευση και κοινή χρήση».
Η εφαρμογή θα σας ρωτήσει εάν θέλετε να ειδοποιήσετε τα μέλη της εκδήλωσης μέσω email πριν την αποθήκευση. Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση και κοινή χρήση" για επιβεβαίωση.
Οι προγραμματισμένες συσκέψεις εμφανίζονται στο Ημερολόγιο Google καθώς και στο Google Meet όπου θα πραγματοποιηθεί πραγματικά η συνάντηση.