Όλα όσα πρέπει να ξέρετε για να χρησιμοποιήσετε το Breakout Rooms στο Microsoft Teams
Τα Breakout Rooms έχουν καλύψει ένα μεγάλο ταξίδι ως μέρος της εμπειρίας εικονικής συνάντησης, αφού από σπανιότητα έγινε ουσιαστικό χαρακτηριστικό. Είτε είστε μια απομακρυσμένη ομάδα που θέλει να βρει ιδέες σε ομάδες είτε ένας δάσκαλος που θέλει οι μαθητές να δουλέψουν σε ομαδικές εργασίες κατά τη διάρκεια του μαθήματος, οι αίθουσες επισκέψεων είναι εκεί για εσάς.
Η Microsoft Teams, επίσης, έχει προσθέσει μια επίσημη λειτουργία αίθουσες ξεμπλοκαρίσματος στο οπλοστάσιό της. Δεν χρειάζεται πλέον να αρκεστείτε πλέον σε αυτοσχέδια δωμάτια. Τα κανάλια που μεταμφιέζονταν σε αίθουσες επισκέψεων ήταν ένα έξυπνο χακάρισμα, αλλά ήρθε η ώρα να αγκαλιάσουμε το πραγματικό τώρα. Η λειτουργία "Breakout Rooms" στο Microsoft Teams καθιστά εκπληκτικά εύκολη τη διεξαγωγή και τη διαχείριση των συνεδριών επιμέρους αιθουσών σε μια σύσκεψη.
Δημιουργία Δωματίων Διάσπασης
Μόνο οι οικοδεσπότες/διοργανωτές της σύσκεψης μπορούν να δημιουργούν και να εποπτεύουν αίθουσες επιμέρους συσκέψεων στο Microsoft Teams.
Σημείωση: Προς το παρόν, η λειτουργία Breakout Room είναι διαθέσιμη μόνο στην εφαρμογή για υπολογιστές για συστήματα Windows και Mac.
Ξεκινήστε μια σύσκεψη και μεταβείτε στη γραμμή εργαλείων της σύσκεψης στο επάνω μέρος της οθόνης. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Δωμάτια διάσπασης».
Θα εμφανιστεί ένα μικρό παράθυρο για τη δημιουργία επιμέρους δωματίων. Αρχικά, επιλέξτε τον αριθμό των δωματίων που θέλετε να έχετε από το αναπτυσσόμενο μενού. Μπορείτε να έχετε έως και 50 αίθουσες επιλογών στο Teams.
Στη συνέχεια, επιλέξτε εάν θέλετε να εκχωρήσετε αυτόματα τους συμμετέχοντες σε δωμάτια επιμέρους συσκέψεων ή μη αυτόματα. Εάν το επιλέξετε αυτόματα, οι Ομάδες θα χωρίσουν ομοιόμορφα τους συμμετέχοντες στις αίθουσες επιμέρους τυχερών παιχνιδιών. Για παράδειγμα, εάν υπάρχουν 6 συμμετέχοντες εκτός από εσάς και 3 αίθουσες επιμέρους συσκέψεων, θα εκχωρηθούν 2 άτομα σε κάθε δωμάτιο.
Εάν επιλέξετε χειροκίνητα, θα πρέπει να αναθέσετε μεμονωμένα κάθε συμμετέχοντα σε μια αίθουσα επιμέρους συσκέψεων.
Σημείωση: Αυτή είναι η μόνη φορά που μπορείτε να επιλέξετε την αυτόματη ανάθεση ατόμων σε δωμάτια επιμέρους συσκέψεων. Μόλις επιλέξετε με μη αυτόματο τρόπο, ο μόνος τρόπος για να κάνετε ένα do-over είναι αναδημιουργώντας τα δωμάτια από την αρχή. Αλλά εάν επιλέξετε να εκχωρήσετε άτομα αυτόματα, μπορείτε να τα εκχωρήσετε χειροκίνητα από το ένα δωμάτιο στο άλλο.
Τέλος, κάντε κλικ στο «Δημιουργία δωματίων».
Χειροκίνητη ανάθεση ατόμων
Όταν επιλέγετε να εκχωρείτε αυτόματα άτομα, δεν μένει τίποτα άλλο να κάνετε παρά να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τα δωμάτια. Αλλά όταν επιλέγετε διαφορετικά, π.χ. χειροκίνητα, το έργο της ανάθεσης ατόμων σε δωμάτια εξακολουθεί να παραμένει προτού μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε τα δωμάτια.
Ο πίνακας του δωματίου επιμέρους θα εμφανιστεί στη δεξιά πλευρά της οθόνης. Κάντε κλικ στην επιλογή «Εκχώρηση συμμετεχόντων».
Η λίστα με τους συμμετέχοντες που είναι διαθέσιμοι για ανάθεση θα εμφανιστεί κάτω από την επιλογή. Επιλέξτε όλους τους συμμετέχοντες που θέλετε να αντιστοιχίσετε στην ίδια αίθουσα και κάντε κλικ στο κουμπί «Ανάθεση».
Σημείωση: Τα άτομα που συμμετέχουν στη σύσκεψη χρησιμοποιώντας συσκευές PTSN ή Teams δεν μπορούν να εκχωρηθούν σε δωμάτια επιμέρους συσκέψεων αυτήν τη στιγμή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την κύρια σύσκεψη ως αίθουσα ακρόασης για αυτούς.
Θα εμφανιστεί η λίστα με τα δωμάτια. Επιλέξτε το δωμάτιο για τα άτομα που έχετε επιλέξει και θα ανατεθούν σε αυτό το δωμάτιο. Επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα έως ότου όλοι οι συμμετέχοντες ταξινομηθούν στις αντίστοιχες αίθουσες τους.
Χρήση Δωματίων Διάσπασης
Όποτε είστε έτοιμοι να μετακινήσετε τους συμμετέχοντες στις αίθουσες, κάντε κλικ στην επιλογή "Έναρξη δωματίων". Αυτό θα μετακινήσει αυτόματα όλους τους συμμετέχοντες στις αίθουσες που τους έχουν ανατεθεί.
Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε τα δωμάτια μεμονωμένα. Πηγαίνετε σε αυτό το δωμάτιο και τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω του. Θα εμφανιστεί το εικονίδιο «Περισσότερες επιλογές» (μενού με τρεις κουκκίδες). κάντε κλικ σε αυτό. Στη συνέχεια, επιλέξτε «Open Room» από το μενού.
Μπορείτε να ανοίξετε και να κλείσετε τις αίθουσες επισκέψεων όσες φορές θέλετε κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης.
Συμμετοχή σε ένα δωμάτιο επιμέρους εκδρομών
Ο οικοδεσπότης της σύσκεψης δεν είναι μέρος οποιασδήποτε αίθουσας επιμέρους συσκέψεων, αλλά μπορεί να συμμετέχει σε οποιοδήποτε δωμάτιο όποτε θέλει. Για να εγγραφείτε σε μια αίθουσα και να αλληλεπιδράσετε με τους συμμετέχοντες, κάντε κλικ στο εικονίδιο "Περισσότερες επιλογές" δίπλα σε αυτό το δωμάτιο και επιλέξτε "Συμμετοχή στην αίθουσα" από το μενού.
Για να επιστρέψετε στη σύσκεψη, κάντε κλικ στο κουμπί «Αποχώρηση». Θα σας επιστρέψει αυτόματα στη συνάντηση.
Κάθε φορά που επιστρέφετε στην κύρια σύσκεψη από μια αίθουσα επιμέρους συσκέψεων, η σύσκεψη βρίσκεται σε αναμονή. Είναι αλήθεια τόσο για τον διοργανωτή όσο και για τους συμμετέχοντες. Κάντε κλικ στο κουμπί «Συνέχιση» για να συνεχίσετε τη σύσκεψη από το τέλος σας. Μπορείτε να μεταπηδήσετε μεταξύ όλων των αιθουσών με παρόμοιο τρόπο.
Μετονομασία δωματίου
Υπάρχουν μερικές προεπιλεγμένες ρυθμίσεις στο Microsoft Rooms for Breakout Rooms τις οποίες μπορείτε να αλλάξετε. Ένα από αυτά είναι τα ονόματα των δωματίων. Από προεπιλογή, τα δωμάτια ονομάζονται Δωμάτιο 1, Δωμάτιο 2 και ούτω καθεξής. Για να μετονομάσετε ένα δωμάτιο, μεταβείτε στις «Περισσότερες επιλογές» και επιλέξτε «Μετονομασία δωματίου» από το μενού.
Στη συνέχεια, εισαγάγετε το νέο όνομα και κάντε κλικ στο «Μετονομασία δωματίου» για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές. Η μετονομασία των δωματίων σε κάτι πιο αναγνωρίσιμο διευκολύνει τον μετριασμό τους.
Αποστολή Ανακοίνωσης στα Δωμάτια
Ως συντονιστής, μπορείτε να στείλετε ανακοινώσεις στις αίθουσες επιμέρους συζητήσεων, όπως να δίνετε ενημερώσεις χρόνου, να μοιράζεστε προτροπές συζήτησης, ιδέες, χρήσιμους πόρους κ.λπ.
Μεταβείτε στις "Περισσότερες επιλογές" στο επάνω μέρος των "Δωμάτια διάσπασης" και επιλέξτε "Δημιουργία ανακοίνωσης" από το μενού.
Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το μήνυμά σας και κάντε κλικ στο κουμπί «Αποστολή».
Οι συμμετέχοντες στις αίθουσες διάσπασης θα μπορούν να διαβάσουν την ανακοίνωση από τη συνομιλία. Η συζήτηση στο Breakout Rooms είναι επίσης διαθέσιμη μετά τη σύσκεψη στην κύρια λίστα συνομιλιών των ομάδων.
Κλείσιμο των δωματίων
Μπορείτε να κλείσετε όλα τα δωμάτια ταυτόχρονα ή να κλείσετε μεμονωμένα δωμάτια.
Κάντε κλικ στην επιλογή "Κλείσιμο δωματίων" για να κλείσετε ταυτόχρονα όλες τις αίθουσες επιμέρους συσκέψεων.
Για να κλείσετε ένα μονόκλινο δωμάτιο, μεταβείτε στο δωμάτιο και κάντε κλικ στο «Περισσότερες επιλογές». Στη συνέχεια, επιλέξτε «Κλείσιμο δωματίου» από το μενού.
Μετά την επιστροφή στην κύρια συνάντηση, όλοι πρέπει να συνεχίσουν τη σύσκεψη από την αναμονή.
Σημείωση: Εάν θέλετε να τερματίσετε την κύρια συνάντηση, είναι σημαντικό να κλείσετε πρώτα τις αίθουσες επιμέρους συσκέψεων. Εάν δεν το κάνετε, η σύσκεψη αιθουσών επιμέρους συσκέψεων θα συνεχιστεί.
Επιπρόσθετες ρυθμίσεις
Απενεργοποίηση αυτόματης εισόδου στα δωμάτια: Από προεπιλογή, οι αίθουσες επιλογών στο Microsoft Teams είναι τόσο διαμορφωμένες ώστε μόλις ξεκινήσετε μια αίθουσα, οι συμμετέχοντες μετακινούνται αυτόματα στην αίθουσα. Αλλά αν δεν θέλετε αυτόματη εισαγωγή, μπορείτε να απενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση. Όταν η ρύθμιση είναι απενεργοποιημένη, οι συμμετέχοντες λαμβάνουν ένα μήνυμα που τους ζητά να συμμετάσχουν στην αίθουσα επιμέρους συζητήσεων όταν την ανοίξετε. Στη συνέχεια αποφασίζουν πότε θα μπουν στο δωμάτιο κάνοντας κλικ στο κουμπί «Συμμετοχή».
Για να απενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση, μεταβείτε στον πίνακα "Δωμάτια επιμέρους" και κάντε κλικ στο "Περισσότερες επιλογές". Στη συνέχεια, επιλέξτε «Ρυθμίσεις δωματίων» από το μενού. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στις ρυθμίσεις δωματίου μόνο όταν τα δωμάτια είναι κλειστά.
Στη συνέχεια, απενεργοποιήστε την εναλλαγή για «Αυτόματη μετακίνηση ατόμων σε δωμάτια».
Να επιτρέπεται στους συμμετέχοντες να επιστρέψουν στην κύρια σύσκεψη: Η προεπιλεγμένη ρύθμιση παραμέτρων στο Microsoft Teams εμποδίζει τους συμμετέχοντες να επιστρέψουν στην κύρια σύσκεψη από μόνοι τους. Μπορούν να συμμετάσχουν στη μεγαλύτερη σύσκεψη μόνο όταν εσείς, δηλαδή ο οικοδεσπότης της συνάντησης, κλείσετε την αίθουσα επιμέρους συσκέψεων. Για να τους δώσετε την επιλογή να φύγουν από την αίθουσα επιμέρους συσκέψεων, ενεργοποιήστε αυτήν τη ρύθμιση.
Μεταβείτε στο εικονίδιο "Περισσότερες επιλογές" και επιλέξτε "Ρυθμίσεις δωματίων". Στη συνέχεια, ενεργοποιήστε την εναλλαγή για «Οι συμμετέχοντες μπορούν να επιστρέψουν στην κύρια συνάντηση». Με αυτόν τον τρόπο, θα προστεθεί ένα κουμπί «Αποχώρηση» στην αίθουσα επιμέρους συστάσεων για τους συμμετέχοντες, όπως ακριβώς έχει ο οικοδεσπότης.
Μετακινήστε κόσμο: Για να μετακινήσετε κάποιον από μια αίθουσα επιμέρους συσκέψεων σε μια άλλη, μεταβείτε στην αίθουσα στην οποία βρίσκεται το άτομο και κάντε κλικ σε αυτήν. Θα εμφανιστεί η λίστα με όλους τους συμμετέχοντες στην αίθουσα.
Επιλέξτε τα ονόματα των ατόμων που θέλετε να μετακινήσετε και κάντε κλικ στο κουμπί «Ανάθεση». Στη συνέχεια, επιλέξτε ένα άλλο δωμάτιο στο οποίο θα τα μεταφέρετε ή επιλέξτε "Μη εκχωρημένη" για να τα μετακινήσετε εντελώς από τα δωμάτια επιμέρους συσκέψεων.
Προσθήκη και διαγραφή δωματίων: Μπορείτε επίσης να προσθέσετε περισσότερες αίθουσες ή να διαγράψετε τις τρέχουσες αίθουσες σε ένα σημείο της σύσκεψης.
Για να προσθέσετε ένα δωμάτιο, μεταβείτε στον πίνακα επιμέρους δωματίου και κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη δωματίου". Ένα νέο δωμάτιο θα δημιουργηθεί αμέσως.
Για να διαγράψετε ένα δωμάτιο, μεταβείτε στο δωμάτιο και κάντε κλικ στο «Περισσότερες επιλογές». Στη συνέχεια, επιλέξτε «Διαγραφή δωματίου» από το μενού.
Δημιουργήστε ξανά τα δωμάτια: Σε οποιοδήποτε σημείο, εάν θέλετε να καταργήσετε εντελώς τις υπάρχουσες αίθουσες επισκέψεων και να ξεκινήσετε από την αρχή, αυτό είναι επίσης δυνατό. Μεταβείτε στις "Περισσότερες επιλογές" στο επάνω μέρος του πίνακα επιμέρους δωματίων και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Αναδημιουργία δωματίων" από το μενού. Τα υπάρχοντα δωμάτια θα διαγραφούν και το παράθυρο δημιουργίας δωματίων θα εμφανιστεί ξανά.
Μπορεί να είναι δύσκολο να έχετε ανοιχτές ή ουσιαστικές συζητήσεις σε μεγάλες συναντήσεις, ειδικά όταν χρειάζεται δημιουργικότητα. Τα Breakout Rooms βοηθούν τους ανθρώπους να κάνουν καταιγισμό ιδεών αποτελεσματικά σε μικρότερες ομάδες.