Αλλάξτε την κατάστασή σας για να ξέρουν όλοι γιατί δεν επιστρέφετε σε αυτούς
Οι άνθρωποι χρησιμοποιούν το Microsoft Teams για επικοινωνία και συνεργασία με τους συμπαίκτες τους. Στην πραγματικότητα, τόσο πολύ, που πολλοί χρήστες έχουν αλλάξει εντελώς από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο Microsoft Teams για λόγους επικοινωνίας.
Επομένως, είναι φυσικό να αναζητάτε κάποιο τρόπο στο Microsoft Teams για να ενημερώνετε τους συμπαίκτες σας πότε δεν μπορείτε να λάβετε τα μηνύματά τους και δεν θα μπορείτε να απαντήσετε, επομένως δεν υπάρχει πεδίο εσφαλμένης επικοινωνίας. Είτε λείπετε από το γραφείο σας για μια ώρα, μια μέρα ή μια εβδομάδα, είτε βγήκατε για μεσημεριανό γεύμα πελάτη, σεμινάριο είτε λείπετε για διακοπές, είναι πάντα καλή πρακτική να αφήνετε την κατάστασή σας να αντικατοπτρίζει αυτό και αυτό είναι ακριβώς αυτό που μπορείτε να κάνετε με μια κατάσταση "Εκτός γραφείου" στο Microsoft Teams.
Εάν δεν γνωρίζετε ποια είναι η κατάσταση στο Microsoft Teams, είναι η πράσινη/κίτρινη/κόκκινη κουκκίδα που εμφανίζεται δίπλα στην εικόνα προφίλ σας στο Microsoft Teams και υποδεικνύει στους συναδέλφους σας μέλη της ομάδας σας εάν είστε διαθέσιμοι ή όχι για σύνδεση.
Εάν είστε λίγο μπερδεμένοι με αυτήν τη νέα επιλογή κατάστασης, δεν είναι δικό σας λάθος. Όπως ίσως έχετε παρατηρήσει, η επιλογή Εκτός γραφείου δεν είναι μία από τις τυπικές επιλογές που είναι διαθέσιμες στη λειτουργία «Κατάσταση» στο Teams. Ο ορισμός μιας κατάστασης "Εκτός γραφείου" στο Microsoft Teams δεν είναι επίσης τόσο απλός όσο η αλλαγή της κατάστασής σας από "Διαθέσιμο" σε "Απασχολημένο" ή "Μην ενοχλείτε" – κάτι που μπορείτε να κάνετε αμέσως.
Από πού να ορίσετε την κατάσταση "Εκτός γραφείου" σε ομάδες;
"Πού μπορώ να ορίσω αυτήν την κατάσταση εκτός γραφείου στις ομάδες, αν όχι από την επιλογή Κατάσταση;" Λοιπόν, το θέμα είναι ότι δεν μπορείτε καθόλου να ορίσετε κατάσταση εκτός γραφείου από το Microsoft Teams. Χρειάζεστε το Outlook για να το κάνετε.
Το Microsoft Teams συγχρονίζεται με τον λογαριασμό σας στο Outlook και λαμβάνει την κατάσταση εκτός γραφείου από το Outlook και το αντικατοπτρίζει αυτόματα στον λογαριασμό σας στο Teams. Επομένως, δεν είναι περίεργο που δεν βρήκατε την επιλογή να ορίσετε την κατάσταση αμέσως. Η Microsoft σίγουρα δεν το κάνει εύκολο.
Πώς να ρυθμίσετε το Out of Office στο Outlook;
Για να ορίσετε μια κατάσταση εκτός γραφείου στο Teams, πρέπει να ρυθμίσετε τις "Αυτόματες απαντήσεις" στον λογαριασμό σας στο Outlook. Τι είναι οι αυτόματες απαντήσεις; Η λειτουργία στέλνει αυτόματα ένα μήνυμα σε όλα τα email που λαμβάνετε ενώ είναι ενεργοποιημένη. Το Microsoft Teams βλέπει πότε έχετε αυτόματες απαντήσεις στο Outlook και αλλάζει την κατάστασή σας για να αντικατοπτρίζει το πού βρίσκεστε.
Μπορείτε να ρυθμίσετε τις αυτόματες απαντήσεις στο Outlook τόσο από την εφαρμογή για υπολογιστές όσο και από το Outlook web.
Για να ρυθμίσετε τις αυτόματες απαντήσεις από την εφαρμογή επιφάνειας εργασίας του Outlook, ανοίξτε την εφαρμογή και κάντε κλικ στην επιλογή «Αρχείο» στη γραμμή μενού.
Τώρα, κάντε κλικ στην επιλογή «Αυτόματες απαντήσεις» στην οθόνη Πληροφορίες λογαριασμού.
Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου για τη ρύθμιση των αυτόματων απαντήσεων. Προς το παρόν, θα εμφανίζεται η ένδειξη "Να μην αποστέλλεται". Επιλέξτε το κουμπί επιλογής για «Αποστολή αυτόματων απαντήσεων».
Μπορείτε επίσης να καθορίσετε ένα χρονικό εύρος κατά το οποίο θα στέλνετε το μήνυμα εκτός γραφείου. Επιλέξτε το πλαίσιο για «Αποστολή μόνο σε αυτό το χρονικό εύρος» και επιλέξτε την ημερομηνία και την ώρα.
Μπορείτε να ορίσετε ένα προσαρμοσμένο μήνυμα για το πώς να απαντάτε στα μηνύματα που έχετε λάβει. Τώρα, εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό οργανισμού, θα υπάρχουν δύο επιλογές για το μήνυμα. Μπορείτε να ορίσετε διαφορετικά μηνύματα για άτομα εσωτερικά και εξωτερικά του οργανισμού σας. Για έναν προσωπικό λογαριασμό, δεν θα υπάρχει διάκριση. Τέλος, κάντε κλικ στο «OK» για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
Αφού ενεργοποιήσετε τις απαντήσεις εκτός γραφείου, μεταβείτε στο Microsoft Teams. Η κατάστασή σας θα αλλάξει σε Εκτός γραφείου και το μήνυμα που ρυθμίσατε στις αυτόματες απαντήσεις θα εμφανίζεται επίσης μαζί με την κατάστασή σας όταν κάποιος τοποθετηθεί πάνω από την εικόνα του προφίλ σας.
Για να ρυθμίσετε τις αυτόματες απαντήσεις από το Outlook για Web, μεταβείτε στο outlook.live.com και συνδεθείτε με τον λογαριασμό σας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Ρυθμίσεις» (εικονίδιο με το γρανάζι) στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης.
Στο πλαίσιο κειμένου αναζήτησης, πληκτρολογήστε «Εκτός γραφείου» ή «Αυτόματες απαντήσεις» και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο αποτέλεσμα αναζήτησης για τη ρύθμιση Αυτόματες απαντήσεις.
Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου για αυτόματες απαντήσεις. Ενεργοποιήστε το διακόπτη για "Αυτόματες απαντήσεις Ενεργοποίηση".
Εάν θέλετε να στέλνετε αυτόματες απαντήσεις για μια συγκεκριμένη περίοδο, επιλέξτε το πλαίσιο "Αποστολή απαντήσεων μόνο κατά τη διάρκεια μιας χρονικής περιόδου" και καθορίστε την ημερομηνία και την ώρα και ορίστε το προσαρμοσμένο μήνυμά σας.
Η ρύθμιση των αυτόματων απαντήσεων είναι ο καλύτερος τρόπος για να ορίσετε την κατάσταση εκτός γραφείου στο Microsoft Teams. Μπορείτε να ορίσετε την κατάσταση για μια καθορισμένη χρονική περίοδο και να έχετε επίσης ένα επεξηγηματικό προσαρμοσμένο μήνυμα μαζί της. Σίγουρα όμως δεν είναι ο μόνος τρόπος.
Μπορείτε επίσης να ορίσετε μια κατάσταση εκτός γραφείου δημιουργώντας μια συνάντηση στο ημερολόγιό σας και ορίστε το σε "Out of Office". Ανοίξτε την εφαρμογή Outlook για υπολογιστές και μεταβείτε στο ημερολόγιο αντί για email.
Κάντε κλικ στην επιλογή «Νέο ραντεβού» στο μενού Home.
Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου για τη δημιουργία μιας συνάντησης. Κλείστε ένα ραντεβού για το πότε θα είστε εκτός γραφείου. Τώρα, κάντε κλικ στις «Επιλογές».
Από το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο "Εμφάνιση ως", επιλέξτε "Εκτός γραφείου" και αποθηκεύστε τη συνάντηση.
Το Microsoft Teams θα αλλάξει την κατάστασή σας σε Εκτός γραφείου κατά τη διάρκεια του χρόνου που ορίζετε το ραντεβού σας στο Outlook.
Τώρα, μπορείτε να απομακρυνθείτε από το γραφείο σας χωρίς καμία ανησυχία. Όλοι θα μπορούν να δουν την κατάστασή σας εκτός γραφείου. Στις προσωπικές συνομιλίες, μια ειδοποίηση από την πλευρά του αποστολέα θα του υπενθυμίσει ότι είστε εκτός γραφείου και ενδέχεται να μην μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί του αμέσως.